Сопоставляйте электронные документы со строками заказов на покупку с помощью Copilot (предварительная версия).

[Данная статья является предварительной версией документации и может быть изменена.]

По мере того как процессы закупок становятся более цифровыми, функция электронных документов в Business Central играет ключевую роль в автоматизации получения и обработки счетов поставщиков. Copilot может облегчить этот процесс за счет упрощения сопоставления строк счетов поставщиков с заказами на покупку. Copilot позволяет уменьшить время, затрачиваемое на задачи, обычно включающие в себя поиск и ввод данных в больших объемах. Еще одно преимущество заключается в ситуации, когда счета поставщиков не имеют точного соответствия заказам на покупку. Copilot может идентифицировать соответствующие заказы на покупку. Расширенные возможности сопоставления особенно полезны для малых и средних организаций, которым необходимо эффективное отслеживание документов по позициям заказов на покупку.

Приложение Электронный документ поддерживает сценарии для электронных документов на протяжении всего процесса продаж. Copilot может также упростить управление электронными документами в процессе покупки, особенно в отношении заказов на покупку. Приложение позволяет указать тип документа покупки, который необходимо создавать для каждого поставщика, когда вы получаете от него электронные счета.

Теперь вы можете обновить существующие заказы на покупку в Business Central, используя информацию в электронном счете.

Поддерживаемые языки

Эта функция Copilot проверяется и поддерживается только на английском языке. Хотя ее можно использовать на других языках, она может работать не так, как задумано. Качество языка может варьироваться в зависимости от взаимодействия пользователя или параметров системы, что может повлиять на точность и удобство использования. Узнать больше о доступности Copilot в странах/регионах и поддерживаемых языках можно в Copilot country/region availability and supported languages.

Необходимые условия

• Администратор должен активировать функцию Помощь при сопоставлении электронных документов. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка Copilot и возможности агента.

Идентификация заказов на покупку

Во-первых, вы можете идентифицировать заказы на покупку, которые можно автоматически сопоставлять. Если ваш Vendor настроил поле Receive E-Document To, чтобы оно работало с Purchase Orders, при создании электронного документа в Business Central (вручную или из внешней конечной точки) Business Central выполняет следующие действия:

1. Если заказ на покупку для данного поставщика существует и в полученном файле электронного документа есть номер заказа на покупку, Business Central автоматически связывает этот электронный документ с заказом на покупку. Статус документа этого электронного документа — В процессе выполнения, а Статус электронного документа на подстранице Статус службы — Связан с заказом.
   Ссылка отображается в поле Документ документа. Если вам необходимо изменить заказ на покупку, вы можете сделать это с помощью действия Обновить связь с заказом на покупку и выбрать вручную другой заказ на покупку для этого поставщика. Это можно сделать только до сопоставления строк между электронным документом и заказом на покупку.
2. Если заказ на покупку для данного поставщика существует, но в полученном файле электронного документа нет номера заказа на покупку и если вы вручную загрузили документ, вы можете выбрать существующий заказ на покупку, открыв список Заказы на покупку из заказов, полученных от поставщиков и содержащих только электронный документ. Если вы не выбрали правильный заказ на покупку или получили электронный документ автоматически из внешней конечной точки с помощью очереди заданий, новый электронный документ не будет связан ни с каким документом покупки, и Статус документа будет отображаться как Ошибка, а Статус электронного документа на подстранице Статус службы будет Ошибка обработки импортированного документа. Чтобы завершить связывание заказа на покупку, выберите действие Обновить связь с заказом на покупку и выберите заказ на покупку для этого поставщика.

Линии карты

Copilot помогает автоматически сопоставлять линии электронных счетов с линиями заказа на покупку и предлагает дополнительную аналитику соответствия для улучшения совпадений.

После сопоставления Business Central обновляет соответствующий заказ на покупку, добавляя соответствующую информацию о приходе, чтобы обеспечить получение нужных количеств в строках заказа.

Вы можете сопоставлять полученные электронные документы со строками заказов на покупку из двух разных мест: со страницы Электронный документ или со страницы Заказ на покупку. Самый простой способ найти уже связанные заказы на покупку заключается в использовании плитки Связанные заказы на покупку в ролевом центре. Несвязанные документы можно найти с помощью плитки Ожидающие электронные счета покупки, на которой находится список электронных документов, требующих вашей проверки.

Если вы хотите запустить сопоставление из заказа на покупку, выберите действие Сопоставить строки электронного документа с помощью Copilot. Действие доступно на странице списка Заказы на покупку и на странице Заказ на покупку. Если вы хотите выполнить сопоставление на странице E-Documents выберите действие Match Purchase Order with Copilot. Для выполнения сопоставления выполните следующие действия:

1. Выберите действие Сопоставить строки электронного документа с помощью Copilot или Сопоставить с заказом на покупку с помощью Copilot для уже связанных документов.

2. Появится запрос Сопоставление строк электронного документа и заказа с помощью Copilot, а на заднем плане будет страница Сопоставление с заказом на покупку. Copilot автоматически создает сопоставление для вас.

3. Через несколько секунд страница Сопоставление строк электронного документа и заказа с помощью Copilot предложит строки для сопоставления, с дополнительными подробностями:

   1. В заголовке запроса вы найдете следующую информацию:

   Имя поля	Description
   Сопоставлено автоматически	Определяет количество автоматически предложенных сопоставлений. Это число основано на сравнении строк. Если 80% и более описаний совпадают, Business Central сопоставляет их автоматически без использования возможностей Copilot. Business Central также показывает строки как автоматически сопоставленные, поскольку ссылки на элементы существуют при соответствующих условиях.
   Сопоставлено Copilot	Определяет количество совпадений, предложенных Copilot, используя как строковое, так и семантическое сравнение.
   № электронного документа	Определяет номер связанного электронного документа.
   Общая сумма по счету без учета НДС	Определяет итоговую сумму счета за вычетом НДС.
   Сопоставленная общая сумма, включая НДС	Определяет сопоставленную сумму без учета НДС.

   1. Если все строки сопоставлены, вы увидите зеленое сообщение в правом верхнем углу: Все строки (100 %) сопоставлены. Проверьте предложенные сопоставления.

   2. В строках Предложенное сопоставление вы найдете следующую информацию:

      Имя поля	Description
      Номер строки электронного документа	Определяет номер строки электронного документа из исходного файла электронного документа.
      Описание строки эл. документа.	Определяет описание строки электронного документа из исходного файла электронного документа.
      Сопоставленное кол-во	Определяет количество, применяемое к строке заказа на покупку.
      Предложение	Указывает действие, которое Copilot предложил для сопоставления строк заказов на закупку.
      Изучить правило сопоставления	Указывает, следует ли создавать правило сопоставления для этого предложения. Если установить этот флажок, Business Central создаст ссылки на товары и сопоставления текста со счетами ГК.

   3. Все полностью предложенные и сопоставленные строки помечаются зеленым цветом. Если есть какая-либо проблема, например другая цена, но в разрешенном ценовом диапазоне, строка будет помечена желтым цветом. Если между полями описания есть некоторое сходство, но разница в цене превышает допустимую, строка будет помечена красным.

   4. Если какие-либо предложения кажутся вам неверными, вы можете удалить их с помощью действия Удалить строку.

   5. Если вы хотите просмотреть предложенные сопоставления, выберите ссылку в столбце Предложение, чтобы открыть страницу Подробности сопоставления электронного документа.

   6. На странице Подробности сопоставления электронного документа вы можете сравнить сведения из электронных документов и из заказа на покупку, чтобы убедиться в правильности предложенного сопоставления, прежде чем подтверждать его.

   7. После проверки закройте страницу.

4. Если вас не устраивает большинство предложений или вы не хотите использовать функцию E-Document Match Order Lines с Copilot, выберите Удалить. Сопоставления можно создавать вручную. Подробнее см. в статье Сопоставление вручную.

5. Если хотите сохранить предложения, выберите Оставить.

6. Business Central закроет запрос Copilot, и строки на странице Сопоставление с заказом на покупку будут помечены зеленым.

7. Вы можете продолжать работать, как если бы вы выполняли сопоставление вручную. Например, можно удалять, создавать или сбрасывать сопоставления. Если вы не хотите ничего изменять, просто выберите действие Применить к заказу на покупку и продолжайте работу с заказом на покупку.

Связанная информация

Обзор электронных документов
Использование электронных документов при продажах
Использование электронных документов при покупках
Устранение неполадок с Copilot и возможностями агента
Вопросы и ответы об ответственном применении ИИ для помощи в выверке банковского счета