Сведения об использовании и хранении данных организации в Microsoft 365

Данные организации можно использовать для использования различных возможностей приложений и служб Microsoft 365, Microsoft 365 Copilot и Viva.

Ознакомьтесь со следующими сведениями, чтобы понять, как используются, хранятся и удаляются данные организации.

Использование данных

Передаваемые данные организации могут использоваться службами Viva, Microsoft 365 и сторонними службами, имеющими доступ через microsoft API Graph. Эти данные обрабатываются как общедоступные в организации, то есть они могут отображаться для любого конечного пользователя в организации.

Для профиля пользователя Майкрософт

В профиле пользователя Microsoft 365 Microsoft Entra данные по умолчанию имеют приоритет над организационными данными в Microsoft 365. Когда служба запрашивает профиль пользователя Microsoft 365, если для одного атрибута есть как организационные данные, так и данные Microsoft Entra, возвращается значение Microsoft Entra. Например, для данного конечного пользователя в качестве свойства jobTitle в Microsoft Entra ID указано "Инженер-программист". Администратор источника данных организации в вашей организации использует функцию Организационные данные в Microsoft 365, чтобы передать значение "Старший инженер программного обеспечения" для атрибута Microsoft_JobTitle для этого же конечного пользователя. После отправки оба значения сохраняются в профиле пользователя Microsoft 365 конечного пользователя. Когда интерфейс, например карточки профиля в Microsoft 365 , запрашивает профиль пользователя Microsoft 365, чтобы получить свойство jobTitle для этого конечного пользователя, возвращается "Инженер по программному обеспечению" (вместо "Старший инженер по программному обеспечению").

Однако если в идентификаторе Entra нет данных для атрибута, используется соответствующее значение данных организации. Таким образом, в предыдущем примере, если значение jobTitle отсутствует в идентификаторе Entra, в карта Профиля в Microsoft 365 используется "Старший инженер программного обеспечения" из организационных данных в Microsoft 365.

Узнайте больше о конфиденциальности расширенного анализа Viva Аналитика.

Узнайте больше о безопасности и соответствии viva Glint для использования данных.

Удаление данных

Администратор источника данных организации может непреднамеренно удалить персональные данные, обновив источник данных значениями NULL. Сведения об удалении данных пользователей см. в статье Обновление или внесение других изменений в данные организации . После обработки обновления связанные пользовательские данные перезаписываются пустыми полями, что означает, что их данные удаляются немедленно.

При удалении клиента из Microsoft 365 все данные клиента очищаются в течение 30 дней.

Хранение данных

Данные организации хранятся до тех пор, пока пользователь активен и имеет действительную лицензию, а пользователь или администратор источника данных организации не запрашивал никаких запросов на удаление.

Место расположения данных

При отправке данных организации данные хранятся в географическом расположении, соответствующем расположению почтового ящика по умолчанию, настроенном в Microsoft 365. Дополнительные сведения:

• Data Residency для SharePoint
• Data Residency для Exchange Online
• Data Residency для Viva Аналитики
• Data Residency для Viva Glint

Управление запросами субъектов данных

Запрос субъекта данных или DSR — это официальный запрос субъекта данных (конечного пользователя) к контролеру с просьбой применить действия в отношении его персональных данных. Чтобы понять, какие права субъектов данных имеют конечные пользователи, см. раздел Запросы субъектов данных Office 365 в соответствии с GDPR и CCPA.

Используйте следующие сведения для выполнения DSR от конечных пользователей:

• Доступ и экспорт — конечные пользователи могут получить доступ к данным организации, отправленным администратором источника данных организации, и экспортировать их, с помощью следующих ресурсов:
  • Профиль пользователя Microsoft 365: с помощью функции экспорта данных в профиле карта. Инструкции.
  • Viva Аналитика: с помощью соединителя Power BI. Инструкции.
• Изменить — см . статью Обновление или внесение других изменений в данные организации.
• Удаление — см . статью Обновление или внесение других изменений в данные организации и удаление данных.

Экспорт данных из организационных данных в Microsoft 365

После успешного приема данных администраторы могут экспортировать данные непосредственно из данных организации в Microsoft 365. Экспорт включает в себя:

• Необработанные файлы данных организации, передаваемые вручную (.csv) или автоматическими соединителями
• Данные, сохраненные в периоде 30-дневного хранения данных в Microsoft 365

Следующие данные не включаются в результаты экспорта:

• Сопоставления атрибутов или конфигурации приема
• Данные, обрабатываемые или сохраненные подчиненными приложениями Microsoft 365, такими как Viva Аналитика или Viva Glint
• Данные, не сохраненные организационными данными в Microsoft 365

Экспортированные данные предоставляются в .csv формате. Только пользователи, которым назначена роль глобального администратора или администратора источника данных организации, могут инициировать экспорт.

Доступ к журналам аудита и их экспорт

Чтобы отслеживать данные организации, связанные с безопасностью и соответствием требованиям, в событиях Microsoft 365 для вашей организации, включите ведение журнала аудита. Журналы аудита доступны на портале Microsoft Purview или с помощью API действий управления Microsoft 365. Подробнее.

Перед просмотром журнала аудита включите поиск по журналам аудита Microsoft 365. Этот шаг нужно выполнить только один раз. После включения поиска в журналах потребуется несколько часов.

Чтобы просмотреть журнал аудита, выполните следующие действия:

1. Перейдите на портал Microsoft Purview и войдите с помощью рабочей или учебной учетной записи.

2. В левой области портала выберите Аудит.

3. Выполните эти инструкции для поиска в журналах аудита. Инструкции.

   • Выберите Тип записи: Организационные ДанныеInM365 для событий метаданных
   • Выберите Тип записи: WorkplaceAnalytics для событий приема