Экспорт и отправка отчета Power BI с помощью Power Automate

С помощью Power Automate можно автоматизировать экспорт и распространение отчетов Power BI в различных форматах и сценариях. В этой статье вы создадите собственный поток с нуля. Используйте действие "Экспорт отчета Power BI в файл", чтобы автоматически отправлять отчет Power BI по электронной почте.

Power Automate — это бескодовый способ взаимодействия с API «Экспорт в файл» в пользовательском интерфейсе. См. статью "Экспорт в файл для отчетов Power BI", чтобы начать взаимодействие с API напрямую. Прежде чем использовать Power Automate для экспорта отчетов Power BI, ознакомьтесь с разделом "Экспорт отчетов из Power BI в PDF для PDF " и "Экспорт отчета Power BI в PowerPoint".

Необходимые условия

Чтобы выполнить следующие действия, убедитесь, что у вас есть следующие предварительные требования:

• По крайней мере одна рабочая область в клиенте Power BI, поддерживаемая зарезервированной емкостью. Дополнительные сведения о зарезервированных емкостях в Power BI Premium.
• Доступ к стандартным соединителям в Power Automate, которые входят в любую подписку Microsoft 365.

Создание потока с нуля

В этой задаче создается простой поток с нуля. Поток экспортирует отчет Power BI в виде PDF-файла и присоединяет его к электронной почте, отправляемой еженедельно.

1. Войдите в Power Automate.

2. Выберите Создать>запланированный облачный поток.

   

3. В Build a scheduled flow присвойте потоку имя.

4. В Запустить этот поток выберите начальную дату и время вашего потока и частоту повторения.

5. В эти дни выберите, в какие дни вы хотите запустить поток, и выберите Создать.

   

6. В «Повторение» выберите Изменить> и Просмотреть расширенные настройки. Введите значение в эти часы и в эти минуты, чтобы задать определенное время для выполнения вашего потока.

   

7. Выберите + Новый шаг.

8. В разделе "Выбор операции" найдите Power BI и выберите "Экспорт в файл" для отчетов Power BI.

   

9. В разделе «Экспорт в файл отчетов Power BI» выберите рабочую область и отчет из раскрывающихся списков.

10. Выберите нужный формат экспорта для отчета Power BI.

    

    Замечание

    При экспорте нескольких страниц в формат PNG ряд .png файлов, каждый файл, представляющий одну страницу отчета, сжимается в файл.zip , который затем добавляется к электронной почте.

11. При необходимости укажите определенные страницы для экспорта в поле Pages PageName -1 . Параметр имени страницы отличается от отображаемого имени страницы. Чтобы найти имя страницы, выполните следующие действия.

    1. Перейдите на страницу в службе Power BI.
    2. Просмотрите URL-адрес в адресной строке браузера. Имя страницы — это сегмент между GUID отчета и параметрами ? запроса.

    Например, в этом URL-адресе:

    https://app.powerbi.com/groups/338cd931-b957-4ba6-a5fa-b0113dab53aa/reports/85ac7583-3bb2-4c2c-a1fa-5a4a875ba88c/ReportSection?ctid=72f988bf-86f1-41af-91ab-2d7cd011db47

    Имя страницы — ReportSection (выделено между последним / и последним ?). Это имя по умолчанию для первой страницы. Если вы переименовывали страницу в Power BI или переходили на другие страницы, вы увидите различные идентификаторы, например ReportSection1ReportSection2, или пользовательское имяSalesOverview.

12. При необходимости укажите конкретный визуальный элемент для экспорта в поле "Визуальное имя ". Чтобы найти визуальное имя, выполните следующие действия:

    1. Откройте отчет в режиме редактирования в службе Power BI.
    2. Выберите визуальный элемент, который требуется экспортировать.
    3. На панели "Визуализации" выберите значок "Формат визуального элемента" (иконка в виде валика).
    4. Разверните общие>свойства.
    5. Скопируйте значение в поле "Имя ".

    Обычно это имя является автоматически созданным идентификатором, например abc123def456 , если вы явно не переименовали визуальный элемент. Вы также можете переименовать визуальный элемент здесь, чтобы было проще ссылаться на него в потоке.

13. При необходимости укажите определенную закладку, отображаемую в поле "Имя закладки". Имя закладки можно найти в URL-адресе отчета после bookmarkGuid=, как показано в примере. Поддерживаются только закладки отчетов , а не личные закладки. Можно указать другие параметры отчета Power BI. Подробные описания этих параметров см. в разделе "Экспорт в файл" для отчетов Power BI.

    https://app.powerbi.com/groups/workspaceGuid/reports/reportGuid/ReportSection?bookmarkGuid=xxxxxxxxxx

14. Выберите + Новый шаг.

15. В разделе "Выбор операции" найдите Outlook и выберите "Отправить сообщение электронной почты( версия 2)".

16. В поле "Отправить сообщение электронной почты" (версия 2) заполните поля "To", "Тема" и "Текст " для электронной почты.

17. Выберите Показать дополнительные параметры. В поле "Имя вложений" — 1 введите имя для вложения. Добавьте расширение файла в имя файла (например, .PDF), соответствующее требуемому формату экспорта.

18. В разделе "Содержимое вложения" выберите "Содержимое файла", чтобы присоединить экспортируемый отчет Power BI.

    

19. По завершении нажмите кнопку "Далее " или "Сохранить". Power Automate создает и оценивает поток и позволяет узнать, находит ли он ошибки.

20. Если возникают ошибки, выберите "Изменить поток ", чтобы устранить их. В противном случае щелкните стрелку "Назад ", чтобы просмотреть сведения о потоке и запустить новый поток. При запуске потока Power Automate экспортирует отчет Power BI в указанном формате и отправляет его в виде вложения электронной почты по расписанию.

Безопасность на уровне строк в Power Automate

При необходимости, если вы хотите отправить отчет на основе безопасности на уровне строк (RLS), необходимо добавить следующие сведения:

• Имя пользователя удостоверений — 1 = эффективное имя пользователя, отраженное маркером для применения правил RLS. Для локальной модели имя пользователя может состоять из буквенно-числовых символов или любого из следующих символов: '.', '-', '_', '!', '#', '^', '~', '\', and '@' Для облачных моделей имя пользователя может состоять из всех символов ASCII. Кроме того, имя пользователя может содержать до 256 символов и не может содержать пробелы.

• Семантическая модель идентификаций — 1 = это значение можно получить, перейдя к параметрам семантической модели, затем скопировав идентификатор семантической модели из строки адреса, как показано в этом примере и на следующем рисунке:

  https://app.powerbi.com/groups/me/settings/datasets/xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx

  

• Элемент ролей идентификаторов — 1 = RLS, определенное в отчёте имя

Соображения & ограничения

• Экспортированные файлы отражают сохраненные значения среза по умолчанию (даже если выбор среза изменяется в последующих действиях пользователя). Чтобы обновить значения среза по умолчанию, повторно сохраните отчет. Чтобы создать экспорт с помощью обновленного выбора срезов, значения следует задать явным образом с помощью вызовов API.

Связанный контент

• Интеграция оповещений данных Power BI с Power Automate
• Начните работу с Power Automate
• Создайте визуализацию кнопки Power Automate
• Дополнительные вопросы? Попробуйте сообщество Power BI