Обзор агента по расчетам с поставщиками

Агент по расчетам с поставщиками решает проблему, существовавшую десятилетиями: сквозную обработку счетов поставщиков. Обработка счетов поставщиков часто создает узкие места; правильная регистрация счетов требует знаний в области бухгалтерского учета, сопоставления данных и бизнес-правил.

Основная цель агента по расчетам с поставщиками проста: получить навыки бухгалтерского учета и помочь правильно регистрировать счета, в идеале устраняя узкие места в расчетах компании, чтобы работа финансового отдела не замедляла рост компании. Агент практически не требует установки — только конфигурация и активация.

Агент по расчетам с поставщиками отслеживает входящие счета поставщиков в почтовых ящиках, использует искусственный интеллект для анализа содержимого счетов и показывает черновики счетов руководителям по обработке счетов для проверки. В идеале пользователи вносят минимальные исправления или не вносят их вовсе, прежде чем завершить работу над черновиками, после чего счета становятся готовы к утверждению и учету.

Процесс агента по расчетам с поставщиками

Полный процесс, выполняемый агентом по расчетам с поставщиками, показан на следующем рисунке. Фактический процесс может варьироваться в зависимости от таких факторов, как ясность анализируемых данных счета, существующая история счетов покупки и блокирующие проблемы.

Пунктирные шаги на рисунке обозначают шаги, которые со временем должны стать необязательными в зависимости от конфигурации. В общедоступной предварительной версии эти шаги не являются необязательными.

1. Поставщик или сотрудник: Поставщик отправляет электронное письмо в почтовый ящик, отслеживаемый агентом. Кроме того, сотрудник пересылает счет поставщика на почтовый ящик.
2. Агент по расчетам с поставщиками: Забирает непрочитанные сообщения в отслеживаемом почтовом ящике. Затем он импортирует электронное письмо и создает запись во входящих электронных документах для каждого вложения PDF, если таковое существует.
3. Супервайзер агента: Проверяет электронное письмо и PDF-файл, если таковые были прикреплены.
4. Payables Agent: Извлекает данные счета из PDF с помощью аналитики документов Azure.
5. Payables Agent: определяет поставщика в Business Central на основе извлеченных сведений о счете.
6. Супервайзер агента: Может помочь агенту идентифицировать поставщика, если агент не может уверенно идентифицировать нужного поставщика. Супервайзер агента может поручить агенту создать поставщика, если он предпочитает, чтобы агент предварительно заполнил информацию о поставщике на основе извлеченных в результате OCR сведений о поставщике.
7. Агент по расчетам с поставщиками: Агент пытается создать поставщика и использует доступные сведения о поставщике, извлеченные в результате OCR, чтобы заполнить как можно больше полей в карточке поставщика.
8. Супервайзер агента: Ему предлагается проверить вновь созданного поставщика, который заблокирован для обработки до тех пор, пока не будет разблокирован соответствующим заинтересованным лицом.
9. Агент по работе с поставщиками: использует ИИ для предложения сведений счета на основе извлеченной из счета информации.
10. Супервайзер агента: Может просматривать, подтверждать или изменять предлагаемые сведения счета в черновике документа покупки, в зависимости от параметров конфигурации агента и уверенности агента в предложениях.
11. Агент по расчетам с поставщиками: Завершает обработку черновика документа покупки, превращая его в счет покупки. Теперь пользователи видят счет в списке счетов покупки.

Мониторинг электронной почты

Агент использует внутренний диспетчер электронной почты, работающий в качестве фоновой задачи для непрерывного мониторинга назначенного почтового ящика на предмет счетов в виде PDF-документов. Диспетчер запускает агента для выполнения задач, а затем импортирует PDF-документ во входящие электронные документы.

Каждый PDF-документ, найденный в электронном письме, становится записью во входящих электронных документах. Таким образом, если в одном сообщении электронной почты имеется несколько вложений PDF (не более 10), для каждого из них создается запись в входящих электронных документах . Каждая операция обрабатывается отдельной задачей агента.

Использование общего почтового ящика для обработки счетов и минимизации шума

Агент обрабатывает любое сообщение электронной почты, отправленное отслеживаемому почтовому ящику. Мы рекомендуем использовать общий почтовый ящик, который хранится в качестве внутреннего почтового ящика и не предоставляет этот почтовый ящик поставщикам. Выбор ваш. Однако, не предоставляя счета-фактуры поставщикам, сотрудники первыми проверяют и выявляют потенциальное мошенничество, а также уменьшают объем ненужной информации для обработки агентом. Мы рекомендуем настроить общий почтовый ящик в Microsoft 365, добавить в этот почтовый ящик членов вашей команды по управлению оплачиваемыми счетами и использовать его в качестве почтового ящика, который отслеживает агент по выплатам. Дополнительные сведения см. в разделе "Создание общего почтового ящика".

Извлечение данных из счетов

PDF-файл отправляется для извлечения данных OCR (оптического распознавания символов) с помощью Azure аналитики документов, а результат хранится в той же записи E-Document.

Агент помогает классифицировать импортированные PDF-документы, если неясно, является ли PDF-файл счетом поставщика. Эти документы можно идентифицировать во входящих электронных документах, используя Неизвестный тип документа.

Сведения о черновиках счетов

Когда агент с высокой степенью уверенности считает PDF-документ действительным счетом поставщика, он начинает с идентификации поставщика для создания черновика счета покупки. В этом процессе агенту может потребоваться помощь супервайзера, если он не может уверенно идентифицировать правильного поставщика. Если агент не смог идентифицировать поставщика, руководитель агента может поручить агенту создать поставщика от своего имени, используя поле Выдать инструкции агенту в закладке Задачи на панели Copilot.

Агент остановится, если не сможет идентифицировать поставщика:

Супервайзеры агента могут дать агенту указание создать поставщика, используя данные OCR в качестве входных данных:

Дополнительные инструкции можно указать, выбрав одно из предлагаемых действий или введя собственные инструкции в поле". После выбора одного из этих параметров нажмите кнопку Подтвердить. В приведенном выше примере выбрана инструкция по созданию поставщика. Дополнительные сведения см. в разделе "Предоставление инструкций агенту".

После того как агент создал поставщика, он попросит супервайзера агента проверить только что созданного поставщика:

Когда супервайзер агента открывает карточку поставщика, он может легко определить поля, заданные агентом, и заполнить остальные поля по мере необходимости. Если требуется, чтобы агент сразу работал с текущим счетом, разблокируйте поставщика с помощью поля Заблокировано в карточке поставщика.

После выбора Confirm во вкладке Tasks на панели Copilot агент повторно пытается определить поставщика, и теперь это должно получиться, поскольку поставщик был только что создан, принимая во внимание, что вы разблокировали его.

После того как агент идентифицирует поставщика, он начинает обработку сведений счета на уровне строк. Агент использует различные методы, чтобы подготовить наилучшие сведения. Например, он может использовать ИИ, историю счетов поставщиков, сопоставление текста с бухгалтерскими счетами, ссылки на товары и многое другое. Агент записывает все детали черновика для конкретного счета поставщика в черновик документа покупки, относящийся к входящему электронному документу. Вы можете получить доступ к этому черновику из входящего электронного документа, не взаимодействуя с агентом. Он также связывается на вкладке Задачи агента на панели Copilot, когда задействован супервайзер агента.

Завершение черновика документа покупки

Черновик документа покупки — это место, где подробности проекта агента показываются пользователю, и где агент объясняет, почему он сделал определенные предложения по значениям полей. Черновик помогает пользователям узнать о рассуждениях агента и решить, следует ли скорректировать детали черновика перед завершением черновика.

В каждом разделе вы увидите подсказки о том, сколько полей нужно проверить:

В каждом поле, которое требует проверки, будет подсказка, описывающая причины установки агентом данного значения поля:

Эти советы помогут вам завоевать доверие и уверенность в работе агента, а когда вы закончите проверку, вы завершите оформление счета. При завершении черновика покупки на основе черновика создается счет покупки. После того как вы завершите черновик, он будет привязан к счету покупки, и его больше нельзя будет редактировать. Черновик сохраняется все время, пока существует счет покупки.

Активация и конфигурация

Агент доступен в Business Central и готов к использованию. Чтобы его активировать, см. раздел Настройка агента по работе с поставщиками, где описано, как настроить агента по работе с поставщиками для супервайзеров, с которыми вы хотите работать с агентом.

Выставление счетов за использование

Агент по управлению выплатами использует кредиты Copilot для взаимодействия с ИИ, за которые может взиматься плата в зависимости от сложности взаимодействия. Перед использованием агента настройте модель выставления счетов для среды Business Central. Дополнительные сведения см. в разделе Управление выставлением счетов на основе потребления.

Общие операции агента

Агент по расчетам с поставщиками работает автономно в фоновом режиме, используя ИИ для выполнения своих задач, информируя пользователей о ключевых шагах и привлекая их при необходимости. Участие человека может потребоваться в определенных сценариях, например, когда пользователи проверяют созданные агентом черновики счетов поставщиков, на основе заданных предпочтений.

Концептуально агент взаимодействует с функциями Business Central, такими как пользователь Business Central. Агент получает общие инструкции на естественном языке, в которых описывается, как обрабатывать счета поставщиков. В нем используются метаданные пользовательского интерфейса, такие как субтитры, подсказки и другие свойства, а также данные на страницах Business Central и собственные инструкции, чтобы решить каждый шаг, необходимый для завершения задачи. Начиная с назначенного ролевого центра, агент перемещается по страницам, вызывает действия пользовательского интерфейса и вводит данные так же, как это сделал бы пользователь. Такой подход позволяет агенту оставаться гибким и адаптируемым, поскольку его интерфейс взаимодействия и шаги не закодированы жестко. Вместо этого ИИ определяет их на основе контекста каждого шага.

Такая гибкость позволяет агенту обнаруживать соответствующие настраиваемые поля и действия и взаимодействовать с ними. Он также может пытаться автоматически устранять ошибки проверки, обрабатывая отображаемые сообщения об ошибках и соответствующим образом корректируя входные данные.

Вовлеченность клиентов и пользователей Business Central

Супервайзеры агентов могут проверять шаги агента, импортированные счета в формате PDF и черновые данные счета покупки. Они могут легко видеть данные, которые агент вводит по сравнению с данными из бизнес-логики Business Central и импортированных данных OCR, а также изменять проект счета-фактуры покупки по мере необходимости.

Агент привлекает назначенных пользователей Business Central, называемых супервайзерами или кураторами агента, если он не знает, как зарегистрировать счет. Например, если поставщик не может быть идентифицирован с уверенностью.

Разрешения и профили

Агент работает в рамках разрешений и профиля (роли), назначенных администратором. Подробнее: Управление разрешениями агента и доступом пользователей.

Limitations

Следующие ограничения применяются к агенту по задолженностям:

Ограничения функций

В настоящее время агент оплаты не поддерживает следующие функции:

• Потоки утверждения
• Обнаружение аномалий

Ограничения на документирование и использование

Следующие ограничения применяются к обработке документов и ежедневному использованию:

• Агент обрабатывает только сообщения электронной почты с вложениями PDF. Сообщения электронной почты без вложений PDF не обрабатываются для создания счета.
• Агент пропускает сообщения электронной почты с более чем 10 вложениями. Каждое электронное письмо должно содержать 10 или меньше вложений.
• Агент не обрабатывает PDF-файлы с более чем 10 страницами.
• Агент не обрабатывает PDF-файлы размером более 5 МБ.
• Агент не обрабатывает более 100 сообщений электронной почты в день.
• Агент не обрабатывает более 500 счетов в день.

Дальнейшие действия

• Настройка агента по расчетам с поставщиками
• Контроль действий агента

Связанная информация

Настройка возможностей Copilot и агента
Вопросы и ответы об ответственном применении ИИ для агента по расчетам с поставщиками