Использование электронных документов в процессе покупок

Настроенные электронные документы можно использовать в качестве следующих документов покупки:

• Счета покупки
• Заказы на покупку
• Кредит-ноты покупки
• Финансовые журналы

Электронные документы при покупке

Электронные документы покупки можно получить вручную или с помощью пакетного задания Получение.

Настройка поставщиков для работы с различными документами покупки

Выполните следующие действия, чтобы настроить поставщиков для входящих электронных счетов:

1. Выберите значок , введите Поставщики и выберите нужную ссылку.

2. Выберите поставщика, которого вы хотите настроить.

3. На экспресс-вкладке Получение найдите поле Преобразовать полученный электронный документ в, укажите документ покупки по умолчанию, который будет создан из полученного электронного документа.

   Заметка

   • В поле Преобразовать полученный электронный документ в вы можете выбрать либо Счет покупки, либо Заказ на покупку в зависимости от того, что должно создаваться на основе полученного электронного счета. Данный выбор не влияет на создание корректирующих документов. В обоих случаях Business Central генерирует кредит-ноту.

   • Если выбран параметр Заказ на покупку в поле Преобразовать полученный электронный документ в, Business Central попытается обновить существующий заказ на покупку. Если в полученном электронном документе для поставщика отсутствует заказ на покупку, Business Central создает новый заказ на покупку. Для создания заказа используется тот же метод, что и при создании нового счета покупки. Подробнее см. в статье Работа со счетами покупки.

4. Выберите один из вариантов, который вы хотите использовать для выбранного поставщика.

5. Закрытие страницы.

Работа со счетами покупки

Запуск пакетного задания

Это пакетное задание предназначено для автоматического обработки сбора входящих счетов. Он работает только в тех странах или регионах, где доступна эта функция.

При каждом запуске очереди заданий, если во внешней службе есть входящие счета, присланные вашим поставщиком, Business Central собирает и импортирует эти счета. Для завершения этого процесса выполните следующие действия:

1. После завершения пакетного задания на странице Электронные документы перечисляются импортированные счета и их основные данные.

2. Для просмотра более подробной информации откройте конкретный электронный документ.

3. В зависимости от того, обрабатывается ли электронный документ автоматически или требуется проверка и подтверждение сведений перед обработкой, выполните следующие действия. Чтобы узнать больше о том, как запросить подтверждение, перейдите в раздел Настройка электронных документов.

   Автоматическая обработка

   1. Если вы автоматически обрабатываете счета и в электронном документе не было ошибок или проблем, поле Запись сопоставляется с номером документа счета покупки, если на странице Карточка поставщика указана серия номеров. Выберите ссылку, чтобы открыть документ.

   Заметка

   Этот созданный системой документ не является учтенным документом.

   2. Чтобы перейти непосредственно к документу покупки, выберите поле Запись. Открыв страницу Счет покупки, проверьте документ. Если все верно, учтите документ.
   3. При учете документа покупки значение в поле Запись на странице Электронный документ обновляется со Счет до Счет покупки, и становится доступен номер учтенного документа покупки. Вы можете выбрать этот номер, чтобы открыть учтенный счет покупки.

   Сведения о журналах аналогичны журналам электронных документов по продаже.

   Проверка и подтверждение перед обработкой

   1. Если перед обработкой счета необходимо просмотреть и подтвердить данные, откройте документ.
   2. На странице Электронный документ выберите действие Показать извлеченные данные.
   3. На странице Данные полученного документа покупки просмотрите сведения. Если все выглядит хорошо, нажмите ОК.
   4. Чтобы обработать счет, выполните шаги, описанные в разделе Автоматическая обработка.

   Чаевые

   Когда вы получаете входящий электронный документ, он, как правило, имеет формат XML или аналогичный, который может быть трудно или даже невозможно прочитать. Например, если вы не разбираетесь в формате XML, может быть трудно просмотреть счет перед его обработкой. Чтобы всем было проще просматривать входящие электронные документы, счета и кредит-ноты, существует экспресс-вкладка Строки э-счета, на которой отображаются сведения из импортированного файла, такие как информация о строке и заголовке, в удобной для понимания форме.

   Функция предварительного просмотра доступна только для типов счетов и кредит-нот входящих электронных документов.

Обработка ошибок и предупреждений

Поскольку ошибки в процессе продажи в основном связаны с доступностью службы, входящий документ может содержать несколько причин. Наиболее распространенной причиной ошибки является то, что система не может распознать строки в электронном документе, полученном от поставщика. Следовательно, она не может ввести строки в счет покупки.

Есть две распространенные ошибки:

• Если вы хотите использовать ту конкретную строку из счета поставщика, которая была непосредственно учтена на счете главной книги (ГК), у вас должно быть правильно настроено значение параметра Текст сопоставления. Чтобы обойти эту ошибку, если вы хотите использовать счета ГК, выберите Сопоставить текст со счетом, чтобы создать конкретное сопоставление значения Текст сопоставления со значением Номер дебетового счета, которое вы хотите использовать. Дополнительная информация о функции сопоставления счетов приведена здесь.
• Если вы хотите отслеживать запасы и использовать строки из счета поставщика для заполнения товаров в строках своего документа, вы должны правильно настроить значение № ссылки на товар. Чтобы обойти эту ошибку, сопоставьте внешний товар с вашими номерами товаров, используя список ссылок на товары. Дополнительные сведения см. в статье Ссылки на товары.

После устранения ошибок и предупреждений вы можете вручную указать, когда нужно создавать счет покупки на основе вашей настройки, выбрав Создать документ.

Повторное создание удаленного счета или кредит-ноты покупки

Ошибки случаются, поэтому важно уметь быстро их исправлять. Если случайно удалить счет или кредит-ноту покупки, и не удается связать входящий электронный документ с правильным, теперь можно повторно создать новый документ покупки на основе данных в электронном документе. Проблема решена, и можно заняться другими делами.

Если вы случайно удалили счет или кредит-ноту покупки, вы не сможете продолжить связь электронного документа с обычным документом покупки в Business Central. Чтобы избавиться от застревания, можно выполнить действие Заново создать документ из электронного документа. Это действие создает неучтенный счет на покупку или кредит-ноту на основе типа входящего документа, его информации, а также используемого сопоставления ГК или ссылок на товары.

Сопоставление текста в эл. документе с конкретным счетом поставщика

Для сопоставления строк с расходами для электронных документов необходимо сопоставить описание со Счетом ГК. Затем используйте действие Соотнести текст со счетом, чтобы связать конкретный текст в счете поставщика из Службы электронных документов со счетом поставщика. Любая часть описания эл. документа, существующая в виде текста сопоставления, означает, что поле Поставщик № результирующего документа или строки журнала типа Счет ГК заполняется соответствующим поставщиком.

В дополнение к сопоставлению со счетом поставщика или другими счетами ГК, также возможно сопоставление текста с банковским счетом. Используйте этот параметр для электронных документов, связанных с оплаченными расходами. Это сделано для электронных документов, для которых нужно создать строку финансового журнала, которая готова к учету на банковском счете.

1. Выберите соответствующую строку эл. документа с показанным сообщением об ошибке, а затем выберите действие Определить соответствие текста счетам. Откроется страница Сопоставление текста со счетами.

2. В поле Текст сопоставления введите текст, который присутствует на счетах поставщика, для которых вы хотите создавать документы покупки или строки журнала. Можно ввести до 50-ти символов.

3. В поле Номер поставщика введите поставщика, для которого нужно создать документ покупки или строка журнала.

4. В поле Номер дебетового счета введите дебетовый счет ГК, который будет вставляться в создаваемый документ покупки или строку журнала типа "Счет ГК".

   Заметка

   С эл. документами не следует использовать поля Номер кредитового счета, **"Тип источника сальдо" и Номер источника сальдо.

5. Повторите шаги 2–5 для всех сообщений об ошибке в эл. документах, для которых вы хотите автоматически создавать Счета ГК и документы.

Импорт одного или нескольких счетов вручную

Чтобы вручную импортировать один или несколько внешних электронных документов, выполните следующие действия:

1. Выберите значок , введите Электронные документы и выберите нужную ссылку.
2. На странице Электронные документы выберите действие Создать из файла.
3. На странице Службы электронных документов выберите службу, а затем загрузите документы.

Работа с вложениями

Peppol и аналогичные файлы электронных счетов являются машиночитаемыми форматами и неудобны для чтения человеком. Чтобы улучшить чтение, Peppol сделал возможным встраивание файла PDF в формат Peppol BIS 3 в качестве двоичного объекта. Если входящий файл Peppol BIS 3 содержит встроенный PDF-файл, Business Central автоматически обработает его и добавит PDF-файл в качестве вложения к документу покупки, как только он будет создан.

Электронные документы и заказы на поставку

Связывание заказов на покупку с полученными электронными документами

Если ваш Поставщик выбрал в поле Преобразовать полученный электронный документ в вариант Заказы на покупку, при создании электронного документа в Business Central (вручную или из внешней конечной точки) Business Central делает следующее:

1. Если заказ на поставку для данного поставщика существует и в полученном файле электронного документа есть номер заказа на покупку, Business Central автоматически свяжет этот электронный документ с упомянутым заказом на покупку, и Статус документа этого электронного документа будет В обработке, а Статус электронного документа на подстранице Статус службы будет Заказ связан. Эта связь будет видна в поле Документ в данном электронном документе. Если вам необходимо изменить автоматически связанный заказ на покупку, вы можете сделать это с помощью действия Обновить связь с заказом на покупку и выбрать вручную один из существующих заказов на покупку для этого поставщика. Это можно сделать только до сопоставления строк между электронным документом и заказом на поставку.

2. Если заказ на покупку для данного поставщика существует, но в полученном файле электронного документа нет номера заказа на покупку, Business Central предложит возможность выбрать один из существующих заказов на покупку, — при условии, что вы отправили этот документ в систему вручную. Откроется список Заказы на покупку список с заказами на покупку только для того поставщика, от которого вы получили электронный документ. Вам нужно выбрать требуемый заказ на покупку и выбрать ОК. Если вам не удалось выбрать правильный заказ на покупку или вы получили электронный документ автоматически из внешней конечной точки с помощью очереди заданий, новый электронный документ не будет связан ни с каким документом покупки. Статус документа этого электронного документа будет Ошибка, а Статус электронного документа на подстранице Статус службы также будет Ошибка обработки импортированного документа. Чтобы завершить связывание с заказом на покупку, выберите действие Обновить связь с заказом на покупку и выберите один из существующих заказов на покупку для этого поставщика.

3. Если заказ на покупку для данного поставщика не существует на момент создания нового электронного документа, Business Central создаст новый заказ на покупку, используя ту же модель создания, которая используется для новых счетов покупки. Статус документа этого электронного документа будет Обработано, а Статус электронного документа на подстранице Статус службы будет Импортированный документ создан. После этого эта связь будет видна в поле Документ в данном электронном документе.

Сопоставление строк полученного электронного документа с заказом на покупку

Вы можете сопоставлять полученные электронные документы со строками заказов на покупку из двух разных мест: со страницы Электронный документ или со страницы Заказ на покупку. Самый простой способ найти уже связанные заказы на покупку заключается в использовании плитки Связанные заказы на покупку, которая входит в Действия с электронными документами. Все несвязанные документы можно найти с помощью плитки Ожидающие электронные счета покупки, на которой находится список электронных документов, требующих вашей проверки. Действия с электронными документами с двумя этими плитками можно найти в следующих ролевых центрах: «Оценка бизнес-руководителя», «Бизнес-руководитель», «Бухгалтер», «Менеджер по запасам» и «Отгрузка и получение».

Сопоставление строк из заказа на покупку

Вы можете сопоставить строки из списка Заказы на покупку или из одного из открытых заказов на покупку. Чтобы начать, выполните следующие действия:

1. Выберите плитку Связанные заказы на покупку в своем ролевом центре, если на ней есть какое-либо число.

2. Выберите один из двух вариантов сопоставления:

   • Если вы хотите сопоставить строки из списка Заказы на покупку, выберите строку заказа на покупку, которую вы хотите сопоставить, и выберите действие Сопоставить строки электронного документа.
   • Если вы хотите сначала открыть заказ на покупку, откройте документ и выберите действие Сопоставить строки электронного документа.

3. Поскольку в обоих случаях процедура одинакова, откроется страница Сопоставление с заказом на покупку со следующим содержимым:

   1. В заголовке вы найдете следующую информацию для упрощения сопоставления строк:

      Имя поля	Описанием
      Имя поставщика	Определяет имя поставщика в электронном документе.
      № электронного документа	Определяет номер связанного электронного документа.
      Дата электронного документа	Определяет дату связанного электронного документа.
      Сумма электронного документа	Определяет общую сумму связанного электронного документа (с учетом НДС).

   2. В строках слева находятся строки, импортированные из файла электронного документа, а справа строки из существующего заказа на покупку.

   3. Во всех строках с обеих сторон указаны номера и описания товаров, а также Прямая себестоимость единицы и Скидка по строке (%).

   4. На стороне Импортированные строки также есть поле Количество с общим количеством из электронного счета и поле Сопоставленное количество, в котором указано количество, уже сопоставленное со строками заказа на покупку.

   5. На стороне Строки заказа на закупку также есть поле Доступное количество с количеством, которое можно сопоставить с этой строкой (полученное количество, на которое не выставлен счет) и Кол-во для выст. счета, в котором указано количество, уже сопоставленное с этой строкой.

   6. Чтобы сопоставить строки, выберите с обеих сторон строки, которые вы хотите сопоставить, и выберите действие Сопоставить вручную. Сопоставленные строки будут помечены зеленым цветом.

   7. Строки можно сопоставлять одна с одной, но также можно сопоставить несколько строк с одной или одну с несколькими, выбирая по несколько строк с одной или с другой стороны, прежде чем выбрать действие Сопоставить вручную.

   8. Также можно выбрать действие Сопоставить автоматически, чтобы автоматически сопоставить все строки с одними и тем же значениями в полях Тип, №, Цена за единицу, Скидка и Единица измерения.

   9. Если вы допустили ошибку, вы можете выбрать действие Удалить сопоставление, чтобы удалить сопоставленные строки на стороне заказа на покупку, или выбрать действие Сбросить сопоставление, чтобы сбросить все сопоставленные строки.

   10. Если в электронном документе много строк, в процессе сопоставления вы можете выбрать действие Показать ожидающие строки, чтобы удалить все строки электронного документа, если они уже полностью сопоставлены. Если вам нужно просмотреть все строки, вы всегда можете выбрать действие Показать все строки.

4. После завершения сопоставления выберите действие Применить к заказу на покупку.

5. После применения сопоставления к заказу на покупку Business Central обновит следующие поля:

   1. Поля № счета поставщика и Дата документа в заголовке документа будут обновлены в соответствии со значениями из электронного документа, который вы получили и связали с заказом на покупку.
   2. Поле Кол-во для выст. счета в строках будет обновлено в соответствии со значениями в столбце Кол-во для выст. счета на странице Сопоставление с заказом на покупку на основе выполненного вами сопоставления.
   3. Теперь документ можно учесть, выбрав действие Учет.
   4. После учета документа значение в поле Документ на странице Электронный документ меняется, и теперь он будет относиться к учтенному счету покупки.
   5. Закрытие страницы.

Если вы хотите добавить допуск и разрешить разницу между строками в электронном счете и заказе на покупку, выполните следующие действия:

1. Выберите значок , введите Настройка модуля "Покупки и кредиторская задолженность" и выберите нужную ссылку.
2. Разрешить допуск можно с помощью поля % разницы при сопоставлении электронных документов, указав максимально допустимый процент разницы в стоимости при сопоставлении строки входящего электронного документа со строкой заказа на покупку.
3. Эта конфигурация будет применяться ко всем сопоставленным строкам, но опять же с учетом допуска на общую сумму, то есть прямой себестоимости единицы вместе с примененным процентом скидки по строке.
4. Закрытие страницы.

Другие параметры

Если входящий электронный счет содержит строки, отсутствующие в заказе на покупку, Business Central не позволяет выполнить учет документа, так как невозможно частично учесть входящий счет. Поэтому необходимо проверить, что все строки счета правильно сопоставлены с заказом на покупку. Если у вас возникла эта проблема, выполните следующие действия, чтобы решить ее:

1. На экспресс-вкладке Импортированные строки на странице Сопоставление заказа на покупку, выберите строку, которая отсутствует в заказе на покупку. После этого нажмите кнопку и выберите действие Создать строку заказа на покупку.
2. На странице Создать строку заказа на покупку для эл. док., в поле Тип выберите тип строки, которую требуется создать в заказе на покупку. Можно выбрать любой из типов.
3. В зависимости от типа строки, можно выбрать Номер, чтобы указать, что вы получили. Например, товар, счет главной книги, ресурс и т. д.
4. Единица измерения, количество, сумма, скидка и другие значения копируются из строки входящего счета.
5. Вы можете выбрать поле Запомнить правило сопоставления, чтобы указать, следует ли создавать правило сопоставления. Эта функция работает только для товаров и счетов ГК. Для товаров создаются ссылки на товары, а для счетов ГК — сопоставления текста со счетами.
6. Нажмите ОК.
7. В заказе на покупку создается строка заказа на покупку, которую можно сопоставить на экспресс-вкладке Строки заказа на покупку на странице Сопоставление заказов на покупку.

Сопоставление строк из электронного документа

Для сопоставления строк на странице Электронный документ выполните следующие действия:

1. Выберите значок , введите Электронные документы и выберите нуную ссылку.
2. Выберите электронный документ, который вы хотите сопоставить.
3. Выберите действие Сопоставить с заказом на покупку, чтобы открыть страницу Сопоставление с заказом на покупку.
4. Повторите те же шаги, которые вы использовали, когда начинали сопоставление из заказов на покупку.

Обзор статусов электронных документов

Чтобы получить более полный обзор всех электронных документов в организации, вы можете выбрать ролевой центр Бухгалтер, в котором существуют статусы электронных документов. Здесь можно найти действия с электронными документами, которые имеют следующие статусы:

• Входящие электронные документы:
  • Обработано
  • В процессе
  • Ошибка

Связанная информация

Настройка электронных документов
Использование электронных документов в процессе продаж
Расширение функциональности электронных документов
Финансовый менеджмент
Выставление счетов по продажам
Регистрация покупок с помощью счетов покупки и заказов
Работа с Business Central

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь