Ограниченный поиск SharePoint

Что такое ограниченный поиск SharePoint?

Ограниченный поиск SharePoint — это параметр, который помогает администратору SharePoint или более поздней версии в Microsoft 365 вести список сайтов SharePoint ("разрешенный список"), для которых вы проверили разрешения и применили управление данными. Список разрешенных определяет, какие сайты SharePoint могут участвовать в поиске на уровне организации и в работе с Copilot. По умолчанию параметр "Ограниченный поиск SharePoint" отключен, а список разрешенных пуст.

Ограниченный поиск SharePoint позволяет ограничить поиск в масштабах всей организации и возможности Copilot проверенным набором сайтов SharePoint по вашему выбору. Кроме того, независимо от того, включили ли вы ограниченный поиск SharePoint, пользователи в вашей организации по-прежнему могут взаимодействовать с файлами и содержимым, которыми они владеют или к которым они ранее обращались в Copilot.

Почему следует использовать ограниченный поиск SharePoint?

Ограниченный поиск SharePoint предоставляет время для проверки и аудита разрешений сайта. Мы предоставляем ограниченный поиск SharePoint, чтобы помочь вам поддерживать динамику развертывания Copilot при реализации комплексной безопасности данных с помощью расширенного управления SharePoint и Microsoft Purview. В сочетании эти решения предлагают комплексное решение для обнаружения, защиты и управления данными, обеспечивая безопасный и управляемый жизненный цикл данных.

Ограниченный поиск SharePoint устраняет проблемы, связанные с общим доступом, позволяя организациям:

• Запретить отображение сайтов в результатах поиска на уровне организации и в интерфейсах Copilot, пока администраторы или владельцы сайтов не смогут проверка разрешения на содержимое сайта;
• Соблюдайте существующие разрешения сайта и позвольте владельцам сайтов управлять отдельными разрешениями сайта.

Если включен ограниченный поиск SharePoint, взаимодействие с клиентом влияет следующим образом:

• Результаты поиска ограничены сайтами в списке разрешенных пользователей, часто посещаемыми сайтами пользователей, сайтами, на которые у пользователей уже есть разрешения, и недавно к файлам пользователей. Включение этой функции влияет на общий интерфейс поиска, даже для пользователей, не являющихся copilot.
• Copilot имеет меньше информации, доступной для ссылки, что может повлиять на ее способность предоставлять точные и исчерпывающие ответы.

Помните, что независимо от того, включили ли вы ограниченный поиск SharePoint, пользователи в вашей организации всегда смогут взаимодействовать с файлами и содержимым, которыми они владеют или к которым они ранее обращались в Copilot.

Как работает ограниченный поиск SharePoint?

Как администратор SharePoint или более поздней версии в Microsoft 365 вы можете:

• Проверьте текущее состояние ограниченного поиска SharePoint (включен или отключен)
• Включение или отключение ограниченного поиска SharePoint
• Курируйте список разрешенных , определив 100 наиболее часто используемых сайтов
• Добавление или удаление сайтов из списка разрешенных путем предоставления URL-адреса сайта
• Получение полного списка сайтов в списке разрешенных

Ограниченный поиск SharePoint отключен по умолчанию. Если вы решите включить его, пользователи Copilot и не Copilot смогут находить и использовать содержимое из:

• Список разрешенных проверенных сайтов SharePoint, настроенных администраторами ( до 100 сайтов SharePoint), с учетом существующих разрешений сайтов.
• Файлы, чаты, сообщения электронной почты, календари пользователей в OneDrive, к которых у них есть доступ.
• Файлы с часто посещаемых сайтов SharePoint.
• Файлы, которыми был предоставлен общий доступ непосредственно пользователям.
• Файлы, которые пользователи просматривали, редактировали или создавали.

На следующей схеме показан пример сайта центра управления персоналом с Все восемь связанных сайтов, а также сайт центра управления персоналом считаются одним сайтом в списке разрешенных.

Рассмотрим Алекса Уилбера( Alex Wilber), специалиста по маркетингу компании Contoso Electronics. Прежде чем организация будет использовать ограниченный поиск SharePoint, Алекс может просматривать не только свое личное содержимое, например файлы OneDrive, чаты, электронные письма, содержимое, которое он владеет или посещал, но и содержимое с некоторых сайтов, которые не прошли проверку разрешений на доступ или контроль доступа Списки гигиены (ACL) и не применяется управление данными. Например, у Contoso Electronics есть сайт бюджетирования с важной бизнес-информацией. Большинство пользователей не знают об этом сайте, поэтому владелец сайта не настроил необходимые разрешения и не выполнил правильный процесс управления данными. Сайт может быть открыт для некоторых пользователей, которым запрещено его видеть, например Для Алекса. Когда Алекс просит Copilot получить некоторые сведения о бюджете, Copilot получает информацию с сайта бюджетирования.

ИТ-администратор Contoso Electronics использует ограниченный поиск SharePoint, чтобы ограничить количество сайтов, которые можно искать в списке разрешенных. Они проверка отчеты SPAC и SPAC DAG и решили исключить этот сайт бюджетирования из списка разрешенных. После включения RSS Алекс по-прежнему может получить доступ к вещам, которыми он владеет или недавно посещал, или которые напрямую с ним предоставляются, но он не может получить доступ к каким-либо другим сайтам, если только сайт не входит в список разрешенных и у него есть разрешение на это. Когда Алекс спрашивает Copilot тот же вопрос о бюджете сейчас, Copilot не будет показывать им никакой информации с этого сайта.

Вопросы и ответы

Можно ли вместо этого использовать RSS-канал для создания списка запретов?

Нет, эта возможность не является частью ограниченного поиска SharePoint. Однако расширенное управление SharePoint предлагает аналогичную функцию, называемую ограниченным контроль доступа для сайтов SharePoint. Если ваш клиент не готов использовать Расширенное управление SharePoint, он также может отключить следующий параметр в SharePoint. Дополнительные сведения см . в разделе Разрешить этому сайту отображаться в результатах поиска.

Влияет ли ограниченный поиск SharePoint на другие службы, которые не зависят от SharePoint? Например, Exchange, To-Do, Планировщик, Loop и т. д.?

Да, любой продукт, в котором включен корпоративный поиск и может иметь содержимое и (или) файлы SharePoint в качестве результатов поиска, будут затронуты.

Влияет ли ограниченный поиск SharePoint на другие функции, основанные на индексе Майкрософт? Например, функции Purview или SharePoint Advanced Management?

Нет, ограниченный поиск SharePoint не повлияет на другие функции, основанные на индексе Майкрософт.

После включения RSS, сколько времени это займет?

RSS войдет в силу в течение часа после включения.

Если я даю URL-адрес центрального сайта, будет ли он также включать все дочерние сайты или сайты, связанные с ним центральные сайты? Учитываются ли эти другие сайты для 100 сайтов в списках разрешенных?

В список 100 включен только центральный сайт (URL-адрес в списке разрешенных). Вложенные сайты на сайте-концентраторе не учитываются в соответствии с ограничением в 100, но RSS действует на вложенных сайтах.

Что делать дальше?

После настройки ограниченного поиска SharePoint и включения Microsoft 365 Copilot для организации следует оценить действия и использование сайтов SharePoint, чтобы настроить список разрешенных. Вы можете использовать Microsoft SharePoint Администратор Center и Microsoft Purview для постепенного увеличения область поиска и взаимодействия с Copilot для вашей организации. Ограниченный поиск SharePoint учитывает существующие разрешения сайта, поэтому вы можете работать с владельцами сайтов и администраторами, чтобы добавить расширенные политики доступа и расширенное управление жизненным циклом содержимого сайта для определенных пользователей и групп с помощью расширенного управления Microsoft SharePoint. Кроме того, Microsoft Purview повышает безопасность и соответствие требованиям к данным в вашей организации для Copilot.