Стратегия внедрения Microsoft Fabric: управление изменениями

При работе над улучшением внедрения данных и бизнес-аналитики (BI) следует спланировать эффективное управление изменениями. В контексте данных и бизнес-аналитики управление изменениями включает процедуры, которые устраняют влияние изменений для людей в организации. Эти процедуры защищают от нарушений и потери производительности из-за изменений в решениях или процессах.

Эффективное управление изменениями повышает эффективность внедрения и производительности, так как она:

• Помогает создателям контента и потребителям эффективнее использовать аналитику.
• Ограничивает избыточность данных, аналитических средств и решений.
• Снижает вероятность риск-создающего поведения, которое влияет на общие ресурсы (например, емкость Fabric) или на соответствие организационным требованиям (например, безопасность данных и конфиденциальность).
• Снижает сопротивление изменениям, которое препятствует планированию и принятию пользователями.
• Уменьшает воздействие изменений и улучшает благополучие пользователей, снижая риск нарушения, стресса и конфликта.

Эффективное управление изменениями имеет решающее значение для успешного внедрения на всех уровнях. Чтобы успешно управлять изменениями, рассмотрите ключевые действия и действия, описанные в следующих разделах.

Типы изменений, которые нужно управлять

При реализации решений для обработки данных и бизнес-аналитики следует управлять различными типами изменений. Кроме того, в зависимости от масштаба и области реализации следует решать различные аспекты изменения.

При планировании внедрения Fabric следует учитывать следующие типы изменений.

Изменения на уровне процесса

Изменения на уровне процесса — это изменения, влияющие на более широкое сообщество пользователей или всю организацию. Эти изменения обычно оказывают большее влияние, поэтому им требуется больше усилий по управлению. В частности, эти усилия по управлению изменениями включают конкретные планы и действия.

Ниже приведены некоторые примеры изменений на уровне процесса.

• Переход от централизованного к децентрализованным подходам к управлению (изменение владения содержимым и управления).
• Переход с предприятия на отдел или с группы на личную доставку содержимого (изменение области доставки содержимого).
• Изменение структуры центральной команды (например, формирование центра превосходства).
• Изменения в политиках управления .
• Миграция из других аналитических продуктов в Fabric и изменения, которые она влечет за собой, например:
  • Разделение семантических моделей и отчетов и подход на основе модели к аналитике.
  • Переход от экспорта или статических отчетов к интерактивным аналитическим отчетам, которые могут включать фильтрацию и перекрестную фильтрацию.
  • Переход от распространения отчетов в виде файлов PowerPoint или неструктурированных файлов к доступу к отчетам непосредственно с портала Fabric.
  • Переход от сведений в таблицах, отчетах с разбивкой на страницы и электронных таблицах на интерактивные визуализации и диаграммы.
  • Переход с локальной платформы или платформы как услуги (PaaS) на программное обеспечение как услуга (SaaS).

Изменения на уровне решения

Изменения на уровне решения — это изменения, влияющие на одно решение или набор решений. Эти изменения ограничивают влияние сообщества пользователей этих решений и их зависимых процессов. Хотя изменения на уровне решения обычно оказывают более низкое влияние, они также часто происходят.

Ниже приведены некоторые примеры изменений на уровне решения.

• Изменения логики вычисления для ключевых показателей эффективности или мер.
• Изменения в том, как основные данные или иерархии для бизнес-атрибутов сопоставляются, группируются или описываются.
• Изменения в свежести данных, детализации, форматировании или сложности.
• Введение концепций расширенной аналитики, таких как прогнозная аналитика или предписательная аналитика, или общая статистика (если сообщество пользователей уже не знакомо с этими понятиями).
• Изменения в представлении данных, например:
  • Стилизация, цвета и другие варианты форматирования визуальных элементов.
  • Тип визуализации.
  • Группирование или обобщение данных (например, переход от различных мер центральной тенденции, таких как среднее, медиана или геометрическое среднее).
• Изменения в взаимодействии потребителей содержимого с данными (например, подключение к общей семантической модели вместо экспорта сведений для сценариев личного использования).

Подготовка планов и действий по управлению изменениями зависит от типов изменений. Для успешного и устойчивого управления изменениями рекомендуется реализовать добавочные изменения.

Постепенное изменение адреса

Управление изменениями может быть значительным предприятием. Использование добавочного подхода может помочь вам упростить изменение таким образом, чтобы он был устойчивым. Чтобы применить пошаговый подход, вы определяете изменения с наивысшим приоритетом и разделяете их на управляемые части, реализуя каждую часть итеративными шагами и планами действий по выполнению.

В следующих шагах описано, как можно постепенно решать изменения.

1. Определите, что изменяется: опишите изменение, обнаружив состояние до и после него. Уточняйте определенные части процесса или ситуации, которые вы измените, удалите или введете. Оправдывать, почему это изменение необходимо, и когда оно должно произойти.
2. Описать влияние изменения: для каждого из этих изменений оцените влияние на бизнес. Определите, какие процессы, команды или отдельные лица влияют на изменение, и насколько это будет разрушительным для них. Кроме того, рассмотрите любые последствия изменения, связанные с другими зависимыми решениями или процессами. Подчиненные эффекты могут привести к другим изменениям. Кроме того, рассмотрим, как долго ситуация остается той же, прежде чем она была изменена. Изменения в более длительных процессах, как правило, оказывают большее влияние, так как предпочтения и зависимости возникают с течением времени.
3. Определите приоритеты: сосредоточьтесь на изменениях с наибольшим потенциальным воздействием. Для каждого изменения укажите более подробное описание изменений и о том, как это повлияет на людей.
4. Планирование поэтапного внедрения изменений: Определите, могут ли изменения с высоким влиянием быть разбиты на этапы или части. Для каждой части описывается, как она может быть постепенно реализована на этапах, чтобы ограничить его влияние. Определите, существуют ли ограничения или зависимости (например, когда можно вносить изменения или кем).
5. Создайте план действий для каждого этапа: запланируйте действия, которые будут приняты для реализации и поддержки каждого этапа изменения. Кроме того, спланируйте, как можно снизить нарушения на этапах высокого влияния. Не забудьте включить план отката в план действий, когда это возможно.

При планировании снижения влияния изменений на внедрение Power BI рассмотрите действия, описанные в следующих разделах.

Эффективно сообщайте об изменениях

Убедитесь, что вы четко и кратко описываете запланированные изменения для сообщества пользователей. Важная коммуникация должна исходить от исполнительного спонсора или другого лидера с соответствующими полномочиями. Не забудьте сообщить следующие сведения.

• Что меняется: Что такое ситуация сейчас и что она будет после изменения.
• Почему это изменение: преимущество и ценность изменения для аудитории.
• Время изменений: оценка времени, когда изменения вступят в силу.
• Дальнейший контекст: где пользователи могут идти для получения дополнительных сведений.
• Контактные данные: к кому обращаться для предоставления отзывов, задавания вопросов или выражения обеспокоенности.

Рассмотрите возможность поддержания журнала обмена данными на централизованном портале. Таким образом, легко найти связь, время и детали изменений после их возникновения.

Планирование обучения и поддержки

Изменения в средствах, процессах и решениях обычно требуют обучения для их эффективного использования. Кроме того, может потребоваться дополнительная поддержка для решения вопросов или реагирования на запросы на поддержку.

Ниже приведены некоторые действия, которые можно предпринять для планирования обучения и поддержки.

• Централизация обучения и поддержки с помощью централизованного портала. Портал может помочь упорядочить обсуждения, собрать отзывы и распространить учебные материалы или документацию по темам.
• Рассмотрите стимулы , чтобы поощрять самоподдерживающую поддержку в сообществе.
• Запланируйте повторяющиеся рабочие часы , чтобы ответить на вопросы и предоставить наставничество.
• Создание и демонстрация комплексных сценариев для пользователей для практики нового процесса.
• Для существенных изменений подготовьте планы обучения и поддержки, которые реалистично оценивают усилия и действия, необходимые для предотвращения сбоев, вызванных изменениями.

Привлечение исполнительного руководства

Поддержка руководителей имеет решающее значение для эффективного управления изменениями. Когда исполнительный директор поддерживает изменение, он демонстрирует свою стратегическое значение или выгоду для остальной части организации. Это одобрение сверху вниз и подкрепление особенно важно для высоких, крупномасштабных изменений, которые имеют более высокий потенциал для нарушения. Для этих сценариев убедитесь, что вы активно участвуете и включаете своего исполнительного спонсора , чтобы поддержать и укрепить изменения.

Участие заинтересованных лиц

Чтобы эффективно управлять изменениями, вы также можете принять подход вниз вверх, привлекая заинтересованных лиц, которые являются людьми, которые влияют на изменения. При создании плана действий по учёту изменений необходимо выявить и привлечь ключевых заинтересованных лиц в целевых и ограниченных по времени сессиях. Таким образом, вы можете понять влияние изменения на людей, чьи работы будут затронуты изменением. Обратите внимание на свои опасения и их идеи о том, как вы можете уменьшить влияние этого изменения. Убедитесь, что вы определите возможные непредвиденные последствия изменения для других людей и процессов.

Обработка сопротивления изменениям

Важно устранить сопротивление изменениям, так как это может иметь существенное негативное влияние на внедрение и производительность. При устранении сопротивления изменениям рассмотрите следующие действия и мероприятия.

• Привлечь вашего исполнительного спонсора: полномочия, доверие и влияние исполнительного спонсора важно для поддержки управления изменениями и разрешения споров.
• Определение проблем, блокирующих работу: Если изменение вносит нарушения в работу людей, это изменение может препятствовать эффективному выполнению задач во время своих обычных занятий. Для таких проблем с блокировкой определите возможные обходные пути при учете изменений.
• Сосредоточиться на данных и фактах вместо мнений: сопротивление изменениям иногда обусловлено мнением и предпочтениями, потому что люди знакомы с ситуацией до изменения. Понять, почему люди имеют эти мнения и предпочтения. Возможно, это связано с удобством, потому что люди не хотят инвестировать время и усилия в обучении новых инструментов или процессов.
• Сосредоточьтесь на бизнес-вопросы и процессы вместо требований: изменения часто вводят новые процессы для решения проблем и выполнения задач. Новые процессы могут привести к сопротивления изменениям, потому что люди сосредоточены на том, что они пропускают, а не полностью понимать, что нового и почему.

Кроме того, вы можете оказать значительное влияние на изменение сопротивления, привлекая промоутеров и недоброжелателей.

Определение и привлечение промоутеров

Промоутеры являются активными, достоверными личностями в сообществе пользователей, которые выступают за инструменты, решения или инициативы. Промоутеры могут оказать положительное влияние на внедрение, так как они могут влиять на одноранговых пользователей, чтобы понять и принять изменения.

Чтобы эффективно управлять изменениями, необходимо определить и привлечь промоутеров в начале процесса. Вы должны привлечь их и сообщить им об изменении, чтобы лучше использовать и повысить их пропаганду.

Идентификация и взаимодействие с критиками

Недоброжелатели являются противоположностью промоутеров. Они активные, авторитетные персоны в сообществе пользователей, которые выступают против инструмента, решения или инициативы. Недоброжелатели могут иметь значительное негативное влияние на внедрение, потому что они могут убедить сверстников, что изменение не является полезным. Кроме того, недоброжелатели могут выступать за альтернативные решения или решения, запланированные к выводу из эксплуатации, что затрудняет ликвидацию устаревших инструментов, решений или процессов.

Чтобы эффективно управлять изменениями, следует выявлять и привлекать недоброжелатели в начале процесса. Таким образом, вы можете снизить потенциальные негативные последствия, которые они имеют. Кроме того, если вы будете решать их озабоченности, вы можете преобразовать этих скептиков в сторонников, помогая усилиям по внедрению.

Вопросы, которые нужно задать

Используйте такие вопросы, как приведенные ниже, для оценки управления изменениями.

• Существует ли роль или команда, ответственные за управление изменениями в организации? Если да, как они участвуют в инициативах по данным и бизнес-аналитике?
• Изменение рассматривается как препятствие для достижения стратегического успеха среди людей в организации? Признается ли важность управления изменениями в организации?
• Существуют ли значительные промоутеры для решений и бизнес-аналитики в сообществе пользователей? И наоборот, есть ли какие-либо существенные недоброжелатели?
• Какие усилия по взаимодействию и обучению выполняются для запуска новых средств и решений для обработки данных? Сколько времени они длились?
• Как управляются изменения в сообществе пользователей (например, с новыми сотрудниками или повышенными сотрудниками)? Какие мероприятия по введению в курс дела знакомят новых сотрудников с существующими решениями, процессами и политиками?
• Люди, которые создают отчеты Excel, чувствуют себя под угрозой или разочарованы инициативами по автоматизации отчетов с помощью средств бизнес-аналитики?
• В какой степени люди связывают свою идентичность с инструментами, которые они используют, и с решениями, которые они создали и которыми владеют?
• Как планируются и управляются изменения к существующим решениям? Планируется ли изменение, с видимой схемой развития или они реактивны? Получают ли люди достаточное уведомление о предстоящих изменениях?
• Как часто изменения нарушают существующие процессы и средства?
• Сколько времени потребуется для вывода устаревших систем или решений, когда новые становятся доступными? Сколько времени занимает реализация изменений в существующих решениях?
• В какой степени люди согласны с утверждением Я перегружен объемом информации, которую необходимо обработать? В какой степени люди согласны с мнением, что всё меняется слишком быстро и сильно?

Уровни зрелости

Оценка управления изменениями оценивает, насколько эффективно организация может принимать и реагировать на изменения.

Следующие уровни зрелости помогут оценить текущее состояние управления изменениями, так как оно относится к инициативам по данным и бизнес-аналитике.

Связанный контент

В следующей статье серии стратегий внедрения Microsoft Fabric в заключение вы узнаете о ресурсах, связанных с внедрением, которые могут оказаться ценными.