Классификация выставления счетов и коды выставления счетов в государственном секторе

В этой статье объясняется, как организации государственного сектора могут использовать классификации выставления счетов и коды выставления счетов для управления накладными с произвольным текстом.

Классификации выставления счетов

Классификации выставления счетов используются для группировки схожих накладных с произвольным текстом для обработки и просмотра. Например, транзитное агентство может аренда место в каждой транзитной станции небольшим кафе и другим поставщикам. Создавая классификацию выставления счетов за аренду, агентство может автоматически применить те же условия оплаты и использовать одинаковую последовательность писем-напоминаний для всех договоров аренды. Агентство также может просматривать накладные для всех договоров аренды вместе, даже если аренда не разделяет одни и те же финансовые аналитики. Классификации выставления счетов включают следующую информацию:

• Код классификации выставления счетов (до 15 буквенно-цифровых символов)
• Описание (до 60 символов)
• Условия оплаты
• Сведения о процентах
• Номерная серия для номера накладной
• Номерная серия для кредит-нот
• Номерная серия для писем-напоминаний
• Коды выставления счетов, которые могут быть назначены накладным, которые используют данную классификацию выставления счетов

Классификацию выставления счетов можно использовать для управления приоритетом сопоставления для накладных с произвольным текстом. Дополнительные сведения см. в разделе Приоритет сопоставления в государственном секторе. Классификация выставления счетов может включать в себя много кодов выставления счетов, но каждый из кодов выставления счетов может быть назначен только одной классификации выставления счетов. При выборе классификации выставления счетов в накладной с произвольным текстом, для накладной доступны только те коды выставления счетов, которые перечислены в классификации выставления счетов. Прежде чем настраивать классификацию выставления счетов, убедитесь, что вы настроили условия оплаты, коды процентов, профили разноски, серии писем-напоминаний, номерные серии и коды выставления счетов, которые планируется использовать в классификациях выставления счетов.

Коды выставления счетов

Коды выставления счетов содержат набор значений и ставок по умолчанию для определенного типа услуги или начисления. Значения, определенные для каждого кода выставления счетов, автоматически включаются в строки накладной с произвольным текстом, когда выбран код выставления счетов. Например, отдел по управлению отходами может выставлять счета некоторым клиентам на новые контейнеры. Они будут иметь код выставления счетов "Новый контейнер", который содержит информацию о выставлении счетов для этих контейнеров. Когда отдел создает накладную с произвольным текстом и выбирает в строке накладной биллинговый код "Новый контейнер", значения по умолчанию из кода выставления счета вводятся автоматически. Коды выставления счетов включают следующую информацию:

• Код выставления счетов (до 10 буквенно-цифровых символов)
• Описание (до 60 символов; это значение будет напечатано в накладной)
• Дата вступления в силу и дата окончания
• Сведения о налогах
• Сведения о процентах
• Распределение по бухгалтерским счетам
• Информация о ставках
• Сведения о проекте (если этот ключ включен на странице параметров модуля расчетов с клиентами)
• Пользовательские поля

Обычно значения по умолчанию из кода выставления счетов могут быть изменены в накладной с произвольным текстом. Однако можно настроить код выставления счетов так, чтобы разрешить или запретить изменения в некоторых полях. Подробности см. в накладных с произвольным текстом для государственного сектора. Коды выставления счетов также могут быть связаны с определениями разноски. Когда код выставления счета используется в строке накладной, определение разноски, связанное с кодом выставления счетов, используется для разноски проводки в главную книгу. Дополнительные сведения о разноске определений см. в разделе "Разноска определений в государственном секторе".

Пользовательские поля

Можно создавать пользовательские поля для кодов выставления счетов. Эти поля используются для сбора данных, связанных с конкретными биллинговыми расходами. Например, управление по контролю за животными в городе может использовать пользовательские поля для регистрации типа животного и даты его последней вакцинации от бешенства. Поскольку коды выставления счетов назначаются пользовательские поля, до создания кодов выставления счетов следует создавать пользовательские поля. Существует шесть видов пользовательских полей. Для любого пользовательского поля можно задать значение по умолчанию. Значения по умолчанию можно изменить в накладной с произвольным текстом.

• Поля "Валюта& quot; могут принимать только числа с двумя десятичными знаками. Можно указать минимальное и максимальное значения для поля.
• Десятичные знаки — в полях принимаются только десятичные числа с четырьмя десятичными знаками. Для поля можно задать минимальное и максимальное значения.
• Текст — текстовые поля могут содержать любой текст, любые введенные в них данные будут интерпретироваться как текст. Для этого поля можно задать максимальную длину поля.
• Целое – целое число в полях принимаются только целые числа. Для поля можно задать минимальное и максимальное значения.
• логический – логический поля позволяют выбирать "да/нет".
• Дата — в полях «Дата» принимаются только даты. Дата сохраняется как мм/дд/гггг.

Обязательно ли использовать классификацию выставления счетов?

Хотя вам не обязательно включать классификацию выставления счетов, мы настоятельно рекомендуем это сделать. Многие из возможностей государственного сектора в приложении "Расчеты с клиентами" доступны только тогда, когда классификации выставления счетов разрешены. Однако после включения классификации выставления счетов классификация становится обязательным полем в накладных с произвольным текстом. Для получения дополнительных сведений о классификации выставления счетов и кодах выставления счетов по накладным с произвольным текстом см . накладные в государственном секторе.

Как включить классификацию выставления счетов?

Включите классификацию выставления счетов на странице параметров модуля расчетов с клиентами. В разделе " ;Общее& quot; на fastTab настройки продаж установите флажок "Использование классификации выставления счетов". Страницы, на которых создаются классификации выставления счетов и коды выставления счетов, доступны еще до того, как вы включите классификацию выставления счетов. Вы хотите настроить все ваши классификации и коды выставления счетов, прежде чем вы включите их. После включения классификации выставления счетов каждая накладная с произвольным текстом должна иметь классификацию выставления счетов. Примечание: Если вы планируете использовать классификацию выставления счетов для определения приоритета сопоставления для накладных с произвольным текстом, необходимо включить атрибут выставления на странице приоритета сопоставления после включения классификации выставления счетов. Дополнительные сведения см. в разделе Приоритет сопоставления в государственном секторе.

Нужно ли создавать новые коды выставления счетов, когда ставки выставления счетов меняются?

Когда необходимо обновлять коды выставления счетов, нет необходимости создавать новые коды выставления счетов. Вместо этого можно создать несколько версий кода выставления счетов, с датами вступления в силу и окончания действия для каждой из них. В день вступления в силу система автоматически начинает использовать обновленную версию.

Можно ли назначить один и тот же код выставления счета нескольким классификациям выставления счетов?

Нет, но есть способ получить нужные результаты в любом случае. Предположим, ваша организация использует отдельную классификацию выставления счетов для каждого отдела. Трем отделам нужен код выставления счетов для лицензионных соглашений. Три классификации выставления счетов невозможно назначить ни один код "Лицензионное соглашение", но можно создать набор из трех идентичных кодов выставления счетов и назначить по ним каждому подразделению.