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Gestire le richieste degli interessati del GDPR in Viva Engage Enterprise

In qualità di amministratore verificato, è possibile cancellare un utente da Viva Engage per conformarsi a una richiesta dell'interessato del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Quando si cancella un utente, l'azione rimuove le informazioni di identificazione personale, ma i messaggi e i file rimangono. È possibile esaminare i messaggi e i file di un utente per decidere quali eliminare. Un ID è associato al contenuto rimanente, ma non con il nome dell'utente.

Scegliere l'approccio applicabile al caso e seguire i passaggi nell'ordine elencato. L'ordine è importante: dopo aver cancellato un utente, non è possibile trovare i dati per eliminarlo.

Approccio Procedura
Mantenere tutti i messaggi e i file creati dall'utente Selezionare Cancella l'utente per rimuovere l'utente dal tenant principale e da qualsiasi tenant esterno. L'azione Cancella non elimina messaggi o file.
Eliminare tutti i messaggi creati dall'utente e decidere quali file eliminare 1. Eseguire un'esportazione per utente dei dati dell'utente per il tenant principale e una per ogni tenant esterno.
2. Per rimuovere l'utente da ogni tenant, selezionare Rimuovere definitivamente l'utente e rimuovere i messaggi.
3. Nel tenant principale usare l'opzione Cancella l'utente .
4. Entro 14 giorni rimuovere tutti i file archiviati in Viva Engage nel tenant principale. Eliminare tutte le informazioni che l'esportazione per utente non include.
Esaminare i file e i messaggi creati dall'utente e decidere quali mantenere e quali eliminare 1. Eseguire un'esportazione per utente dei dati dell'utente per il tenant principale e una per ogni tenant esterno, se disponibile.
2. Nel tenant principale usare l'opzione Cancella questo utente .
3. Entro 14 giorni rimuovere eventuali file o messaggi in base alle esigenze dal tenant principale e tutte le informazioni mancanti dall'esportazione per utente.*

Nota

Se si preferisce avere più di 14 giorni per esaminare ed eliminare file e messaggi, è possibile farlo prima di cancellare l'utente.

Importante

La chiusura di un account Microsoft Entra ID non elimina l'utente e le relative informazioni. Per eliminare le informazioni utente, passare all'interfaccia di amministrazione Viva Engage e completare le istruzioni seguenti.

Eliminare messaggi o file specifici

Usare l'ID file Viva Engage dal file messages.csv dell'esportazione per passare direttamente al file in Viva Engage ed eliminarlo.

Importante

Per Viva Engage file archiviati in SharePoint, eliminare i file da Viva Engage per rimuovere i metadati Viva Engage e il file.

Per individuare ed eliminare un messaggio specifico:

  1. Nel file dimessages.csv dell'esportazione dati trovare l'URL del messaggio nella gdpr_delete_url colonna. L'URL ha la sintassi seguente: https://www.yammer.com/messages/thread_id/hard_delete_confirmation.

  2. Copiare per gdpr_delete_url il messaggio da eliminare. Incollarlo in una finestra del browser che ha eseguito l'accesso alla rete da cui si vuole eliminare il messaggio.

  3. Dopo aver verificato che il messaggio visualizzato sia quello da eliminare, fare clic sul collegamento per eliminare definitivamente il messaggio da Viva Engage ed esportazioni di dati associate.

Per individuare ed eliminare un file di Viva Engage specifico archiviato in Viva Engage o SharePoint:

  1. Usare la casella Di ricerca in Viva Engage. Ad esempio, per un file denominato 12345678.pptx nell'esportazione, cercare 1235678.pptx. Nei risultati della ricerca selezionare Vai a file e quindi selezionare Elimina file.

  2. È anche possibile compilare l'URL per il file. Usare ifile/di network_name /#/https//www.yammer.com/file_number, ad esempio https://www.yammer.com/contosomkt.onmicrosoft.com/#/files/12345678. Nella pagina Viva Engage per il file selezionare Elimina file.

Per eliminare le immagini di copertina per un utente:

  1. Per API: Engage amministratori o amministratori verificati possono eliminare le immagini di copertina per qualsiasi utente nel tenant tramite una chiamata API. L'URL ha la sintassi seguente: www.yammer.com/api/public/v1/user-profiles/*user_id*/cover-image.

    Ad esempio, per eliminare le immagini di copertina di un utente con ID 1234567890, l'URL sarà simile al seguente: www.yammer.com/api/public/v1/user-profiles/1234567890/cover-image.

  2. Per interfaccia utente: Engage gli amministratori con licenze premium Viva possono caricare o eliminare foto di copertina per qualsiasi utente con licenza premium Viva e con la trama abilitata da:

    1. Visitare la pagina del profilo dell'utente.
    2. Passare il mouse sull'intestazione del profilo e selezionare "Carica foto di copertina".
    3. Eliminazione o caricamento di una nuova immagine di copertina, in base alle esigenze.

Nota

Nei casi in cui l'amministratore o l'utente non ha una licenza Premium o l'utente non ha più una propria trama, le foto caricate in precedenza devono essere eliminate tramite API.

Trovare ed eliminare i dati utente non inclusi nell'esportazione per utente

Alcuni dati utente non vengono inclusi in un'esportazione.

Per trovare questi dati per un utente, passare a Viva Engage impostazioni >Persone e selezionare il nome dell'utente.

Nella tabella seguente viene illustrato come modificare o eliminare questi dati quando necessario.

Tipo di dati Come modificare o eliminare i dati
Messaggi con segnalibro, appartenenza a gruppi, utenti seguiti o seguenti e articoli seguiti Quando si cancella un utente dal tenant home Viva Engage e dai tenant esterni, queste informazioni vengono eliminate dopo il periodo di sospensione di 14 giorni.

Gli utenti possono modificare o eliminare le proprie informazioni. Per i passaggi, vedere Modificare il profilo di Viva Engage e le impostazioni (Web e desktop).For steps, see Change my Viva Engage profile and settings (Web and Desktop).
Impostazioni dell'utente, incluse le impostazioni di notifica, applicazione e lingua Quando si cancella un utente dal tenant home Viva Engage e dai tenant esterni, queste informazioni vengono eliminate dopo il periodo di sospensione di 14 giorni. Gli amministratori non possono modificare queste informazioni per un utente.

Gli utenti possono modificare le proprie impostazioni. Per i passaggi, vedere Modificare il profilo di Viva Engage e le impostazioni (Web e desktop).For steps, see Change my Viva Engage profile and settings (Web and Desktop).
Profilo utente Se l'utente ha un'identità Viva Engage, sono disponibili due opzioni per rimuovere l'utente: Se l'utente ha un'identità di Microsoft 365, Viva Engage esegue il pull del profilo utente da Microsoft 365. Tali informazioni provengono da Microsoft Entra ID. Viva Engage gli utenti possono modificare temporaneamente i propri profili in Viva Engage. Se si verifica una modifica nel Microsoft Entra ID, le relative modifiche vengono sovrascritte. Per modificare o eliminare definitivamente il profilo di un utente, è necessario modificare o eliminare i dati della directory in Microsoft 365 e in Microsoft Entra ID. Vedere Gestire gli utenti Viva Engage durante il ciclo di vita da Microsoft 365 e Aggiungere o modificare le informazioni sul profilo per un utente in Microsoft Entra ID.

Rimuovere un utente da un gruppo, incluso un gruppo esterno

  1. Nel gruppo fare clic sul conteggio nel modulo Membri . Verrà aperto un pannello di membri della community.

  2. Selezionare Impostazioni accanto al nome dell'utente.

  3. Selezionare Rimuovi dalla community.

Rimuovere un partecipante non comunitario da una conversazione in una community privata

  • Se un membro non community viene aggiunto a una conversazione, nella conversazione viene visualizzata una risposta per prendere nota di chi è stato aggiunto. La risposta contiene un collegamento a Rimuovi il partecipante membro non community.

Cancellare un utente dal tenant home Viva Engage e dai tenant esterni

Importante

Quando si cancella un utente, viene aperta una finestra di 14 giorni per decidere quali file e messaggi salvare o eliminare nel tenant principale. Assicurarsi di esportare tutti i dati utente necessari. Al termine del periodo di 14 giorni, Viva Engage cancella tutti i dati di identificazione utente. Eliminare i messaggi e i file utente entro 14 giorni dopo aver selezionato Cancella l'utente. Dopo la finestra di 14 giorni, i file e i messaggi rimangono, ma sono contrassegnati come appartenenti a un utente precedente.

Dopo la transizione dell'account utente da Disattivato a Rimosso, non è possibile associare i dati utente a tale utente, il che significa che non è possibile esportarne e esaminarne i dati.

Prima di cancellare un utente, vedere Eliminare messaggi o file Viva Engage specifici archiviati in Viva Engage o SharePoint. L'articolo descrive come esaminare ed eliminare i messaggi e i file di un utente in gruppi esterni, thread esterni e tenant. Dopo aver selezionato Cancella l'utente, l'utente non è associato a tali messaggi e file.

La rimozione di un utente dal tenant Viva Engage casa li rimuove da tutti i tenant esterni. È necessario rimuovere separatamente i guest da ogni tenant esterno.

Quando si cancella un utente, l'azione elimina i dati utente seguenti:

  • Chi segue la persona, connessioni a conversazioni e articoli seguiti e connessioni con i propri follower

  • Segnalibri, preferenze relative alla lingua, impostazioni di notifica e attività dell'account

  • Profilo dell'utente

  • Appartenenze alla community

  • Elenco dei tenant di cui erano membri

Gli amministratori possono cancellare un utente dal tenant principale e dai tenant esterni.

Vedere anche

Gestire la conformità dei dati Viva Engage

Esportare dati dall'interfaccia di amministrazione Viva Engage