Управляйте текущими операциями сообщества

В этой статье объясняется, как поддерживать вовлеченность сообщества между событиями, а также как выстроить систему для отслеживания активности и непрерывного совершенствования программ.

Вовлеченность сообщества и программная деятельность

В перерывах между значимыми событиями сообществу необходимы регулярные действия для сохранения вовлеченности, обмена знаниями и выстраивания отношений. Благодаря таким регулярным программам разовые участники событий становятся постоянными членами сообщества, а со временем опытными пользователями.

Регулярные действия для вовлечения

Ниже представлены несколько эффективных действий для поддержания вовлеченности:

• Открытые консультации и сеансы вопросов и ответов: организуйте еженедельный или раз в две недели открытые созвон или чаты, где создатели смогут задавать вопросы и получать помощь по своим проектам в Copilot Studio. Чередуйте ведущих, в роли которых выступают опытные пользователи, — так на вопросы не будут отвечать одни и те же сотрудники основной команды. Такой формат служит подстраховкой для создателей, экспериментирующих с новыми агентами, и помогает им не зайти в тупик. Он также стимулирует совместное решение проблем внутри сообщества (участники могут отвечать друг другу на вопросы).

• Дискуссионные форумы: поддерживайте активный канал Viva Engage или канал Teams для сообщества. Поощряйте взаимодействие опросами («Какой случай нам стоит рассмотреть дальше?»), заданиями («Поделитесь своим самым креативным запросом для агента!») и советами («Знаете ли вы, что можно использовать готовые шаблоны агентов, чтобы сэкономить время? Вот как...»). Цель — перейти от объявлений основной команды к открытым обсуждениям, где участники делятся вопросами, идеями и опытом.

• Наставничество и поддержка участников: создайте формальную программу наставничества по мере роста вашего сообщества. Например, новые создатели могут зарегистрироваться, чтобы поработать в паре с опытным наставником или пользователем на период 4–6 недель. Предоставьте руководство по наставничеству с предложениями по встречам (например, «встречаться 30 минут в неделю, чтобы обсудить проект или прогресс обучения подопечного»). Эти наставнические отношения помогают новым сотрудникам добиваться успеха и оставаться вовлеченными. Это также помогает наставникам развивать лидерские качества.

• Геймификация и челленджи: введите дружеские соревнования или значки, чтобы стимулировать активность. Например, проведите месячный «челлендж агента». Участники получают баллы за выполнение задач, таких как посещение мероприятия (пять баллов), публикация полезного совета (два балла), публикация агента в производстве (десять баллов) и наставничество (пять баллов). Публикуйте рейтинги, чтобы создавать азартное соперничество, и вручайте небольшие призы.

• Контентные обзоры: организуйте короткие сеансы (15–30 минут), на которых участник делится советом или проводит краткую демонстрацию. Например, опытный пользователь может продемонстрировать процесс создания агента в режиме реального времени на встрече в Teams или рассказать, как он решил сложную проблему. Этот формат способствует распространению знаний, повышает уверенность докладчика и побуждает других брать инициативу и выступать с презентациями в дальнейшем.

Поощряйте опытных пользователей вести мероприятия

Опытные пользователи должны быть в самом сердце вашего сообщества:

• Поощряйте опытных пользователей брать на себя проведение некоторых из упомянутых ранее мероприятий (например, вести офисные часы или модерировать форум в течение недели). Такой подход распределяет нагрузку и расширяет их возможности.

• Назначьте опытного пользователя ответственным за проведение ежемесячного или раз в два месяца круглого стола для других пользователей. Поощряйте их делиться мнениями и обратной связью от своих отделов, координировать предстоящие мероприятия (каждый опытный пользователь может провести локальную встречу или обучение в своей части организации) и обсуждать сложные вопросы. Эта встреча формирует чувство общности и укрепляет лидерские навыки.

Сделайте этот процесс увлекательным и полезным

Сообщество должно быть местом, где царят страсть, любопытство и профессиональный рост, а не ощущаться как дополнительная работа. Вот несколько идей:

• Начинайте встречи или рассылки с коротким и забавным элементом, например, «Викторина по агентам» (знаете ли вы, что первая версия Copilot Studio могла делать только X?) или мемом о жизни до и после Copilot Studio.

• Щедро используйте функции реакции (лайки, значки похвалы в Teams), чтобы отмечать полезные сообщения или ответы.

• Когда кто-то вносит вклад (отвечает на вопрос, делится компонентом и т.д.), ключевой член команды может поблагодарить его и предложить оформить этот вклад как короткую демонстрацию или блог для сообщества. Такой подход помогает участникам стать лидерами мнений.

Связь с событиями

Используйте события как вехи в календаре вовлеченности, но также заполняйте промежутки между ними такими программами, как:

• Перед хакатоном проведите подготовительные сеансы (офисные часы по темам хакатона или посты по подбору команд, например: «Ищете команду? Представьтесь здесь!»).

• После мероприятия используйте форум сообщества для дальнейших обсуждений (например, тему «Публикуйте ссылки и обновления ваших проектов хакатона здесь!»), чтобы побудить команды продолжать совершенствовать свои решения с помощью обратной связи сообщества.

• На вопросы, которые остались без ответа на сеансе мероприятия, отвечайте в форуме и отмечайте тех, кто их задавал. Такой подход демонстрирует отзывчивость и увеличивает ценность события.

Вовлеченное сообщество требует постоянного внимания. Предложите несколько способов участия, чтобы участники могли выбрать то, что лучше всего подходит им: посещение мероприятия, задать вопрос онлайн, наставничество коллег или участие в челлендже. Со временем эти взаимодействия формируют прочную сеть поддержки коллег и обмена знаниями, делая сообщество самодостаточным. Участники начинают отвечать друг другу на вопросы и организовывать встречи. Это постоянное вовлечение поддерживает динамику и делает сообщество частью повседневной рабочей жизни.

Измерение, обратная связь и влияние

Чтобы продемонстрировать ценность вашего сообщества Copilot Studio и проводимых мероприятий, а также понять, что работает хорошо, а что требует улучшения, внедрите эффективную систему оценки и сбора обратной связи. Рассматривайте свое сообщество и мероприятия как продукт: определяйте ключевые показатели эффективности (КПЭ) и используйте данные для улучшения.

Метрики событий

Для каждого события ведите учет следующих метрик:

• Посещаемость: количество зарегистрированных участников по сравнению с фактическими участниками (например: «120 зарегистрировано, 90 присутствовало, явка 75 %»).

• Профиль участника: разбивка по ролям или отделам, чтобы понять, кого вы охватываете (например, 50 % ИТ-отдел, 30 % финансовый отдел, 20 % отдел кадров).

• Вовлеченность во время мероприятия: показатели участия, такие как заданные вопросы, ответы на опросы, показатели практического завершения мастер-класса и другие показатели вовлеченности.

• Обратная связь и удовлетворенность: используйте Microsoft Forms для опроса участников после мероприятия. Ключевые вопросы включают уровень удовлетворенности (1–5), индекс лояльности Net Promoter Score (вероятность рекомендации коллегам), самый ценный сеанс и один аспект, который можно улучшить в следующий раз. Отслеживайте эти показатели со временем и стремитесь к положительной динамике или стабильно высоким значениям. Например, если средний уровень удовлетворенности ниже целевого показателя, изучите комментарии, чтобы выявить возможности для улучшения. Комментарии могут свидетельствовать о том, что контент слишком сложный или что демонстрации не работали из-за проблем со средой — это факторы, которые можно исправить.

• Немедленные результаты: спросите, привело ли событие к каким-либо действиям. Например: «Планируете ли вы начать проект с агентом в следующем месяце?» или «Чувствуете ли вы себя более уверенно при работе с Copilot Studio после этого мероприятия?» Большинство ответов «да» свидетельствует об успехе в мотивации и обучении.

Метрики сообщества

Постоянно отслеживайте следующие метрики:

• Членство и динамика: количество участников сообщества плюс динамика (например, прибавление 30 % в прошлом квартале). Также отслеживайте показатель конверсии участников мероприятий в членов сообщества. Если некоторые участники не присоединились к форуму, свяжитесь с ними.

• Активность и вовлеченность: активные пользователи за месяц на вашем форуме сообщества (посты, комментарии, лайки). Если у вас есть группа Viva Engage, в аналитике можно увидеть активных пользователей и публикации по дням или неделям. В Teams вы можете вручную подсчитать количество созданных сообщений или веток обсуждения. Также отслеживайте участие в мероприятиях со временем — проверяйте, увеличивается ли посещаемость по мере повторения мероприятий и являются ли участники постоянными или новыми.

• Опытные пользователи и развитие навыков: количество опытных пользователей и активных наставников. Количество создателей на каждом уровне квалификации. Создайте и поддерживайте панель мониторинга для отслеживания количества людей, завершивших «начальное обучение», создавших хотя бы одного агента или опубликовавших несколько агентов.

• Влияние решений: фиксируйте результаты проектов, реализованных сообществом:

  • Отслеживайте количество агентов, развернутых в производстве или пилотных проектах, созданных членами сообщества или в рамках мероприятий.
  • Ключевые результаты этих решений (экономия времени, удовлетворенность пользователей, снижение ошибок и так далее). Например: «Наш бот для онбординга сотрудников, созданный на хакатоне, обрабатывает 300 запросов сотрудников в месяц, экономя примерно 50 часов работы сотрудников отдела кадров ежемесячно».
  • Если возможно, привязывайте результаты к бизнес-метрикам (например, агент по продажам, созданный участником сообщества, обеспечил 10 % более быстрое оформление предложений, что повлияло на рост дохода).

• Индикаторы внедрения: работайте с ИТ-отделом, чтобы определить, можно ли использовать точки телеметрии в качестве прокси для оценки внедрения. Например:

  • Рост числа активных пользователей Copilot Studio или опубликованных агентов в арендаторе со временем.
  • Потребление связанных ресурсов, включая увеличение использования определенных коннекторов и запросов на создание сред Power Platform для разработки агентов.
  • Если ваша организация использует Систему управления Copilot или другие инструменты мониторинга, включите эти показатели внедрения в отчетность о влиянии сообщества.

Циклы обратной связи

Обеспечьте участникам простую возможность предоставить отзыв:

• После мероприятий используйте формы или экспресс-опросы. Подумайте также о сборе отзывов в свободной форме. Например, цитаты типа: «Я никогда не думал, что смогу создать агента ИИ, но после семинара сделал это за 2 часа!» Эти истории не менее важны, чем цифры.

• Периодически проводите экспресс-опрос в сообществе, чтобы узнать отношение участников: получают ли они ценность от участия? С какими трудностями они сталкиваются? Чувствуют ли они поддержку со стороны сообщества? Используйте сочетание вопросов с оценочными шкалами и открытых вопросов для получения полезной информации.

• Анализируйте, какой контент сообщества наиболее популярен. Например, если аналитика вашего SharePoint хаба показывает, что статьи с практическими рекомендациями набирают много просмотров, выпускайте больше таких материалов. Если посещаемость на ежемесячном онлайн-сеансе по вопросам и ответам низкая, а на форуме активно задают вопросы, попробуйте провести асинхронный сеанс «Задайте вопрос» (AMA).

Отчет и итерация

Сконсолидируйте метрики в единой панели мониторинга или отчете для заинтересованных сторон:

• Используйте Power BI для создания панели мониторинга, которая собирает данные из различных источников (результаты Forms, аналитика платформы сообщества и т. д.) для актуального обзора состояния сообщества. Эта панель может включать графики роста числа участников, тенденций посещаемости мероприятий и показатели удовлетворенности.

• Предоставьте ежеквартальный отчет сообщества руководству, акцентируя внимание на том, как усилия сообщества приводят к результатам. Например, сочетайте метрики с нарративами: «На наших трех мероприятиях за второй квартал обучение по созданию агентов Copilot Studio прошли 75 сотрудников (по 25 на мероприятие). В результате количество активных пользователей Copilot Studio в организации выросло с 50 до 85 за последние три месяца. Один из проектов хакатона — автоматизированный агент генерации отчётов — сейчас пилотируется в финансовом отделе, чтобы сэкономить примерно 10 часов в месяц на ручной работе. Этот отчет связывает активность с результатами и показывает эффективность программы.

Измерения делают больше, чем просто доказывают ценность. Они показывают, в каких областях требуется улучшение. Если в каком-либо отделе отмечается низкий уровень вовлеченности, организуйте там специальное мероприятие или назначьте опытного пользователя. Если обучающие мероприятия имеют более низкие показатели удовлетворенности, пересмотрите содержание или формат. Относитесь к инициативам сообщества как к продукту в режиме постоянного улучшения. Используйте метрики и отзывы как данные пользователей для улучшения пользовательского опыта.

Следующие шаги

После того как вы наладите системы постоянного взаимодействия и измерения, выполните следующие действия:

1. Внедрите регулярные активности: начните с приемных часов и обсуждений на форумах.
2. Настройте панели мониторинга: начните отслеживать ключевые метрики с первого дня.
3. Наладьте циклы обратной связи: внедряйте регулярные опросы и механизмы сбора отзывов.
4. Перейдите к инфраструктуре: создайте техническую инфраструктуру для поддержки ваших операций.

После того как вы наладите постоянное взаимодействие и системы измерения, создайте техническую инфраструктуру и партнерские отношения, которые будут способствовать росту и устойчивому развитию вашего сообщества.