Руководство: Из рабочей книги Excel в отчет Power BI в Microsoft Teams

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ: Служба Power BI Power BI Desktop

Ваш менеджер хочет увидеть отчет о последних продажах и прибыли к концу дня. Однако последние данные находятся в файлах на вашем ноутбуке. В прошлом, потребовалось несколько часов, чтобы создать отчет, и вы начинаете чувствовать беспокойство.

Нет проблем! С помощью Power BI вы можете создать потрясающий отчет и поделиться им в Microsoft Teams без времени!

В этом руководстве мы загружаем файл Excel, создаем новый отчет и делимся им с коллегами через Microsoft Teams, находясь в Power BI. В этом руководстве вы узнаете, как:

• Подготовка данных в Excel.
• Скачайте демонстрационные данные.
• Создайте отчет в службе Power BI.
• Закрепите визуальные элементы отчета на панели мониторинга.
• Поделитесь ссылкой на панель мониторинга.
• Предоставление общего доступа к панели мониторинга в Microsoft Teams

Предварительные условия

• Зарегистрируйтесь в сервисе Power BI.
• Скачайте книгу "Финансовый пример" и сохраните ее на компьютере или в OneDrive.

Подготовка данных в Excel

Давайте рассмотрим файл Excel в качестве примера.

1. Прежде чем загрузить файл Excel в Power BI, необходимо упорядочить данные в неструктурированных таблицах. В плоской таблице каждый столбец содержит один и тот же тип данных; например, текст, дата, число или валюта. В таблице должна быть строка заголовка, но столбцы или строки, отображающие итоги, отсутствуют.

   

2. Затем отформатируйте данные в виде таблицы. В Excel на вкладке "Главная" в группе "Стили" выберите "Формат в виде таблицы".

3. Выберите стиль таблицы, чтобы применить его к вашему листу.

   Лист Excel теперь готов к загрузке в Power BI.

   

Отправка файла Excel в служба Power BI

Служба Power BI подключается ко многим источникам данных, включая файлы Excel, сохраненные на вашем компьютере.

1. Чтобы приступить к работе, войдите в служба Power BI. Если вы еще не зарегистрировались, это можно сделать бесплатно.

2. В моей рабочей области выберите Новый элемент>Отчет.

   

3. Выберите Excel.

   

4. Выберите " Отправить файл " и перетащите или перейдите к расположению файла Excel.

   

   Теперь у вас есть семантическая модель для примера финансовых данных. Power BI также автоматически создал пустую панель мониторинга. Если панель мониторинга не отображается, обновите браузер.

5. Если вы не вошли, перед отправкой файла Excel необходимо войти в систему. Выберите Далее.

6. В окне выбора данных Power Query выберите таблицу финансовых средств в книге Excel и нажмите кнопку "Создать".

   

Создание отчетов

Отчет открывается в режиме редактирования и отображает пустой холст отчета. Справа находятся области "Фильтры", "Визуализации" и "Данные ". Данные таблицы книги Excel отображаются на панели данных . Вверху имя таблицы — финансовые показатели. Здесь Power BI выводит заголовки столбцов в виде отдельных полей.

Обратите внимание на символы Sigma в списке данных? Power BI обнаружила, что эти поля являются числовыми. Power BI также может обнаруживать географические поля и поля даты.

1. Чтобы получить больше места для холста отчета, сведите к минимуму область фильтров с помощью стрелки ().>>

2. Теперь можно приступить к созданию визуализаций. Предположим, ваш менеджер хочет увидеть прибыль с течением времени. В области данных перетащите прибыль на холст отчета.

   По умолчанию Power BI отображает гистограмму с одним столбцом.

   

3. Перетащите дату на столбчатую диаграмму.

   Power BI обновляет столбец диаграммы, чтобы показать прибыль по годам.

   

4. Наведите указатель мыши на диаграмму и выберите вилочные двойные стрелки для отображения кварталов , а затем снова выберите их, чтобы показать месяцы.

   

   Декабрь 2014 года был самым прибыльным месяцем.

   Совет

   Если значения диаграммы не соответствуют вашим ожиданиям, проверьте агрегации. Например, в поле "Значения" выберите поле "Прибыль ", которое вы только что добавили, и убедитесь, что данные агрегируются так, как вы хотите. В этом примере мы используем Sum.

Создание карты

Ваш менеджер хочет знать, какие страны или регионы являются наиболее прибыльными. Впечатлите руководителя визуализацией карты.

1. Выберите пустую область на холсте отчета.

2. В области данных перетащите поле "Страна" на холст отчета, а затем перетащите поле "Прибыль" на карту.

   Power BI создает визуальный элемент карты с пузырьками, представляющими относительную прибыль каждого расположения.

   

   Вы видите, что прибыль европейского и Северная Америка региона примерно одинакова.

Создайте визуализацию сегментов продаж

Как отобразить визуальный элемент, показывающий продажи по продукту и сегменту рынка? Это легко.

1. Выберите пустой холст.

2. В области данных выберите поля "Продажи", "Продукт" и "Сегмент".

   Power BI создает кластеризованную гистограмму.

   

3. Измените тип диаграммы, выбрав один из значков в меню "Визуализации ". Например, измените его на столбчатую диаграмму с накоплением.

   

4. Чтобы отсортировать диаграмму, выберите "Дополнительные параметры " (...) и выберите параметр сортировки в меню.

Улучшите визуальные элементы

Внесите следующие изменения на вкладку "Формат " на панели "Визуализации" , а затем перейдите на вкладку "Общие ".

1. Выберите столбчатую диаграмму суммы прибыли по году, кварталу, месяцу и дню. В разделе "Заголовок" измените размер текста на 16 pt. В разделе "Эффекты" переключите "Тень" на "Вкл".

2. Выберите диаграмму " Продажи по продуктам и сегментам " с накоплением. В разделе "Заголовок" измените размер текста заголовка на 16 pt. В разделе "Эффекты" переключите "Тень" на "Вкл".

3. Выберите карту "Прибыль по стране". Выберите вкладку Визуализация, а затем выберите Настройки карты>Стиль. Измените стиль по умолчанию на серое (светлое). Перейдите на вкладку "Общие ". В разделе "Заголовок" измените размер текста заголовка на 16 pt. В разделе "Эффекты" переключите "Тень" на "Вкл".

Добавление заголовка отчета

1. Выберите параметр "Текстовое поле ".

2. Перетащите поле в левый верхний угол. Введите в поле "Продажи по всему миру ".

   

3. Выделите текст и сделайте шрифт размером36.

   

Закрепить на панели мониторинга

Вы можете закрепить все визуальные элементы на пустой панели мониторинга, созданной Power BI по умолчанию.

1. Наведите указатель мыши на визуализацию и выберите Закрепить визуализацию.

   

2. Перед закреплением визуального элемента на панели мониторинга необходимо сохранить отчет. Присвойте отчету имя и нажмите кнопку "Сохранить".

3. Закрепите каждый визуал на дашборде, созданном в Power BI, Financial Sample.xlsx.

4. При закреплении последнего визуального элемента выберите "Перейти к панели мониторинга".

5. Power BI автоматически добавила элемент Financial Sample.xlsx на панель. Выбор дополнительных параметров (...)>Удаление плитки.

   

6. Измените порядок и измените размер плиток любым способом.

Панель мониторинга и отчет готовы.

Поделитесь ссылкой на вашу панель мониторинга

Теперь пришло время поделиться панелью мониторинга с менеджером. Вы можете поделиться панелью мониторинга и базовым отчетом с любым коллегой, у которого есть учетная запись Power BI. Они могут взаимодействовать с отчетом, но они не могут сохранять изменения. Если вы это разрешите, они могут поделиться повторно с другими или создать новый отчет на основе базовой семантической модели.

Пошаговые инструкции по параметрам общего доступа, разрешениям и лицензированию см. в статье "Совместная работа и предоставление общего доступа к отчетам и панелям мониторинга Power BI".

Поделиться в Microsoft Teams

Вы также можете предоставлять общий доступ к отчетам и панелям мониторинга своим коллегам в Microsoft Teams.

1. Чтобы предоставить общий доступ в Teams, в верхней части панели мониторинга выберите "Чат" в Teams.

   

2. В Power BI открывается диалоговое окно «Отправить в Teams». Введите имя пользователя, группы или канала и выберите "Общий доступ".

   

3. Ссылка отображается в публикациях для этого человека, группы или канала.

   

Связанный контент

• Теперь, когда вы создали базовый отчет в сервисе Power BI, почему бы не создать отчет в Power BI Desktop? Попробуйте учебник От Excel-работы до потрясающего отчета в Power BI Desktop.

Есть еще вопросы? Попробуйте Сообщество Power BI.