Обработка предложений по продаже и заказов на продажу с помощью агента по заказам на продажу

В этой статье объясняется, как использовать агента по заказам на продажу для автоматизации приема заказов на продажу на основе запросов клиентов о продуктах/товарах, полученных по электронной почте.

Агент по заказам на продажу отслеживает в определенном почтовом ящике входящие сообщения электронной почты от клиентов с запросами о товарах. Когда он обнаруживает потенциальный запрос, он начинает преобразовывать запрос в заказ. Например, он проверяет клиента, наличие товара, создает предложение по продаже и подготавливает ответ клиенту по электронной почте, который включает предложение в виде вложения PDF.

Некоторые шаги требуют вашего вмешательства, например просмотр корреспонденции электронной почты и помощь агенту при необходимости. До тех пор, пока заказ не будет создан, агент обрабатывает обмен сообщениями электронной почты с клиентом, чтобы получить любые недостающие сведения и разрешить внесение изменений в исходный запрос, при необходимости.

Дополнительные сведения об агенте по заказам на продажу и последовательности его процессов см. в разделе Как агент обрабатывает запросы.

Поддерживаемые языки

Эта функция Copilot проверяется и поддерживается только на определенных языках. Хотя ее можно использовать на других языках, она может работать не так, как задумано. Качество языка может варьироваться в зависимости от взаимодействия пользователя или параметров системы, что может повлиять на точность и удобство использования. Узнать больше о доступности Copilot в странах/регионах и поддерживаемых языках можно в Copilot country/region availability and supported languages.

Необходимые условия

Агент по заказам на продажу активирован, и у вас есть разрешение на его использование. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка агента по заказам на продажу.

Начало работы

Вы сотрудничаете с агентом по заказам, чтобы просмотреть и преобразовать предложения в заказы с помощью области "Задачи". На этой боковой панели показаны задачи из выбранного агента и можно отслеживать состояние задачи, просматривать созданные агентом черновики и предложения, а также предоставлять подтверждения или входные данные для перемещения задач вперед.

Чтобы получить доступ к этому представлению, выберите Агент по заказам на продажу в правом верхнем углу меню навигации. Красный кружок с цифрой на иконке обозначает задачи, требующие внимания.

"Иконка просмотра задач" откроется в панели "Copilot" для отображения задач, недавно созданных агентом по заказам. Задачи, требующие внимания, такие как просмотр входящих и исходящих сообщений электронной почты, находятся в верхней части списка.

К каждому запросу предложения по продаже в агенте по заказам на продажу добавляется задача для отслеживания, просмотра и отслеживания обновлений, что в конечном итоге приводит к обработке предложения в заказ. Задачи могут состоять из нескольких этапов, формирующих временную шкалу процесса.

Просмотр и помощь

В то время как агент выполняет основную часть работы автономно, он запрашивает вмешательство пользователя, когда это необходимо для различных шагов процесса, таких как:

• Проверка и подтверждение входящих запросов по электронной почте от клиентов.
• Просмотр и подтверждение предложений по продаже и заказов на продажу, если администратор настроил для этого агент по заказам на продажу.
• Просмотр исходящих сообщений электронной почты, созданных агентом по заказам на продажу для клиента.
• Оказание помощи агенту по заказам на продажу когда его необходимо разблокировать, например, предоставить недостающие данные.

Действия, требующие вмешательства, перечислены в разделе "Потребность в внимания " в области задач . Чтобы просмотреть шаг, выполните приведенные ниже действия.

1. В области задач выберите шаг, запрашивающий проверку или помощь.

   Откроется временная шкала задачи, сфокусированная на выбранном шаге. На временной шкале отображается каждый шаг задачи, прошлый и настоящий, в хронологическом порядке.

2. Выберите Проверка для этого шага.

   Область задач переключается в режим проверки, а окно "Сообщение задачи агента" открывается для отображения содержимого электронной почты или предложения или заказа в зависимости от задачи.

3. Просмотрите содержимое и внесите изменения, если необходимо.

   • Просмотрите содержимое сообщения электронной почты, предложения или заказа и внесите необходимые изменения. Входящие сообщения электронной почты от клиента изменить нельзя.

   • Если агенту нужна помощь, в верхней части текста появится сообщение, объясняющее проблему.

     Вы часто помогаете агенту вносить изменения, например, сделать товар доступным, создать правильного клиента, контакта или поставщика, или изменять количество в коммерческих предложениях. Вы также можете указать инструкции, которые помогут агенту внести изменения.

4. Если вы удовлетворены содержимым и хотите, чтобы процесс продолжился, нажмите кнопку Подтвердить в панели Проверка. Если вы хотите выполнить задачу самостоятельно, нажмите кнопку Остановить, чтобы остановить обработку этой задачи агентом.

После подтверждения агент по заказам на продажу продолжает выполнение задачи. Когда через некоторое время на значке агента по заказам на продажу появится новое уведомление, следуйте той же процедуре для проверки и утверждения результатов.

Измените предложения по продаже и заказы на продажу

Может возникнуть необходимость изменить предложения по продаже или заказы на продажу, созданные агент во время проверки шаг или когда агент запрашивает помощь, в зависимости от своей конфигурации. При нажатии кнопки Проверка предложение или заказ открывается для проверки. Внесите необходимые изменения, а затем нажмите кнопку Подтвердить в области Проверка. Агент обрабатывает документ, создавая PDF-файл для исходящего сообщения электронной почты клиенту.

У вас также есть возможность изменить предложение или заказ на шаге проверки исходящего сообщения электронной почты. В этом случае выберите ... (Еще) >Шаг удаления на этом шаге. Это действие временно останавливает задачу, давая возможность открыть предложение или заказ, и вносит изменения, а затем возобновляет шаг.

После внесения изменений вернитесь в область "Задачи ", выберите один из следующих параметров для возобновления задачи, а затем нажмите кнопку "Отправить".

• Я обновил предложение или Я обновил заказ — выберите один из этих вариантов, если в предложение или заказ были внесены изменения. Агент генерирует новый PDF-файл и сообщение электронной почты для клиента.
• Просто продолжить — выберите этот вариант, если вы не изменили предложение или заказ. Агент не генерирует новое предложение или заказ и сохраняет исходный адрес электронной почты, как и раньше.

Если при просмотре исходящего сообщения электронной почты вы передумали и решили внести дополнительные изменения в документ продажи, используйте действие Шаг удаления, чтобы удалить сообщение электронной почты, созданное агентом. Затем обновите документ продажи по мере необходимости и дайте указание агенту создать новое исходящее сообщение электронной почты с обновленным вложением.

Помощь по наличию товара

В зависимости от настроек агента, он может проверять наличие товаров в запрошенном количестве, прежде чем добавлять их в предложение или заказ. На этом этапе изменить товары и их количества нельзя, но вы можете просмотреть и подтвердить шаг, чтобы агент создал ответное сообщение электронной почты клиенту.

Дополнительные сведения см. в разделе Наличие товара в Агенте по заказам на продажу (предварительная версия).

Остановка задач

Большинство шагов задачи включают кнопку "Остановить ", которая позволяет завершить процесс только для этой задачи. Чтобы остановить все активные задачи одновременно, можно выбрать действие "Остановить все задачи ". Это действие полезно, если агент блокируется после импорта слишком многих задач. Выполняется очистка списка задач и разблокировка агента.

Если вы нажмете кнопку Остановить, задача не будет завершена немедленно — вам будет предложено подтвердить ее перед остановкой. Перед остановкой задачи учитывайте следующее поведение:

• Остановленные задачи не могут быть перезапущены.

• Остановка задачи может привести к тому, что некоторые результаты будут неполными или нежелательными, а также могут потребоваться последующие действия с клиентами. Последующие действия зависят от места в процессе, на котором была остановлена задача.

  Предположим, например, что задача была остановлена после создания предложения по продаже. Несмотря на то, что процесс был остановлен, предложение по продаже по-прежнему сохраняется в системе как открытое. Возможно, потребуется вручную изменить состояние в зависимости от политики вашей компании, а затем обновить клиента.

• Остановленные задачи удаляются не сразу. Вы по-прежнему можете просматривать временную шкалу задачи до тех пор, пока она не будет удалена, как правило, администратором.

Сценарии, влияющие на надежность обработки запросов клиентов

• Может возникнуть необходимость исправить количества в созданном документе, если небазовые единицы измерения отличаются от стандартных.

  Например, если система обрабатывает 1 килограмм как 900 грамм, а клиент запрашивает 2 килограмма, система может создать документ, показывающий 2000 граммов вместо 1800 граммов или 2 килограммов.

• Надежность снижается, если внести существенные изменения в электронное письмо, которое агент составляет о наличии товара перед отправкой клиенту.

  Эта проблема становится более очевидной, когда внешний клиент отправляет сообщение электронной почты, используя такие местоимения, как "их" или "оно", и другие слова, вместо того, чтобы повторять конкретные количества и названия. Например, клиент отвечает: "Я хочу их все".

• Агент ищет товары с использованием атрибутов товара, но эти атрибуты не видны агенту на странице наличия товара. Это условие снижает надежность в случае запросов клиентов, которые зависят именно от атрибутов.

  Рассмотрим следующий пример:

  1. Товары в базе данных:

     [{no: ITEM-1, description: Shirt, attributes: Linen}, {no: ITEM-2, description: Shirt, attributes: Cotton}]

  2. Первоначальное письмо с запросом клиента:

     I want a quote for nice shirts

  3. Ответное сообщение электронной почты агента:

     We have X quantity of ITEM-1 Shirt and ITEM-2 Shirt

  4. Ответ на электронное письмо клиента:

     I want the ones with linen material

• Частичное сопоставление слов в некоторых локальных версиях

  Когда поисковой запрос появляется как часть более длинного слова, система не может его сопоставить. Например, предположим, что клиент запрашивает предложение о цене для Züge von Wagonwheel в версии DE. Инвентаризация включает элементы WonderWagon Nachziehzug и WonderWagon Elektrischer Zug. Однако агент возвращает только WonderWagon Elektrischer Zug.

• Потребляемый поиск в некоторых локальных версиях

  Поиск связанных расходных материалов часто возвращает основной продукт вместо запрошенного аксессуара или расходного материала. Например, предположим, что клиент запрашивает ценовое предложение WonderWash Waschpulver в немецкой версии. Запас включает WonderWash Waschmaschine, но не WonderWash Waschpulver. Однако агент возвращает WonderWash Waschmaschine.

Связанная информация

Обзор агента по заказам на продажу
Настройка агента заказов на продажу
Частозадаваемые вопросы о агенте по продаже заказов
Настройка возможностей Copilot и агентов