Обзор по агенту по заказам на продажу

Агент по заказам на продажи помогает автоматизировать процесс сбора информации о заказах на продажу. Агент использует ИИ для анализа запросов клиентов, полученных по электронной почте, и находит клиента в Business Central. Если отсутствуют важные детали или есть дополнительные варианты, агент ведёт многократные переписки по электронной почте, чтобы уточнить запрос. Он проверяет запасы и информирует покупателя о наличии нужных им товаров. Затем агент отправляет коммерческое предложение или заказ в зависимости от конфигурации. Документ продажи оформлен в формате PDF и включает запрашиваемые товары, количества, единицы измерения, цены, налоги, запрашиваемые даты поставки, предоставленные внешние документы и другие важные детали.

Функция

Активация и конфигурация

Агент уже доступен в продукте. Чтобы его активировать, укажите почтовый ящик, который вы хотите отслеживать агентом. Кроме того, укажите свои предпочтения в отношении определенных аспектов поведения агента и назначьте пользователей, уполномоченных использовать агента для обработки заказов клиентов, что позволит агенту действовать от имени компании, отдела или команды, а не только отдельного пользователя.

Разрешения и профили

Агент работает в рамках разрешений и профиля (роли), назначенных ему администратором. Разрешения определяют, к каким областям продукта (таблицам) имеет доступ агент. В профиле описываются элементы UX (страницы и действия), с которыми агент может взаимодействовать во время своей работы. Разрешения и профиль назначаются агенту по умолчанию; однако при необходимости администраторы могут обновить эти разрешения.

Операция

Агент по заказам на продажу предназначен для автономной работы в фоновом режиме, используя ИИ для выполнения своих задач, информируя пользователей о ключевых шагах и привлекая их при необходимости. Участие может потребоваться в определенных сценариях, например для проверки исходящих сообщений или предоставления недостающих сведений в зависимости от настроенных параметров.

Концептуально агент взаимодействует с функциональностью Business Central таким образом, как Business Central пользователи взаимодействуют с ним.

• Агент получает общие инструкции, выраженные на естественном языке, которые описывают, как оформлять заказы на продажу.
• В нем используются метаданные пользовательского интерфейса, такие как заголовки, подсказки и другие свойства, а также данные из страниц Business Central. Агент объединяет эти сведения с собственными инструкциями для определения каждого необходимого шага.
• Агент, начиная с указанного роль-центра, переходит по страницам, вызывает действия пользовательского интерфейса и вводит данные от имени пользователя.

Такой подход позволяет добиться высокой гибкости и адаптации агента к своей цели. Область взаимодействия агента и шаги не закодируются; вместо этого ИИ определяет их на основе контекста каждого шага.

Такая гибкость позволяет агенту обнаруживать соответствующие настраиваемые поля и действия и взаимодействовать с ними. Он также может пытаться автоматически устранять ошибки проверки, обрабатывая отображаемые сообщения об ошибках и соответствующим образом корректируя входные данные.

Мониторинг электронной почты и коммуникации

Агент полагается на внутренний диспетчер электронной почты, работающий в качестве фоновой задачи для непрерывного мониторинга назначенного почтового ящика для запросов товаров. Диспетчер активирует агент для выполнения задач, а затем отправляет результаты, например подготовленные предложения по продаже или заказы на продажу, в виде ответа клиенту.

Агент помогает составлять основные тексты для писем на основе контекста текущего шага. Например, он может указывать доступные запасы или кратко описывать прилагаемую смету или заказ.

Агент проверяет входящие сообщения и вложения по модели релевантности до их обработки. Модель релевантности фильтрует сообщения, находящиеся вне сферы действия агента. Например, он фильтрует предложения по продаже, запросы на скидку или попытки получить доступ к внутренним данным. Для вложений выполняется отдельная проверка, чтобы документы, не связанные с продажами, не запускали ненужную обработку. Отфильтрованные сообщения отслеживаются в телеметрии для целей аудита.

Вовлеченность клиентов и пользователей Business Central

Вы можете ознакомиться с шагами агента и документами по продажам, которые он создаёт. Вы легко можете определить данные, введённые агентом, по сравнению с данными, сгенерированными бизнес-логикой в Business Central. При необходимости вы можете внести дополнительные рекомендации, например, добавить скидки или обновить стоимость доставки.

Если клиент решит обновить предложение, отправив еще одно электронное письмо с перечнем необходимых изменений, агент поможет с этими изменениями, найдя предложение и внеся запрошенные изменения. Когда клиент подтверждает точность коммерческого предложения, агент преобразует его в заказ на продажу, который затем также отправляется клиенту по электронной почте после того, как вы его подтвердите.

Агент всегда привлекает назначенных пользователей Business Central, чтобы они проверяли и одобряли все исходящие сообщения перед отправкой их клиентам.

Как агент обрабатывает запросы

Агент отслеживает в определенном почтовом ящике входящие сообщения электронной почты от клиентов с запросами о товарах. Почтовый ящик указывается в конфигурации агента по заказам на продажу (подробнее см. в разделе Настройка агента по заказам на продажу).

При получении сообщения электронной почты агент анализирует сообщение электронной почты, включая тему, текст и вложения (если настроено), чтобы определить запросы к кавычкам и извлечь соответствующие сведения. Вложения могут быть PDF-файлами или файлами изображений. Он извлекает соответствующую информацию из этих файлов и создает коммерческое предложение, основываясь на содержимом.

Если агент идентифицирует потенциальный запрос в сообщении электронной почты, он приступает к подготовке коммерческого предложения. Например, он проверяет, зарегистрирован ли клиент в Business Central. Затем проверяется наличие товара, создается предложение по продаже и подготавливается ответ клиенту по электронной почте, который включает предложение в виде вложения PDF.

Некоторые шаги требуют вашего вмешательства, например просмотр корреспонденции электронной почты и помощь агенту при необходимости. До тех пор, пока заказ не будет создан, агент обрабатывает обмен сообщениями электронной почты с клиентом, чтобы получить недостающие сведения и разрешить внесение изменений в исходный запрос. Подробнее см. в разделе Последовательность процессов агента.

Идентификация клиентов/контактов и связанных с ними документов

Агент гарантирует, что запрос от одного клиента не может быть связан с запросами другого клиента. При обработке запроса агент сначала идентифицирует клиента в Business Central с помощью адреса электронной почты отправителя. Агент ищет сообщение электронной почты среди зарегистрированных контактов Business Central, коммерческих предложений и заказов, а затем определяет клиента, связанного с этой электронной почтой.

• Если клиент найден, агент отбирает только предложения по продаже и заказы на продажу, не принадлежащие данному клиенту.

  Такое поведение гарантирует, что агент будет создавать и обновлять только документы, принадлежащие клиенту, который отправил письмо

• Если контакт найден, но он не является клиентом, агент выполняет фильтрацию, чтобы использовать только документы, относящиеся к этому контакту. Предложения могут быть отправлены контактам, которые не зарегистрированы в качестве клиентов.

• Если агент не находит контакт, на странице проверки входящих сообщений появляется уведомление. У вас есть три варианта, чтобы продолжить:

• Создайте новый контакт. Зарегистрируйте отправителя как новый контакт (добавляет его в ваш список контактов навсегда).

• Используйте другой контакт один раз. Выберите существующий контакт из списка контактов и свяжите его только с этой задачей, не изменяя основные данные. Будущие письма с того же адреса всё ещё отображаются как незарегистрированные.

• Обновите адрес электронной почты существующего контакта. Выберите существующий контакт и навсегда обновите его адрес электронной почты на адрес отправителя.

Поиск продуктов/товаров

Агент анализирует входящие сообщения электронной почты, чтобы определить параметры для подготовки нового предложения по продаже или обновления существующего. Помимо самих товаров, параметры могут включать атрибуты товаров, количество, единицы измерения, требуемую дату доставки, номер внешнего документа и многое другое. Агент использует многоуровневую стратегию для поиска наиболее подходящих товаров в вашем каталоге:

1. Точное совпадение идентификатора по номеру товара, номеру товара продавца, GTIN или перекрёстным ссылкам. Точные совпадения идентификаторов имеют наивысшую достоверность.
2. Семантическое сопоставление атрибутов использует атрибуты из сообщения клиента (такие как цвет, материал или размер) и ИИ для ранжирования кандидатов по релевантности.
3. Более широкий нечеткий поиск сводится к глобальному поиску по всем элементам, когда прямые и атрибутные поиски не дают результатов.

Агент ищет по широкому спектру связанных таблиц:

Хотя агент может находить продукты на основе расплывчатых и неполных описаний, качество информации о продукте в Business Central влияет на её эффективность. Вы можете улучшить способность агента находить товары, улучшив описания, атрибуты, категории и расширенный текст ваших товаров в запасах.

Когда он находит товары, агент проверяет наличие товаров, анализируя несколько параметров, таких как требуемое количество, дата доставки, склад, запланированные и плановые поступления и многое другое.

Вычисление дат доставки с использованием функции "Возможно-для-обещания"

Агент заказа на продажу включает возможность использовать функциональность "capable-to-promise" (CTP) Business Central, которая позволяет агенту рассчитать наиболее раннюю дату доставки для товаров, которые в настоящее время не находятся на складе.

CTP оценивает производственную мощность, сроки закупок и ограничения цепочки поставок, чтобы определить, когда элемент может быть реально доставлен. Эта возможность применяется даже в том случае, если товары в настоящее время нет в наличии и должны быть произведены или приобретены с учетом сроков поставки, а не только наличия на складе. Например, предположим, что клиент запрашивает 10 единиц товара, но в наличии или по предзаказам только шесть. CTP определяет, когда оставшиеся четыре единицы могут быть произведены или получены.

Узнайте больше о возможности выполнения обещаний в расчете дат выполнения заказов.

Как работает функция "Возможно-для-обещания"

Агент заказа на продажу использует логику доступности для обещания в Business Central, которая частично основана на конфигурации, определенной на странице Настройка выполнения заказов.

Когда клиент запрашивает элемент, агент проверяет инвентаризацию. Если элемент недоступен, агент вычисляет, когда он может быть отправлен и создает цитату с определенными датами доставки на основе:

Агент создает и отправляет клиенту ответ электронной почты, содержащий обещанные даты отправки для товаров. Затем процесс продолжается. Узнайте, где этот шаг выполняется в полном процессе в общем потоке.

Последовательность процессов агента

Участники

В обработке запроса предложения по продаже в заказ участвуют три участника:

• Клиент, запросивший предложение по продаже по электронной почте.

  Вот пример электронного письма:

  Здравствуйте,

  Мы находимся в процессе закупки мебели для нашего домика, и после просмотра вашего веб-сайта я хотел бы запросить расценки на следующие товары:

  • 2 стола "Антверпен"
  • 4 стула "Берлин"
  • 4 стула "Рим"

  Не могли бы вы предоставить предложение с расценками? Нам нужно, чтобы товары были доставлены ко 2 марта. Кроме того, обратите внимание на наш номер заказа на покупку: DC1011234.

  Спасибо,

  [Имя]

• Агент по заказам на продажу, который отслеживает почтовый ящик, обрабатывает входящий запрос и создает предложение и заказ.

• Пользователь Business Central, проверяющий задачи агента.

Общий поток

Общий поток проиллюстрирован на рисунке, за которым следует более подробная информация о шагах. Фактический поток может отличаться в зависимости от таких факторов, как последующие запросы, изменения или отмены на рассмотрении, проблемы с блокировкой и т. д.

1. Customer: Отправляет сообщение электронной почты в почтовый ящик Business Central, запрашивая коммерческое предложение для товаров.
2. Агент по заказам на продажу: забирает непрочитанное сообщение электронной почты из папки "Входящие" и создает задачу с шагом для проверки входящего запроса.
3. Проверяющий: проверяет/подтверждает шаг по электронной почте.
4. Агент по заказам на продажу:

   1. Находит контакт или клиента.

   2. Находит запрошенные товары и проверяет их наличие. Если агент настроен на использование способности выполнять обязательства (CTP), он вычисляет наиболее ранние реальные даты поставок для товаров, которые отсутствуют на складе.

      Дополнительные сведения см. в разделе "Доступность элементов" в агенте заказов на продажу (предварительная версия) и вычислении дат перспективных заказов.

   3. Создает предложение по продаже.

   4. Добавлен шаг проверки с ответным сообщением электронной почты с вложенным предложением по продаже в формате PDF.

5. Проверяющий: проверяет/подтверждает сообщения электронной почты и предложения по продаже.
6. Агент по заказам на продажу: отправляет клиенту сообщение электронной почты и предложения по продаже в формате PDF.
7. Клиент: проверяет предложение по продаже и отправляет сообщение электронной почты с просьбой принять заказ.
8. Агент по заказам на продажу: принимает сообщение электронной почты и добавляет шаг для проверки.
9. Проверяющий: проверяет/подтверждает сообщение электронной почты с подтверждением заказа на продажу.
10. Агент по заказам на продажу:
    1. Преобразует предложение в заказ.
    2. Добавляет задание на проверку с исходящим сообщением электронной почты, подтверждающим заказ.
11. Проверяющий: проверяет/подтверждает исходящее сообщение электронной почты.
12. Агент по заказам на продажу: отправляет сообщение электронной почты клиенту.

Выставление счетов за использование

Агент по заказам на продажу использует кредиты Copilot для взаимодействий ИИ, за которые взимается плата в зависимости от сложности взаимодействия. Перед использованием агента настройте модель выставления счетов для среды Business Central. Дополнительные сведения см. в разделе Управление выставлением счетов на основе потребления.

Дальнейшие действия

• Настройка агента по заказам на продажу
• Обработка предложений по продаже и заказов на продажу с помощью агента заказов на продажу

Связанные сведения

Настройка возможностей Copilot и агента