Подписки электронной почты для отчетов и панелей мониторинга в служба Power BI

ПРИМЕНИМО К: Power BI Desktop служба Power BI

Подпишите себя и других пользователей на отчеты Power BI, панели мониторинга и отчеты с разбивкой на страницы. Вы получаете сообщение электронной почты по заданному расписанию. Электронная почта содержит моментальный снимок и ссылку на отчет или панель мониторинга или полное вложение отчета или панели мониторинга. Если вы являетесь администратором рабочей области, узнайте, как управлять подписками в рабочей области, включая использование подписок, принадлежащих другим пользователям.

Подписка на отчет или панель мониторинга в служба Power BI

Следите за актуальной информацией на самых важных панелях мониторинга и отчетах. Подпишитесь на отчеты и дашборды, которые наиболее важны для вас. Power BI отправляет моментальный снимок в папку "Входящие". Вы сообщаете Power BI, как часто вы хотите получать сообщения электронной почты и в какое время. Настройте до 24 подписок на отчет или панель мониторинга и укажите уникальных получателей, времени и частоты для каждой подписки.

Требования

Требования применяются к пользователям в организации и к гостевым пользователям Microsoft Entra B2B.

Чтобы создать подписку для себя, вам потребуются разрешения для доступа к отчету или панели мониторинга и либо:

• Лицензия Power BI Pro или Premium на пользователя (PPU) или
• Доступ к рабочей области, поддерживаемой платной емкостью Power BI Premium

Администратор Fabric (ранее Power BI администратор) должен включить подписки в клиенте. See:

• Включить подписки в портале администрирования Power BI
• Гостевые пользователи B2B могут самостоятельно настраиваться и оформлять подписку на электронную почту

Подписка на отчет или панель мониторинга

Выполняется ли подписка на панель мониторинга, страницу отчета или полный отчет, процесс аналогичен. Одна кнопка позволяет подписаться на панели и отчёты службы Power BI. Подписка на отчет предлагает несколько дополнительных вариантов поля, поэтому в этом примере используется отчет.

Подписка на отчет с разбивкой на страницы немного отличается, как описано в разделе "Подписка на отчеты с разбивкой на страницы".

1. Откройте отчет и в верхней строке меню выберите "Подписаться ".

2. Выберите "Создать подписку" и присвойте подписке имя. По умолчанию подписка имеет то же имя, что и страница отчета или панель мониторинга. При необходимости измените имя подписки на что-то более понятное.

   

3. Чтобы включить или отключить подписку, используйте зеленый ползунок. Если для ползунка задано значение Off , подписка не удаляется. Чтобы удалить подписку, выберите значок корзины.

4. Измените или добавьте получателей по адресу электронной почты, гарантируя наличие хотя бы одного получателя.

5. Если отчет находится в рабочей области, поддерживаемой емкостью Premium или лицензией Premium на пользователя (PPU), добавьте полный отчет в виде вложения, а не только одну страницу отчета. Метки конфиденциальности добавлены к вложению в электронной почте. Выберите PDF-файл или PowerPoint для формата вложения. Вложение учитывает все метки конфиденциальности в отчете. Размер вложения ограничен не более 20 страниц и менее 25 МБ.

   

6. Выберите дату начала и при необходимости дату окончания подписки. По умолчанию дата начала — это дата создания подписки, а дата окончания — год спустя. Вы можете изменить его на любую дату в будущем в любое время до окончания подписки. Когда подписка достигнет даты окончания, она останавливается до повторного включения подписки. Вы получаете уведомления до запланированной даты окончания, чтобы узнать, хотите ли вы расширить его.

7. Используйте раскрывающийся список "Повторить", чтобы выбрать частоту для подписки. Вы можете выбрать почасовую, ежедневную, еженедельную, ежемесячную или после обновления данных (один раз в день). Для большинства параметров также требуется задать часовой пояс.

   Совет

   Чтобы получать электронную почту подписки только в определенные дни, выберите По часам или Еженедельную подписку, а затем отметьте дни недели. Если выбрать "Ежемесячно", введите дни месяца, по которому вы хотите получить электронную почту подписки.

   • Если выбрать почасовую, ежедневную, еженедельную или ежемесячную, выберите запланированное время для подписки. Вы можете настроить его выполнение каждый час или в 15, 30 или 45 минут для указанного часового пояса. Если вы выбираете Почасовой, выберите Запланированное время, с которого начнётся подписка, и она будет выполняться каждый час после Запланированного времени.
   • Если выбрать ежемесячный цикл для подписок отчета, можно указать определенные дни месяца или выбрать параметр Последний день месяца. Если выбрать последний день месяца, отчет будет доставлен в этот день.

   

   Если подписка готова, нажмите кнопку "Сохранить". Чтобы сделать подписку более точной, выберите дополнительные параметры.

8. При необходимости добавьте тему и сообщение для получателей. Для отчетов это сообщение появляется над предпросмотром в письме электронной почты. Для панелей мониторинга сообщение появляется после предварительного просмотра изображения в нижней части текста электронной почты.

9. Выберите страницу отчета, которую вы хотите просмотреть на изображении предварительного просмотра. Если вы переключили Присоединить полный отчет на Вкл, вы увидите все страницы отчета, перечисленные в раскрывающемся списке. В противном случае в раскрывающемся списке отображается только активная страница отчета. Чтобы подписаться на несколько страниц отчета, выберите ползунок "Присоединить полный отчет" или выберите новую подписку и выберите другую страницу в раскрывающемся списке.

   Совет

   По умолчанию подписка на отчет наследует название активной страницы отчета. При выборе другой страницы отчета рекомендуется изменить имя подписки.

10. Добавьте дополнительные сведения в сообщение электронной почты. Отметьте один или несколько флажков.

    • Разрешение на просмотр отчета или панели мониторинга в Power BI. Предоставьте получателям доступ на открытие и просмотр отчета или панели мониторинга в сервисе Power BI (app.powerbi.com). Этот параметр доступен только в том случае, если у вас есть достаточные права в рабочей области (роль соавтора, участника или администратора). При выборе получатели, у которых еще нет доступа, получают разрешение на просмотр содержимого. Дополнительные сведения о ролях и разрешениях рабочей области см. в разделе "Роли в рабочих областях".
    • Link to report/dashboard in Power BI. Включите кнопку "Перейти к отчету" в тексте сообщения электронной почты, которая ссылается на отчет или панель мониторинга в служба Power BI.
    • Report page preview (только для отчетов Power BI): включите предварительную версию страницы отчета в тексте сообщения электронной почты.

    Внимание

    Метки конфиденциальности не применяются к электронной почте подписки или её предварительному изображению. Чтобы защитить от воздействия конфиденциальных данных, отключите предварительный просмотр образа.

    • Активатор данных, оповещение триггера с помощью активатора данных. Выберите этот параметр, чтобы узнать, как использовать активатор данных для задания оповещений в визуальных элементах отчета.

Вы получаете сообщение электронной почты и моментальный снимок отчета или панели мониторинга по заданному расписанию. Подписки, которые имеют частоту после обновления данных, отправляют сообщение электронной почты только после первого обновления данных, запланированного на этот день. Все даты и время нормализуются в формате UTC при проверке первого обновления набора данных дня.

Метки чувствительности

Система применяет метки конфиденциальности к вложениям электронной почты подписки, но не к тексту электронной почты подписки или изображениям предварительного просмотра.

• Создание подписки, которая присоединяет копию отчета (включая отчет с разбивкой на страницы) к электронной почте подписки является функцией Power BI Pro.
• Для пользователей с бесплатными подписками электронное письмо с уведомлением о подписке на отчёт (включая отчёт с разбивкой на страницы) не содержит метку конфиденциальности в тексте письма или изображении предварительного просмотра подписки.
• Чтобы убедиться, что у вашей подписки есть метка конфиденциальности, отключите изображение предварительной версии на экране "Подписки".
• Для подписок на панели мониторинга нет возможности вложить копию панели мониторинга в электронную почту. Электронное письмо подписного типа не имеет метки конфиденциальности в тексте или предварительном изображении.

Подписаться на других пользователей

Чтобы создать подписку, включающую другие, помимо требований, необходимых для создания собственных подписок, вам также потребуется:

• Лицензия Pro или PPU с ролью вкладчика, участника или администратора в этом рабочем пространстве. Вы знаете, что у вас есть роль вкладчика, участника или администратора в рабочем пространстве, если вы сможете редактировать отчеты или панели мониторинга в этом рабочем пространстве. Узнайте больше о ролях в рабочей среде.

• Быть частью организации. Гостевые пользователи B2B не могут подписывать других, только себя. Для получения дополнительной информации, прочитайте Гостевые пользователи B2B могут настроить подписки на электронную почту и подписаться на них.

• Если отчет или панель мониторинга не размещены в платной емкости Premium, вы по-прежнему можете подписывать внутренних пользователей. Чтобы подписать внешних получателей, рабочая область должна поддерживаться платной емкостью (не PPU).

  

Используйте псевдонимы электронной почты группы

При создании подписки добавьте другие адреса электронной почты в том же домене в подписку. Если отчет или панель мониторинга размещены в емкости Premium, вы можете подписывать псевдонимы групп, независимо от того, находятся ли они в вашем домене или нет. Вам не нужно подписываться на отдельные адреса электронной почты. Псевдонимы основаны на текущем Active Directory.

Вы можете создать группу Microsoft 365 различными способами. Например, можно создать группу в Outlook, группу рассылки в Teams или группу безопасности с поддержкой почты. Группа распространения Microsoft 365 для Teams не работает для активации почты, поэтому ее нельзя использовать для прямого обмена и подписок на электронную почту.

Сохранение изменений в подписанном отчете

Включить мои изменения

При подписке на отчет, созданный другим пользователем, вы можете внести изменения в этот отчет. На этом этапе можно создать новую подписку, которая фиксирует эти изменения или сохранить изменения с существующей подпиской.

Вы не видите опцию «Включить мои изменения», пока не внесете изменения в отчет, который был с вами поделён. После внесения необходимых изменений откройте существующую подписку или создайте новую подписку для этой страницы отчета. Так как вы внесли изменения в исходный отчет, теперь у вас есть заголовок для моих изменений и параметр включить мои изменения.

Если флажок Включить мои изменения снят, Power BI игнорирует все изменения, внесенные в отчет, и сохраняет подписку на отчет в том виде, как он был опубликован автором. При проверке Включить мои изменения Power BI обновляет подписку, включая все изменения, внесенные в отчет. Внесенные изменения:

• фильтры (панель фильтров)
• срезы
• персонализированные визуалы
• перекрестная фильтрация или перекрестное выделение
• углубление в детали или возврат к общему виду
• закладки
• Прожекторы
• Режим фокусировки

Прежде чем Power BI обновить подписку, вы получите возможность предварительно просмотреть старую подписку и сравнить ее с новым состоянием отчета. Сравнение двух версий помогает решить, следует ли обновить подписку или нет.

Предварительная версия и обновление подписки

1. Сначала настройте отчет на основе таких условий, как страна, регион, команда или отдел и категория.
2. Примените все изменения к отчету, чтобы он был готов для подписки или для возможности делиться с другими. Изменения могут включать применение фильтров, освещения, дискретизации, срезов или перекрестного выделения.
3. Выберите "Подписаться" в верхней строке меню холста отчета, чтобы открыть область "Подписки".
4. Щелкните значок карандаша, чтобы изменить сведения о существующей подписке. Например, измените частоту доставки, добавьте сообщение электронной почты, измените разрешения и многое другое.
5. Выберите "Дополнительные параметры>включить мои изменения>", чтобы отобразить версию исходной подписки только для просмотра, которую служба отправляет подписчикам. Используйте это сравнение, чтобы решить, нужно ли перезаписать исходное состояние подписанного отчета.
6. Выберите "Вернуться к подписке " и щелкните значок карандаша.
7. Чтобы обновить существующую подписку и включить изменения вашего отчета, выберите Дополнительные параметры>Включить мои изменения>Обновить. Обновите подписку, чтобы включить новые изменения.
8. Сохраните подписку.

Настройка подписок

Если вы являетесь автором отчета, функция Включить мои изменения — это отличный способ создать индивидуальные подписки для получателей.

Обзор и тестирование подписки

Страница "Подписки" отслеживает все подписки для текущего отчета.

Чтобы просмотреть подписку, щелкните стрелку слева от подписки.

Чтобы проверить подписку, нажмите кнопку "Запустить сейчас ", чтобы сразу отправить вам сообщение электронной почты. Он не активирует обновление данных базовой семантической модели.

Управление подписками

Подписки управляются на уровне рабочего пространства. Создатели подписок и пользователи, которым назначена роль администратора, могут просматривать и управлять подпиской. Администраторы в рабочей области могут изменять и принимать на себя все подписки в рабочей области. Администратор Fabric может просматривать журналы и включать и отключать определенные функции подписки.

Подписки для пользователей за пределами организации

Подписка внешних пользователей

Вы можете подписать внешних гостей B2B на отчет или панель мониторинга только из рабочей области, поддерживаемой платной емкостью (не PPU).

• Если вы подписываете внешних гостей B2B на отчет или панель мониторинга, они получают уведомление о предоставлении доступа сразу после нажатия Сохранить в области подписки. Это уведомление отправляется только внешним гостям, а не внутренним гостям, так как внешним пользователям требуется ссылка на приглашение для просмотра отчета или панели мониторинга.

• Рабочие области Premium для отдельных пользователей не соответствуют требованиям рабочих областей Premium емкости.

• Предоставление доступа к содержимому коллеге вне вашего домена не требует емкости Premium. Например, если вы находитесь aaron@contoso.com, вы можете предоставить общий доступ anyone@fabrikam.com, но вы не можете подписатьсяanyone@fabrikam.com, если содержимое не размещено в емкости Premium.

Гостевые пользователи B2B могут настроить и подписаться на подписки по электронной почте

Гости B2B могут создать собственную подписку на содержимое, к которой у них есть доступ. Пользователи в организации также могут подписаться. Во-первых, член организации добавляет гостевого пользователя B2B и подписывает его на рассылку электронной почты. Дополнительные сведения о гостевых пользователях B2B и их добавлении в организацию см. в статье Распределение контента для внешних гостевых пользователей с помощью Microsoft Entra B2B.

Помимо внешних гостей B2B, отвечающих требованиям для подписки, администратор клиента Power BI должен включить параметр, чтобы разрешить гостевым пользователям B2B создавать подписки электронной почты. Дополнительные сведения о включении этого параметра см. в разделе "Экспорт и общий доступ к параметрам клиента".

Подписка на отчеты с разбивкой на страницы

Подписывайте себя или других на отчеты с разбивкой на страницы

Администратор Power BI должен включить подписки в вашей организации. Кроме того, включите соответствующие переключатели арендатора.

• Экспорт в Excel
• Экспорт в CSV
• Экспорт отчетов в виде PowerPoint презентаций или PDF-документов
• Экспорт отчетов в виде документов MHTML
• Экспорт отчетов в виде документов Word
• Экспорт отчетов в виде XML-документов
• Создайте подписки на электронную почту (Настройки клиента>Настройки экспорта и общего доступа>Создать подписки на электронную почту)

Как правило, процесс подписки на отчеты с разбивкой на страницы совпадает с подпиской на отчеты и панели мониторинга, но есть несколько различий, которые стоит отметить. В этом разделе описываются эти различия и другие соображения, которые следует учитывать при подписке на отчеты с разбивкой на страницы.

Параметры отчетов с разбивкой на страницы

Отчеты с разбивкой на страницы позволяют вам указать вид отчета, который получают пользователи в подписке, задав параметры в панели подписки.

• Отправка подписок с выбранными в данный момент параметрами или параметрами по умолчанию для отчета. Задайте разные значения параметров для каждой подписки, создаваемой для отчета.

Обновление параметров для существующей подписки отчета с разбивкой на страницы

Если у вас есть подписка на отчет с разбивкой на страницы, и вы хотите обновить параметры, примененные к отчету, выполните следующие действия.

1. Перепостройте страничный отчет с новыми параметрами.

2. Откройте страницу "Подписки".

3. Выберите "Использовать текущие (визуализированный отчет) значения.

   

4. Выберите Сохранить.

Рекомендации и ограничения

См. раздел Устранение неполадок с подписками Power BI для получения помощи с функцией подписок.

General

• Кнопка Сохранить или Сохранить и закрыть будет отключена при возникновении ошибок. Чтобы сохранить подписку, необходимо устранить все ошибки.
• Пользовательские сообщения используются по-разному в подписках для отчетов и панелей мониторинга. Для отчетов сообщение отображается над предварительным просмотром в тексте сообщения электронной почты. Для панелей мониторинга сообщение отображается под предварительным просмотром.
• Внутренние гости — это пользователи, у которых есть учетная запись в каталоге Microsoft Entra, но только доступ на уровне гостя в вашей организации. Внешние гости B2B — это пользователи с внешней учетной записью Microsoft Entra, социальной идентификацией или другим провайдером внешней идентификации. Внутренние гостевые пользователи не могут создавать подписки электронной почты в Power BI.
• Пользователи с адресами электронной почты поддомена рассматриваются как внешние пользователи. Они могут настраивать подписки или получать сообщения электронной почты только в том случае, если на портале администрирования включен параметр гостевые пользователи B2B могут настраивать подписки и подписываться на электронные рассылки.
• Электронные письма подписки не доставляются внешним получателям для рабочих областей, поддерживаемых пробной емкостью или лицензией Premium Per User (PPU).
• Если вы не можете использовать функцию подписки, обратитесь к администратору Fabric или ИТ-службе технической поддержки. Ваша организация может отключить эту функцию или установить максимальное ограничение подписчиков.
• Power BI автоматически приостанавливает обновление семантических моделей, связанных с панелями мониторинга и отчетами, которые не посещаются более чем за два месяца. Однако если вы добавляете подписку на панель мониторинга или отчет, она не будет остановлена, даже если её никто не просматривает.
• В день перехода на летнее время вы получаете сообщения электронной почты по подпискам, а на следующий день получаете по два сообщения на каждую подписку.
• Транзакционная копия в тексте сообщения электронной почты не локализована.

Безопасность на уровне строк (RLS)

• Для отчетов Power BI, панелей мониторинга или отчетов с разбивкой на страницы, использующих семантическую модель с безопасностью на уровне строк (RLS), будьте осторожны при создании подписок для себя и других. Power BI предупреждает, что данные содержат RLS. Значок информации отображается рядом с заголовком получателей. Если наведите указатель мыши на этот значок, появится предупреждение. Однако пользователи часто прокручивают сообщение предупреждения.

  Статическое изображение, отправляемое в подписном электронном письме, отображает данные на основе владельца подписки. По этой причине при создании подписок будьте осторожны, чтобы убедиться, что конфиденциальная информация не включена в статический образ. Кроме статического изображения, отчет или панель управления может открываться или не открываться и отображает данные на основе разрешений пользователя.

Отчеты Power BI

• Подписки на страницу отчета привязаны к имени страницы отчета. Если вы подписались на страницу отчета и ее переименовали, вам нужно заново оформить подписку. Аналогичным образом, если страница отчета удалена, подписки также не будут существовать.
• Когда вы получаете доступ к отчету с помощью закладки, подписка также будет выполнена на основе этой закладки (фильтры будут такими же, как у закладки) и не на основе фильтров, применявшихся при создании подписки. Это можно обойти, создав закладку с необходимыми фильтрами и создав подписку.

Apps

• Для приложений Power BI вы можете создавать подписки только для других пользователей, если вы являетесь владельцем приложения.
• Подписки, созданные в приложениях, можно просматривать и управлять ими из связанной рабочей области пользователями с ролью администратора в этой рабочей области. Администратор рабочей области должен установить приложение для просмотра подписок.

Неподдерживаемые функции

• Операции обновления семантической модели с помощью конечной точки XMLA.
• Подписки электронной почты не поддерживаются, если параметр администратора Azure Private Link>Блокировка публичного доступа к Интернету включен в Power BI. В этом случае все подписки терпят неудачу.
• Следующие Power BI визуальные элементы не поддерживаются. При подписке на отчет, содержащий эти визуальные элементы, они отображают символ ошибки.
  • визуальные элементы Power BI настраиваемые, которые не сертифицированы.
  • Визуальные элементы ESRI ArcGIS
  • визуальные элементы Power Apps
  • визуальные элементы Power Automate
  • Визуализация отчета с разбивкой на страницы
  • Visio визуальные элементы

Подписки отчета с разбивкой на страницы

• Вы можете подписать других пользователей в организации на отчеты с разбивкой на страницы, которые подключаются к любым поддерживаемым источникам данных, включая Azure Analysis Services или Power BI семантические модели. Помните, что вложение отчета отражает данные на основе ваших разрешений.
• Вы можете настроить неограниченное количество подписок для каждого отчета с разбивкой на страницы.
• Гостевые пользователи B2B могут создавать подписки только для себя.
• Максимальный размер вложения составляет 25 МБ.
• В отличие от подписок для панелей мониторинга или отчетов Power BI, подписка содержит вложение всех выходных данных отчета. Поддерживаются следующие типы вложений: PDF, PowerPoint презентации (PPTX), книги Excel (XLSX), Word document (DOCX), CSV-файла и XML.
• При необходимости добавьте в текст электронной почты изображение предварительного просмотра отчета. Изображение может немного отличаться от первой страницы вложенного документа отчета в зависимости от выбранного формата вложения.
• Нет параметра "После обновления данных" для частоты с отчетами с разбивкой на страницы. Последние значения всегда получаются из базового источника данных.
• Подписки на отчёты с разбиением на страницы в Power BI Service похожи на стандартные подписки по электронной почте в Сервер отчетов Power BI и SQL Server Reporting Services. Подписки на основе данных в служба Power BI называются динамическими подписками. Дополнительные сведения о Создание динамической подписки для отчета Power BI (предварительная версия) — Power BI.
• Отчеты по подпискам имеют ограничение времени выполнения в 60 минут. Если для выполнения отчета требуется более 60 минут, возникает ошибка времени ожидания.

Связанный контент

Устранение неполадок подписок Power BIПоиск и сортировка контента