Создание Центра превосходства с шаблонами управления и методиками

В этой статье описывается общая цель Power Platform—создание Центра передового опыта (ЦПО) с надежными моделями и методами управления. Он следует структурированной схеме , которая включает определение четких целей, измеримых ключевых результатов и реализуемых инициатив. Цель этой статьи — помочь вам создать собственное видение внедрения Power Platform.

Зрение

Создание Центра передового опыта (CoE) с шаблонами и методами управления является общей концепцией при внедрении Power Platform, поскольку он обеспечивает структурированный подход к эффективному управлению и масштабированию платформы.

Центр компетенции выступает в качестве централизованной команды или отдела, который осуществляет управление, администрирование и поддержку внедрения Power Platform в организации. Центр по сертификации внедряет модели и методы управления, обеспечивающие безопасное и эффективное использование платформы, а также снижающие такие риски, как проблемы с соблюдением требований и безопасностью. Совет по развитию способствует распространению передового опыта, обучает новых предпринимателей и служит площадкой для обмена историями успеха и рекомендациями. Центр передового опыта с надежными методами управления помогает организациям максимизировать ценность своих инвестиций в Power Platform, стимулируя инновации и одновременно обеспечивая контроль и соблюдение нормативных требований.

Цели

Цели — это ключевые темы или направления, на достижение которых направлена стратегия. Это широкие, всеобъемлющие цели, которые соответствуют организационному видению и приоритетам. Цели задают направление и создают основу для инициатив и ключевых результатов. Цели помогают гарантировать, что все в организации понимают, на что направлена стратегия и почему она важна.

Типичные цели создания Центра передового опыта с моделями и методами управления:

• Стандартизируйте модели и методы управления: создайте последовательные структуры управления и передовые методы для обеспечения единообразия во всей организации. Рассмотрите возможность настройки стратегии среды, настройки политик данных и автоматизации политик с помощью соединителей управления.
• Документируйте и распространяйте политики управления: разрабатывайте всеобъемлющую документацию, описывающую политики, процедуры и руководящие принципы управления. Обеспечить всем заинтересованным сторонам доступ к этим документам и их понимание для обеспечения последовательности и соответствия требованиям. Создайте SharePoint сайт для общения , чтобы делиться правилами взаимодействия и рекомендациями с вашим сообществом.
• Определите и сообщите роли и обязанности: Назначьте конкретные роли и обязанности членам команды, участвующим в работе CoE. Четко обозначьте эти роли, чтобы обеспечить подотчетность и эффективное сотрудничество.
• Способствуйте инновациям и доверию: внедряйте методы управления, которые поощряют инновации, сохраняя при этом контроль и соответствие требованиям. Предоставьте пользователям безопасную и масштабируемую среду для экспериментов и инноваций.
• Разработайте процесс адаптации, который не препятствует творчеству: Разработайте эффективный и поддерживающий процесс адаптации , позволяющий новым пользователям быстро освоиться, не подавляя их творческий потенциал. Предоставлять обучение и ресурсы , чтобы помочь разработчикам понимать и соблюдать политику управления.
• Разработайте процесс оценки и определения приоритетности вариантов использования: Разработайте структурированный процесс для оценки и определения приоритетности вариантов использования и обеспечьте, чтобы наиболее эффективные и стратегически важные инициативы рассматривались в первую очередь.
• Разработайте стратегию по защите окружающей среды: Разработайте четко определенную стратегию по защите окружающей среды , которая включает рекомендации по созданию, управлению и выводу из эксплуатации сред. Стратегия охраны окружающей среды помогает поддерживать контроль и обеспечивать оптимальное использование ресурсов и мощностей.
• Предоставьте рекомендации по обслуживанию платформы: Предоставьте рекомендации по регулярному обслуживанию и очистке платформы для обеспечения оптимальной производительности и избежания беспорядка. Подумайте, как архивировать или удалять неиспользуемые приложения и данные.
• Разработайте комплексную структуру управления данными: обеспечьте качество данных, безопасность и соответствие действующим нормам путем создания надежной структуры управления данными. Определите права собственности на данные, контроль доступа и управление жизненным циклом данных.
• Управление подключением и использованием данных: внедрение политик и средств контроля для управления подключением и использованием данных и обеспечения надлежащего доступа к данным и их использования, поддержания целостности и безопасности данных.
• Защитите данные и содействуйте принятию обоснованных решений: разработайте политику конфиденциальности для защиты конфиденциальных данных и обеспечьте соблюдение нормативных актов о защите данных. Предоставьте инструменты и ресурсы, которые помогут пользователям принимать обоснованные решения об использовании данных.
• Определите домены данных и ответственных за них: обеспечьте подотчетность и эффективное управление данными путем выявления и определения доменов данных в организации и назначения ответственных за данные для надзора и управления этими доменами.
• Определите метрики и улучшения на основе данных: установите метрики для измерения эффективности методов управления и обеспечения постоянного совершенствования. Используйте информацию на основе данных для уточнения и совершенствования политик управления.
• Повышение возможности повторного использования и стандартизации: повышение прозрачности приложений и передовых практик для повышения возможности повторного использования и стандартизации. Эти усилия способствуют повышению уровня соответствия и обеспечению стабильного качества во всей организации.
• Разработайте матрицу решений для выбора платформы и лицензии: Разработайте матрицу решений для выбора подходящих платформ и лицензий на основе конкретных вариантов использования и требований. Матрица решений может помочь в оптимальном распределении ресурсов и управлении затратами.
• Стремитесь к постоянному совершенствованию: установите четкий путь принятия решений, который согласует политику и постоянное совершенствование процессов для максимального использования технологических возможностей. Регулярно пересматривайте и обновляйте политики управления с учетом отзывов и меняющихся потребностей бизнеса.

Измеримые ключевые результаты

Ключевые результаты — это конкретные, поддающиеся количественной оценке результаты, которые свидетельствуют о прогрессе в достижении стратегических целей. Они дают четкие ориентиры для достижения успеха и помогают отслеживать эффективность. Определение ключевых результатов необходимо, поскольку они дают возможность измерить эффективность инициатив и гарантировать достижение целей. Ключевые результаты должны быть реалистичными, ограниченными по времени и напрямую связанными с целями.

Ключевые результаты, соответствующие некоторым целям, для создания Центра передового опыта с моделями и методами управления:

• Разработайте процесс оценки и определения приоритетности вариантов использования:
  • Создать эффективный Центр передового опыта для учета и отслеживания идей пользователей с целью реализации не менее ___% представленных идей в течение квартала.
  • Определите и внедрите процесс сбора данных, стремясь отслеживать ___% релевантной информации и увеличивать вовлеченность на ___% каждый квартал.
  • Сократить использование формального процесса приема на ___% за счет создания и использования документации и повторно используемых активов.
  • Внедрить автоматизированный процесс предварительного одобрения проектов развития с учетом рисков, поставив цель — ___% проектов получить предварительное одобрение в течение 24 часов.
• Документируйте и распространяйте политики управления:
  • Документируйте и сделайте доступными для обнаружения ___% шаблонов, практик и источников данных.
  • Установить и документировать стандарты и политики управления с целенаправленными исключениями, понятными ___% организации.
  • Обеспечить понимание и документирование доступа к данным, сводя количество исключений к нулю в течение шести месяцев.
  • Увеличивать количество документированных бизнес-процессов, улучшенных за счет автоматизации, на ___% каждый квартал.
  • Достичь ___% осведомленности о цифровых инструментах среди соответствующих заинтересованных сторон.
  • Определить и внедрить структуру поставки, которой будут следовать ___% проектов.
• Определите и сообщите роли и обязанности:
  • Минимизировать эскалации и взаимодействия между администратором платформы и пользователями/создателями на ___% в течение следующего квартала.
  • Установить партнерские отношения между ИТ и бизнесом, увеличив количество совместных проектов на ___%.
  • Улучшить взаимодействие с заинтересованными сторонами, стремясь к повышению показателей их удовлетворенности на ___%.
• Стандартизировать модели и практики управления:
  • Обеспечить надежное управление и поддержку с уровнем удовлетворенности пользователей ___%.
  • Увеличить использование официальных каналов передачи данных на ___% в течение шести месяцев.
  • Улучшить управление и безопасность данных во всей организации, снизив риски на ___% в течение следующего квартала.
  • Создайте набор безопасных сред и процессов, соответствующих их назначению, с уровнем соответствия ___%.
  • Обеспечьте понятный жизненный цикл данных в пределах Power Platform, при этом ___% данных будут следовать определенному жизненному циклу.
  • Внедрить четкое, структурированное и отчетное управление, при этом ___% управленческих действий должны быть задокументированы.
  • Достичь нулевого уровня инцидентов безопасности, вызванных Power Platform.
  • Гарантировать, что данные полностью управляются, защищены и доступны в системе учета, с соблюдением ___% требований и высокими стандартами безопасности и доверия.
  • Сделать данные надежными и доступными для обнаружения, обеспечив надежное повторное использование и достигнув точности данных ___%.
  • Стандартизировать решения и усилить управление в Центре по изучению проблем, гарантируя согласованность операций, соответствие требованиям и на ___% более быструю доставку результатов.

Ключевые инициативы

Инициативы — это конкретные действия или проекты, которые необходимо реализовать для достижения целей. В них изложено то, что необходимо сделать в ближайшей перспективе, в следующем году и в ближайшие три года. Инициативы предоставляют план действий и обеспечивают наличие четкого плана достижения целей. Инициативы должны быть осуществимыми, приоритетными и соответствовать ключевым результатам.

Типичные инициативы, соответствующие некоторым целям, по созданию Центра передового опыта с моделями и методами управления:

• Стандартизировать модели и практики управления:
  • Определите и внедрите процессы управления жизненным циклом приложений (ALM) для оптимизации и управления развертыванием приложений, обеспечивая согласованность и эффективность на всех этапах жизненного цикла приложения.
  • Разработайте и опубликуйте каталог шаблонов и компонентов приложений многократного использования , чтобы помочь разработчикам создавать приложения с помощью надежного инструментария многократного использования. Шаблоны сокращают время разработки и способствуют внедрению передового опыта.
  • Задокументируйте стратегию политики данных, стратегию среды и процесс приоритета вариантов использования. Опубликуйте эту документацию для внутреннего использования, чтобы обеспечить всем заинтересованным сторонам и разработчикам доступ к важной информации и рекомендациям.
  • Опубликуйте комплексную стратегию и документацию по управлению с контролем версий для поддержания прозрачности и подотчетности в управлении платформой.
  • Создайте портал Maker (например, информационный сайт SharePoint), который включает материалы для адаптации, рекомендации по разработке, ресурсы для самостоятельного обучения и истории успеха, чтобы поддерживать и вдохновлять создателей на протяжении всего их пути разработки.
  • Разработайте подробную стратегию среды, описывающую структуру и управление различными средами, обеспечивающую оптимальную производительность и безопасность.
  • Определите классификации приложений и соответствующие средства защиты данных и стратегии среды для их поддержки, предоставляя четкие рекомендации по разработке и развертыванию приложений.
• Определите и сообщите роли и обязанности:
  • Определите основные операционные роли платформы, чтобы обеспечить четкое понимание того, «кто что делает» в управлении платформой, гарантируя эффективную и производительную работу.
  • Определение и обмен данными о классификациях приложений и уровнях поддержки с помощью четких соглашений об уровне обслуживания (SLA). Документируйте каждую классификацию и уровень поддержки. Поделитесь документацией со всеми пользователями, четко давая им представление об уровне поддержки и времени ответа, на которые они могут рассчитывать.
  • Определите правила и условия платформы для создателей, которые устанавливают четкие ожидания в отношении ответственности за владение, безопасность и самообеспечение. В этой документации должны быть описаны роли и обязанности разработчиков, включая рекомендации по безопасности данных, соблюдению требований и обслуживанию их приложений.
• Разработайте процесс оценки и определения приоритетности вариантов использования:
  • Создайте процесс приема идей, чтобы упростить подачу, рассмотрение и утверждение новых идей решений. Этот процесс должен включать четкие указания по необходимой документации, критериям оценки и срокам для каждого этапа.
  • Разработайте матрицу решений для выбора платформы и лицензии. Эта матрица должна помочь пользователям определить наиболее подходящую платформу и варианты лицензирования с учетом их конкретных потребностей и вариантов использования.
  • Создайте дерево решений в формате «если это, то сделайте то», чтобы провести пользователей через типичные сценарии и рекомендовать оптимальный план действий. Это дерево решений должно быть интуитивно понятным и простым в использовании, а также содержать четкие инструкции для каждого шага.
  • Создайте комплексную матрицу решений и включите ее в систему запросов в службу поддержки. Такая интеграция обеспечивает пользователям доступ к матрице решений при подаче запросов на поддержку, помогая им принимать обоснованные решения.
  • ** Создание базовой версии деревьев/матриц решений для разработчиков. Эта базовая линия должна включать общие сценарии развития и передовые практики, служащие основой для более подробных и конкретных деревьев решений в будущем.
• Разработайте процесс адаптации, который не препятствует творчеству:
  • Создайте портал Maker (например, сайт обмена данными SharePoint) с комплексным обеспечением подключения, подробными рекомендациями по разработке, модулями самостоятельного обучения и вдохновляющими историями успеха. Этот портал должен стать универсальным ресурсом для производителей, предоставляя им инструменты и информацию, необходимые для достижения успеха.
  • Устраните барьеры путем разработки программ обучения. Включите стартовый набор инструментов с необходимыми ресурсами, а также элементы геймификации и другие стимулы для поощрения участия и вовлеченности.
  • Разработайте информационный бюллетень для гражданских разработчиков. Этот информационный бюллетень должен давать им рекомендации по Power Platform управлению, освещать доступные учебные ресурсы и предоставлять обновления о передовом опыте и новых функциях. Регулярное общение помогает информировать разработчиков и обеспечивать их соответствие политикам управления.
• Предоставьте рекомендации по обслуживанию платформы:
  • Измерьте и поймите объем работ по очистке среды по умолчанию. Оцените текущее состояние среды, выявите неиспользуемые или избыточные приложения, потоки и среды, а также определите ресурсы, необходимые для очистки.
  • Уберите неиспользуемые приложения, потоки и среды из клиента. Переназначьте владельцев потерянным приложениям и потокам рабочей группы, которые все еще активно используются, чтобы обеспечить надлежащее управление ими и их обслуживание.
  • Реализуйте и продолжайте очистку среды по умолчанию на постоянной основе. Составьте регулярный график проверки и очистки рабочего пространства для поддержания оптимальной производительности и организации.
• Разработайте комплексную структуру управления данными:
  • Определите стратегию управления данными, которая охватывает весь жизненный цикл данных: от создания и использования до архивирования и удаления. Эта стратегия должна включать руководящие принципы по управлению данными, качеству и соблюдению требований.
  • Сотрудничайте с командой безопасности, чтобы согласовать роли и обязанности. Четко определите, кто несет ответственность за различные аспекты безопасности данных, чтобы не было пробелов и дублирования.
  • Работайте с командой по кибербезопасности над планированием и внедрением процедур мониторинга безопасности. Внедрите регулярные процессы мониторинга и аудита для оперативного обнаружения и реагирования на угрозы безопасности.
  • Определите ожидания производителей в отношении конфиденциальности данных и оценки безопасности. Предоставьте четкие инструкции по классификации данных на основе конфиденциальности и требуемых мер безопасности для каждой классификации.
  • Устраните барьеры интеграции и эффективнее используйте авторитетные источники данных, утвердив каталог коннекторов к бизнес-системам. В этот каталог должны быть включены проверенные и безопасные соединители, которые производители могут использовать с уверенностью.
  • Определите домены данных и назначьте ответственных за данные для каждого домена. Ответственные за обработку данных должны нести ответственность за управление качеством данных, их безопасностью и соответствием требованиям в своих областях.
  • Разработать методы управления данными для каждого решения, определив тип используемых данных, например персональные данные, конфиденциальная персонально идентифицируемая информация (SPII), критическая инфраструктурная информация (CII), а также политики хранения записей. Убедитесь, что каждое приложение соответствует соответствующим правилам и политикам защиты данных.
• Повторное использование и стандартизация привода:
  • Опубликуйте руководство «Когда и что использовать», чтобы согласовать ожидания относительно того, какие приложения можно разрабатывать на платформе. Это руководство должно содержать четкие критерии и примеры, которые помогут разработчикам выбирать правильные инструменты и подходы для своих конкретных потребностей.
  • Создать и поддерживать сообщество практиков Power Platform. Это сообщество должно способствовать формированию идей, оказывать поддержку и предлагать возможности наставничества. Поощряйте активное участие посредством регулярных обсуждений, вебинаров и совместных проектов.
  • Определить темы и тенденции для разработки многоразовых компонентов и наборов инструментов. Определите общие варианты использования и передовые практики для создания библиотеки повторно используемых ресурсов, которые могут ускорить разработку и обеспечить согласованность между проектами.
• Защита данных и содействие принятию обоснованных решений:
  • Установите политики данных для защиты конфиденциальной информации и обеспечения соответствия нормативным требованиям по защите данных. Четко документируйте и распространяйте эти политики, а также обеспечьте, чтобы разработчики понимали, как запрашивать новые соединители или исключения из политик в зависимости от их вариантов использования.
  • Выравнивайте общие базовые показатели защиты политики данных с отслеживаемой дивергенцией, если это необходимо. Убедитесь, что все заинтересованные стороны согласны с базовой политикой, и документируйте любые отклонения вместе с обоснованием и последствиями этих отклонений.
  • Разработать автоматизацию и оповещение для ключевых средств контроля. Реализуйте автоматизированные процессы для мониторинга соответствия политикам данных и создания оповещений о любых нарушениях или потенциальных рисках.
• Стремитесь к постоянному совершенствованию:
  • Разработайте процесс до и после завершения проекта, чтобы обеспечить активное применение извлеченных уроков. Этот процесс должен включать структурированные обзоры до и после завершения проекта для выявления успехов, проблем и областей для улучшения. Документируйте эти идеи и интегрируйте их в будущие проекты для повышения общей производительности.
  • Настройте регулярный мониторинг Центра превосходства (CoE), чтобы обеспечить полную прозрачность того, как используется платформа. Внедрите регулярные механизмы аудита и отчетности для отслеживания закономерностей использования, соответствия требованиям и показателей производительности. Регулярный мониторинг помогает поддерживать надзор и способствовать постоянному совершенствованию.
  • Создайте цикл прозрачности и мониторинга целей. Формализуйте эти усилия, согласовав их с целями организации и установив четкие показатели успеха. Регулярно анализируйте прогресс и сообщайте о нем заинтересованным сторонам для обеспечения согласованности и подотчетности.