Управление запросами субъектов данных GDPR в Viva Engage Enterprise
Как проверенный администратор вы можете удалить пользователя из Viva Engage в соответствии с общим регламентом по защите данных (GDPR) запроса субъекта данных. При удалении пользователя личные сведения о пользователе удаляются, но сообщения и файлы пользователя остаются. Вы можете просмотреть сообщения и файлы пользователя, чтобы решить, какие из них следует удалить. Остающееся содержимое идентифицируется по идентификатору, а не по имени пользователя.
Выберите подход, который подходит для вашей ситуации, и следуйте инструкциям в указанном порядке. Порядок имеет значение: после удаления пользователя вы больше не сможете найти его данные, чтобы удалить его.
| Способ | Действия |
|---|---|
| Сохранение всех сообщений и файлов, созданных пользователем. | Удалите пользователя с помощью параметра Стереть пользователя . Это приведет к удалению пользователя из домашнего клиента и всех внешних клиентов, к которому он принадлежит, но не удаляет сообщения или файлы. |
| Удаление всех сообщений, созданных пользователем, и выбор файлов для удаления | 1. Экспортируйте данные пользователя для домашнего клиента по одному пользователю и по одному для каждого внешнего клиента, к которому они принадлежат. 2. Удалите пользователя из каждого клиента с помощью параметра Окончательно удалить этого пользователя и удалите его сообщения . 3. В домашнем клиенте используйте параметр Стереть пользователя . 4. В течение 14 дней удалите все файлы, хранящиеся в Viva Engage в домашнем клиенте, при необходимости, и все сведения, не включенные в экспорт на пользователя.* |
| Проверка файлов и сообщений, созданных пользователем, и выбор элементов для сохранения и удаления | 1. Экспортируйте данные пользователя для домашнего клиента по одному пользователю и по одному для каждого внешнего клиента, к которому они принадлежат. 2. В домашнем клиенте используйте параметр Стереть этого пользователя . 3. В течение 14 дней удалите все файлы или сообщения при необходимости из домашнего клиента, а также сведения, не включенные в экспорт на пользователя.* |
* Если вы предпочитаете иметь более 14 дней для просмотра и удаления файлов и сообщений, это можно сделать до удаления пользователя.
Важно!
При закрытии учетной записи Microsoft Entra ID пользователь и его сведения не удаляются. Чтобы удалить сведения о пользователе, перейдите в Центр администрирования Viva Engage и выполните приведенные ниже инструкции.
Удаление определенных сообщений или файлов
Используйте идентификатор файла Viva Engage из экспорта, чтобы перейти непосредственно к файлу в Viva Engage и удалить его.
Важно!
Для файлов Viva Engage, хранящихся в SharePoint, удалите файлы из Viva Engage, чтобы удалить метаданные Viva Engage, а также файл.
Чтобы найти и удалить определенное сообщение:
В экспорте данных найдите URL-адрес сообщения в столбце gdpr_delete_url . Url-адрес имеет следующий синтаксис: https://www.yammer.com/network_name/#/Threads/show?threadId=thread_id. Пример: http://www.yammer.com/contosomkt.onmicrosoft.com/#/threads/show?threadID=135893.
В сообщении щелкните значок
Дополнительно , а затем выберите GDPR Жесткое удаление.
Чтобы найти и удалить конкретный файл Viva Engage, хранящийся в Viva Engage или SharePoint, выполните указанные ниже действия.
Используйте поле Поиск в Viva Engage. Например, для файла с именем 12345678.pptx при экспорте найдите 1235678.pptx. В результатах поиска выберите Перейти к файлу, а затем выберите Удалить этот файл.
Можно также создать URL-адрес для файла. Использование https://www.yammer.com/file_numberфайлов/network_name/#/, напримерhttps://www.yammer.com/contosomkt.onmicrosoft.com/#/files/12345678. На странице Viva Engage для файла выберите Удалить этот файл.
Чтобы удалить изображения обложки для пользователя, выполните следующие действия:
Примечание.
В случаях, когда у администратора или пользователя нет лицензии уровня "Премиум" и (или) у пользователя больше нет собственной сюжетной линии, ранее загруженные фотографии необходимо удалить через API.
Через API. Привлечение администраторов или проверенных администраторов может удалять образы обложки для любого пользователя в клиенте с помощью вызова API. Url-адрес имеет следующий синтаксис: www.yammer.com/api/public/v1/user-profiles/ user_id/cover-image.
Например, чтобы удалить титульные изображения пользователя с идентификатором 1234567890, URL-адрес будет выглядеть следующим образом: www.yammer.com/api/public/v1/user-profiles/1234567890/cover-image.
С помощью пользовательского интерфейса. Привлечение администраторов с лицензиями Premium Viva может отправлять или удалять фотографии обложки для любого пользователя, у которого есть лицензия Premium Viva и сюжетная линия включена:
- Посетите страницу профиля пользователя.
- Наведите указатель мыши на заголовок профиля и выберите "Отправить фотографию обложки".
- При необходимости удалите или отправьте новое изображение обложки.
Поиск и удаление пользовательских данных, не включенных в экспорт для пользователя
Есть некоторые пользовательские данные, которые не включены в экспорт.
Чтобы найти эти данные для пользователя, перейдите в раздел Viva Привлечение параметров 
>Люди и выберите имя пользователя.
В таблице ниже показано, как изменить или удалить эти данные при необходимости.
| Тип данных | Как изменить или удалить их |
|---|---|
| Сообщения с закладками, участие в группах, отслеживаемые или отслеживающие пользователи, а также отслеживаемые темы | При удалении пользователя из домашнего клиента Viva Engage и внешних клиентов эти сведения удаляются после 14-дневного периода приостановки. Пользователь может изменить или удалить эту информацию. Инструкции см . в разделе Советы по упорядочению в Viva Engage. |
| Пользовательские параметры, включая уведомления, приложения и языковые настройки | При удалении пользователя из домашнего клиента Viva Engage и внешних клиентов эти сведения удаляются после 14-дневного периода приостановки. Как администратор вы не можете изменить эту информацию для пользователя. Однако пользователь может изменить собственные параметры. Инструкции см. в разделе Изменение профиля и параметров Viva Engage. |
| Профиль пользователя | Если у пользователя есть удостоверение Viva Engage, его можно удалить двумя способами:
|
Самостоятельное изменение профиля и параметров пользователем
Пользователь может изменять свой профиль. Администраторы не могут изменить профиль пользователя или параметры.
Пользователь может щелкнуть значок
параметров Viva Engage , а затем выбрать Изменить параметры.Выберите вкладку, чтобы внести нужные изменения:
Чтобы изменить профиль, выберите вкладку Профиль.
Чтобы сменить пароль, выберите вкладку Пароль.
Чтобы изменить уведомления, выберите вкладку Сети.
Чтобы просмотреть действия учетной записи, выберите вкладку Активность учетной записи.
Чтобы узнать, какие приложения вы установили, выберите Мои приложения.
Чтобы установить параметры, выберите вкладку Настройки.
Удаление пользователя из группы, включая внешнюю группу
В группе выберите Участники.
Щелкните значок
Параметры рядом с именем пользователя.Выберите Удалить из группы.
Удаление внешнего участника из беседы
- В беседе Viva Engage выберите Удалить участников.
Удаление пользователя из домашнего клиента Viva Engage и внешних клиентов
Важно!
При удалении пользователя существует 14-дневное окно, позволяющее решить, какие файлы и сообщения сохранить или удалить в домашнем клиенте, прежде чем данные, определяющие пользователя, будут полностью удалены. Если вы хотите просмотреть и удалить некоторые или все сообщения и файлы пользователя, обязательно экспортируйте данные пользователя и выполните удаление перед удалением учетной записи пользователя или в течение 14 дней после выбора стереть этого пользователя. После 14-дневного окна файлы и сообщения будут продолжать существовать, но будут помечены как принадлежащие бывшему пользователю.
После перехода учетной записи пользователя из отключенной в удаленную вы не сможете связать данные пользователя с этим пользователем, что означает, что вы больше не сможете экспортировать и просматривать его данные.
Важно!
Если вы хотите просматривать и удалять сообщения и файлы во внешних группах, внешних потоках и клиентах, в которые пользователь является гостевым участником, следуйте инструкциям в статье Удаление определенных сообщений или файлов Viva Engage, хранящихся в Viva Engage или SharePoint, перед удалением пользователя. После нажатия кнопки Стереть этого пользователя вы больше не сможете связать пользователя с этими сообщениями и файлами.
Важно!
При удалении пользователя из своего домашнего клиента Viva Engage он удаляется из всех внешних клиентов. Необходимо отдельно удалять гостевых пользователей в каждом внешнем клиенте, в который они вошли.
При удалении пользователя удаляются указанные ниже данные:
На кого подписан пользователь, связь с беседами и отслеживаемыми темами, а также связь с пользователями, подписанными на него
Закладки, языковые параметры, параметры уведомлений и активность учетной записи
Профиль
Участие в группах
Список арендаторов, в которые они входили
Администратор может стереть пользователя из домашнего клиента и любых внешних клиентов, к которому он принадлежит.
Удаление пользователя администратором
В Центре администрирования Viva Engage перейдите в раздел Пользователи>Удалить пользователей.
Введите имя существующего пользователя. После выбора пользователя отображаются параметры удаления.
Если вы хотите удалить все сообщения пользователя перед удалением пользователя:
- Выберите Безвозвратно удалить этого пользователя и его сообщения, а затем нажмите кнопку Отправить.
- По завершении выберите Стереть этого пользователя. При этом имя пользователя и данные о действиях удаляются.
Если вы хотите сохранить все файлы и сообщения пользователя, выберите пункт Удалить этого пользователя.
Если вы хотите просмотреть сообщения и файлы пользователя (и вы уже удалили сообщения и файлы во внешних группах, потоках или клиентах, в которой пользователь является гостевым участником), выполните следующие действия:
Отключите пользователя в течение 14 дней, чтобы экспортировать данные пользователя и оценить файлы и сообщения домашнего клиента, выбрав Удалить этого пользователя. Очистите их имя и личную информацию, но оставьте свои сообщения. (Невозможно отменить через 14 дней):
Пользователь помечается как деактивированный и отображается на странице Удаление пользователей . В течение 14 дней вы можете повторно активировать пользователя.
Через 14 дней всем администраторам клиента и проверенным администраторам отправляется сообщение о том, что пользователь был удален.
Выберите Отправить.
В диалоговом окне подтверждения выберите Да, Безвозвратно удалить учетную запись.
В течение 14 дней следуйте инструкциям в разделе Удаление определенных сообщений или файлов.
Повторная активация отключенной учетной записи после использования параметра "Удалить этого пользователя"
Если учетная запись пользователя деактивирована с помощью параметра Стереть этого пользователя , у вас есть 14 дней для повторной активации пользователя.
Перейдите в Центр администрирования Viva Engage.
Выберите Удалить пользователей.
Перейдите в раздел Деактивированные пользователи . Этот раздел отображается только в том случае, если есть по крайней мере одна деактивированная учетная запись пользователя.
Выберите Повторная активация для каждого пользователя, которого вы хотите повторно активировать.
По истечении 14 дней повторно активировать пользователя не удастся.