Создание серий номеров

Для каждой компании, которую вы создаете, необходимо присвоить уникальные идентификационные коды таким объектам, как счета главной книги, счета клиентов и поставщиков, а также счета-фактуры и другие документы. Нумерация необходима не только для идентификации. Хорошо продуманная система нумерации позволяет повысить управляемость организации, упростить анализ и сократить количество ошибок при вводе данных.

Important

По умолчанию пропуски в сериях номеров не допускаются, потому что по закону точная история финансовых операций должна быть доступна для аудита и, следовательно, должна следовать непрерывной последовательности без удаленных номеров.

Если вы хотите разрешить пропуски в определенных сериях номеров, сначала проконсультируйтесь со своим аудитором или главным бухгалтером, чтобы убедиться, что вы не нарушаете требований законодательства вашей страны/региона. Дополнительные сведения см. в разделе Пропуски в сериях номеров.

Замечание

Рекомендуется использовать те же коды серий номеров, что и перечисленные на странице Список серий номеров в демонстрационной организации CRONUS. Коды, такие как P-INV+ могут не иметь непосредственного смысла, но Business Central имеет несколько параметров по умолчанию, которые зависят от этих кодов рядов чисел.

Чтобы создать систему нумерации, необходимо задать один или несколько кодов для каждого типа основных данных или документов. Например, можно настроить один код для нумерации клиентов, второй — для нумерации счетов продажи, а третий — для нумерации документов в финансовых журналах. После настройки кода следует настроить по меньшей мере одну строку серии номеров. В строке серии номеров содержатся такие сведения, как первый и последний номер в серии и дата начала. Для каждого кода серии номеров можно задать более одной строки серии номеров, с разной датой начала для каждой строки. Серии номеров являются последовательными, начиная каждая с соответствующей даты начала.

Замечание

Максимальная длина номера в номерной серии — 20 символов. Существуют некоторые ситуации, когда Business Central добавляет число с идентификатором, созданным системой. Например, если для применения транзакций используются такие документы, как счета-фактуры, например платежи, Business Central создает идентификаторы для примененных транзакций. Идентификатор состоит из числа ряда и шести символьного идентификатора, назначаемого системой, например -12345. Если вы ожидаете обработать более 9,999 документов в банковских или GIRO-журналах, или журналах приходных квитанций, настроите нумерацию для этих типов документов с учетом менее чем 14 символов.

Обычно серии номеров настраиваются для автоматической вставки следующего номера по порядку в новых карточках или документах. Однако серии номеров можно также настроить таким образом, чтобы можно было вводить номера вручную. Чтобы вручную вводить номера, включите переключатель Номера вручную.

При необходимости в использовании нескольких кодов серии номеров для одного типа основных данных, например, если требуется использовать разные серии номеров для разных категорий товаров, можно воспользоваться связями серий номеров.

Получение помощи от Copilot

Функция Copilot, которая предлагает ряд чисел, может помочь администраторам создавать и поддерживать ряды чисел для всех сущностей и документов в Business Central на основе структурированных входных данных или естественного языка. Чтобы узнать больше об этой возможности на основе ИИ, см. статью Предложение серий номеров с помощью Copilot.

Пропуски в сериях номеров

Не все записи, создаваемые в Business Central, являются финансовыми транзакциями, которые должны использовать последовательное нумерирование. Например, можно назначать серии номеров клиентам, предложениям с расценками и складским заданиям, но они не подпадают под финансовый аудит и/или могут быть удалены. Для таких серий номеров можно установить флажок Разрешить пропуски в серии номеров на странице Строки серии номеров. Эту настройку также можно изменить после создания серии номеров. Дополнительные сведения см. в разделе Создание новой серии номеров.

Поведение поля № на документах и карточках

В документах продажи, приобретения, передачи и обслуживания, а также на всех карточках поле Номер можно заполнить автоматически из предопределенного числового ряда или добавить вручную.

Поле Номер может заполняться тремя способами:

  1. Если для данного типа документа или карточки существует только одна серия номеров и выбрано поле Серия номеров по умолчанию, а поле Нумерация вручную не выбрано для этой серии номеров, это поле автоматически заполняется следующим номером серии.

  2. Если для типа документа или карточки имеется несколько серий номеров, а флажок "Серии номеров по умолчанию" не выбран для назначенной серии, отображается поле "№". Вы можете перейти на страницу Серия номеров и выбрать серию номеров, которую нужно использовать. Следующий номер в серии вставляется в поле No.

  3. Если для типа документа или карты не настроена серия номеров, либо если для серии номеров было выбрано поле Нумерация вручную, то поле Номер отображается, и необходимо ввести номер вручную. Можно ввести до 20 алфавитно-цифровых символов.

При открытии нового документа или карточки, для которой существует номерная серия, открывается страница Настройка серий номеров, чтобы можно было настроить серию номеров для этого типа документов или карточек и продолжить работу.

Замечание

Если необходимо включить ручное нумерование, например, для новых карточек товаров, созданных в процессе миграции данных, который по умолчанию скрывает №, перейдите на страницу Настройка запасов и выберите поле № товара, чтобы открыть и установить связанную серию номеров на Ручные номера.

То же самое относится к использованию функций управления сервисом. Для устранения этой проблемы перейдите на страницу Настройка управления сервисом и выберите поле Серия ном. серв. товаров, чтобы установить для серии номеров значение Ручная нумерация.

Создание новой серии номеров

  1. Выберите Поиск (Alt+Q) в правом верхнем углу, введите № серийный, и выберите связанную ссылку.
  2. Выберите действие Создать.
  3. В новой строке заполните поля, как требуется. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.
  4. Выберите действие Строки.
  5. На странице Строки серии номеров заполните поля, чтобы задать фактическое назначение и содержимое серии номеров, созданной на шаге 2.
  6. Повторите шаг 5 для стольких различных использований числовой последовательности, сколько вам необходимо. Поле Дата начала определяет, какая строка серии номеров активна.

Tip

Чтобы разрешить пользователям указывать номера вручную при регистрации нового клиента или поставщика, например, выберите поле Нумерация вручную в самой серии номеров. Чтобы запретить ввод номеров вручную, очистите поле.

Вы можете назначать серии номеров шаблонам, настроенным для различных типов клиентов и поставщиков, которых ваши специалисты по продажам и закупкам добавляют чаще всего. В этом случае настройте соответствующие серии номеров, свяжите их отношениями, а затем добавьте первую серию номеров в соответствующем отношении на соответствующую страницу настройки. Затем, когда пользователь создает клиента, он выбирает соответствующий шаблон, и новый клиент получает номер, присвоенный из серии номеров, определенной для этого шаблона.

Создание связей между сериями номеров

Если для одного и того же типа информации или транзакций настроено несколько серий номеров, между сериями можно создать связи. Эта функция может помочь вам выбрать нужный код при использовании определённого номера. При настройке отношения между группой серий номеров всем связанным сериям ставится в соответствие одна и та же серия номеров. Затем вы можете ввести этот код в поле на быстрой вкладке Нумерация на странице настройки, например, Настройка модуля "Продажи и дебиторская задолженность".

  1. Выберите Поиск (Alt+Q) в правом верхнем углу, введите № серийный, и выберите связанную ссылку.
  2. Выберите строку с серией номеров, для которой необходимо создать связи и выберите Связи.
  3. В поле Код серии введите код серии номеров, которую требуется связать с серией, выбранной на шаге 2.
  4. Добавьте строку для каждого кода, который необходимо связать с выбранной серией номеров.
  5. Закройте страницу.

Теперь, после настройки атрибутов, требующих нумерации, можно использовать созданные связи для выбора связанных серий номеров.

Настройка области использования серии номеров

Ниже приводится процедура настройки серии номеров для области "Продажи". Действия аналогичны для других областей.

  1. Выберите "Поиск" (ALT+Q) в правом верхнем углу, введите "Продажи и задолженность", а затем выберите связанную ссылку.
  2. На странице Продажи и расчеты с дебиторами на экспресс-вкладке Серия номеров выберите требуемую серию номеров для каждой карточки или документа продажи.

Выбранные номера теперь заполняют поле № в карточке или документе согласно вашим настройкам.

Настройка Business Central
Работайте с Business Central

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь

  • Last updated on