Использование электронных документов в процессе покупок

Настроенные электронные документы можно использовать в качестве следующих документов покупки:

• Счета покупки
• Заказы на покупку
• Кредит-ноты покупки
• Общие журналы

Электронные документы при покупке

Электронные документы покупки можно получить вручную или с помощью пакетного задания Получение.

Настройка поставщиков для работы с различными документами покупки

Чтобы настроить поставщиков для входящих электронных счетов, выполните следующие действия.

1. Выберите значок , введите Поставщики и выберите соответствующую ссылку.

2. Выберите поставщика, которого вы хотите настроить.

3. На экспресс-вкладке Получение найдите поле Преобразовать полученный электронный документ в, укажите документ покупки по умолчанию, который нужно создать из полученного электронного документа.

   Замечание

   В поле Преобразовать полученный электронный документ в вы можете выбрать либо Счет покупки, либо Заказ на покупку в зависимости от того, что должно создаваться на основе полученного электронного счета. Данный выбор не влияет на создание корректирующих документов. В обоих сценариях Business Central создает кредитовое авизо.

   Если выбрать параметр Purchase Order в поле Receive E-Document To Business Central пытается обновить один из существующих заказов на покупку. Однако если заказ на покупку для поставщика в полученном электронном документе не существует, Business Central создает новый заказ на покупку, используя тот же подход, что и создание нового счета на покупку, описанного в этой статье позже.

4. Выберите один из вариантов, который вы хотите использовать для выбранного поставщика.

5. Закройте страницу.

Работа со счетами покупки

Запуск пакетного задания

При каждом запуске очереди заданий, если во внешней службе есть входящие счета, присланные вашим поставщиком, Business Central собирает и импортирует счета. Чтобы завершить процесс, выполните следующие действия.

1. После завершения выполнения пакетного задания импортированные счета отображаются на странице Электронные документы вместе с основными сведениями о них.

2. Для просмотра более подробной информации откройте конкретный электронный документ.

3. В зависимости от того, обрабатываются счета автоматически или требуется проверка и подтверждение сведений перед обработкой, выполните следующие действия. Узнайте больше о том, как требовать подтверждение при настройке электронных документов.

   Автоматическая обработка

   • Если вы автоматически обрабатываете счета и в электронном документе не было ошибок или проблем, поле Запись сопоставляется с номером документа счета покупки, если на странице Карточка поставщика указана серия номеров. Выберите ссылку, чтобы открыть документ.

   Замечание

   Этот Business Central созданный документ не является опубликованным документом.

4. Чтобы перейти непосредственно к документу покупки, выберите поле Запись. После открытия страницы "Счет покупки " просмотрите документ. Если все верно, учтите документ.

5. При учете документа покупки значение в поле Запись на странице Электронный документ обновляется со Счет до Счет покупки, и становится доступен номер учтенного документа покупки. Вы можете выбрать номер, чтобы открыть его. Сведения о журналах аналогичны журналам электронных документов по продаже.

   Проверка и подтверждение перед обработкой

   1. Если перед обработкой счета необходимо просмотреть и подтвердить данные, откройте документ.
   2. На странице Электронный документ выберите действие Показать извлеченные данные.
   3. На странице Данные полученного документа покупки просмотрите сведения. Если все выглядит хорошо, нажмите ОК.
   4. Чтобы обработать счет, выполните шаги, описанные в разделе Автоматическая обработка.

   Tip

   При получении входящего электронного документа это обычно XML или аналогичный формат, который может быть трудным или даже невозможным для чтения. Например, если вы не разбираетесь в формате XML, может быть трудно просмотреть счет перед его обработкой. Чтобы всем было проще просматривать входящие электронные документы, счета и кредит-ноты, существует экспресс-вкладка Строки э-счета, на которой отображаются сведения из импортированного файла, такие как информация о строке и заголовке, в удобной для понимания форме.

   Функция предварительного просмотра доступна только для типов счетов и кредит-нот входящих электронных документов.

Импорт вручную без использования пакетного задания

Чтобы вручную импортировать электронные документы, если у вас нет активного пакетного задания, выполните следующие действия.

1. Щелкните значок, введите Служба электронных документов, а затем выберите соответствующую ссылку.
2. На странице Служба электронных документов выберите активную службу.
3. Чтобы получить весь документ в очереди из внешней службы, выберите "Получить".

Обработка ошибок и предупреждений

Ошибки в процессе продаж часто связаны с доступностью службы, но входящие документы могут содержать несколько причин ошибок. Наиболее типичная причина заключается в том, что Business Central не может распознавать строки на электронном документе от вашего поставщика и не может вводить строки в вашем счете покупки.

Существует две типичные ошибки:

• Если вы хотите использовать ту конкретную строку из счета поставщика, которая была непосредственно учтена на счете главной книги (ГК), у вас должно быть настроено значение параметра Текст сопоставления. Чтобы обойти эту ошибку при использовании учетных записей G/L, выберите действие Сопоставить текст с учетной записью, чтобы создать определенное сопоставление значения Текст сопоставления с Номер дебетового счета. Дополнительные сведения см. в разделе "Сопоставление учетных записей".
• Если вы хотите отслеживать инвентаризацию и использовать строки из счета-фактуры поставщика для заполнения элементов в строках документов, необходимо настроить значение "Ссылка на элемент". Чтобы обойти эту ошибку, сопоставьте внешние товары с вашими номерами товаров, используя список ссылок на товары. Узнайте больше об использовании ссылок на элементы.

После устранения ошибок и предупреждений вы можете вручную указать, когда нужно создавать счет покупки на основе вашей настройки, выбрав Создать документ.

Удаление неправильных электронных документов и предотвращение дубликатов

Вы можете легко отменить неправильные или повторяющиеся электронные документы. Вам не нужно хранить необработанные электронные документы, поэтому вы экономите место в хранилище данных. Business Central не создает новые входящие электронные документы при импорте пакета, содержащего дубликаты. Дубликаты — это документы с одинаковым поставщиком, номером внешнего документа и датой.

Если у вас есть повторяющийся или неправильный электронный документ, администраторы могут удалить его, выполнив действие "Удалить связанный документ". Однако вы не можете удалить уже обработанные электронные документы, которые связаны с документами покупки.

Повторное создание удаленного счета или кредит-ноты покупки

Ошибки случаются, поэтому важно иметь возможность быстро их исправлять. Если вы случайно удалили счет или кредит-ноту покупки и вам не удается связать входящий электронный документ с правильным документом, теперь вы можете создать новый документ покупки на основе данных в электронном документе. Проблема решена, и можно заняться другими делами.

Если вы случайно удалите счет покупки или кредитную записку, вы не можете продолжить подключение к электронным документам с обычным документом покупки в Business Central. Чтобы избавиться от застревания, можно выполнить действие Заново создать документ из электронного документа. Это действие создает неучтенный счет на покупку или кредит-ноту на основе типа входящего документа, информации в нем, а также используемого сопоставления ГК или ссылок на товары.

Связывание электронного документа с существующим документом покупки

Действие "Ссылка на существующий документ" позволяет связать входящий электронный документ с документом покупки, который уже существует в Business Central, а не создавать новый документ. Это полезно, когда:

• Документ покупки был создан вручную до прибытия электронного документа.
• Вы хотите присоединить электронный документ в качестве вспомогательной документации к существующей транзакции.
• Необходимо исправить предыдущую связь, выбрав другой документ.

Когда следует использовать это действие

Однако для некоторых сценариев может потребоваться связывание с существующими документами. В настоящее время действие "Ссылка на существующий документ " поддерживает только межкомпанийные сценарии. Например, с межкомпанийными счетами вы можете получить электронный документ из службы электронных документов, пока существующий документ покупки уже находится в системе.

Необходимые условия

Прежде чем использовать действие "Ссылка на существующий документ ":

• Электронный документ должен иметь номер поставщика, назначенный в проекте
• Поставщик должен иметь код партнера IC, который настроен в карточке поставщика (это необходимо, так как действие в настоящее время поддерживает только межкорпоративные сценарии).

Связывание электронного документа с существующим документом

Чтобы связать электронный документ с существующим документом покупки, выполните следующие действия.

1. Откройте страницу Черновик электронного документа покупки.
2. Убедитесь, что электронному документу назначен поставщик.
3. Выберите действие "Ссылка на существующий документ " в меню "Процесс ".
4. Откроется список документов покупки, предварительно отфильтрованный по:
   • Поставщик из электронного документа
   • Общая сумма (сумма вкл. НДС) из электронного документа
5. Выберите документ, к которому нужно связаться.
6. Подтвердите действие связывания при появлении запроса.

Что происходит после связывания

При связывании электронного документа с существующим документом покупки:

Повторное связывание с другим документом

Если электронный документ уже обработан (связан с документом) и вы хотите связать его с другим документом:

1. При выборе ссылки на существующий документ появится предупреждение:

   Этот электронный документ уже связан с другим документом. Связывание с [типом документа] [Документ No.] отменит связь с текущим связанным документом. Если он был создан из этого электронного документа, он будет удален. Вы хотите продолжить?"

2. Если продолжить:

   • Если ранее связанный документ был создан из этого электронного документа: документ удаляется
   • Если ранее связанный документ не был создан из этого электронного документа, то он не связан (поле "Ссылка на электронный документ" очищается, но сам документ остается).

3. Только что выбранный документ связывается с электронным документом.

Сопоставление типов документов

Действие "Ссылка на существующий документ " открывает соответствующий список документов на основе типа электронных документов:

Сообщения об ошибках

При использовании действия "Ссылка на существующий документ " могут возникнуть следующие ошибки:

Сопоставление текста в эл. документе с конкретным счетом поставщика

Для сопоставления строк с расходами для электронных документов необходимо сопоставить описания со Счетом ГК. Затем используйте действие Соотнести текст со счетом, чтобы связать конкретный текст в счете поставщика из Службы электронных документов со счетом поставщика. Любая часть описания эл. документа, существующая в виде текста сопоставления, означает, что поле Поставщик № результирующего документа или строки журнала типа Счет ГК заполняется соответствующим поставщиком.

Помимо сопоставления текста со счетом поставщика или счетами ГК, можно также сопоставить текст с банковским счетом для электронных документов, относящихся к оплаченным расходам. При этом создается строка финансового журнала, готовая к учету на банковском счете.

1. Выберите соответствующую строку эл. документа с показанным сообщением об ошибке, а затем выберите действие Определить соответствие текста счетам. Откроется страница Сопоставление текста со счетами.

2. В поле Текст сопоставления введите текст, который присутствует на счетах поставщика, для которых вы хотите создавать документы покупки или строки журнала. Можно ввести до 50-ти символов.

3. В поле Номер поставщика введите поставщика, для которого будет создаваться документ покупки или строка журнала.

4. В поле Номер дебетового счета введите дебетовый счет ГК, который будет вставляться в создаваемый документ покупки или строку журнала типа "Счет ГК".

   Замечание

   С эл. документами не следует использовать поля Номер кредитового счета, Тип источника сальдо и Номер источника сальдо.

5. Повторите шаги 2–5 для всех сообщений об ошибке в эл. документах, для которых вы хотите автоматически создавать Счета ГК и документы.

Импорт счетов вручную

Один счет

Чтобы вручную импортировать отдельные внешние электронные документы, выполните следующие действия.

1. Щелкните значок , введите Электронные документы, а затем выберите соответствующую ссылку.
2. На странице "Электронные документы" выберите действие "Создать из файла".
3. Выберите активную службу, которую вы хотите использовать, учитывая тип документа и формат документа для этой службы.
4. Отправьте файл электронных документов, полученный от поставщика.
5. Если возникает сообщение об ошибке, откройте электронный документ, чтобы устранить проблему.
6. В группе "Импорт вручную " выберите "Создать документ".

Несколько счетов

Чтобы вручную импортировать один или несколько внешних электронных документов, выполните следующие действия.

1. Выберите ", введите входящий электронный документ и выберите связанную ссылку.
2. На странице "Входящие электронные документы" выберите действие импорта XML .
3. Выберите активную службу, которую вы хотите использовать, учитывая тип документа и формат документа для этой службы.
4. Отправьте файлы электронных документов, полученные от поставщика.
5. Если возникает сообщение об ошибке, откройте электронный документ, чтобы устранить проблему.
6. В группе "Импорт вручную " выберите "Создать документ".

Работа с вложениями

Peppol и аналогичные файлы электронных счетов являются машиночитаемыми форматами и неудобны для чтения человеком. Чтобы улучшить чтение, Peppol сделал возможным встраивание файла PDF в формат Peppol BIS 3 в качестве двоичного объекта. Если входящий файл Peppol BIS 3 содержит внедренный PDF-файл, Business Central автоматически обрабатывает его и добавляет PDF в виде вложения в документ покупки после его создания.

Электронные документы и заказы на поставку

Связывание заказов на покупку с полученными электронными документами

Если ваш Поставщик настроил поле Received E-Document To для работы с Заказы на покупку, после создания электронного документа в Business Central (вручную или из внешней конечной точки), Business Central выполняет следующие действия:

1. Если заказ на поставку для данного поставщика существует и в полученном файле электронного документа есть номер заказа на покупку, Business Central автоматически свяжет этот электронный документ с упомянутым заказом на покупку, и Статус документа этого электронного документа будет В обработке, а Статус электронного документа на подстранице Статус службы будет Заказ связан. Эта связь будет видна в поле Документ в данном электронном документе. Если вам необходимо изменить автоматически связанный заказ на покупку, вы можете сделать это с помощью действия Обновить связь с заказом на покупку и выбрать вручную один из существующих заказов на покупку для этого поставщика. Это можно сделать только до сопоставления строк между электронным документом и заказом на поставку.

2. Если Purchase Order для этого конкретного поставщика существует, но в полученном файле E-Document нет номера заказа на покупку, Business Central предоставляет возможность выбрать один из существующих заказов на покупку, когда и если вы загрузили этот документ вручную. Откроется список Заказы на покупку список с заказами на покупку только для того поставщика, от которого вы получили электронный документ. Вам нужно выбрать требуемый заказ на покупку и выбрать ОК. Если вам не удалось выбрать правильный заказ на покупку или вы получили электронный документ автоматически из внешней конечной точки с помощью очереди заданий, новый электронный документ не будет связан ни с каким документом покупки. Статус документа этого электронного документа будет Ошибка, а Статус электронного документа на подстранице Статус службы также будет Ошибка обработки импортированного документа. Чтобы завершить связывание с заказом на покупку, выберите действие Обновить связь с заказом на покупку и выберите один из существующих заказов на покупку для этого поставщика.

3. Если Purchase Order для этого конкретного поставщика не существует при создании нового E-Document, Business Central создает новый Purchase Order по той же схеме создания, которая уже существует для новых Purchase Invoices. Статус документа этого электронного документа будет Обработано, а Статус электронного документа на подстранице Статус службы будет Импортированный документ создан. После этого эта связь будет видна в поле Документ в данном электронном документе.

Сопоставление строк полученного электронного документа с заказом на покупку

Вы можете сопоставлять полученные электронные документы со строками заказов на покупку из двух разных мест: со страницы Электронный документ или со страницы Заказ на покупку. Самый простой способ найти уже связанные заказы на покупку заключается в использовании плитки Связанные заказы на покупку, которая входит в Действия с электронными документами. Все несвязанные документы можно найти с помощью плитки Ожидающие электронные счета покупки, на которой находится список электронных документов, требующих вашей проверки. Действия с электронными документами с двумя этими плитками можно найти в следующих ролевых центрах: "Оценка бизнес-руководителя", "Бизнес-руководитель", "Бухгалтер", "Менеджер по запасам" и "Отгрузка и получение".

Сопоставление строк из заказа на покупку

Вы можете сопоставить строки из списка Заказы на покупку или из одного из открытых заказов на покупку. Чтобы начать, выполните следующие действия:

1. Выберите плитку Связанные заказы на покупку в своем ролевом центре, если на ней есть какое-либо число.

2. Выберите один из двух вариантов сопоставления:

   • Если вы хотите сопоставить строки из списка Заказы на покупку, выберите строку заказа на покупку, которую вы хотите сопоставить, и выберите действие Сопоставить строки электронного документа.
   • Если вы хотите сначала открыть заказ на покупку, откройте документ и выберите действие Сопоставить строки электронного документа.

3. Поскольку в обоих случаях процедура одинакова, откроется страница Сопоставление с заказом на покупку со следующим содержимым:

   1. В заголовке вы найдете следующую информацию для упрощения сопоставления строк:

      Имя поля	Description
      Имя поставщика	Определяет имя поставщика в электронном документе.
      № электронного документа	Определяет номер связанного электронного документа.
      Дата электронного документа	Определяет дату связанного электронного документа.
      Сумма электронного документа	Определяет общую сумму связанного электронного документа (с учетом НДС).

   2. В строках слева находятся строки, импортированные из файла электронного документа, а справа строки из существующего заказа на покупку.

   3. Во всех строках с обеих сторон указаны номера и описания товаров, а также Прямая себестоимость единицы и Скидка по строке (%).

   4. На стороне Импортированные строки также есть поле Количество с общим количеством из электронного счета и поле Сопоставленное количество, в котором указано количество, уже сопоставленное со строками заказа на покупку.

   5. На стороне Строки заказа на закупку также есть поле Доступное количество с количеством, которое можно сопоставить с этой строкой (полученное количество, на которое не выставлен счет) и Кол-во для выст. счета, в котором указано количество, уже сопоставленное с этой строкой.

   6. Чтобы сопоставить строки, выберите с обеих сторон строки, которые вы хотите сопоставить, и выберите действие Сопоставить вручную. Сопоставленные строки будут помечены зеленым цветом.

   7. Строки можно сопоставлять одна с одной, но также можно сопоставить несколько строк с одной или одну с несколькими, выбирая по несколько строк с одной или с другой стороны, прежде чем выбрать действие Сопоставить вручную.

   8. Также можно выбрать действие Сопоставить автоматически, чтобы автоматически сопоставить все строки с одними и тем же значениями в полях Тип, №, Цена за единицу, Скидка и Единица измерения.

   9. Если вы допустили ошибку, вы можете выбрать действие Удалить сопоставление, чтобы удалить сопоставленные строки на стороне заказа на покупку, или выбрать действие Сбросить сопоставление, чтобы сбросить все сопоставленные строки.

   10. Если в электронном документе много строк, в процессе сопоставления вы можете выбрать действие Показать ожидающие строки, чтобы удалить все строки электронного документа, если они уже полностью сопоставлены. Если вам нужно просмотреть все строки, вы всегда можете выбрать действие Показать все строки.

4. После завершения сопоставления выберите действие Применить к заказу на покупку.

5. После применения сопоставления к заказу на покупку Business Central обновляет следующие поля:

   1. Поля № счета поставщика и Дата документа в заголовке документа будут обновлены в соответствии со значениями из электронного документа, который вы получили и связали с заказом на покупку.
   2. Поле Кол-во для выст. счета в строках будет обновлено в соответствии со значениями в столбце Кол-во для выст. счета на странице Сопоставление с заказом на покупку на основе выполненного вами сопоставления.
   3. Теперь документ можно учесть, выбрав действие Учет.
   4. После учета документа значение в поле Документ на странице Электронный документ меняется, и теперь он будет относиться к учтенному счету покупки.
   5. Закройте страницу.

Если вы хотите добавить допуск и разрешить разницу между строками в электронном счете и заказе на покупку, выполните следующие действия:

1. Щелкните значок , введите Настройка модуля "Покупки", а затем выберите соответствующую ссылку.
2. Разрешить допуск можно с помощью поля % разницы при сопоставлении электронных документов, указав максимально допустимый процент разницы в стоимости при сопоставлении строки входящего электронного документа со строкой заказа на покупку.
3. Эта конфигурация будет применяться ко всем сопоставленным строкам, но опять же с учетом допуска на общую сумму, то есть прямой себестоимости единицы вместе с примененным процентом скидки по строке.
4. Закройте страницу.

Другие варианты

Если входящий электронный счет содержит строки, которые не заданы в заказе на покупку, Business Central запрещает публикацию документа, так как вы не можете частично опубликовать входящий счет. Поэтому необходимо проверить, что все строки счета правильно сопоставлены с заказом на покупку. Если у вас возникла эта проблема, выполните следующие действия, чтобы решить ее:

1. На экспресс-вкладке Импортированные строки на странице Сопоставление заказа на покупку, выберите строку, которая отсутствует в заказе на покупку. После этого нажмите кнопку и выберите действие Создать строку заказа на покупку.
2. На странице Создать строку заказа на покупку для эл. док., в поле Тип выберите тип строки, которую требуется создать в заказе на покупку. Можно выбрать любой тип.
3. В зависимости от типа строки, можно выбрать Номер, чтобы указать, что вы получили. Например, товар, счет ГК, ресурс и т. д.
4. Единица измерения, количество, сумма, скидка и другие значения копируются из строки входящего счета.
5. Вы можете выбрать поле Запомнить правило сопоставления, чтобы указать, следует ли создавать правило сопоставления. Эта функция работает только для товаров и счетов ГК. Для товаров создаются ссылки на товары, а для счетов ГК — сопоставления текста со счетами.
6. Нажмите ОК.
7. В заказе на покупку создается строка заказа на покупку, которую можно сопоставить на экспресс-вкладке Строки заказа на покупку на странице Сопоставление заказов на покупку.

Сопоставление строк из электронного документа

Сопоставлять строки можно на странице электронного документа. Чтобы приступить, выполните следующие действия:

1. Щелкните значок , введите Электронные документы, а затем выберите соответствующую ссылку.
2. Выберите электронный документ, который вы хотите сопоставить.
3. Выберите действие Сопоставить с заказом на покупку, чтобы открыть страницу Сопоставление с заказом на покупку.
4. Повторите те же шаги, которые вы использовали, когда начинали сопоставление из заказов на покупку.

Обзор статусов электронных документов

Чтобы получить более полный обзор всех электронных документов в организации, вы можете выбрать ролевой центр Бухгалтер, в котором существуют статусы электронных документов. Здесь можно найти действия с электронными документами, которые имеют следующие статусы:

• Входящие электронные документы:
  • Обработано
  • В процессе
  • Error

Связанная информация

• Настройка электронных документов
• Использование электронных документов в процессе продаж
• Расширение функциональности электронных документов
• Финансовый менеджмент
• Выставление счетов по продаже
• Регистрация покупок с помощью счетов покупки и заказов
• Работайте с Business Central

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь