Configurare Microsoft Teams in una piccola o media azienda

Questa guida aiuta gli amministratori IT delle piccole e medie imprese a conoscere e configurare Teams. Per impostazione predefinita, la persona che effettua l'iscrizione e acquista un abbonamento a Microsoft 365 per le aziende ottiene le autorizzazioni di amministratore. Questa persona può assegnare autorizzazioni di amministratore ad altri utenti per aiutarli a gestire Microsoft 365 per la propria organizzazione.

Microsoft Teams è un hub digitale che riunisce conversazioni, riunioni, file e app in un'unica posizione. Poiché è basato su Microsoft 365, le aziende beneficiano delle integrazioni con le app e i servizi familiari di Office.

Microsoft Teams può aiutarti a far crescere il tuo business offrendoti la possibilità di:

• Incontrarsi online con clienti, partner, fornitori e colleghi. I partecipanti non hanno bisogno di Teams per partecipare a una riunione di Teams.
• Condividi la disponibilità e pianifica le riunioni tramite Bookings.
• Rispondi alle richieste dei clienti dal tuo sito Web tramite chat.
• Effettuare telefonate con una licenza di Telefono di Teams.
• Ospita webinar di alta qualità.
• Collaborare usando file, chat e app.

Questa guida consente di iniziare a usare:

• Aggiunta di utenti e accesso a Teams.
• Connessione del dominio dell'azienda a Teams.
• Sincronizzazione del calendario esistente con Teams.
• Configurazione delle funzionalità di Teams per la tua piccola o media azienda.
• Installazione di Teams.
• Accesso al supporto e condivisione del feedback.

Se si cercano informazioni su come usare Teams o formare altri utenti all'uso di Teams, vedere il sito Microsoft Adoption o Formazione su Microsoft Teams.

Aggiunta di utenti e accesso a Teams

Ogni utente ha bisogno di un account utente e di una licenza prima di poter accedere a Teams. È possibile aggiungere nuovi utenti usando il interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 seguendo queste istruzioni.

Se è già stato configurato un account di amministratore globale o utente con una licenza di Teams attiva, è anche possibile usare l'app Amministrazione all'interno di Teams per aggiungere utenti.

1. Installare e avviare l'app Amministrazione in Teams.
2. Selezionare l'opzione Aggiungi utente nella home page dell'app Amministrazione o nella pagina Utenti.
3. Aggiungere uno o più utenti immettendo le informazioni necessarie.
4. Seguire le istruzioni per acquistare e assegnare una licenza all'utente.

È possibile modificare la licenza di un utente in qualsiasi momento selezionando un utente nella pagina Utenti. Puoi gestire la licenza disponibile nel tuo ambiente usando la pagina Abbonamenti nell'app Amministrazione in Teams.

Per altre informazioni sulle licenze di Teams , vedere questo collegamento.

Se si vuole offrire agli utenti l'opportunità di provare Teams prima che abbiano una licenza di Teams, è possibile configurare Teams Exploratory. Altre informazioni su Teams Exploratory.

Connessione dei domini aziendali a Teams

Quando si acquista Microsoft 365, si ottiene un dominio predefinito (ad esempio: contoso.onmicrosoft.com). Senza ulteriori configurazioni, gli utenti di Microsoft 365 hanno questo dominio predefinito nei loro nomi utente di Microsoft 365 (ad esempio: [email protected]).

Questo dominio predefinito può creare confusione se l'azienda ha un dominio esistente (ad esempio: contoso.com). La connessione del dominio consente agli utenti di accedere con i loro nomi utente esistenti e assicura che i partner e i clienti vedano un'identità coerente quando interagiscono con l'utente tramite Teams. La connessione del dominio a Teams non influisce sul modo in cui il dominio viene usato per la posta elettronica, il sito Web o altri prodotti all'esterno di Microsoft 365.

Per altre informazioni sui passaggi da eseguire per connettere il dominio, vedere l'articolo Integrazione della posta elettronica aziendale con Microsoft Teams . È anche possibile eseguire questa procedura per connettere il dominio nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.

Sincronizzazione del calendario esistente con Teams

Teams è già connesso a Exchange per il calendario per impostazione predefinita. Se si usa un provider diverso da Exchange per la posta elettronica e il calendario, è possibile configurare la sincronizzazione del calendario con Teams connettendo il dominio. Questa sincronizzazione consente a te e ai tuoi utenti di vedere tutti i tuoi team e le altre riunioni in entrambi i calendari. Inoltre, assicura che le riunioni in arrivo e in uscita di Teams non vengano perse e che le risposte alle riunioni, ad esempio accetta e rifiuta, vengano ricevute.

Per un'esperienza ottimale, è consigliabile connettere il dominio aziendale prima di configurare la sincronizzazione del calendario. Seguire questa procedura per configurare la sincronizzazione del calendario con l'articolo Integrazione della posta elettronica aziendale con Microsoft Teams . Seguire questa procedura per configurare la sincronizzazione tra Google Calendar e Teams Configurare la sincronizzazione del calendario con Google Workspace.

Configurazione delle funzionalità di Teams per le piccole o medie imprese

È possibile personalizzare Teams in diversi modi. Le sezioni seguenti illustrano come configurare Teams in base alle esigenze dell'azienda. L'ordine in cui si configura ogni funzionalità di Teams dipende da te. Ricontrollare spesso per informazioni sulle guide alla configurazione delle nuove funzionalità.

Passare alla sezione a cui si è interessati:

• Chat, team e canali
• Riunioni e conferenze
• Webinar
• Servizi telefonici con piano per chiamate
• Pianificazione tramite Bookings
• Pianificare riunioni di Teams da Google Calendar
• Connettersi con i clienti nel sito Web con Live Chat
• Collaborazione basata sull'intelligenza artificiale tramite Copilot
• Condivisione file
• App in Teams

Chat, team e canali

Chat, team e canali sono la pietra angolare di Teams. La chat consente agli utenti di parlare tra di loro, condividere file e di collegarsi in modo privato con altri. Teams, che può essere visibile a tutti gli utenti dell'organizzazione o solo a un pubblico specifico, consente alle persone giuste di collaborare indipendentemente dall'attività o dall'occasione, che si tratti di un progetto a esecuzione prolungata o dell'organizzazione dei materiali di onboarding dei dipendenti. I canali all'interno dei team possono fornire uno spazio di discussione mirato per argomenti, progetti, reparti specifici o qualsiasi altra categorizzazione utile per il team.

Per informazioni dettagliate sugli aspetti da considerare prima di implementare chat, team e canali, vedere Panoramica di team e canali.

Non sono necessarie ulteriori operazioni per consentire agli utenti di iniziare a usare chat, team e canali. Sono tuttavia disponibili numerose opzioni per controllare l'uso di Teams. È possibile apportare le modifiche ora o attendere fino a quando non è possibile vedere come le persone usano Teams. L'interfaccia di amministrazione di Teams consente di accedere a tutti i criteri e le impostazioni di messaggistica. È anche possibile usare l'app Amministrazione in Teams per modificare le impostazioni più popolari. Per altre informazioni, vedere i seguenti articoli:

• Gestire i criteri di messaggistica in Teams
• Impostazioni di Teams

Uso di chat, team e canali per la collaborazione esterna

La collaborazione tramite chat, team e canali può avvenire con persone interne ed esterne all'organizzazione. L'abilitazione della collaborazione esterna può richiedere la modifica dei criteri e delle impostazioni di Teams.

Con la configurazione corretta, è possibile chattare con gli utenti di Teams all'esterno dell'azienda che fanno parte di organizzazioni di Microsoft 365 attendibili (ad esempio, un cliente o un partner con un account aziendale o dell'istituto di istruzione di Microsoft 365) o utenti Di Teams e Skype non gestiti da un'organizzazione (ad esempio, un cliente con un account Microsoft 365 o Skype personale). L'abilitazione della chat esterna non apre altre parti dell'ambiente teams agli utenti di Teams con cui si chatta, come riunioni o file. Altre informazioni sugli aggiornamenti delle impostazioni e dei criteri di Teams necessari per consentire le chat esterne.

Se si vuole concedere a un contatto esterno un accesso esteso all'ambiente Teams, è possibile concedere l'accesso guest. L'accesso guest consente di concedere l'accesso a team, documenti in canali, chat e applicazioni a persone esterne all'organizzazione, mantenendo il controllo sui dati aziendali. Chiunque abbia un account aziendale, dell'istituto di istruzione o personale di Microsoft 365 può essere aggiunto come guest. Altre informazioni sull'attivazione dell'accesso guest per l'ambiente. Una volta abilitato l'accesso guest, seguire questa guida per altre informazioni su come invitare i guest a unirsi a te in Teams.

I canali condivisi in Teams creano spazi di collaborazione in cui è possibile invitare persone che non fanno parte del team che ospita il canale. Solo gli utenti proprietari o membri del canale condiviso possono accedere al canale. I guest non possono essere aggiunti a un canale condiviso, ma è possibile invitare persone esterne all'organizzazione a partecipare se hanno un account aziendale o dell'istituto di istruzione di Teams. Altre informazioni sulla configurazione della collaborazione con partecipanti esterni in un canale condiviso.

Riunioni e conferenze

Le riunioni e le conferenze consentono alle persone dell'organizzazione di incontrarsi online con partner, fornitori, clienti e colleghi. Chiunque abbia un client di Teams può partecipare alle riunioni a cui è stato invitato. Se un partecipante non ha Teams, può partecipare anche usando il client Web su un desktop o dall'app Teams per dispositivi mobili dal proprio app store per dispositivi mobili. Altre informazioni sulle riunioni di Teams con partecipanti esterni.

I partecipanti possono partecipare alla conversazione senza bisogno di un telefono usando il microfono, la fotocamera e lo schermo del dispositivo. I partecipanti possono chattare, effettuare chiamate vocali e condividere video e app con altri partecipanti usando un PC o un dispositivo mobile.

Sono disponibili diverse funzionalità per le riunioni che è possibile usare per rafforzare il marchio dell'azienda. I temi delle riunioni sono inclusi in Teams Premium. Consentono agli amministratori di personalizzare l'aspetto visivo delle schermate prejoin e della sala di attesa applicando un tema specifico. I temi delle riunioni sono costituiti dai colori del marchio dell'azienda, da un'immagine personalizzata che rappresenta il marchio e dal logo dell'azienda. Per altre informazioni sui temi delle riunioni in Microsoft Teams, vedere Temi delle riunioni.

Gli sfondi delle riunioni personalizzati consentono agli amministratori Teams Premium di caricare immagini aziendali personalizzate da usare come sfondi virtuali durante le riunioni. Questa funzionalità consente agli utenti di mantenere la privacy, ridurre le distrazioni o aggiungere un tocco di unità del marchio aziendale alle riunioni. È possibile usare criteri di gruppo o utente per assegnare sfondi univoci a specifici utenti o reparti. Se non si dispone di Teams Premium, i singoli utenti possono caricare e usare i propri sfondi delle riunioni sul desktop di Teams. Per altre informazioni sulla gestione di sfondi personalizzati per le riunioni, vedere Sfondi delle riunioni.

I servizi di audioconferenza consentono ai partecipanti di partecipare alle riunioni tramite telefono normale chiamando un numero di telefono della conferenza e immettendo un ID riunione. Le audioconferenze sono utili quando un partecipante non dispone di una buona connessione Internet, la riunione è solo vocale o in altre circostanze non consente loro di partecipare tramite l'app desktop o per dispositivi mobili di Teams.

Le riunioni sono abilitate per impostazione predefinita in Teams. Tuttavia è possibile controllare l'esperienza degli organizzatori e dei partecipanti. È possibile impostare criteri per personalizzare le azioni consentite e non consentite per gli utenti prima e durante le riunioni. Per altre informazioni, vedere l'articolo seguente:

• Guida introduttiva per l'amministratore - Riunioni ed eventi live in Microsoft Teams

Webinar

I webinar di Teams consentono di eseguire presentazioni interattive per i clienti. Quando si configura un webinar in Teams, è possibile:

• Configurare la registrazione di un evento.
• Pubblicare il bios degli altoparlanti.
• Ottenere informazioni approfondite sulla partecipazione al webinar tramite report webinar.

I webinar sono abilitati per impostazione predefinita nell'ambiente teams. Altre informazioni sulla gestione di chi può pianificare webinar per l'azienda.

Servizi telefonici con piano per chiamate

Servizi telefonici Microsoft 365 Teams con piano per chiamate è un'ottima soluzione per le aziende con meno di 300 utenti e offre tutte le funzionalità di un sistema telefonico per ufficio. Servizi telefonici Teams include la segreteria telefonica, ID chiamante, menu del sistema telefonico, numeri gratuiti e altro ancora, senza la necessità di gestire un complesso e costoso sistema telefonico locale.

Per altre informazioni su Servizi telefonici Teams con piano per chiamate per le piccole e medie imprese, vedere Servizi telefonici Teams per le piccole e medie imprese. Se hai bisogno di ulteriore assistenza per comprendere o distribuire Telefono di Teams, contattaci qui: [email protected].

Pianificazione tramite Bookings

La funzionalità Microsoft Bookings consente di pianificare e gestire appuntamenti con clienti, clienti o colleghi. Bookings include una pagina di prenotazioni basata sul Web, integrata con Microsoft Outlook e Teams per ottimizzare il calendario e offrire ai clienti la flessibilità necessaria per prenotare un orario più adatto alle loro esigenze.

• Altre informazioni su come Bookings può aiutare l'azienda a semplificare la pianificazione.
• Altre informazioni su come rendere disponibile l'app Bookings per Teams agli utenti dell'azienda.

Pianificare riunioni di Teams da Google Calendar

È possibile pianificare riunioni di Teams direttamente da Google Calendar usando il componente aggiuntivo Riunione di Teams per Google Calendar. Altre informazioni sull'installazione del componente aggiuntivo. Gli amministratori IT possono anche installare il componente aggiuntivo dalla console google workplace Amministrazione.

Connettersi con i clienti nel sito Web con Live Chat

La chat dal vivo consente ai visitatori del sito Web di chattare con l'azienda tramite un widget chat sul sito Web rivolto ai clienti. I visitatori possono porre domande tramite la chat del sito Web, collegandoli direttamente al team di supporto in Teams. Scopri di più sulla configurazione e la gestione di Live Chat.

Collaborazione basata sull'intelligenza artificiale tramite Copilot

Copilot in Teams possibile:

• Aiuta la tua azienda a eseguire le attività più velocemente e a migliorare la collaborazione grazie alla potenza dell'intelligenza artificiale.
• Consente di automatizzare le attività in modo da concentrarsi su come prestare la massima attenzione a clienti e partner durante riunioni, chiamate e conversazioni in chat.
• Riepilogare i punti di discussione principali nelle riunioni e nelle chiamate, inclusi chi stava parlando, cosa hanno detto e dove le persone sono allineate o in disaccordo.
• Suggerisci attività e rispondi a qualsiasi domanda, tutto in tempo reale durante o dopo una riunione.
• Consente di riscrivere e modificare i messaggi della chat e del canale per migliorare il tono, la lunghezza e la chiarezza.
• È possibile trovare e usare informazioni archiviate in documenti o perse in conversazioni raggruppando i dati provenienti da documenti, presentazioni, messaggi di posta elettronica, calendario, note e contatti.
• Usare le informazioni in Teams per facilitare il recupero o l'identificazione rapida delle attività.

Altre informazioni su come abilitare Copilot nell'ambiente Teams dal sito di adozione Copilot dedicato alle piccole aziende o dalla documentazione di Microsoft 365 Copilot.

Condivisione file

Quando si abilita la condivisione di file tramite Teams, l'azienda può collaborare con partner, fornitori, clienti e colleghi proteggendo allo stesso tempo la proprietà intellettuale e le informazioni riservate dell'azienda. I file condivisi tramite Teams sono di proprietà e gestiti dall'azienda piuttosto che dai singoli utenti. Gli utenti possono condividere file dai canali di Teams, dalle chat, dalle riunioni e dall'app OneDrive in Teams.

Per impostazione predefinita, la condivisione con persone esterne all'organizzazione tramite l'accesso esterno, l'accesso guest o l'accesso anonimo è abilitata, ma i canali condivisi e gli scenari tra cloud richiedono una configurazione aggiuntiva. Altre informazioni su come abilitare la condivisione sicura per fornitori, partner e clienti esterni all'organizzazione.

App in Teams

Le app in Teams aiutano gli utenti a riunire i propri strumenti e servizi aziendali in un'unica posizione in cui possono essere usati per collaborare con altri. Le app Teams sono pubblicate da Microsoft e da altre società. È anche possibile creare app di Teams specifiche per la propria azienda. Ecco alcuni esempi di app:

• Un'app per condividere e assegnare attività a vari utenti in un canale.
• Un'app che si integra con il sistema di gestione dei clienti e tiene traccia dei lead e dei progressi dei clienti.
• Un'app che consente di pianificare i turni e le pianificazioni dei dipendenti.

Gli amministratori possono controllare quali app sono consentite. È anche possibile installare automaticamente le app per gli utenti. Altre informazioni sulle app di Teams e su come gestirle.

Installazione di Teams

Quando si è pronti per consentire agli utenti di iniziare a usare Teams, possono installare il client Teams nel proprio dispositivo Windows, Mac o Android o iOS. Gli utenti possono scaricare il client Teams direttamente da https://teams.microsoft.com/downloads.

Gli utenti possono usare Teams senza che sul desktop sia installata un'app tramite il Web. Accedi a Teams sul Web da questo sito.

Assicurarsi che ogni utente dell'organizzazione disponga di una licenza di Teams prima di poter usare Teams. Per altre informazioni sull'assegnazione di una licenza di Teams, vedere Gestire l'accesso degli utenti a Teams.

Gli utenti avranno la migliore esperienza possibile per partecipare alle riunioni con una licenza e un'applicazione di Teams, ma non sono necessari. Ai clienti o ai partner non è necessaria una licenza di Teams per partecipare alle riunioni di Teams. Altre informazioni su come abilitare l'accesso anonimo a una riunione per l'ambiente Teams.

Se l'organizzazione usa Microsoft Endpoint Configuration Manager, i criteri di gruppo o un meccanismo di distribuzione di terze parti per distribuire i software nei computer degli utenti, vedere Installare Microsoft Teams usando Microsoft Endpoint Configuration Manager.

Per informazioni dettagliate sulla distribuzione dei client Teams, vedere Ottenere i client per Microsoft Teams.

Accesso al supporto e condivisione di feedback

Se hai bisogno di ulteriore assistenza per configurare l'ambiente di Teams per la tua piccola azienda, puoi contattare i nostri agenti di supporto in tempo reale. Richiedere supporto tramite l'app Teams Amministrazione:

1. Avviare l'app Teams Amministrazione all'interno del client Teams.
2. Selezionare Supporto nel riquadro di spostamento sinistro.
3. Ricerca del problema per cui hai bisogno di assistenza.
4. Se gli articoli forniti non soddisfano le proprie esigenze, selezionare Contatta il supporto tecnico.
5. Seleziona un metodo di supporto e un agente del supporto tecnico ti contatterà.

Se hai feedback su come possiamo migliorare l'esperienza di Teams per la tua piccola o media azienda, puoi condividere le tue opinioni nella nostra community Microsoft Teams - Small Business.