Планирование Microsoft Viva Connections для организации

На этапе планирования создайте команду заинтересованных лиц, чтобы согласовать цели и основные варианты использования для стратегии взаимодействия с пользователем организации, а затем начните с планирования каждого компонента взаимодействия. Рассмотрите метрики успеха и тактику внедрения, чтобы обеспечить соответствие Connections потребностям вашей организации и пользователей.

Следующие действия, помеченные звездочкой (*), являются необязательными или могут применяться только к клиентам, которые используют домашние сайты SharePoint в дополнение к Connections интерфейсу.

Шаг 1. Планирование Connections

Connections предназначена для того, чтобы помочь пользователям выполнять высокоприоритетные задачи и легко получать доступ к важной информации. Этот интерфейс может быть создан со временем по мере адаптации и масштабирования вашей организации. Организации могут использовать существующий домашний сайт интрасети SharePoint (если он доступен) или создать автономный интерфейс Connections.

Connections состоит из трех main компонентов: панели мониторинга, средства чтения новостей и ресурсов:

• Панель мониторинга. Панель мониторинга — это набор цифровых инструментов пользователя. Он объединяет в себе необходимые пользователям инструменты, обеспечивая быстрый и простой доступ, независимо от того, находятся ли они в офисе или в местах.

• Читатель новостей: на вкладке Новости читатель новостей извлекает новости SharePoint с сайтов организации, увеличенных новостей, сайтов, отслеживаемых пользователем, частых сайтов и людей, с которыми пользователи работают в иммерсивном режиме чтения.

• Ресурсы. Ресурсы предоставляют ссылки на наиболее популярные направления в вашей организации. Создайте собственные ссылки или импортируйте их с домашнего сайта SharePoint (если они доступны) или создайте ссылки, предназначенные для определенной аудитории.

Три компонента, составляющие интерфейс Connections, представлены на настольных и мобильных устройствах, но отображаются по-разному. Дополнительные сведения см. в разделе этой статьи, чтобы узнать больше о различиях между классическим и мобильным интерфейсом.

Шаг 2. Рассмотрите возможность использования домашнего сайта SharePoint в дополнение к интерфейсу* (необязательно)

Интерфейс Connections можно создать без домашнего сайта SharePoint (информационный сайт с особыми возможностями), но он может дополнить взаимодействие с пользователем. Домашний сайт SharePoint выступает в качестве входной двери для интрасети вашей организации и шлюза для других популярных порталов, относящихся ко всей организации. Некоторые организации используют домашний сайт SharePoint, чтобы дополнить интерфейс Connections и расширить возможности в Интернете. Если вы решили не создавать домашний сайт SharePoint сейчас, существующий интерфейс Connections может в любое время добавить к нему домашний сайт SharePoint.

Создание домашнего сайта SharePoint для организации* (необязательно)

Домашний сайт SharePoint — это информационный сайт SharePoint, который выступает в качестве входной двери в интрасети вашей организации. После настройки домашнего сайта SharePoint новости, публикуемые с этого сайта, будут приоритетными в интрасети.

Домашний сайт SharePoint можно задать в центре Connections Администратор при создании нового интерфейса или назначить существующему домашнему сайту SharePoint. Наличие домашнего сайта SharePoint также позволяет воспользоваться преимуществами панели приложений SharePoint.

Дополнительные сведения см. в статье Планирование, создание и запуск домашнего сайта SharePoint для вашей организации.

Настройка глобальной навигации на панели приложения SharePoint* (необязательно)

После создания домашнего сайта SharePoint вы можете настроить панель приложения SharePoint, чтобы улучшить навигацию к ресурсам интрасети с помощью глобальной навигации и персонализированного содержимого, например сайтов, новостей, файлов и списков. Ссылки из панели глобальной навигации также можно импортировать в раздел Ресурсы интерфейса Connections.

Дополнительные сведения см. в статье Введение в панель приложения SharePoint.

Просмотр, определение приоритетов и модернизация содержимого в соответствии с ключевыми сценариями и задачами* (необязательно)

После определения ключевых сценариев и задач на этапе планирования подготовьтесь к Connections, убедившись, что приоритетное содержимое размещается на современных информационных сайтах SharePoint и сайтах групп. Можно использовать как современные, так и классические сайты , но в приложении Microsoft Teams отображаются только современные сайты. Классические сайты открываются в отдельном окне браузера.

Если у вас много сайтов SharePoint, обязательно сосредоточьтесь на сайтах, страницах и содержимом, которые относятся к интерфейсу Connections. Модернизировать сайты и содержимое, не связанные с основными задачами и сценариями, можно позже.

Сайты, которые должны быть проверены и определены в первую очередь:

• Сайты, с которыми связаны карточки панели мониторинга.

• Сайты, отображаемые в глобальной навигации.

• Сайты, на которых часто публикуются новости организации.

• Сайты, которые помогают пользователям выполнять наиболее важные повседневные задачи или получать доступ к важной информации.

Ресурсы для модернизации:

• Используйте сканер модернизации SharePoint, чтобы создать панель мониторинга, с помощью которой можно оценить готовность к модернизации.

• Узнайте о том, как преобразовать классические сайты в современные, рассмотрите возможность создания современных сайтов с помощью шаблонов SharePoint .

• Дополнительные рекомендации по рекомендациям и рекомендациям для популярных сайтов, которые, как ожидается, получат большой объем трафика, см. в статье Руководство по работоспособности портала для сайтов с высоким трафиком.

Шаг 3. Планирование панели мониторинга

Начните с определения ключевых сценариев, которые Connections должны поддерживать, и определять владельцев этих возможностей пользователя. Распространенные сценарии: просмотр квитанций о начислении заработной платы и часов отпуска, отправка запросов в службу поддержки, чтение новостей, ознакомление с ежедневным меню обедов, поиск людей в каталоге, управление сменами. Дополнительные сведения см. в полном списке доступных карточек панели мониторинга. Если в вашей организации есть определенные потребности, которые требуют пользовательского карта, рассмотрите возможность создания собственного конструктора карта.

Эти сценарии могут быть ориентированы на определенную аудиторию с помощью Группы Microsoft 365. Определите, какие группы пользователей нуждаются в доступе к определенным ресурсам.

Определите наилучшую компоновку в сотрудничестве с бизнес-группами, которые управляют этими возможностями. Ознакомьтесь с рекомендациями Центра внедрения от успешных Connections клиентов, чтобы получить дополнительные сведения о распространенных сценариях и способах выявления пользовательского интерфейса, который приводит к долгосрочному внедрению.

Процесс планирования

При работе с владельцами бизнеса и ключевыми заинтересованными лицами для согласования стратегии проектирования Connections ответьте на следующие вопросы для каждой задачи:

• Из кого состоит аудитория?

• Чего хотят достичь пользователи, что они хотят изучить?

• Какие средства и технологии они используют в настоящее время?

• Какие средства и технологии потребуется использовать посетителям для выполнения основных задач?

• Какие сведения необходимо распространять?

Учитывайте аудиторию при проектировании

Рекомендуется принимать решения, которые коренятся в конкретных задачах для определенных аудиторий:

• Рассмотрите возможность использования общей платформы для планирования сценариев, которая начинается с выбора определенной роли или аудитории "В моей роли как...".

• Затем следует сформулировать более точную цель: "Мне требуется...".

• Затем выберите идеальный инструмент или процесс для достижения цели в разделе Чтобы при этом...".

• Наконец, опишите критерии достижения успеха: Я буду знать, что успех достигнут, когда....

Например, создайте следующую таблицу, чтобы получить список бизнес-сценариев, к которым вы хотите обратиться с карточками на панели мониторинга:

Помните, что не все задачи следует превращать в карта на панели мониторинга. Сосредоточьтесь на задачах, наиболее влияющих на пользователей, которые могут быть выполнены в течение короткого времени.

Примеры различных макетов панелей мониторинга

Панель мониторинга должна быть сосредоточена на наиболее важных задачах. Задачи, важные только для определенной аудитории, должны быть целенаправленными: каждый пользователь должен видеть только те карточки, которые применимы к его повседневной работе.

Например, следующие мобильные панели мониторинга предназначены для различных рабочих ролей и карточек панелей мониторинга, которые более тесно связаны с их ролями.

Специалисты информационного обеспечения	Линейный персонал

Содержимое для панелей мониторинга планирования

• Создание и настройка панели мониторинга.

• Просмотрите доступные карточки панели мониторинга или создайте собственный конструктор карта.

• Просмотрите модель разрешений для Connections.

• Используйте существующие Группы Microsoft 365 или при необходимости создавайте группы новостей, чтобы можно было быстро создавать карточки и нацеливать их на определенную аудиторию.

Шаг 4. Подготовка к читателю новостей

Читатель новостей представляет новости SharePoint с сайтов организации, новости с расширением, сайты, отслеживаемые пользователями, частые сайты и люди, с которыми пользователи работают в иммерсивном режиме чтения. Это дает издателям содержимого надежный метод распространения важных новостей и информации, в то же время поддерживая сотрудников переднего ряда, информационных работников и гибридных работников, как вовлеченных и информированных о важных новостях и объявлениях.

Целевая аудитория может использоваться для отображения содержимого новостей определенным группам людей, если вы хотите представить информацию, которая относится только к определенной группе людей. Например, вы можете нацеливать новости о конкретном проекте только на участников команды и заинтересованных лиц проекта. Дополнительные сведения см. в статье о таргетинге аудитории.

Пользователи могут получить доступ к своим новостям на вкладке новости в интерфейсе Connections. Дополнительные сведения см. в статье читателя новостей в Connections.

Шаг 5. Планирование ресурсов

Ресурсы — это навигационные ссылки на порталы и другие популярные места назначения. Ресурсы должны быть наиболее важными и популярными порталами для вашей целевой аудитории и могут быть ориентированы на определенную аудиторию.

Организации с домашним сайтом SharePoint , который создал глобальную панель навигации , также могут предоставлять пользователям ссылки на ресурсы. Доступ к глобальной панели навигации за пределами SharePoint может быть доступен только пользователям через приложение Connections в Microsoft Teams, выбрав логотип организации на панели приложения Teams. Ссылки из панели глобальной навигации также можно импортировать в раздел Ресурсы интерфейса Connections.

Дополнительные сведения см. в статье о редактировании ресурсов. Дополнительные сведения о навигации по SharePoint см. в статье Введение в архитектуру сведений о SharePoint.

Шаг 6. Создание плана принятия

Планирование изменений и помощь пользователям в внедрении новых ресурсов отличаются для каждой организации. Используйте перечисленные здесь рекомендации и лучшие методики в качестве отправной точки, чтобы создать план внедрения, соответствующий нуждам вашей организации. Включите в план рекомендации по управлению изменениями и учебные материалы для конечных пользователей.

Рекомендации по внедрению

• Пользователи могут получить доступ к Connections из Microsoft Teams, SharePoint и домашнего Viva Suite на настольных или мобильных устройствах.

• Используйте ранних последователей и лидеров , чтобы распространить свой энтузиазм на остальную часть организации.

• Спланируйте взаимодействие с пользователями там, где они обычно общаются и обмениваются информацией (например, если в вашей организации пользователи уже общаются в Teams, спланируйте публикацию в каналах).

• Определите, куда следует идти вопросы о Connections и кто должен на них ответить. Рассмотрите возможность использования Viva Engage, сайта SharePoint или каналов Teams, чтобы пользователи могли задавать вопросы или просматривать часто задаваемые вопросы.

• Дополнительные сведения об внедрении, рекомендациях и получении шаблонов коммуникации см. в центре внедрения Viva.

Рекомендации по управлению изменениями

• Сначала проинформируйте пользователей и заинтересуйте их в новом приложении. Используйте разные каналы, чтобы охватить разные сегменты аудитории. Например, для пользователей, работающих в офисе, можно использовать комнаты отдыха или конференц-залы. Для удаленных сотрудников и остальной части организации запланируйте размещение объявлений в Teams, Viva Engage и SharePoint.

• Убедитесь, что разные аудитории конечных пользователей могут легко понять, как это новое средство помогает улучшить их повседневную работу.

• Предоставьте пользователям возможность задавать вопросы, получать помощь и смотреть демонстрации в прямом эфире. Рассмотрите возможность проведения еженедельных учебных занятий или выделения рабочего времени в течение первого месяца внедрения. Опирайтесь на энтузиастов, когда это возможно.

• Поддерживайте изменения, поощряя использование новых инструментов.

• Четко объясните, как использовать Connections на настольных и мобильных устройствах, как взаимодействовать с панелью мониторинга, веб-каналом и ресурсами, а также где просматривать последние новости и объявления.

• Создайте специализированное руководство для различных аудиторий, таких как сотрудники первой линии или гибридные рабочие.

Рекомендации по обучению

• Используйте обучение, чтобы повысить осведомленность о том, как использовать Connections на настольных и мобильных устройствах.

• Демонстрация различных способов подключения и взаимодействия с карточками на панели мониторинга.

• Обдумайте возможность предоставления разных учебных ресурсов для разных сегментов аудитории.

• Выделите популярные ссылки, которые можно найти на вкладке Ресурс на мобильном устройстве.

Шаг 7. Рассмотрение метрик успешности

Часть процесса планирования включает определение метрик, которые будут использоваться для оценки эффективности Connections в объединении организации и информировании конкретных аудиторий.

• Используйте функцию аналитики в Connections. Используйте аналитику, чтобы понять, как и когда пользователи взаимодействуют с компонентами интерфейса Connections, с типами контента, с которыми взаимодействуют пользователи, и платформами, используемыми для доступа к Connections.

• Высокоуровневое представление об использовании в приложениях M365: Используйте аналитику использования Microsoft 365 для доступа к предварительно созданной панели мониторинга, содержащей несколько готовых отчетов, посвященных внедрению приложений Microsoft 365, использованию, обмену данными и совместной работе.

• Данные для уровня сайта или страниц: получайте отчеты об использовании на уровне сайта и на уровне страниц в SharePoint, чтобы измерять вовлеченность пользователей и анализировать информацию о времени обращения пользователей к содержимому и об используемых устройствах.

• Получайте отзывы непосредственно у пользователей: можно дополнить аналитику использования непосредственным мнением пользователей об удовлетворенности новой системой. Рассмотрите возможность создания карточки на панели мониторинга со ссылкой на форму Microsoft Forms, в которой пользователи смогут оценить свою удовлетворенность новым решением и оставить отзывы.

Шаг 8. Планирование обслуживания с течением времени

По мере роста и развития бизнеса вы, скорее всего, определите новые сценарии, которые могут поддерживаться Connections. Со временем вы можете отказаться от использования карточек на панели мониторинга или изменить порядок глобальной навигации в ресурсах.

Кроме того, пользователи будут оставлять отзывы, на основе которых можно улучшить интерфейс. Каждый из этих сценариев требует времени для реализации и взаимодействия по мере необходимости. Назначьте выделенного сотрудника или команду для управления этими задачами в течение определенного времени.

• Щиток: После того как владелец или участник спроектируют и протестируют интерфейс, панель мониторинга потребуется обновить только для поддержки новых сценариев или прекращения использования старых сценариев.

• Кормить: Содержимое динамически отображается и агрегируется из новостей SharePoint и Viva Engage.

• Ресурсы: Как и на панели мониторинга, после установки ссылок на сайты ресурсы будут обновляться только по мере необходимости.

Затем создайте и настройте Connections для своей организации.

Когда вы соответствуете требованиям (для клиентов, которым нужен домашний сайт SharePoint), имеете план для панели мониторинга и готовы помочь пользователям внедрить Connections, пришло время перейти к этапу сборки.