Вопросы и ответы об агенте по расчетам с поставщиками

Эти часто задаваемые вопросы (FAQ) описывают влияние функций ИИ на работу агента по выплатам в Business Central.

Что такое агент по расчетам с поставщиками?

Агент по платежам — это автономный агент с поддержкой ИИ в Microsoft Dynamics 365 Business Central, который автоматизирует обработку счетов поставщика. Он работает независимо, чтобы отслеживать назначенный вами почтовый ящик электронной почты на предмет вложений в формате PDF, извлекать данные счета, сопоставлять поставщиков, предлагать классификации учетных записей и создавать черновики покупательных документов для вашей проверки.

Система объединяет технологию обработки документов с генерируемым искусственным интеллектом, чтобы помочь финансовым командам сократить ввод данных вручную и ускорить рабочие процессы с оплатой счетов. Когда вы получаете счет от поставщика по электронной почте, агент учёта автономно обрабатывает вложение PDF, определяет поставщика из существующего списка, анализирует каждый элемент строки, чтобы предложить соответствующие методы учёта, и составляет черновик счёта на покупку, который готов к утверждению.

Что может сделать агент оплаты?

Агент по расчетам обрабатывает комплексный процесс преобразования счетов-фактур поставщика в проект документов о покупке.

• Обработка электронной почты: отслеживает ваш выделенный почтовый ящик для платежей для входящих PDF-вложений счетов и автоматически начинает обрабатывать допустимые счета.

• Извлечение документов: использует аналитику документов Azure для извлечения текста, сумм, дат, элементов строки и сведений о поставщике из счетов PDF.

• Идентификация поставщика: находит сопоставления для поставщиков с помощью нескольких подходов:

  • Точное сопоставление с номерами правительственных регистраций (номера регистрации НДС, глобальные номера расположения)

  • Сопоставление имен и адресов по сходству

  • Поиск поставщиков с использованием технологий искусственного интеллекта, который анализирует данные о поставщиках и ищет информацию в исторических транзакциях и вашем списке поставщиков, если не удается точно сопоставить данные.

• Классификация учетных записей: предлагает соответствующие процедуры учета для каждой строки счета:

  • Сопоставляет описания строк с общими учетными записями реестра на основе диаграммы учетных записей и журнала транзакций

  • Рекомендует шаблоны для отсрочки, когда элементы должны быть отложены на определённый срок.

  • Определяет товары, соответствующие существующему инвентарю

• Создание поставщика: при отсутствии совпадений с существующими поставщиками агент предлагает создать новые записи поставщиков на основе информации из счета, с условием вашей проверки и утверждения.

• Создание проекта. Создает полный проект счетов за покупку со всеми извлеченными данными и предложениями ИИ, готовыми к просмотру и утверждению.

• Человеческий надзор: останавливает обработку и запрашивает вашу помощь всякий раз, когда система сталкивается с неопределенностью, например, неопознанными поставщиками или неясными классификациями позиций строк. Агент эскалирует действия с высоким риском, такие как создание поставщика или необычные назначения счетов, чтобы они обязательно утверждались человеком.

• Идентификатор агента. Агент по выплатам работает с собственным уникальным идентификатором пользователя в Business Central. Все действия, выполняемые агентом, четко относятся к пользователю-агенту, что обеспечивает наличие полного аудиторского следа и прослеживаемость.

Каково запланированное использование агента по расчетам?

Агент по расчетам предназначен для автоматизации рутинной обработки счетов-фактур поставщиков для клиентов Business Central с основной целью создания точных черновиков счетов на покупку из счетов поставщика, полученных по электронной почте. Система предназначена для обработки стандартных бизнес-счетов от известных поставщиков, где она может надежно извлекать данные счета и сопоставлять их с существующими поставщиками и кодами учета.

Агент предназначен для финансовых групп, которые регулярно обрабатывают счета поставщиков и хотят уменьшить запись данных вручную, сохраняя полный контроль над записями бухгалтерского учета. Все черновики, созданные агентом по платежам, требуют проверки и утверждения человеком перед публикацией.

Действия с высоким риском: агент рассматривает создание поставщика и преобразование черновиков в счета покупки как действия с высоким риском, требующие обязательного утверждения человеком перед продолжением.

Как оценивался агент Payables Agent? Какие показатели используются для оценки эффективности?

Агент оплаты был оценен с помощью обширного ручного и автоматического тестирования, охватывающего как точность, так и безопасность.

Для проверки точности агент был протестирован на сотнях сценариев выставления счетов, охватывающих различных поставщиков, форматы счетов и сложность строк. Тестирование измерило, насколько точно система извлекала данные счетов, сопоставляла поставщиков и предлагала подходящие классификации учетных записей по сравнению с рецензиями человека.

Для тестирования безопасности ответы агента были оценены как потенциально вредное содержимое, состязательные входные данные и попытки управления системой искусственного интеллекта. Это включало тестирование с вредоносным содержимым счета и инструкциями пользователя, предназначенными для обхода мер безопасности.

Производительность агента отслеживается с помощью отзывов пользователей и автоматических проверок качества для всех обработанных счетов.

Каковы ограничения агента по расчетам? Как пользователи могут свести к минимуму влияние этих ограничений?

• Поддержка формата файлов и языка: Агент работает только с счетами PDF и не поддерживает другие форматы файлов. Агент обрабатывает только сообщения электронной почты с вложениями PDF. Сообщения электронной почты без вложений PDF не обрабатываются для создания счета. Счета должны поступать по электронной почте в отслеживаемые почтовые ящики. Пользователи не могут напрямую отправлять файлы.

• Доступность географических и языковых данных: Эта функция Copilot доступна во всех поддерживаемых странах и регионах Business Central. Однако эта функция использует службу Microsoft Azure OpenAI, которая в настоящее время доступна для Business Central в некоторых географических регионах. Если ваша среда расположена в стране или регионе, где служба Azure OpenAI недоступна, администраторы должны разрешить перемещение данных между географическими регионами. Дополнительные сведения см. в статье Перемещение данных Copilot между географическими регионами. Эта функция протестирована и поддерживается только для определенных языков. Хотя ее можно использовать на других языках, она может работать не так, как задумано. Качество языка может отличаться в зависимости от взаимодействия пользователя или системных параметров, что может повлиять на точность и взаимодействие с пользователем. Узнайте больше о доступности и поддерживаемых языках страны или региона Copilot.

• Ограничения вложения электронной почты: Агент пропускает сообщения электронной почты с более чем 10 вложениями. Чтобы обеспечить правильную обработку, ограничьте каждое сообщение электронной почты до 10 или меньше вложений.

• Точность содержимого, сгенерированного ИИ: Payables Agent пишет предложения четко, но классификация счетов и совпадения с поставщиками, которые он генерирует, могут быть неточными. Система не может понять бизнес-контекст или оценить точность того, как люди могут, поэтому вы всегда должны просматривать то, что он предлагает и использовать ваше решение, прежде чем утверждать любой проект.

• Зависимости данных: предложения счетов улучшаются с использованием исторических данных транзакций. Компании с ограниченной историей транзакций получают меньше автоматических предложений, так как агент узнает из прошлых счетов и решений по учету.

• Ограничения по объёму: Агент по кредиторской задолженности обрабатывает до 100 электронных писем в день и до 50 электронных писем за один пакет. Вложения PDF должны составлять 20 МБ или меньше и содержать не более 10 страниц. Обработка больших объемов может сопровождаться задержками в периоды пикового использования.

Чтобы устранить эти ограничения, всегда просматривайте черновики перед утверждением и поддерживайте качественные данные о поставщиках и плане счетов в Business Central.

Какие операционные факторы и параметры позволяют эффективно и ответственно использовать агент по оплате?

• Конфигурация электронной почты: настройте выделенный адрес электронной почты для счетов поставщиков, которые отслеживает агент по оплате. Это помогает обеспечить обработку только законных бизнес-счетов и предоставление четких следов аудита.

• Разрешения и элементы управления пользователем: агент выплат работает в стандартной модели безопасности Business Central с дополнительными автономными средствами защиты. При настройке агента администраторы назначают определенные профили пользователей и наборы разрешений, определяющие, к чему агент может получить доступ и изменить. Пользователи могут настроить, какие другие пользователи могут делегировать задачи обработки счетов агенту. Агент может получить доступ только к данным в пределах этих предопределенных границ и не может превышать предоставленные ему разрешения.

• Процесс проверки и утверждения: всегда просматривайте черновики перед утверждением. Агент выплат создает черновики, но никогда не публикует счета автоматически. Система предоставляет подробные сведения о своих предложениях и причинах, которые помогут вам принять обоснованные решения.

• Качество данных: Поддержание точных сведений о поставщиках и плана счетов в Business Central. Предложения системы улучшаются, когда ваши основные данные полны и актуальны.

• Мониторинг и обратная связь: Обратите внимание на уведомления от агента по платежам, когда он нуждается в помощи. Предоставьте отзыв о предложениях, которые помогут улучшить точность системы с течением времени.

• Механизмы управления пользователями: пользователи могут останавливать задачи агента в любой момент во время обработки и пропускать автоматический шаг проверки электронной почты для ускорения обработки при необходимости. Агент предоставляет четкие уведомления, когда ему необходима помощь или утверждение.

• Панель управления администратора: администраторы могут отключить Агент кредиторской задолженности в любое время для каждой компании. Эта функция учитывает все существующие разрешения безопасности Business Central и рабочие процессы утверждения.

Как предоставить отзыв об агенте по выплатам?

Ваши отзывы помогают повысить точность и полезность агента по расчетам. Business Central предоставляет встроенные параметры обратной связи непосредственно в интерфейсе, где вы просматриваете содержимое, созданное агентом.

• Отзыв с помощью поднятого/опущенного пальца: при переходе к черновику, созданному агентом по платежам, вы увидите значки в виде поднятого и опущенного пальца рядом со строками, заполненными ИИ. Когда вы удовлетворены предложениями агента, используйте жест с большим поднятым пальцем. Выберите жест "вниз", если вы не удовлетворены результатами.

• Подробные отзывы: При нажатии кнопки "палец вниз" появится диалоговое окно, которое позволяет отправить конкретные отзывы в корпорацию Майкрософт. Эту проблему можно классифицировать как неточную, оскорбительную или неподходящую для работы, или другое. Затем можно указать дополнительные сведения о том, что пошло не так в текстовом поле. Избегайте включения персональных или конфиденциальных данных в отзывы.

• Примечание о конфиденциальности. При отправке отзывов оно используется для улучшения продуктов и служб Майкрософт. ИТ-администраторы вашей организации могут просматривать данные отзывов и управлять ими.

Для технических проблем или вопросов о настройке обратитесь в службу поддержки Майкрософт через стандартные каналы поддержки Business Central.

Какие данные собирает Майкрософт и как они используются?

Заявление о конфиденциальности Майкрософт применяется к Dynamics 365 Business Central и другим продуктам и службам Майкрософт. Приведенная ниже информация обеспечивает дополнительную прозрачность в отношении того, какие данные собираются и как они используются при доступе к функциям Copilot и агентов Майкрософт в Business Central.

• Диагностические данные: все запросы (входные данные) и ответы (выходные данные) надежно хранятся в Business Central в течение 20 дней для обеспечения возможности обработки запросов в службу поддержки. Эти диагностические данные хранятся вместе с данными вашей компании Business Central в пределах одной географической границы и границы соответствия. Эти данные не учитываются в квотах базы данных. Запросы и ответы могут включать данные компании и личные данные. Доступ к данным может быть получен только сотрудниками Microsoft в рамках запроса в службу поддержки. Организации, реализующие политики защищенного хранилища, получат запрос на доступ к данным для утверждения, прежде чем Майкрософт сможет получить доступ к этим данным в рамках запроса в службу поддержки. Дополнительные сведения о защищенном хранилище см. в разделе Безопасность Business Central.

  Microsoft не использует данные вашей компании, запросы или ответы для обучения моделей ИИ. Дополнительные сведения см. в терминах Dynamics 365 для функций Azure OpenAI.

• Данные об использовании: Майкрософт собирает минимальные данные, необходимые для работы и улучшения службы Business Central, включая анонимизированные данные об использовании вами ИИ. Данные об использовании не включают запросы (входные данные) или ответы (выходы), а также не включают данные клиентов или личные данные.

• Отзывы: Майкрософт собирает предоставляемые пользователями отзывы с помощью значка "Нравится" (палец вверх) или "Не нравится" (палец вниз) в пользовательском интерфейсе. Когда вы оставляете отзыв, мы записываем, понравилось ли вам что-то или нет, причину неприязни (если вы поделились ею) и о том, о какой функции ИИ вы отзываетесь.

  Мы не собираем автоматически ваш запрос (входные данные) или ответ ИИ (выходные данные), когда вы оставляете отзыв.

Как агент по расчетам с поставщиками показывает, что он делает?

• Autonomous Agent Interface: Агент по расчётам использует выделенную боковую панель в Business Central, предназначенную для взаимодействия с автономными агентами. Эта панель отличается от других функций Business Central и четко показывает, когда вы взаимодействуете с агентом ИИ.

• Видимость в реальном времени: Когда агент работает, вы можете увидеть ход его выполнения, обоснования и решения на боковой панели. Система объясняет, почему она подобрала конкретных поставщиков или предлагает те или иные счета.

• Полная временная шкала: после обработки вы получите подробное представление временной шкалы, показывающее каждый шаг агента, включая получение сообщения электронной почты, извлеченные данные, принятые решения и созданные черновики. Временная шкала обеспечивает полную прозрачность автономных действий агента.

• Четкое уведомление об ИИ: все содержимое, созданное или предлагаемое агентом, четко помечено как сгенерированное ИИ. Вы всегда знаете, когда вы просматриваете содержимое, созданное агентом, и данные, введенные человеком.

Связанная информация

Обзор агента по расчетам с поставщиками
Настройка агента по расчетам с поставщиками
Настройка возможностей Copilot и агента