Сведения о переносе содержимого SharePoint Online вручную

Введение

Отключение — это возможность перемещать данные из Microsoft 365 в общие папки или на локальный компьютер. Это ручной процесс. В этом документе описаны действия по сохранению библиотеки документов SharePoint или списка содержимого из среды SharePoint Online в общие папки или на локальный компьютер.

В этом документе рассматриваются следующие сценарии архива SharePoint:

• Администратор или владелец сайта архивирует содержимое библиотеки документов SharePoint Online. Это ручной процесс при использовании SharePoint Online.
• Администратор или владелец списка архивирует содержимое списка SharePoint. Это ручной процесс при использовании SharePoint Online.
• Администратор или владелец списка архивирует следующие сведения из списка SharePoint в Outlook: элементы календаря, элементы контактов, библиотеки документов, списки обсуждений и задачи.

В этом документе не рассматриваются следующие сценарии:

• Миграция содержимого SharePoint из SharePoint Online в локальную установку SharePoint: передача содержимого между SharePoint Online и локальными установками SharePoint Не поддерживается в этой версии SharePoint Online.
• Сохранение свойств содержимого списка, функций и связей: содержимое списка SharePoint можно архивировать в формате электронной таблицы или таблицы базы данных. Эти электронные таблицы или таблицы содержат содержимое из списка SharePoint. Однако свойства, разрешения, функциональные возможности и связи между различными таблицами и оглавлением не сохраняются.

Процедура

Архивация содержимого библиотеки документов SharePoint Online

Если вы хотите перенести множество файлов SharePoint Online, рекомендуется синхронизировать библиотеки или папки. Затем вы можете использовать Проводник на компьютере (или Finder на Mac) для перемещения файлов в новое расположение. Дополнительные сведения о синхронизации файлов SharePoint см. в статье "Синхронизация файлов SharePoint" с новым клиентом синхронизации OneDrive.

Если вы хотите перенести только несколько файлов в другую библиотеку документов SharePoint Online, это можно сделать в браузере. Дополнительные сведения см. в статье Перемещение и копирование файлов в SharePoint.

Вы также можете использовать open with Explorer для переноса файлов в новое расположение. Дополнительные сведения см. в «Копирование или перемещение файлов библиотеки с помощью Открыть с помощью Проводника».

Библиотеки документов SharePoint могут содержать множество типов файлов, а SharePoint хранит сведения о каждом файле, которые он хранит. Большая часть других сведений не сохраняется при скачивании файлов. Например, следующие сведения не включаются при скачивании файла:

• Свойства документов
• Разрешения доступа к файлам
• Относительные связи между файлами
• Сведения о рабочем процессе
• Информация о версиях
• Шаблоны

Архив списка SharePoint

Чтобы архивировать содержимое библиотеки документов SharePoint Online, необходимо подключиться к сайтам SharePoint Online вашей организации. Лицо, архивирующее содержимое списка SharePoint, должно иметь установленную версию Excel 2010 или Excel 2013.

Следующие типы списков SharePoint можно связать с Outlook:

• Календарь
• Контакты
• Задачи
• Библиотеки документов
• Обсуждение
• Списки

Чтобы архивировать данные списка SharePoint в Excel, выполните следующие действия.

1. Перейдите к списку SharePoint.

2. На вкладке LIST или LIBRARY выберите "Экспорт в Excel".

3. Выберите Открыть.

4. В разделе "Импорт данных" выберите место, где нужно поместить данные (если это применимо). Список экспортируется в Excel.

5. Файл можно сохранить в локальном каталоге.

6. Повторите этот процесс для каждого списка SharePoint.

   Замечание

   Этот процесс сохранит записи в списке. Фактическое содержимое, например файлы и вложения, не будет сохранено при использовании этого метода.

Чтобы архивировать список календарей SharePoint в Outlook, выполните следующие действия.

1. Перейдите в календарь SharePoint для архивации.
2. Перейдите на вкладку CALENDAR и выберите "Подключиться к Outlook".
3. В меню "Действия " выберите "Подключиться к Outlook" и в диалоговом окне Outlook нажмите кнопку "Да". Календарь сохраняется в Outlook.

Чтобы архивировать список контактов SharePoint в Outlook, выполните следующие действия.

1. Перейдите к списку контактов SharePoint.
2. Выберите LIST и нажмите кнопку "Подключиться к Outlook".
3. В диалоговом окне Outlook нажмите кнопку "Да". Список контактов сохраняется в Outlook.

Чтобы архивировать список задач SharePoint Outlook, выполните следующие действия.

1. Перейдите в список задач SharePoint.
2. выберите LIST и выберите "Подключиться к Outlook".
3. В диалоговом окне Outlook нажмите кнопку "Да". Список задач сохраняется в Outlook.

Чтобы архивировать библиотеки документов SharePoint в Outlook, выполните следующие действия.

1. Перейдите к библиотеке документов SharePoint.
2. На ленте выберите библиотеку и нажмите кнопку "Подключиться к Outlook".
3. В диалоговом окне Outlook нажмите кнопку "Да". Библиотека сохраняется в Outlook.

Чтобы архивировать список доски обсуждений SharePoint в Outlook, выполните следующие действия.

1. Перейдите к списку обсуждений SharePoint.
2. На вкладке "БИБЛИОТЕКА" выберите "Подключиться к Outlook".
3. В диалоговом окне Outlook нажмите кнопку "Да". Библиотека сохраняется в Outlook.

Клиент синхронизации OneDrive для бизнеса — это еще один вариант, который предоставляет функциональные возможности для автономного использования элементов SharePoint и сохранения их на локальном компьютере. Дополнительные сведения об использовании клиента синхронизации OneDrive для бизнеса см. на следующем веб-сайте Майкрософт:

Синхронизация файлов с клиентом синхронизации OneDrive в Windows

Известные ограничения

Содержимое списка SharePoint необходимо экспортировать в Excel или в базу данных Access. Простые списки можно экспортировать в Excel. Однако если содержимое одной ячейки превышает максимальный размер ячейки Excel в 32 767 символов, сведения, превышающие максимальное значение, теряются. Если списки содержат большие ячейки, необходимо экспортировать в Access.

Списки SharePoint используются для размещения сложных данных, таких как вики-сайты и блоги. Эти сложные формы данных состоят из нескольких таблиц. Например, таблицы блога: категории, записи, комментарии, ссылки и другие блоги. Для наилучших результатов экспортируйте вики и блоги в Access. При экспорте вики-сайтов и блогов в Access каждая из этих таблиц экспортируется правильно. Однако все свойства, разрешения и связи между таблицами и содержимым теряются.

При экспорте данных списка в Access или Excel данные списка сохраняются. Однако вложения и документы в списке не будут архивироваться. Чтобы архивировать вложения и документы, следуйте инструкциям в разделе "Архив содержимого библиотеки документов SharePoint Online".

Дополнительные ресурсы

Дополнительные сведения об использовании и устранении неполадок "Открыть с помощью обозревателя" см. в разделе "Как использовать команду "Открыть с помощью обозревателя" для устранения неполадок в SharePoint Online.

Дополнительные сведения о синхронизации списка SharePoint 2010 с помощью Access 2010 см. в статье "Синхронизация списка SharePoint 2010 с Access 2010".

Дополнительные сведения

Все еще нужна помощь? Перейдите в сообщество SharePoint.