Компания Epiq оптимизирует адаптацию сотрудников с помощью Power Automate, Microsoft Dataverse и AI Builder

В этой статье вы узнаете на реальном примере, как международная юридическая компания Epiq, оказывающая услуги в сфере обеспечения соответствия нормативным требованиям, создала решение для адаптации сотрудников с помощью Power Automate, Microsoft Dataverse и AI Builder.

Прежде чем создавать решение для внедрения с помощью средств Power Platform, Epiq столкнулась с проблемами с несогласованными и ручными процессами внедрения для 6000 сотрудников в 18 странах/регионах. Пандемия COVID-19 высветила необходимость более эффективного решения. Колтон Коан, старший менеджер по быстрой разработке, возглавил внедрение решения компании для адаптации Launchpad с использованием Power Automate и Dataverse.

Инициатива Launchpad оптимизировала процесс адаптации, легко интегрируясь с существующими системами Epiq и исключив ручные задачи. Решение обеспечило быстрое масштабирование для краткосрочных проектов, значительно сократив время и затраты на адаптацию. В результате новые сотрудники получили более быстрый доступ к необходимым инструментам, а ИТ-персонал смог сосредоточиться на более важных задачах.

Решения Power Automate и Dataverse предоставили готовый к использованию набор инструментов, поддерживающий интеграцию с существующими системами управления человеческим капиталом (HCM) и ИТ-системами компании Epiq. Использование Power Automate и Dataverse позволило отказаться от ручного труда, а также обеспечило гибкость для адаптации специальной процедуры для бизнес-подразделений, которым требовалось нанимать большое число сотрудников на короткий срок для конкретных проектов.

Бизнес-проблемы

Epiq специализируется на решении сложных юридических вопросов, включая расследования, групповые иски, электронное раскрытие информации и проверку документов для корпоративных и государственных клиентов. Прежде чем внедрить свое решение на базе Power Automate и Dataverse, компания Epiq столкнулась с несколькими распространенными проблемами при адаптации:

Бизнес-единицы имели несогласованные процессы без централизованного управления.
Менеджеры по подбору персонала не имели представления о статусе адаптации новых сотрудников.
Лицензии Microsoft 365 назначались вручную.
Почтовые ящики Outlook создавались вручную.
Управление жизненным циклом ИТ-активов было сложным из-за отслеживания на основе электронных таблиц.
Управление сценариями массового найма для групповых исков или услуг по проверке документов было сложной задачей.

Компания Epiq оптимизировала адаптацию сотрудников, исключив ручной ввод данных с помощью Power Automate, улучшив автоматизацию и отчетность с помощью Dataverse, а также реализовав возможность выполнения пакетных действий в сценариях массового найма с помощью AI Builder.

Подход к внедрению

Чтобы создать решение для адаптации, которое решает эти распространенные проблемы адаптации, используйте подход Epiq в качестве примера:

Определение ключевых задач для автоматизации. Начните с определения наиболее трудоемких и подверженных ошибкам задач в процессе адаптации. Для компании Epiq эти задачи включали в себя назначение лицензий Microsoft 365, создание почтовых ящиков Outlook и управление запросами на ноутбуки.
Создайте решение с помощью потоков Power Automate. Создавайте автоматизированные рабочие процессы для обработки повторяющихся задач. Компания Epiq создала потоки Power Automate для назначения лицензий Microsoft 365, создания почтовых ящиков Outlook, запроса ноутбуков для новых сотрудников и отправки подтверждений по электронной почте менеджерам по найму.
Интеграция AI Builder для пакетных действий. AI Builder обрабатывает крупномасштабные сценарии адаптации. Команда Epiq обучила модели распознавать закономерности в больших объемах данных и соответствующим образом автоматизировать действия.
Мониторинг и оптимизация. Создавайте панели мониторинга Power BI, которые предоставляют аналитику о процессе адаптации. Epiq регулярно пересматривает свои рабочие процессы и данные, постоянно выявляя области, требующие улучшения.

Определение ключевых задач для автоматизации

Оптимизация кадровых операций и повышение эффективности начинается с определения ключевых задач и болевых точек. Работая с заинтересованными сторонами в области ИТ и бизнеса, команда Epiq определила несколько болевых точек в процессе адаптации новых сотрудников:

Ввод данных: менеджер по персоналу вводит данные о новом сотруднике в систему HCM и присваивает ему идентификатор сотрудника.
Создание учетной записи: ИТ-отдел создает учетную запись пользователя в Microsoft Entra ID.
Назначение лицензий: ИТ-отдел назначает соответствующую лицензию Microsoft 365 в зависимости от роли сотрудника и его бизнес-подразделения.
Подготовка почтового ящика: ИТ-отдел создает почтовый ящик Outlook для нового сотрудника.
Подтверждение о регистрации нового сотрудника в системе: ИТ-отдел отправляет подтверждение по электронной почте руководителю нового сотрудника.
Запросы на оборудование: руководитель нового сотрудника запрашивает необходимое оборудование (например, ноутбук) и специализированное программное обеспечение.
Отслеживание доставки: менеджер нового сотрудника отслеживает доставку ноутбука, проверяя веб-сайт поставщика доставки.
Отслеживание статуса: ИТ-отдел отслеживает статус каждого действия по адаптации, чтобы новый сотрудник был готов к первому рабочему дню.

Создание решений с помощью потоков Power Automate

Команда Epiq создала решение, которое заменило разрозненные электронные таблицы, используемые каждым бизнес-подразделением, улучшив качество и безопасность данных за счет централизованного управления:

Ввод сведений о новом сотруднике в систему HCM активирует поток Power Automate, который может использовать готовые или пользовательские соединители.
Последующая автоматизация создает учетную запись пользователя в Microsoft Entra ID.
Power Automate каждые 15 минут проверяет систему HCM на наличие новых сотрудников и идентифицирует идентификатор сотрудника.
На этапе проверки проверяется, существует ли учетная запись пользователя в Microsoft Entra ID, прежде чем продолжить работу.
Сведения о сотруднике, включая идентификатор сотрудника, имя, подразделение, руководителя и тип события адаптации, извлекаются из системы HCM и добавляются в виде новой строки в таблицу Dataverse.
Тип события адаптации в Dataverse запускает последующие потоки настройки сотрудников. Другие типы событий, например увольнения, можно использовать для запуска различных потоков.
Автоматизация определяет и назначает соответствующую лицензию Microsoft 365 в зависимости от роли нового сотрудника и его подразделения.
Почтовый ящик Outlook автоматически создается для нового сотрудника с помощью модулей Azure Automation Runbook с использованием PowerShell.
Подтверждение настройки для нового сотрудника автоматически отправляется менеджеру по найму по электронной почте.
На каждом шаге сведения собираются в Dataverse, чтобы избежать многократных вызовов к другим системам.

"Моя цель в этом решении заключается в том, чтобы на каждом шагу, который мы предпринимаем для сбора большего количества данных, мы агрегировали эти данные в их записях в Dataverse, поэтому, когда нам нужно будет найти их позже, мы будем проверять только Dataverse".— Колтон Коан, старший директор по быстрой разработке

Создание потоков

Решение компании Epiq для адаптации использует запланированный облачный поток для регулярной проверки системы HCM на наличие новых сотрудников, добавляя каждого из них в качестве новой строки в выбранную таблицу Dataverse. Обновление таблицы инициирует последующие действия по настройке нового сотрудника.

Разделение автоматизации Power Automate на два подпроцесса упрощает устранение неполадок и повторный запуск потока для отдельного сотрудника в случае возникновения проблемы:

Первый подпроцесс: сбор сведений о сотрудниках из системы HCM и добавление их в систему Dataverse.
Второй подпроцесс: выполнение задач по настройке.

Команда Epiq создала автоматизацию для сопоставления данных о сотрудниках из нескольких систем и последующего выполнения задач по настройке.

Автоматизация описана в следующей таблице.

App	Действие	Description
	Запланированное событие проходит каждые 15 минут.	Начните работу с запланированного облачного потока, чтобы настроить автоматизацию повторяющихся потоков. Можно задать интервал повторения, например каждые 15 минут.
	Проверьте систему HCM на наличие новых сотрудников.	Выполните интеграцию с системой HCM с помощью готового соединителя, если он доступен, или создайте пользовательский соединитель.
	Добавление сведений о новом сотруднике в таблицу Dataverse.	Используйте действие Добавить новую строку в Dataverse, чтобы записать сведения о сотруднике из системы HCM в таблицу Dataverse (например, таблицу Работники).
	При обновлении строки в таблице Dataverse.	Используйте действие При добавлении, изменении или удалении строки в Dataverse, чтобы отслеживать изменения сведений о сотруднике. Можно также указать тип события, например адаптация, для запуска соответствующих подпроцессов.
	Выполните поиск учетной записи пользователя в Microsoft Entra ID.	Используйте соединитель Microsoft Entra ID, чтобы идентифицировать учетную запись нового сотрудника в Microsoft Entra ID на основе идентификатора сотрудника, полученного ранее из системы HCM.
	Назначьте новому сотруднику лицензию Microsoft 365.	Используйте вызов Microsoft Graph, чтобы определить роль нового сотрудника и назначить соответствующую лицензию Microsoft 365.
	Создайте почтовый ящик Outlook для нового сотрудника.	Используйте другой вызов Microsoft Graph, чтобы создать почтовый ящик Outlook для нового сотрудника.
	Отправьте сообщение электронной почты руководителю нового сотрудника.	Подтверждение настройки в первый день отправляется руководителю нового сотрудника по электронной почте с помощью соединителя Outlook.

Примените архитектуру решения к своей организации

Вы можете использовать архитектуру решения Epiq и шаблоны проектирования для аналогичных сценариев использования адаптации в вашей организации. Например:

Оптимизируйте процессы увольнения персонала.
Принимайте на работу новых студентов, преподавателей или сотрудников в колледж или университет, создавая учетные записи Microsoft 365 на основе их идентификаторов студентов или сотрудников.
Автоматизируйте рутинные процессы адаптации в небольших масштабах, чтобы протестировать решение и собрать отзывы перед масштабированием в масштабах всего предприятия.

Использование AI Builder для пакетных действий

Затем команда Epiq определила потребность в конкретных бизнес-подразделениях в реализации сценария массового найма, когда многие новые сотрудники присоединяются к работе вместе для краткосрочного взаимодействия с клиентами.

Массовый найм требовал изменения процесса адаптации, чтобы команда по подбору персонала могла отправлять список новых сотрудников как группу и не отправлять подтверждение по электронной почте для каждого нового члена команды.

Команда Epiq адаптировала автоматизацию, чтобы определить, когда команда по подбору персонала отправляет форму массового найма, созданную в Microsoft Forms. Затем она использовала AI Builder для структурирования данных в файлах JSON, чтобы они добавлялись в Dataverse в согласованном формате. Power Automate обнаруживает пакетное добавление и объединяет все сведения о новых сотрудниках в одном сообщении электронной почты для менеджера по найму.

«Самая большая проблема, с которой мы сталкивались в течение трех лет, заключалась в том, что, когда люди заполняют форму, некоторые ставят список, разделенный запятыми, некоторые ставят точку с запятой. Мы используем модель AI Builder GPT, чтобы нормализовать эти данные».— Колтон Коан (Colton Coan), старший директор по быстрому развитию

Обработка запросов на ноутбук и отслеживание состояния

Команда расширила процесс адаптации, добавив автоматизацию, чтобы улучшить пользовательский опыт для менеджеров по найму, включая подсказки по выбору оборудования для нового члена команды.

Вместе с лицензией Microsoft 365 и почтовым ящиком Outlook новым сотрудникам обычно требуется ноутбук, что является идеальной задачей для автоматизации и отслеживания статуса. Определив эти параллельные действия по адаптации, команда автоматизировала больше действий, запускаемых одним и тем же типом события адаптации.

Автоматизация предлагает менеджеру по найму выбрать оборудование и программное обеспечение, необходимое для нового сотрудника, а затем автоматически регистрирует заявку в инструменте управления ИТ-услугами (ITSM). Ссылка для отслеживания доставки ноутбука и статус доставки получаются от поставщика услуг доставки, а затем добавляются в запись сотрудника в Dataverse.

ИТ-отдел использует интерфейс Power Apps для централизованного мониторинга и исправления отдельных процессов настройки сотрудников в случае возникновения проблемы.

Создание панелей мониторинга отслеживания состояния адаптации

Агрегирование данных об адаптации в Dataverse не только помогло автоматизировать процессы Power Automate, но и позволило команде Epiq настроить индивидуальные отчеты Power BI для разных пользователей на основе централизованного набора данных.

Например, они создали управленческое представление, чтобы сосредоточиться на высокоуровневой информации о готовности первого дня для менеджеров по найму. Они создали представление ИТ-мониторинга, которое предоставляет подробную информацию для мониторинга состояния, ускорения выполнения задач и долгосрочного анализа эффективности.

Основные выводы

Пример решения компании Epiq для адаптации сотрудников демонстрирует трансформационный потенциал использования Power Automate, Microsoft Dataverse и AI Builder. Решив распространенные проблемы адаптации, компания Epiq оптимизировала процессы, сократила количество ручных задач и повысила общую эффективность. Вот несколько ключевых выводов для ИТ-специалистов, которые хотят внедрить подобное решение в своей организации:

Определите проблемные вопросы: определите наиболее трудоемкие и подверженные ошибкам задачи в процессе адаптации. Определите приоритеты, какие задачи нужно автоматизировать в первую очередь.
Воспользуйтесь преимуществами средств автоматизации: используйте Power Automate для создания рабочих процессов, которые обрабатывают повторяющиеся задачи, такие как назначение лицензий и создание почтовых ящиков. Сократите объем ручного труда и обеспечьте согласованность.
Интеграция с существующими системами: убедитесь, что ваше решение легко интегрируется с существующими HCM- и ИТ-системами. Поддерживайте целостность данных и оптимизируйте процессы.
Используйте ИИ для пакетных действий: используйте AI Builder для обработки крупномасштабных сценариев адаптации и упрощения управления сценариями массового найма.
Отслеживайте и оптимизируйте: используйте такие инструменты, как Power BI, для мониторинга производительности ваших процессов адаптации. Регулярно пересматривайте и оптимизируйте свои рабочие процессы, чтобы постоянно повышать эффективность.

Обратная связь

Были ли сведения на этой странице полезными?

Last updated on 2025-02-12