Настройка агента по расчетам с поставщиками

Агент оплаты в Business Central автоматизирует обработку счетов поставщика, полученных от поставщиков по электронной почте в виде PDF-документов. В этой статье объясняется, как настроить, активировать, настроить агента по расчетам с поставщиками на продажу и управлять доступом пользователей.

Дополнительные сведения об агенте см. в разделе Обзор агента по расчетам с поставщиками.

Prerequisites

Перед настройкой и активацией агента по расчетам с поставщиками на продажу убедитесь, что выполнены следующие предварительные требования:

• Среда Business Central — это версия страны или региона, поддерживаемая Агентом по расчетам, как указано в разделе "Доступность компонентов по странам, регионам и языкам".

• У вас есть разрешения на настройку агента Оплаты. Агент можно настроить, если выполняется одно из следующих условий:

  • Вы указаны в списке пользователей с доступом к агенту с выбранным параметром «Может настраивать».
  • У вас есть разрешение на настройку системы "Все агенты" (идентификатор 9665).

  Подробнее: Управление разрешениями агента и доступом пользователей.

• Учетная запись электронной почты настроена для получения документов PDF счета поставщика.

  Агент по расчетам с поставщиками отслеживает входящие сообщения электронной почты в этот почтовый ящик. Учетная запись электронной почты должна быть типом Microsoft 365 (почтовый ящик пользователя или общий почтовый ящик) в организации. Узнайте больше в разделе Настройка электронной почты.

  Если у вас несколько Business Central компаний, вы можете настроить агент каждой компании для использования отдельного выделенного почтового ящика или использовать общий почтовый ящик с различным мониторингом папок для каждой компании. Настройте правила Outlook для маршрутизации счетов в вложенные папки для конкретной компании, а затем задайте агенту каждой компании мониторинг указанной вложенной папки.

  Внимание

  Чтобы активировать и настроить агент, вам потребуется разрешение на чтение и управление (полный доступ) в почтовом ящике, если это не ваш личный почтовый ящик. Как администратор Exchange, делегируйте эти разрешения всем пользователям, которым необходимо активировать и настраивать агент. Подробнее см. в статье Использование Центра администрирования Exchange для изменения делегирования общих почтовых ящиков.

  Когда пользователь активирует агента, он запускается как фоновая задача в контексте этого пользователя и требует доступа к общему почтовому ящику для обработки сообщений электронной почты. Exchange может потребоваться несколько часов, чтобы распространить разрешения на выбранных пользователей.

• Выставление счетов за использование возможностей агентов для среды Business Central настраивается в Центре администрирования Business Central.

  Агенты используют сообщения Microsoft Copilot Studio при активации, за что с вашей компании взимается плата. Однако если вы используете режим пробной версии, первые 50 счетов обрабатываются бесплатно без использования оплачиваемых кредитов ИИ. Подробнее см. в разделах Управление выставлением счетов на основе потребления и Использование Payables Agent в режиме бесплатной пробной версии.

• (Только в средах-песочницах) Переключатель Разрешить запросы HttpClient в параметрах расширения Payables Agent должен быть включен.

  Откройте страницу Управление расширениями, выберите Агент по расчетам с поставщиками, а затем включите переключатель Разрешить запросы HttpClient.

Включите функцию агента по расчетам с поставщиками для среды

Возможность агента включена, если значок Агент по расчетам с поставщиками отображается в меню навигации вверху ролевого центра.

Если значок отсутствует, включите его на странице Возможности Copilot и агентов, как другие функции Copilot в Business Central. Агент по выплатам указан в разделе "Общедоступно". Дополнительные сведения см. в Configure Copilot и возможностях агента ИИ.

Далее настройте и активируйте агента, чтобы он мог обрабатывать счета поставщиков.

Попробуйте Payables Agent в бесплатном пробном режиме

Перед полной активацией агента выплат можно воспользоваться бесплатной пробной версией. Пробный режим позволяет обрабатывать до 50 счетов без списания платных ИИ-кредитов. Режим пробной версии доступен только в рабочих средах, если вы еще не активировали агент.

Во время пробного режима:

• Агент обрабатывает pdf-счета, которые вы отправляете или получаете по электронной почте без выставления счетов в организации
• Вы можете протестировать все возможности агента, включая процессы создания черновиков и проверки.
• Ничего не публикуется автоматически. Вы просматриваете и утверждаете все черновики перед публикацией
• Мастер установки отображает ход выполнения (например, "Счета, обработанные в пробном режиме: 5 из 50")

После обработки 50 счетов пробная версия завершается автоматически, а агент переходит в полный режим. Агент продолжает без перерыва обрабатывать счета, но начинает расходовать оплачиваемые кредиты ИИ, как описано в разделе предварительных требований. Для этого перехода дополнительная конфигурация не требуется.

По окончании пробного периода раздел Пробная версия агента Payables удаляется со страницы конфигурации и заменяется разделом Стоимость. В разделе «Стоимость» отображается общее количество кредитов Copilot, использованных агентом.

Запуск агента с пробным режимом

1. На панели навигации в правом верхнем углу ролевого центра выберите Агент по расчетам с поставщиками>Активировать.
2. В мастере настройки Настройка агента по кредиторской задолженности, в разделе Попробовать агента по кредиторской задолженности выберите Выбрать файл, чтобы загрузить счет-фактуру в формате PDF, или выберите Попробовать примеры счетов, чтобы использовать демонстрационные счета-фактуры.
3. После отправки счета агент активируется автоматически в режиме пробной версии и начинает обработку.

Область задач агента в правой части отображает ход обработки счета.

Настройка и активация агента по расчетам с поставщиками

Настройка и активация агента по расчетам с поставщиками для вашей компании. Для каждой организации разрешен только один агент по расчетам с поставщиками, но доступ к нему может быть предоставлен многим пользователям.

Если вы начинаете с пробного режима, агент уже активен и автоматически переходит в полный режим после 50 счетов. Чтобы настроить параметры или настроить агент без использования пробного режима, выполните следующие действия.

1. В панели навигации в правом верхнем углу центра ролей выберите Payables Agent>Активировать (или Настроить Payables Agent, если он уже находится в пробном режиме).

2. В руководстве по сопровождаемой настройке Настройка Payables Agent включите переключатель Активно.

   

3. Выберите Управление доступом пользователей, чтобы указать пользователей, которые могут управлять агентом или взаимодействовать с ним. Вы можете добавить дополнительных пользователей сейчас или позже. Подробнее см. в разделе Управление доступом пользователей к агенту по расчетам с поставщиками.

4. Включите переключатель " Монитор входящих сведений ", установите флажок " Почтовый ящик" и установите поле "Почтовый ящик " в учетную запись электронной почты, которую нужно отслеживать агентом.

5. (Необязательно) Задайте поле "Папка ", чтобы указать определенную папку почтового ящика, который должен отслеживать агент. Оставьте это поле пустым, чтобы отслеживать весь почтовый ящик.

   Совет

   Используйте поле "Папка" для поддержки нескольких Business Central компаний, совместно использующих один почтовый ящик. Настройте правила электронной почты в Outlook, чтобы направлять счета для каждой компании в отдельную вложенную папку, а затем настройте агент каждой компании на отслеживание соответствующей вложенной папки. Эта настройка предотвращает обработку счетов агентом неправильной компании.

6. Убедитесь, что для агента по расчетам с поставщиками установлен поддерживаемый язык.

   При первой настройке агента он использует тот же язык, что и язык отображения рабочей области. Позже язык можно изменить на странице карточки Payables Agent. Дополнительные сведения об этих параметрах см. в разделе "Изменение языка" и региональных параметров.

7. В правой части страницы выберите стрелку "Перейти к следующей карточке ", чтобы настроить дополнительные параметры, определяющие поведение агента.

   Параметры распределены по нескольким карточкам. Используйте стрелки "Перейти к следующей карточке " и "Перейти к предыдущим карточкам", чтобы вернуться и вперед между карточками и задать различные параметры. Каждая вкладка, следующая за ней, описывает группу связанных параметров:

   • Обработка документов
   • Получить примеры счетов

   Эти параметры указывают, как агент обрабатывает входящие счета поставщика и создает документы о покупках.

   • Проверьте электронную почту: Установите этот флажок, чтобы пользователи проверяли входящие сообщения электронной почты, прежде чем агент создает черновики документов покупки.
   • Настройте дополнительные поля: Перейдите по ссылке, чтобы выбрать дополнительные поля из истории сопоставленных счетов на покупку, которые будут автоматически заполняться, когда агент завершает черновики документов покупки, преобразуя их в документы счетов на покупку. Эта функция гарантирует, что поля строки счета покупки, которые не видны в черновике документа покупки, будут заполнены в рамках того же процесса при сопоставлении с историческими данными. Таким образом универсальный интерфейс черновика документа покупки поддерживает поля из настроек и дополнительных приложений.

1. Чтобы завершить настройку, выберите Обновить.

Значок агента по расчетам с поставщиками меняется на , указывая, что агент активен и готов к обработке входящих счетов поставщиков, поступающих в почтовый ящик.

Отслеживайте расход кредитов Copilot и управляйте им

Для обработки входящих счетов поставщиков агенту Payables Agent требуются кредиты Copilot. Вы можете отслеживать потребление кредитов в разделе "Затраты" страницы конфигурации, в которой отображается общее количество Copilot кредитов, используемых агентом.

Чтобы просмотреть потребление кредитов, выполните приведенные далее действия.

1. Выберите Payables Agent>Настроить.
2. В разделе "Затраты" просмотрите общее количество потребляемых кредитов Copilot.
3. Выберите дополнительные сведения о затратах для получения подробных сведений о выставлении счетов на основе потребления.

Что происходит при истечении кредитов

Когда квота кредитов Copilot вашей организации исчерпана, агент перестает обрабатывать новые счета из отслеживаемого почтового ящика. Однако агент остается активным и продолжает выполнять свою запланированную задачу.

Когда кредиты становятся доступными снова (например, в начале нового периода выставления счетов или при покупке дополнительной емкости), агент автоматически возобновляет обработку. Он обрабатывает все непрочитанные сообщения электронной почты со счетами, которые скопились в почтовом ящике, пока кредиты не были доступны. В зависимости от количества накопившихся электронных писем это действие может быстро израсходовать значительную часть ваших пополненных кредитов.

Рекомендации по управлению кредитами

• Регулярно отслеживайте использование кредитов. Проверьте раздел Стоимость в конфигурации агента или емкость и использование Copilot Credit в центре администрирования Power Platform, чтобы не превысить лимиты квоты. Дополнительные сведения см. в разделе Управление выставлением счетов на основе потребления.
• Используйте режим пробной версии для оценки. Прежде чем переходить на полный режим, воспользуйтесь бесплатным пробным периодом, чтобы обработать до 50 счетов-фактур и оценить ваш обычный расход кредитов.
• Отключите агент, если не хотите автоматического возобновления работы. Если вы экспериментируете с агентом или работаете с ограниченным количеством кредитов, деактивируйте агент до того, как кредиты закончатся. Это предотвратит автоматическую обработку накопившихся счетов после пополнения кредитов. Чтобы отключить, отключите переключатель "Активный " на странице конфигурации.
• Управление непрочитанными электронными письмами перед повторной активацией. Перед повторной активацией агента после исчерпания кредитов рекомендуется удалить или архивировать старые сообщения электронной почты со счетами из отслеживаемого почтового ящика, если их больше не требуется обрабатывать. Это действие предотвращает расходование агентом кредитов на устаревшие запросы.

Управление разрешениями агента и доступом пользователей

Настройка пользователей агента

Администратор может указать, какие пользователи имеют права доступа для использования или настройки агента по расчетам с поставщиками. Существует три способа добавления и настройки пользователей агента:

Управление разрешениями агента для объектов, данных и элементов пользовательского интерфейса

Агент с выплатами имеет учетную запись пользователя в Business Central, как и другие пользователи. Чтобы изменить эту учетную запись, найдите и откройте страницу Агенты, а затем выберите PAYABLES AGENT - [КОМПАНИЯ], чтобы открыть страницу карточки агента.

В разделе Наборы разрешений агента перечислены все наборы разрешений, назначенные в настоящее время агенту. По умолчанию Payables Agent имеет набор разрешений PAYABLES AG. – RUN. Этот набор ограничивает доступ только к объектам, данным и элементам пользовательского интерфейса (например, страницам, полям и действиям), необходимым для обработки счетов поставщиков.

Вы не можете напрямую изменить набор разрешений PAYABLES AG. – RUN, поскольку это системный набор разрешений. Тем не менее, вы можете создать копию, изменить копию в соответствии с вашими потребностями, а затем добавить ее в Наборы разрешений агента вместе с любыми другими наборами разрешений.

Прежде чем добавлять или удалять наборы разрешений, применяемые к агенту, измените состояние на отключено. Когда вы закончите вносить изменения, установите для него снова значение Включено.

Изменение языка и региональных параметров

Агент по платежам проверяется и поддерживается на английском языке (EN) в следующих регионах: Австралия (AU), Соединенное Королевство (Великобритания), Соединенные Штаты (США) и Новая Зеландия (NZ). Хотя ее можно использовать на других языках, она может работать не так, как задумано. Качество языка может варьироваться в зависимости от взаимодействия пользователя или параметров системы, что может повлиять на точность и удобство использования. Узнать больше о доступности Copilot в странах/регионах и поддерживаемых языках можно в Copilot country/region availability and supported languages.

1. Чтобы открыть страницу карточки Агент по расчетам с поставщиками, найдите (Alt+Q) Агенты, а затем выберите АГЕНТ ПО РАСЧЕТАМ С ПОСТАВЩИКАМИ — [КОМПАНИЯ].
2. Выберите Параметры пользователя агента.
3. Задайте для Языка поддерживаемый языковой стандарт английского языка.

Дальнейшие действия

• Контроль действий агента

Связанная информация

Обзор агента по расчетам с поставщиками
Настройка возможностей Copilot и агента