Настройка агента расходов (предварительная версия)

Относится к Dynamics 365 Project Operations, интегрированному с ERP, и Dynamics 365 Project Operations для производственного использования

Агент расходов объединяет возможности из приложений Microsoft Dynamics 365 Project Operations, финансов и операций, Microsoft Copilot Studio, Power Automate и Dataverse для автоматизации рабочих процессов обработки расходов с помощью искусственного интеллекта. Эта функция помогает сэкономить время и сократить ручные усилия, позволяя системе обрабатывать квитанции и создавать строки расходов и отчеты о расходах для пользователей. Он использует соединители Microsoft Power Platform для интеграции с Outlook, Microsoft Teams, календарями пользователей и средой приложений финансов и операций через виртуальные сущности Dataverse.

В агент по расходам входит несколько потоков, три из которых выступают в качестве основных оркестраторов:

• Process Emails — этот поток сканирует настроенную папку почтового ящика каждый час и сохраняет вложения как неподключенные квитанции в Dynamics 365 Finance.
• Извлечение идентификаторов квитанций — этот поток выбирает неприкрепленные квитанции и активирует агента для извлечения сведений из квитанции и создания неприкрепленной строки расходов.
• Обработка отчета о расходах — этот поток преобразует непривязанные строки расходов и формирует отчеты о расходах на основе конфигурации группировки отчетов по, заданной в приложении для каждого юридического лица.

Кроме того, агент интегрируется с Microsoft Teams, что позволяет использовать адаптивные карточки для проверки и отправки отчета о расходах.

Агент использует несколько соединителей Microsoft Power Platform. Эти коннекторы автоматически учитываются в предоставляемых потоках Power Automate.

• Outlook (Office 365) — этот соединитель обращается к общему почтовому ящику для извлечения квитанций.
• Dataverse (виртуальные сущности) — этот соединитель интегрируется с приложениями для управления финансами и операциями через виртуальные сущности.
• Microsoft Copilot Studio — этот соединитель вызывает модели ИИ для извлечения информации из квитанций.
• Microsoft Teams — этот соединитель отправляет адаптивные карточки для взаимодействия пользователей (если интеграция Teams включена).
• Microsoft 365 Users — этот соединитель извлекает сведения о календаре пользователя (необязательно, если анализ квитанций учитывает контекст).

Предпосылки

1. Среда Finance and Operations: Чтобы установить агент, требуется как минимум версия 10.0.45 (10.0.2345.170 и более поздние версии), 10.0.46 (10.0.2428.108 и более поздние версии) или 10.0.47 (10.0.2527.38 и более поздние версии) среды Finance and Operations.
2. Роли, необходимые для настройки пользователя Агента расходов: Чтобы выполнить действия, описанные в этой статье, необходимо быть системным администратором организации и иметь следующие роли для настройки пользователя для установки Агента расходов.

Действия по настройке агента по расходам

Чтобы установить и настроить агент Expense, выполните следующие действия.

1. Установите Copilot для приложений для управления финансами и операциями.
2. Включите функции агента в вашей среде.
3. Создайте пользователя расходов для выполнения агента.
4. Настройте общий почтовый ящик.
5. Настройка агента Expense с помощью средства развертывания агента
6. Включите агента расходов в Microsoft Teams (необязательно, если требуется интеграция с Microsoft Teams)

В следующих разделах подробно описан каждый шаг.

Шаг 1: Установите Copilot для приложений для управления финансами и операциями

Агент расходов доступен в составе пакета приложений для финансовых и операционных приложений Copilot. При установке этого пакета в среде вы автоматически получаете все необходимые ресурсы, включая агент, переменные среды и потоки Power Automate.

Чтобы установить необходимое приложение, выполните следующие действия.

1. Перейдите в Центр администрирования Power Platform в браузере.
2. В списке сред выберите имя среды, в которой нужно установить приложение.
3. На странице сведений о среде (НЕ из навигации слева) перейдите в раздел "Ресурсы " и выберите приложения Dynamics 365.
4. Найдите Copilot для приложений для финансов и операций в списке приложений Dynamics 365. Если приложение уже установлено и доступно обновление, нажмите кнопку Обновить.
5. Если приложение не указано в Dynamics 365 приложениях, выберите Install app, выберите Copilot для приложений для финансов и операций и следуйте инструкциям, чтобы завершить установку.
6. Copilot для приложений Finance and Operations должен иметь версию 1.0.3231.4 или более позднюю.

Шаг 2. Включение функций агента в вашей среде

После установки пакета Copilot для финансовых и операционных приложений активируйте агент расходов в вашей среде Dataverse и в среде финансов и операций.

Включение функции в Dataverse

Включите флаг функции Copilot в Центре администрирования Power Platform. Чтобы включить флаг функции Copilot, выполните следующие действия.

1. Перейдите к Центр администрирования Power Platform.
2. Выберите Среды> выберите нужную среду >Параметры>Продукт> выберите Функции.
3. Убедитесь, что флаг компонента Copilot включен.

Включение функции в среде для управления финансами и операциями

Чтобы активировать агент в приложениях для финансов и операций, выполните следующие действия.

1. Войдите в среду для управления финансами и операциями.
2. Перейдите на страницу Управление функциями и включите функцию Иммерсивная главная страница и Управление агентами.
3. Чтобы настроить агента по расходам (он настраивается для каждого юридического лица), выберите Управление расходами>Настройки>Общие>Параметры управления расходами.
4. На вкладке Агент по вводу расходов настройте параметры, как показано в следующей таблице.

Шаг 3. Создание пользователя — агента по расходам для выполнения агента

Создайте специального пользователя для агента по расходам, чтобы агент выполнялся независимо от удостоверения какого-либо сотрудника. Этот подход помогает обеспечить безопасность, управляемость и возможность долгосрочного обслуживания. Хотя вы можете использовать существующую учетную запись пользователя с необходимыми привилегиями, используйте удостоверение, принадлежащее системе.

Создание пользователя Агента расходов в Microsoft Entra ID

1. Войдите на портал Azure.
2. В доступных службах Azure выберите Microsoft Entra ID.
3. В разделе Microsoft Entra ID создайте пользователя.
4. Выберите Добавить>Пользователь>Создать нового пользователя и введите следующие сведения.
   • Основное имя пользователя
   • Выберите правильный домен
   • Показать имя
   • Password
   • Пометьте учетную запись как включенную
5. Чтобы просмотреть сведения и завершить процесс создания пользователя, выберите Просмотр и создание и выберите Создать.
6. На странице "Пользователь" (Управление >Пользователи) выберите пользователя и просмотрите страницу со сведениями.
7. Выберите Изменить свойства, перейдите на вкладку Параметры и укажите соответствующее расположение использования.

Назначение необходимых лицензий пользователю — агенту по расходам

Чтобы успешно установить агента по расходам, назначьте следующие лицензии пользователю агента по расходам:

• лицензия Dynamics 365 для участников Teams
• Microsoft 365 бизнес базовый или любая лицензия, которая охватывает Microsoft Teams и Outlook (например, Office 365 E5 с Teams)
• Power Apps Премиум

Чтобы назначить лицензии, выполните следующие действия.

1. Войдите в Центр администрирования Microsoft 365 в качестве пользователя, у которого есть доступ к назначению лицензий, т. е. пользователя с ролью "Администратор лицензий" и выше.
2. Выберите Billing>Лицензии>Лицензия участников Dynamics 365 Teams.
3. Выберите +Назначить лицензии.
4. Найдите пользователя — агента по расходам, созданного на предыдущем шаге.
5. Выберите "Назначить", чтобы завершить назначение лицензии.
6. Выполните шаги 2–5 для других лицензий, Microsoft 365 бизнес базовый и Power Apps Premium.

Добавление пользователя в среду Power Platform

Чтобы добавить пользователя в среду Power Platform, выполните следующие действия.

1. Выполните вход в центр администрирования Power Platform и выберите соответствующую среду.

   Подсказка

   Эта страница содержит сведения, связанные с идентификатором среды для Dataverse, URL-адресом среды для Dataverse, URL-адресом финансов и операций. Сохраните эти значения для использования в последующих разделах.

2. Выберите Доступ > Пользователи > Показать все.

3. Выберите Добавить пользователя, введите только что созданного пользователя-агента и выберите Добавить.

4. На странице "Управление ролями безопасности" добавьте следующие роли.

   • Роль агента ИИ для управления расходами
   • Диспетчер конфигурации агентов для финансов и операций
   • Настройщик системы

5. Чтобы подтвердить назначения ролей, выберите Сохранить.

Эти роли предоставляют доступ к компонентам Dataverse и Power Automate, которые необходимы для функционирования агента.

Назначение требуемой роли в среде для управления финансами и операциями

Чтобы назначить роль ExpenseAgentRole в среде финансов и операций, выполните следующие действия.

1. В среде для управления финансами и операциями выберите Администрирование системы>Пользователи.
2. Создайте запись пользователя для пользователя-агента.
3. После создания пользователя перейдите в раздел ролей пользователя, выберите "Назначить роли" и найдите ExpenseAgentRole.
4. Нажмите кнопку "Сохранить".

Назначение доступа к общему почтовому ящику

Пользователь агента должен иметь разрешение Mail.Read.Shared Microsoft Graph. Это разрешение позволяет агенту считывать квитанции из настроенного общего почтового ящика во время выполнения потока.

Чтобы назначить доступ к общему почтовому ящику, выполните следующие действия.

1. Перейдите к Microsoft Graph Explorer и войдите, используя созданного пользователя-агента .
2. Выберите значок пользователя в правом верхнем углу > выберите Предоставить согласие на разрешения.
3. Выберите раскрывающееся меню Почта> найдите Mail.Read.Shared> выберите Предоставить согласие, и выберите Принять.

Сводка обязательных ролей для созданного пользователя-агента

Шаг 4. Настройка общего почтового ящика

Агент по расходам использует общий почтовый ящик для получения и обработки сообщений электронной почты с квитанциями. Пользователю с ролью администратора Exchange необходимо создать и настроить этот почтовый ящик в Центре администрирования Microsoft 365.

Чтобы создать и настроить общий почтовый ящик, выполните следующие действия.

1. Войдите в Microsoft 365 Admin Center с помощью учетной записи администратора Exchange.

2. В левой панели выберите Команды и группы>Общие почтовые ящики.

   Подсказка

   Возможно, потребуется выбрать "Показать все ", чтобы развернуть полный список.

3. Выберите Добавить общий почтовый ящик.

4. Введите имя и адрес электронной почты для общего почтового ящика.

5. Выберите Сохранить изменения.

6. В разделе Дальнейшие действия выберите Добавить участников в этот почтовый ящик. (Настройка управления участниками может занять несколько минут, прежде чем эта возможность станет доступной.)

7. Выберите Добавить участников

8. Выберите созданного пользователя-агента и всех остальных пользователей, которые должны отслеживать почтовый ящик, и выберите Добавить.

9. Нажмите кнопку "Закрыть".

Шаг 5. Настройка агента по расходам

Чтобы настроить агент Expense, выполните действия, описанные в разделе «Использование средства развертывания агента».

Публикация решения

После завершения настройки всех переменных среды и потоков выполните следующие действия, чтобы опубликовать решение.

1. В Power Apps перейдите к Solutions.
2. Выберите среду и решение.
3. Выберите Опубликовать все настройки.

После выполнения этих действий агент Expense полностью настроен и готов к использованию.

Шаг 6. Включение агента расходов в Microsoft Teams (необязательно)

Чтобы включить коммуникацию на базе Teams для агента по расходам, добавьте в агента в Power Apps канал Teams. Затем агент может отправлять адаптивные карточки через Teams.

Включение канала Teams

Чтобы включить канал Teams, выполните следующие действия.

1. Войдите в Copilot Studio и выберите правильную среду.
2. На вкладке Агенты выберите Агент по вводу расходов.
3. В представлении агента на вкладке Channels выберите Teams и Microsoft 365 Copilot.
4. Выберите Добавить канал, чтобы включить интеграцию с Teams, и следуйте инструкциям в разделе Настройка доступности приложения Teams, чтобы указать, кому вы хотите предоставить доступ к приложению.

Дополнительные сведения см. в Открыть панель конфигурации для канала Teams + Microsoft 365.

Настройка доступности приложения Teams

Чтобы настроить доступность приложений Teams, выполните следующие действия.

1. После создания приложения Teams выберите Параметры доступности.

2. Выберите, кому вы хотите предоставить доступ к приложению:

   • Конкретные пользователи в организации
   • Вся организация

3. Отправьте приложение на утверждение.

Публикация приложения в Центре администрирования Teams

Чтобы опубликовать приложение в Центре администрирования Teams, выполните следующие действия.

1. Войдите в Центр администрирования Teams.
2. Перейдите в приложение Teams > Управление приложениями. Найдите "expense" и выберите приложение «Агент записи расходов», состояние которого — заблокировано.
3. Выберите Опубликовать, чтобы разблокировать приложение. После успешного завершения действия публикации убедитесь, что состояние приложения изменится на разблокировано.

Дополнительные сведения см. в подключении и настройке агента для Teams и Microsoft 365.

После выполнения этих действий ваш агент расходов готов к использованию.

Удаление агента по расходам

Чтобы удалить агент Expense, выполните следующие действия.

1. Войдите на портал Microsoft Power Apps Maker.
2. Выберите Решения, найдите msdyn_ExpenseAI, выберите многоточие и выберите Удалить.
3. Найдите msdyn_FnOCopilotAnchor и удалите решение.