Автоматизация обработки счетов поставщика с помощью Power Automate и AI Builder

Power Automate и AI Builder можно использовать для автоматизации полного цикла обработки счетов-фактур поставщиков из форматов электронных счетов-фактур на основе Extensible Markup Language (XML). Такой подход позволяет организациям проверять и интегрировать данные счетов в Dynamics 365 Finance или другие системы планирования корпоративных ресурсов (ERP) с минимальным вмешательством вручную.

Диаграмма архитектуры

Рабочий процесс

Эта архитектура автоматизирует комплексный рабочий процесс обработки счетов:

1. Триггер электронной почты: новое сообщение поступает в указанную общую папку "Входящие" с XML-вложением, содержащим сведения о счете-фактуре (идентификатор поставщика, номер счета, дата, сумма, позиции).

2. Извлечение XML-данных: Power Automate извлекает XML-вложение и анализирует его с помощью XML-выражений для получения полей счета.

3. Проверка данных: рабочий процесс проверяет извлеченные данные по нескольким критериям:

   • Проверка существования поставщика в Dynamics 365
   • Проверка формата номера счета
   • Обнаружение типов документов
   • Проверка вычисления суммы
   • Единица проверки мер (на основе страны или региона)
   • Проверка формата даты

4. Преобразование данных: рабочий процесс сопоставляет извлеченные XML-поля с схемой сущности Dynamics 365, преобразует даты в формат Международной организации стандартизации (ISO) 8601, преобразует значения в десятичные и подготавливает элементы строки в виде массивов.

5. Интеграция Dynamics 365: бизнес-процесс создает проверенные данные счета в качестве ожидающей записи счета поставщика в приложениях для управления финансами и операциями Dynamics 365 с помощью соединителя Dataverse или Dynamics 365 Connector.

6. Обработка ошибок: если какой-либо шаг завершается ошибкой, поток регистрирует ошибку, отправляет уведомление в финансовую группу, перемещает сообщение электронной почты в папку с ошибкой и предотвращает неполные счета от ввода Dynamics 365.

Уведомление об успешном создании: после успешного создания рабочий процесс отправляет сообщения Teams в финансовый канал, обновляет список отслеживания и перемещает обработанное электронное письмо в архивную папку с номером ссылки на счет-фактуру Dynamics 365.

Сведения о сценарии

Этот вариант использования основан на подходе компании к созданию надежного, безопасного и поддерживаемого процесса интеграции счетов поставщиков в систему ERP при минимизации усилий вручную.

Бизнес-задача

Многонациональная компания получает большие объемы счетов поставщика в формате XML из Перу (SUNAT CPE/UBL-Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria Comprobante de Pago Electrónico /Универсальный бизнес-язык), Чили (SII DTE–Servicio de Impuestos Internos Documento Tributario Electrónico) и Мексика (SAT CFI–Servicio de Administración Tributaria Comprobante Fiscal Digital Por Internet).

Скачивание, интерпретация и ввод данных этих XML-файлов в Dynamics 365 (или другую систему ERP) медленные, подвержены ошибкам и не гарантируют соблюдение местных правил электронного выставления счетов. Команды также должны сверить XML-данные с PDF-файлами и проверить справочные данные поставщика и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

Решение

Реализуйте шаблон приема XML-счетов на основе Power Automate, который:

• Отслеживает общие почтовые ящики для счетов к оплате (AP) в каждой стране/регионе, извлекает вложения XML и PDF и направляет их в процесс автоматизации.

• Анализирует XML каждой страны/региона в нормализованную внутреннюю схему, включая заголовок, строки, налоги, участников, ключи, такие как универсальный уникальный идентификатор (UUID) или фолио.

• Применяет проверку с учетом страны или региона, например форматы налоговых идентификаторов, тип документа, итоги, налоги и обязательные теги, прежде чем создавать ожидающие счета поставщика в Dynamics 365.

• Создает единый журнал аудита в SharePoint или Dataverse и присоединяет исходный XML-файл и PDF к документу ERP для долгосрочного хранения.

Components

Эти службы и технологии автоматизируют прием счетов поставщика, обработку, проверку и интеграцию с приложениями dynamics 365 finance and operations.

Службы электронной почты и рабочих процессов

Потоки облака Power Automate оркеструют весь конвейер обработки счетов. Облачные потоки могут выполняться по запросу, например при поступлении сообщений электронной почты с вложениями счетов, что делает их идеальным механизмом триггера для автоматического приема счетов.

Извлечение и обработка данных

Запрос ИИ извлекает ссылку на заказа на покупку и UUID из PDF-файлов счетов, если они отсутствуют в XML. Он также классифицирует тип счета в некоторых сценариях. Кроме того, можно использовать модель обработки документов AI Builder в зависимости от ваших требований.

Интеграция ERP

Ожидающие счета поставщика создаются в приложениях для финансов и операций Dynamics 365. В архитектуре используется встроенный коннектор Dynamics 365 для взаимодействия с сущностями данных финансов и операций Dynamics 365, такими как сущности, связанные с накладными поставщика.

Интеграция и проверка данных

• Списки SharePoint служат базовым уровнем данных для ведения журнала счетов и отслеживания исключений.

• Виртуальные таблицы Microsoft Dataverse позволяют легко интегрироваться с приложениями для финансов и операций Dynamics 365.

Уведомления и мониторинг

• Microsoft Teams предоставляет сотрудникам отдела финансов уведомления в режиме реального времени о результатах обработки счетов.

• Outlook/Exchange Online активирует уведомления о рабочих процессах и сбоях. Также предоставляет организацию электронной почты с помощью управления папками.

Considerations

Эти соображения реализуют основы Power Platform Well-Architected — набора руководящих принципов, повышающих качество рабочей нагрузки. Дополнительные сведения см. в разделе Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

• Изоляция ошибок. Используйте области try-catch в Power Automate для обработки сбоев синтаксического анализа, ошибок проверки и проблем интеграции Dynamics 365 отдельно. Этот подход предотвращает блокировку всего пакета одним сбоем.

• Идемпотентное обнаружение: используйте сочетание номера счета и RFC поставщика, чтобы предотвратить повторяющиеся отправки Dynamics 365, если сообщение электронной почты было доставлено повторно.

• Резервные механизмы: используйте резервные папки для электронной почты и системы очередей вручную для счетов, которые не прошли автоматическую обработку. Такой подход гарантирует, что счета не будут потеряны.

• Ведение журнала с двумя слоями: используйте основное уведомление SharePoint и дополнительное уведомление по электронной почте, чтобы обеспечить видимость исключений, даже если ведение журнала завершается ошибкой.

• Политики повторных попыток: используйте обработку времени ожидания по умолчанию (5-минутное время ожидания действия) с маршрутизацией области перехвата для обработки исключений.

Безопасность

• Управление доступом: ограничить почтовые ящики, библиотеку SharePoint и учетную запись службы Dynamics 365 авторизованным персоналом.

• Защита данных. Убедитесь, что XML-вложения, содержащие конфиденциальные данные поставщика, обрабатываются безопасно. Реализуйте шифрование для конфиденциальных полей, таких как сведения о банковском счете, если они присутствуют в счетах.

• Соответствие требованиям. Убедитесь, что все обработки счетов соответствуют финансовым нормативным требованиям, таким как Закон Сарбенс-Оксли (SOX), требования к налогу на товары и услуги (GST)/Согласованный налог на продажу (HST) и другие местные налоговые правила, реализуя правила проверки, соответствующие нормативным требованиям.

• Учетная запись службы: используйте минимальные разрешения (READ на VendorsV2/UnitsOfMeasure; CREATE только для таблиц счетов).

Операционная эффективность

• Стандартизация. Требуется, чтобы все поставщики использовали согласованные форматы схем XML для упрощения логики синтаксического анализа. Предоставление поставщикам XML-шаблонов для обеспечения совместимости.

• Документация. Создание модулей Runbook для распространенных сценариев ошибок, устранения неполадок в формате XML и изменений конфигурации Dynamics 365. Задокументируйте все выражения и правила проверки, используемые.

• Процесс поддержки. Обучение специалистов по финансированию и ИТ-поддержке по диагностике сбоев потоков с помощью журнала выполнения Power Automate, поиск ошибок в журналах и выполнение процедур восстановления вручную.

• Управление изменениями: оцените все изменения логики, правил проверки и сопоставлений Dynamics 365 в среде разработки перед развертыванием в рабочей среде. Используйте управление версиями для экспорта потока Power Automate.

Эффективность работы

• Пакетный режим: если требуется обрабатывать более 200 счетов в день, переключитесь на поток по расписанию, который выполняется каждые 15 минут, вместо использования триггера для каждого сообщения электронной почты.

• Оптимизация: мониторинг длительности выполнения потока и времени анализа. Для сложных структур XML оптимизируйте выражения, чтобы свести к минимуму затраты на обработку. Реализуйте кэширование для поиска поставщиков, чтобы избежать избыточных запросов Dynamics 365.

• Регулирование соединителя: имейте в виду ограничения Power Automate. Для больших объемов реализуйте механизмы очереди с помощью таблиц Dataverse.

• Масштабируемость: по мере роста объема счетов следует переходить от триггеров для каждого сообщения электронной почты к пакетной обработке. Используйте запланированные потоки, которые обрабатывают несколько счетов-фактур параллельно, используя Цикл Применить к каждому с настройками параллелизма.

Оптимизация взаимодействия

• Самообслуживание: Финансовые пользователи могут вручную попробовать повторно обработать неудачные счета с помощью кнопки Power Apps (без зависимости от ИТ).

• Прозрачность: панель мониторинга SharePoint показывает состояние очереди обработки; Power BI предоставляет подробную аналитику.

• Очистить уведомления: структурированный формат электронной почты с разделами: сводка, вложения, сведения об ошибках, рекомендуемое действие.

• Целевое соглашение об уровне обслуживания: 95 процентов автоматизированных счетов, обработанных в течение двух часов после получения электронной почты.

Ответственное применение ИИ

• Справедливость: обучение моделей пользовательских запросов с различными данными для минимизации смещения.

• Надежность и безопасность. Непрерывно отслеживайте выходные данные искусственного интеллекта, чтобы обеспечить их точность и действия. Человек, участвующий в процессе, проверяет аномалии и исключения.

• Конфиденциальность и безопасность: Убедитесь, что процессы обработки данных ИИ соответствуют применимым регламентам конфиденциальности.

• Инклюзивность: поддержка обработки документов на нескольких языках. Человек может просмотреть документ, если у AI Builder есть проблемы с интерпретацией информации.

• Прозрачность: все выходные данные ИИ отслеживаются, а журналы доступны для аудита.

• Подотчетность: используйте участие человека в цикле для обеспечения ответственности за критически важные решения.

Дальнейшие действия

• Просмотрите и адаптируйте требования схемы XML с сообществом поставщиков.
• Планирование пилотного развертывания с двумя до трех основных поставщиков.
• Настройте тестовую среду для пользовательских тестов принятия (UAT) и проверки.
• Планирование сеансов передачи знаний с помощью команды AP.
• Установите целевые показатели соглашения об уровне обслуживания (SLA) для обработки счетов, таких как автоматизация 95 процентов счетов в течение двух часов.
• Планируйте этап 2, чтобы включить другие типы документов (POS, квитанции, кредитные заметки).

Соавторы

Корпорация Майкрософт поддерживает эту статью. Следующие авторы написали эту статью.

Основные авторы:

• Пратик Касат, технический архитектор

Связанные ресурсы

Power Platform:

• Облачные потоки Power Automate
• Создание настраиваемого запроса
• Используйте подсказку в Power Automate

Dynamics 365:

• Документация по приложениям для финансирования и операций Dynamics 365
• Общие сведения о сущностях данных
• Соединитель Dynamics 365

Соответствие требованиям:

• Спецификации CFDI
• SUNAT Перу
• Хорошо спроектированная Power Platform