Сопоставление электронных документов со строками заказов на покупку с помощью Copilot (предварительная версия)

[Данная статья посвящена предварительному выпуску и может быть изменена.]

Поскольку процессы закупок становятся все в большей степени цифровыми, функциональность электронных документов в Business Central играет ключевую роль в приеме и обработке счетов поставщиков компаниями. Copilot может облегчить этот процесс за счет упрощения сопоставления строк счетов поставщиков с заказами на покупку. Copilot позволяет уменьшить время, затрачиваемое на задачи, обычно включающие в себя поиск и ввод данных в больших объемах. Еще одно преимущество Copilot обеспечивает в случаях, когда счета не имеют точной связи с заказами на покупку. Copilot может идентифицировать соответствующие заказы на покупку. Расширенные возможности сопоставления особенно полезны малым и средним организациям, которым необходимо эффективное отслеживание документов для строк заказов на покупку.

Приложение Электронный документ поддерживает сценарии для электронных документов на протяжении всего процесса продаж. Copilot может также упростить управление электронными документами в процессе покупки, особенно в отношении заказов на покупку. Приложение позволяет указать тип документа покупки, который необходимо создавать для каждого поставщика, когда вы получаете от него электронные счета.

Теперь вы можете обновить существующие заказы на покупку в Business Central, используя информацию в электронном счете.

Поддерживаемые языки

Эта функция Copilot проверяется и поддерживается только на английском языке. Хотя ее можно использовать на других языках, она может работать не так, как задумано. Качество языка может варьироваться в зависимости от взаимодействия пользователя или параметров системы, что может повлиять на точность и удобство использования. Подробнее о географической и языковой доступности см. на странице Международная доступность Copilot.

Предварительные требования

• Администратор должен активировать функцию Помощь при сопоставлении электронных документов. Подробнее см. в разделе Настройка возможностей Copilot и агентов.

Идентификация заказов на покупку

Во-первых, вы можете идентифицировать заказы на покупку, которые можно автоматически сопоставлять. Если ваш Поставщик настроил в поле Преобразовать полученный электронный документ в вариант Заказы на покупку, при создании электронного документа в Business Central (вручную или из внешней конечной точки) Business Central делает следующее:

1. Если заказ на покупку для данного поставщика существует и в полученном файле электронного документа есть номер заказа на покупку, Business Central автоматически связывает этот электронный документ с заказом на покупку. Статус документа этого электронного документа будет В обработке, а Статус электронного документа на подстранице Статус службы будет Заказ связан.
   Связь отображается в поле Документ электронного документа. Если вам необходимо изменить заказ на покупку, вы можете сделать это с помощью действия Обновить связь с заказом на покупку и выбрать вручную другой заказ на покупку для этого поставщика. Это можно сделать только до сопоставления строк между электронным документом и заказом на покупку.
2. Если заказ на покупку для данного поставщика существует, но в полученном файле электронного документа нет номера заказа на покупку и если вы вручную загрузили документ, вы можете выбрать существующий заказ на покупку, открыв список Заказы на покупку из заказов, полученных от поставщиков и содержащих только электронный документ. Если вы не выбрали правильный заказ на покупку или получили электронный документ автоматически из внешней конечной точки с помощью очереди заданий, новый электронный документ не будет связан ни с каким документом покупки, и Статус документа будет отображаться как Ошибка, а Статус электронного документа на подстранице Статус службы будет Ошибка обработки импортированного документа. Чтобы завершить связывание заказа на покупку, выберите действие Обновить связь с заказом на покупку и выберите заказ на покупку для этого поставщика.

Сопоставление строк

Copilot помогает автоматически сопоставлять строки электронного счета со строками заказа на покупку, и предлагает дополнительную аналитику сопоставления для улучшения определения соответствия.

После сопоставления Business Central обновляет соответствующий заказ на покупку, добавляя соответствующую информацию о получении, чтобы обеспечить получение нужных количеств в строках заказа.

Вы можете сопоставлять полученные электронные документы со строками заказов на покупку из двух разных мест: со страницы Электронный документ или со страницы Заказ на покупку. Самый простой способ найти уже связанные заказы на покупку заключается в использовании плитки Связанные заказы на покупку в ролевом центре. Несвязанные документы можно найти с помощью плитки Ожидающие электронные счета покупки, на которой находится список электронных документов, требующих вашей проверки.

Если вы хотите запустить сопоставление из заказа на покупку, выберите действие Сопоставить строки электронного документа с помощью Copilot. Действие доступно на странице списка Заказы на покупку и на странице Заказ на покупку. Если вы хотите запустить сопоставление со страницы Электронные документы, выберите действие Сопоставить с заказом на покупку с помощью Copilot. Для обработки сопоставления выполните следующие действия:

1. Выберите действие Сопоставить строки электронного документа с помощью Copilot или Сопоставить с заказом на покупку с помощью Copilot для уже связанных документов.

2. Появится запрос Сопоставление строк электронного документа и заказа с помощью Copilot, а на заднем плане будет страница Сопоставление с заказом на покупку. Copilot автоматически создает сопоставление.

3. Через несколько секунд страница Сопоставление строк электронного документа и заказа с помощью Copilot предложит строки для сопоставления, с дополнительными подробностями:

   1. В заголовке запроса вы найдете следующую информацию:

   Имя поля	Описанием
   Сопоставлено автоматически	Определяет количество автоматически предложенных сопоставлений. Это число основано на сравнении строк. Если 80% или более описаний пересекаются, они автоматически сопоставляются в Business Central, без использования возможностей Copilot. Business Central также показывает строки как автоматически сопоставленные, так как ссылки на товары существуют с соответствующими условиями.
   Сопоставлено Copilot	Определяет количество сопоставлений, предложенных Copilot с использованием как сравнения строк, так и семантического сравнения.
   № электронного документа	Определяет номер связанного электронного документа.
   Общая сумма по счету без учета НДС	Определяет итоговую сумму счета за вычетом НДС.
   Сопоставленная общая сумма с учетом НДС	Определяет сопоставленную сумму без учета НДС.

   1. Если все строки сопоставлены, вы увидите зеленое сообщение в правом верхнем углу: Все строки (100 %) сопоставлены. Проверьте предложенные сопоставления.

   2. В строках Предложенное сопоставление вы найдете следующую информацию:

      Имя поля	Описанием
      № строки эл. документа	Определяет номер строки электронного документа из исходного файла электронного документа.
      Описание строки эл. документа.	Определяет описание строки электронного документа из исходного файла электронного документа.
      Сопоставленное кол-во	Определяет количество, применяемое к строке заказа на покупку.
      Предложение	Указывает действие, которое Copilot предложил для сопоставления строк заказов на закупку.
      Запомнить правило сопоставления	Указывает, следует ли создавать правило сопоставления для этого предложения. Если установить этот флажок, Business Central создаст ссылки на товары и сопоставления текста со счетами ГК.

   3. Все полностью предложенные и сопоставленные строки помечаются зеленым цветом. Если есть какая-либо проблема, например другая цена, но в разрешенном ценовом диапазоне, строка будет помечена желтым цветом. Если между полями описания есть некоторое сходство, но разница в цене превышает допустимую, строка будет помечена красным.

   4. Если какие-либо предложения кажутся вам неверными, вы можете удалить их с помощью действия Удалить строку.

   5. Если вы хотите просмотреть предложенные сопоставления, выберите ссылку в столбце Предложение, чтобы открыть страницу Подробности сопоставления электронного документа.

   6. На странице Подробности сопоставления электронного документа вы можете сравнить сведения из электронных документов и из заказа на покупку, чтобы убедиться в правильности предложенного сопоставления, прежде чем подтверждать его.

   7. После проверки закройте страницу.

4. Если большинство предложений кажутся вам неверными или если вы не хотите использовать функцию Сопоставление строк электронного документа и заказа с помощью Copilot, выберите Удалить. Сопоставления можно создавать вручную. Подробнее см. в статье Сопоставление вручную.

5. Если хотите сохранить предложения, выберите Оставить.

6. Business Central закроет запрос Copilot, а строки на странице Сопоставление с заказом на покупку будут помечены зеленым.

7. Вы можете продолжать работать, как если бы вы выполняли сопоставление вручную. Например, можно удалять, создавать или сбрасывать совпадения. Если вы не хотите ничего изменять, просто выберите действие Применить к заказу на покупку и продолжайте работу с заказом на покупку.

Связанная информация

Обзор электронных документов
Использование электронных документов при продажах
Использование электронных документов при покупках
Устранение неполадок с возможностями Copilot и агентов
Вопросы и ответы об ответственном применении ИИ для помощи в выверке банковского счета