Настройка облачной голосовой почты

Эта статья предназначена для администраторов Microsoft 365, которые хотят настроить облачную голосовую почту для своих пользователей.

Облачная голосовая почта отправляется, если пользователь пропускает вызов в Teams или Skype для бизнеса и звонящий оставляет сообщение голосовой почты. Голосовая почта в Exchange — это сообщение электронной почты со встроенным звуковым файлом. Облачная голосовая почта помещает эти сообщения голосовой почты в почтовый ящик пользователя Exchange.

Облачная голосовая почта не поддерживает сторонние почтовые системы. Требования к лицензированию для Exchange Online см. в статье Описание службы Exchange Online. Дополнительные сведения о ролях администратора см. в статье О ролях администратора.

Сведения о настройке общей голосовой почты для автосекретарей и очереди вызовов см. в статье «Управление общей голосовой почтой».

Подготовка облачной голосовой почты

Для пользователей Teams облачная голосовая почта настроена и подготовлена автоматически. Лицензия на Телефонную систему Microsoft Teams для облачной голосовой почты не требуется.

Для локальных пользователей Skype для бизнеса Server автоматически настраивается и подготавливается облачная голосовая почта. Однако для переадресации звонков в облачную голосовую почту необходимо настроить среду Skype для бизнеса Server. Дополнительные сведения см. в статье Планирование службы облачной голосовой почты для локальных пользователей.

Хранилище облачной голосовой почты

Голосовые сообщения, созданные с помощью облачной голосовой почты, доставляются и хранятся в почтовом ящике Exchange пользователя, в Exchange Online или на сервере Exchange Server. Специального или дополнительного хранилища для голосовой почты не предусмотрено. Клиенты, которые имеют доступ к голосовой почте (например, Microsoft Outlook, Microsoft Teams или Skype для бизнеса), делают это через почтовый ящик Exchange и предоставленные API.

Сообщение голосовой почты содержит вложенный звуковой файл с голосовыми сообщениями и расшифровкой голосового сообщения (если эта функция включена). Пользователи могут находить полученные голосовые сообщения в почтовом ящике Exchange в папках поиска, вложенной папке "Голосовые сообщения", а также в клиенте Microsoft Teams на вкладке "Звонки ".

Службы мультимедиа Azure используются для хранения записанных приветствий любого пользователя. Облачная голосовая почта извлекает эти приветствия, если они нужны во время входящего звонка.

Обработка облачной голосовой почты

Вся обработка звонков происходит в облаке Microsoft 365. Если звонок направляется на облачную голосовую почту, запись и транскрибирование обрабатываются в тех же облачных границах Microsoft 365, а голосовая почта затем доставляется в почтовый ящик пользователя Exchange.

Например, если звонок поступает недоступному пользователю прямой маршрутизации через пограничный контроллер сеансов (SBC) в Европе, запись и транскрибирование голосовой почты выполняются в Европе. Затем сообщение доставляется в почтовый ящик Exchange пользователя. В качестве другого примера предположим, что пользователь Teams в Северная Америка звонит недоступному пользователю Teams в Европе. В этом случае звонок начинается в Северной Америке, обработка происходит в Северной Америке, а затем голосовая почта доставляется в почтовый ящик пользователя Exchange в Европе.

Доставка через облачную голосовую почту

Облачная голосовая почта использует протокол SMTP для доставки сообщений голосовой почты в почтовый ящик пользователя Exchange. Голосовые сообщения с записанной продолжительностью менее одной секунды исключаются из доставки, чтобы предотвратить отправку пустых или нежелательных сообщений.

Облачные голосовые сообщения доставляются в Exchange как стандартные сообщения электронной почты с указанного адреса noreply@skype.voicemail.microsoft.com. В Outlook эти сообщения классифицируются по типу сообщений "Голосовая почта". Поле "От" в сообщении электронной почты будет отображаться в следующем формате: номер noreply@skype.voicemail.microsoft.com телефона звонящего Если номер телефона звонящего есть в адресной книге, он автоматически заменяется именем контакта по умолчанию.

Автоматическая проверка голосовых сообщений с помощью ИИ (доступно в закрытой предварительной версии)

Функция автоматической сортировки голосовой почты использует совместимую и безопасную большую языковую модель (LLM), чтобы помочь пользователям быстро интерпретировать сообщения голосовой почты и назначить им приоритет с помощью анализа расшифровки. Если эта функция включена для пользователей с лицензией Microsoft Copilot, система автоматически:

• Определите категории, уровень важности и рекомендуемые действия для каждого голосового сообщения
• Предоставьте краткую сводку сообщения.
• Выделяйте ключевые термины полужирным шрифтом для быстрой ссылки

Все аналитические сведения, созданные ИИ, доставляются и хранятся в почтовом ящике пользователя Exchange как часть текста и заголовка сообщения голосовой почты. Эти сведения также позволяют использовать правила Outlook для дальнейшей автоматизации.

Администраторы клиентов могут включать и отключать эту функцию с помощью команд PowerShell и настраивать элементы, которые следует включить (например, сводку и только приоритет). Параметры конфигурации в настоящее время доступны с помощью PowerShell и будут добавлены в Центр администраторов Teams в будущем обновлении. Закрытая предварительная версия в настоящее время доступна только на английском языке.

Управление облачной голосовой почтой для пользователей

Вы можете управлять облачной голосовой почтой для пользователей, указывая политики голосовой почты и настраивая параметры голосовой почты.

• Политики голосовой почты позволяют управлять функциями для групп пользователей. Вы можете настроить и назначить существующие или новые политики голосовой почты для таких функций, как правила ответа на звонки, транскрибирование голосовой почты, маскирование ненормативной лексики транскрибирования, транскрибирование перевода и язык системных подсказок. Сведения об управлении политиками голосовой почты см. в разделе Управление политиками голосовой почты.

• Параметры голосовой почты позволяют настроить параметры для отдельных пользователей. Вы можете настроить такие параметры, как правила ответа на звонки, язык запросов, использование набора текста для преобразования текста в речь по умолчанию и приветствие в отпуске. Сведения о настройке параметров для отдельных пользователей см. в разделе Управление параметрами голосовой почты. Конечные пользователи также могут настроить эти параметры в клиенте Teams, перейдя в раздел "Параметры:>звонки>, управление голосовой почтой".

Управление маршрутизацией звонков в облачную голосовую почту

По умолчанию для всех пользователей, подготовленных для работы с облачной голосовой почтой, разрешена маршрутизация звонков в облачную голосовую почту и возможность переадресации звонков в облачную голосовую почту.

Вы можете управлять тем, разрешена ли маршрутизация звонков на облачную голосовую почту для пользователей Teams, с помощью Центра администрирования Teams или с помощью PowerShell.

Использование Центра администрирования Teams

Настройка маршрутизации облачной голосовой почты:

1. В левой части панели администрирования Microsoft Teams перейдите кразделу "Политикиголосовых> вызовов"

2. Выберите политику, которую нужно обновить, или нажмите кнопку "Добавить ", чтобы создать новую политику.

3. Для голосовой почты для входящих вызовов выберите один из следующих вариантов.

   • В Для входящих звонков всегда доступна голосовая почта.
   • Выкл Голосовая почта недоступна для входящих вызовов.
   • Разрешить пользователям решать Пользователи могут определить, хотят ли они, чтобы голосовая почта была доступна. Это параметр по умолчанию.

4. Нажмите Сохранить.

С помощью PowerShell

В PowerShell используйте командлет Set-CsTeamsCallingPolicy с параметром AllowVoicemail.

В следующем примере этот сценарий отключает для пользователей возможность маршрутизации входящих звонков в голосовую почту для экземпляра глобальной (по умолчанию) политики звонков Teams:

Set-CsTeamsCallingPolicy -Identity Global -AllowVoicemail AlwaysDisabled

• -AllowVoicemail Если выбрано значение AlwaysEnabled, звонки всегда перенаправляются на голосовую почту без ответа после звонка в течение 30 секунд, а в настройках звонков Teams не будет отображаться параметр управления неотвеченными звонками.

• -AllowVoicemail Если выбрано значение AlwaysDisabled, звонки никогда не направляются на голосовую почту. Голосовая почта недоступна в качестве параметра переадресации звонков или оставления без ответа в Teams. Если на компьютере не включена корпоративная голосовая связь, а голосовая почта отключена, в настройках звонков Teams не будет отображаться параметр управления неотвеченными звонками, так как целевые объекты для перенаправления недоступны

• -AllowVoicemail Если выбрано значение UserOverride, звонки перенаправляются на голосовую почту в соответствии с параметрами переадресации и/или отсутствия ответов для пользователя. Этот параметр включен по умолчанию.

Дополнительные сведения см. в разделе Set-CsTeamsCallingPolicy.

Настройка облачной голосовой почты для работы с локальными пользователями

Облачную голосовую почту можно использовать для предоставления функций голосовой почты пользователям, у которых есть почтовые ящики на серверах Exchange Server, или пользователям, использующим Skype для бизнеса Server.

В этом разделе описано, как настроить облачную голосовую почту для пользователей почтовых ящиков Exchange Server. Сведения о настройке облачной голосовой почты для пользователей Skype для бизнеса Server см. в статье Планирование службы облачной голосовой почты для локальных пользователей.

Настройка облачной голосовой почты для пользователей почтовых ящиков Exchange Server

Нижеприведенные сведения относятся к настройке службы облачной голосовой почты для работы с пользователями Teams, у которых почтовый ящик размещен на сервере Exchange Server.

1. Голосовые сообщения доставляются в почтовый ящик Exchange пользователя по протоколу SMTP, который перенаправляется через Exchange Online. Чтобы обеспечить успешную доставку этих сообщений, убедитесь, что соединители Exchange правильно настроены между серверами Exchange и Exchange Online. Дополнительные сведения см. в статье "Использование соединителей для настройки потока обработки почты".

2. Чтобы включить функции голосовой почты, такие как визуальная голосовая почта в клиентах Teams, необходимо настроить подключение между Microsoft 365 и почтовым ящиком Exchange Server. Чтобы включить это подключение, необходимо настроить новый протокол проверки подлинности Exchange Oauth, описанный в статье Настройка проверки подлинности OAuth между организациями Exchange и Exchange Online, или запустить мастер гибридной среды Exchange из Exchange 2013 CU5 или более поздней версии. Кроме того, необходимо настроить интеграцию и OAuth между Teams и Exchange Server, как описано в статье Настройка интеграции и OAuth между Teams и Exchange Server.

Включение защищенной голосовой почты в организации

Когда кто-то оставляет голосовое сообщение для пользователя в вашей организации, оно доставляется в почтовый ящик пользователя в виде вложения.

С помощью службы Защита информации Microsoft Purview можно шифровать сообщения, оставленные как внутренними, так и внешними абонентами. Вы также можете запретить пользователю пересылать эти сообщения. Эта функция поддерживается для пользователей почтовых ящиков Exchange Online.

Чтобы зашифровать сообщение голосовой почты, можно создать метку конфиденциальности. С помощью функции автоматического присвоения меток можно обеспечить автоматическое применение метки к входящим сообщениям голосовой почты.

Если вы включите защищенную голосовую почту, пользователи смогут прослушивать защищенные голосовые сообщения, открыв сообщение в Outlook, Outlook в Интернете либо Outlook для Android или iOS. Защищенные сообщения голосовой почты нельзя открывать в Microsoft Teams или Skype для бизнеса.

Инструкции по созданию метки конфиденциальности для голосовой почты см. в статье "Использование меток конфиденциальности". В разделе шифрования выберите Разрешить пользователям назначать разрешения при применении метки. Выберите в Outlook, примените одно из следующих ограничений и выберите параметр «Не пересылать».

Сведения о создании политики автоматического присвоения меток для применения метки конфиденциальности к голосовой почте см. в статье "Настройка политик автоматического присвоения меток" и указывают следующие параметры:

• В поле "Выберите сведения, к которым нужно применить эту метку" выберите Настраиваемая политика.

• В разделе "Выберите местоположения, к которым вы хотите применить метку" выберите "Расположения": Exchange для всех пользователей.

• В разделе Настройка общих или расширенных правил выберите Расширенные правила.

• Правила обмена:

  • Условия:
    • Шаблон соответствия заголовкам: Content-Class = Voice-CA
    • IP-адрес отправителя: 13.107.64.0/18, 52.112.0.0/14, 52.122.0.0/15, 52.238.119.141/32, 52.244.160.207/32

• В разделе "Выберите метку для автоматического применения" выберите метку конфиденциальности, созданную для голосовой почты на предыдущем шаге.

• Чтобы задать дополнительные параметры электронной почты, выберите Применить шифрование к электронной почте, полученной из-за пределов вашей организации, и укажите владельца Rights Management.

Диапазоны IP-адресов версии 4, указанные в поле IP-адрес отправителя, основаны на списке в идентификаторе 12 в URL-адресах и диапазонах IP-адресов Office 365.

Дополнительные сведения о шифровании сообщений см. в статье Определение правил потока обработки для шифрования сообщений электронной почты.

Диагностика проблем с голосовой почтой

Администратор может использовать следующее средство диагностики, чтобы проверить, правильно ли настроен пользователь для использования голосовой почты в Teams:

1. Перейдите напанель мониторинга Центра>>администрирования Microsoft Teams"Диагностика" и щелкните "Голосовая почта", чтобы заполнить диагностику голосовой почты в Центре администрирования Microsoft 365.

2. В области диагностики "Выполнить" введите адрес электронной почты пользователя, у которого возникают проблемы с получением голосовой почты, в поле "Имя пользователя" или "Email и выберите "Выполнить тесты".
3. Тесты возвращают наилучшие дальнейшие действия с любыми конфигурациями клиента или политики, чтобы проверить, правильно ли настроен пользователь для получения голосовой почты в Teams.

Ознакомление пользователей с функциями облачной голосовой почты

Чтобы помочь пользователям узнать, как использовать функции облачной голосовой почты и управлять ими, вы можете порекомендовать следующие статьи:

• Проверка голосовой почты в Teams
• Управление параметрами звонков в Teams

Статьи по теме

Управление политиками голосовой почты

Управление параметрами облачной голосовой почты для пользователей

Изменение языка по умолчанию для голосовой почты

Языки для приветствий и сообщений голосовой почты

Управление общей голосовой почтой