Organizzare una Grande Riunione tramite Microsoft Town Hall: Come Fare e Quanto è Facile?

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Prima di ospitare una Town Hall su Microsoft Teams 

Ecco cosa devi sapere e preparare prima di organizzare un evento Town Hall: 

• Licenza Microsoft Teams: È necessaria una licenza Microsoft Teams, inclusa nella maggior parte dei piani Microsoft 365 Business o Enterprise. 
• Eventi di grandi dimensioni: Per eventi con oltre 10.000 partecipanti, contatta il Programma di assistenza per eventi live (LEAP) di Microsoft con almeno due settimane di anticipo tramite il loro portale di supporto. 
• Teams Premium: Questa versione sblocca funzionalità aggiuntive come una maggiore capacità di partecipanti, più traduzioni linguistiche per le didascalie (fino a 10) e analisi avanzate. 
• Hardware: Non è richiesto hardware speciale per le configurazioni di base. Tuttavia, per eventi professionali, è consigliabile utilizzare un laptop con una buona webcam, microfoni esterni o integrare il sistema con apparecchiature da sala. 
• Autorizzazioni organizzative: Assicurati che la tua organizzazione consenta le Town Hall. Verifica con l'amministratore IT, poiché le politiche potrebbero limitare l'accesso pubblico o alcune funzionalità. 

Passi per configurare una Town Hall 

Segui questi passaggi per impostare il tuo evento Town Hall: 

• Apri l'app Teams e vai al tuo Calendario. 
• Clicca sulla freccia a discesa accanto a "Nuova riunione" e seleziona "Town hall". 
• Compila i dettagli:  -Aggiungi un titolo, la data/ora (fino a 30 ore di durata) e una descrizione.  -Designa i ruoli, come i co-organizzatori (che possono gestire ma non modificare i dettagli principali) e i relatori (che possono parlare e condividere contenuti).  -Puoi aggiungere fino a 20 relatori esterni tramite email; riceveranno un link di partecipazione unico. 
• Imposta l'accesso:  -Scegli "La tua organizzazione" (solo interno), "Pubblico" (chiunque abbia il link) o "Persone e gruppi" (inviti specifici, fino a 500 persone o 20 gruppi). 
• Invita i partecipanti cercando nomi o gruppi. 
• Personalizza le opzioni: Vai a "Opzioni riunione" per regolare impostazioni come reazioni, domande e risposte (Q&A) o per incorporare l'evento in SharePoint per una maggiore diffusione. 
• Inizia l'evento: Partecipa dall'app Calendario (fai doppio clic e poi clicca su "Partecipa"). 
• Gestisci l'evento come organizzatore/relatore: 
• Metti in evidenza fino a 7 feed video. 
• Gestisci le domande e risposte (i partecipanti inviano domande tramite chat). 
• Gestisci le reazioni. 
• Condividi contenuti. 
• Monitora in tempo reale: Utilizza lo strumento "Gestisci ciò che vedono i partecipanti" per curare le visualizzazioni, disattivare l'audio dei partecipanti o passare alla modalità solo visualizzazione per grandi folle. 
• Vai in diretta: C'è un pulsante "Avvia" per la trasmissione. I partecipanti si uniranno tramite il link e sperimenteranno un ritardo di 20-30 secondi per garantire la stabilità della trasmissione. 

Se le interruzioni sono una grande preoccupazione basata sulla tua precedente domanda, il focus della trasmissione di una Town Hall (da uno a molti) riduce intrinsecamente le interruzioni rispetto alle riunioni interattive. 

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