Настройка Уведомления по электронной почте для политик защиты от потери данных

Организации могут использовать политику Защита от потери данных Microsoft Purview (DLP) для идентификации, мониторинга и защиты конфиденциальной информации в Microsoft 365. Организация хочет, чтобы пользователи, работающие с конфиденциальной информацией, соответствовали ее политикам защиты от потери данных. Тем не менее, он не хочет излишне блокировать их работу. Email уведомления и советы по политике могут помочь в этой ситуации.

Когда организация создает политику защиты от потери данных, она может настроить уведомления пользователей следующим образом:

• Отправьте уведомление по электронной почте с описанием проблемы выбранным пользователям.
• Отображение подсказки политики для содержимого, конфликтующего с политикой защиты от потери данных:
  • Для электронной почты в Outlook в Интернете и Outlook 2013 и более поздних версий подсказка политики отображается в верхней части сообщения над получателями. Система также отображает сообщение, когда пользователь создает его.
  • Для документов в учетной записи OneDrive для бизнеса или на сайте SharePoint Online система отображает значок предупреждения на элементе, указывающий на наличие подсказки политики. Чтобы просмотреть дополнительные сведения, можно выбрать элемент, а затем выбрать пункт Сведения в правом верхнем углу страницы, чтобы открыть область сведений.
  • Для excel, PowerPoint и Word документов, которые хранятся на сайте OneDrive для бизнеса или сайте SharePoint Online, включенном в политику защиты от потери данных, подсказка политики отображается на панели сообщений и в представлении Backstage (выберите меню Файл, а затем — Сведения).

Добавление уведомлений пользователей в политику защиты от потери данных

Вы можете включить уведомления пользователей при создании политики защиты от потери данных. При включении параметра уведомления Microsoft 365 отправляет подсказки Уведомления по электронной почте и политики. Вы можете настроить, кому отправлять уведомления, текст сообщения электронной почты и текст подсказки политики.

Предыдущий учебный модуль предоставил пошаговую инструкцию по созданию политики защиты от потери данных на основе шаблона политики. При необходимости ознакомьтесь с этими инструкциями, если вам требуется освежить процесс создания политики.

Определение уведомлений происходит по завершении этапа определения параметров политики:

1. На странице Определение параметров политики выберите параметр Создать или настроить расширенные правила защиты от потери данных , а затем нажмите кнопку Далее.

2. На странице Настройка расширенных правил защиты от потери данных выберите +Создать правило в строке меню.

3. На странице Создание правила введите имя правила в поле Имя .

4. В разделе Уведомления пользователей установите переключатель в положение Вкл. Если задать для этого параметра значение Включено , можно включить еще два параметра.

   • В разделе Устройства конечных точек можно выбрать параметр Показывать пользователям уведомление подсказки политики, если действие ограничено.

   • В разделе Службы Microsoft 365 можно выбрать параметр Уведомлять пользователей в службе Office 365 с помощью подсказки политики.

     

5. Обновите все другие параметры, применимые к этой политике, а затем нажмите кнопку Сохранить. В следующем разделе рассматривается параметр Отправка оповещений по электронной почте этим пользователям .

Параметры настройки Уведомления по электронной почте

Для каждого правила в политике защиты от потери данных можно:

• Отправьте уведомление выбранным пользователям. Эти люди могут включать владельца содержимого, пользователя, который в последний раз изменял содержимое, владельца сайта, на котором хранится содержимое, или конкретного пользователя.
• Настройте текст, включенный в уведомление, с помощью HTML или маркеров. Дополнительные сведения см. в следующем разделе.

При настройке Уведомления по электронной почте учитывайте следующие элементы:

• Вы можете отправлять Уведомления по электронной почте только отдельным получателям. Вы не можете отправлять уведомления в группы или списки рассылки.
• Только новое содержимое активирует уведомление по электронной почте. Редактирование существующего содержимого активирует подсказки политики, но не Уведомления по электронной почте.
• Внешние отправители не получают уведомления. Уведомления отправляются только внутренним пользователям.

Уведомление по электронной почте по умолчанию

По умолчанию Уведомления по электронной почте имеют строку "Тема", которая начинается с выполняемого действия. Например:

• "Уведомление"
• Сообщение заблокировано для электронной почты
• "Доступ заблокирован" для документов

Если уведомление относится к документу, текст сообщения уведомления содержит ссылку, которая ведет пользователя на сайт, на котором хранится документ. Он также открывает подсказку политики для документа. Таким образом пользователь может устранить любые проблемы (см. следующий урок о советах по политике). Если уведомление относится к сообщению, уведомление включает в качестве вложения сообщение, соответствующее политике защиты от потери данных.

По умолчанию в уведомлениях отображается текст, аналогичный приведенному ниже, для элемента на сайте. Текст уведомления настраивается отдельно для каждого правила. В результате отображаемый текст отличается в зависимости от правила сопоставления.

Пользовательское уведомление по электронной почте

Организация может создать пользовательское уведомление по электронной почте вместо отправки уведомления по электронной почте по умолчанию конечным пользователям или администраторам. Пользовательское уведомление по электронной почте поддерживает HTML и имеет ограничение в 5000 символов. HTML может включать в уведомление изображения, форматирование и другую фирменную символику.

Организация также может использовать следующие маркеры для настройки уведомления по электронной почте. Эти маркеры являются переменными, которые необходимо заменить определенными сведениями в отправляемом уведомлении.

Проверка знаний

Выберите наилучший ответ на каждый из вопросов ниже.