Отправка файлов в SharePoint с метаданными из приложений на основе модели

В этой эталонной архитектуре описывается использование пользовательской страницы в приложении на основе модели для записи метаданных при отправке документов в SharePoint. Этот подход улучшает взаимодействие с пользователем в приложениях на основе модели и поддерживает управление документами и удобство поиска в SharePoint путем принудительного применения метаданных во время отправки.

Диаграмма архитектуры

Рабочий процесс

1. Пользователь открывает модельно-ориентированное приложение и переходит к записи, требующей загрузки документа (например, обращения, контакта или учетной записи).

2. Пользователь выбирает действие "Отправить документ " (кнопка панели команд), которое запускает пользовательскую страницу в качестве диалогового окна в приложении на основе модели.

3. Пользовательская страница предоставляет следующие возможности:

   1. Выбор файла (один или несколько файлов).
   2. Поля метаданных, связанные со столбцами библиотеки документов SharePoint.
   3. Проверка и руководство на основе бизнес-правил.
   4. Контекст исходной записи через идентификатор записи в URL-адресе приложения на основе модели.

4. Когда пользователь отправляет форму, настраиваемая страница вызывает облачный поток Power Automate.

5. Power Automate:

   1. Отправляет файлы в целевую SharePoint библиотеку документов и (или) папку на основе логики требуемого расположения в потоке.

   2. Устанавливает метаданные SharePoint с помощью значений, указанных на настраиваемой странице.

   3. Создает или обновляет соответствующую запись расположения документов в Dataverse для обеспечения обратной совместимости со встроенной интеграцией Dataverse и SharePoint.

6. Отправленные документы:

   • Связан с исходной записью Dataverse.
   • Доступный для поиска и фильтрации в SharePoint с помощью метаданных.

Сведения о сценарии

Организации часто используют управление документами в SharePoint с модельно-управляемыми приложениями для хранения документов, связанных с бизнес-записями. Однако встроенная интеграция SharePoint не позволяет пользователям заполнять необходимые метаданные во время отправки, что приводит к следующим:

• Неполные или несогласованные метаданные
• Снижение удобства поиска и соответствия требованиям
• Повторная работа вручную для классификации документов после отправки

Эта архитектура устраняет эти ограничения путем введения настраиваемого процесса загрузки, основанного на страницах, который сохраняет метаданные в процессе загрузки. Этот подход улучшает качество данных, взаимодействие с пользователем и соответствие требованиям, оставаясь полностью в экосистеме Power Platform и Microsoft 365.

Ключевые бизнес-ценности включают:

• Улучшено управление документами и качество метаданных
• Согласованный интерфейс пользователя, внедренный в приложения на основе модели
• Сокращение вмешательства вручную и реклассификации
• Расширяемость для сложных рабочих процессов без пользовательского кода

Components

Power Apps (приложение на основе модели): размещает основной бизнес-интерфейс и предоставляет контекст для отправки документов.

Power Apps настраиваемая страница: предоставляет гибкий пользовательский интерфейс с минимальным количеством кода для загрузки файлов и записи метаданных, отображаемый в модальном диалоговом окне в модельно управляемом приложении.

Power Automate: Оркестрация передачи файлов, назначение метаданных и выполнение необязательных последующих процессов с использованием собственных соединителей SharePoint и Dataverse.

SharePoint: выступает в качестве репозитория документов, обеспечивает управление документами, метаданные, управление версиями и безопасностью.

Microsoft Dataverse: сохраняет бизнес-данные и записи о расположении документов, которые связывают документы SharePoint с записями приложений на основе модели.

Альтернативные варианты рассматриваются (более высокие усилия по разработке и обслуживанию):

• Пользовательские веб-ресурсы
• компоненты каркаса Power Apps (PCF) кодовые компоненты

Considerations

Эти соображения реализуют основы Power Platform Well-Architected — набора руководящих принципов, повышающих качество рабочей нагрузки. Дополнительные сведения см. в разделе Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

Эта архитектура обеспечивает надежную отправку документов и сохраняемость метаданных между компонентами платформы.

• Разделённый пользовательский интерфейс и хранилище: Пользовательская страница обрабатывает пользовательское взаимодействие и сбор данных. SharePoint управляет хранилищем файлов и сохраняемостью метаданных, а также связью Dataverse между SharePoint и записями приложений на основе модели.

• Обработка транзакционных документов: отправка документов и назначение метаданных являются одной логической операцией. Если применение метаданных завершается ошибкой, процесс повторяет попытку или откатывает отправку, чтобы не возникали потерянные или частично классифицированные документы.

• Нативная надежность платформы: SharePoint обеспечивает встроенную надежность, управление версиями и избыточность для хранилища документов. Dataverse обеспечивает надежное сохранение расположения документов и бизнес-данных.

• Обработка ошибок: Power Automate использует собственные политики повторных попыток и обработку ошибок для управления временными сбоями при взаимодействии с SharePoint или Dataverse. Такой подход повышает устойчивость без внедрения пользовательской инфраструктуры.

Безопасность

Безопасность обеспечивается на постоянной основе во всем пользовательском опыте, на уровнях оркестрации и хранения данных.

• Контроль доступа на основе идентификации: пользователи аутентифицируются через Microsoft Entra ID. Безопасность на основе ролей и права доступа SharePoint регулируют доступ к приложению с модельным управлением, пользовательской странице и документам SharePoint.

• Наименее привилегированный дизайн: пользователи могут отправлять и просматривать документы только для записей, к которые они имеют право доступа в Dataverse.

• Нет прямого доступа в SharePoint: пользователи никогда не взаимодействуют напрямую с библиотеками SharePoint. Все отправки выполняются через пользовательскую страницу в приложении на основе модели, что снижает риск обхода бизнес-правил или требований к метаданным.

• Безопасное использование соединителей. Подключения Power Automate при необходимости используют управляемые удостоверения или субъекты-службы.

• Согласованность границ данных: метаданные, собранные на настраиваемой странице, проверяются на соответствие схемам Dataverse и SharePoint, предотвращая внедрение несанкционированных или некорректных значений.

Операционная эффективность

Архитектура подчеркивает удобство обслуживания, наблюдаемость и простоту изменения.

• Малокодовая расширяемость. Благодаря пользовательским страницам и Power Automate можно изменять требования к метаданным, правила проверки или поведение отправки без повторного развертывания пользовательского кода.

• Четкое разделение проблем:

  • Приложение на основе модели: бизнес-контекст и навигация
  • Настраиваемая страница: отправка документов и запись метаданных
  • Power Automate: оркестрация и интеграция
  • SharePoint: управление документами и соответствие требованиям

• Мониторинг и диагностика: Журнал выполнения Power Automate и аудит в Dataverse обеспечивают обзор неудач загрузки, проблем с метаданными и поведения пользователей. При необходимости вы можете расширить этот мониторинг для использования с приложение Azure Insights.

• Выравнивание стратегии среды: Решение поддерживает стандартные стратегии среды Power Platform (разработка, тестирование, производство) с помощью управляемых решений и переменных среды для целевых объектов SharePoint.

• Изоляция изменений. Изменения схемы метаданных в SharePoint можно отразить в интерфейсе пользовательской страницы без влияния на структуру приложения на основе модели.

Эффективность работы

Рекомендации по повышению производительности сосредоточены на минимизации времени ожидания пользователей и ненужной обработке.

• Единовременная загрузка взаимодействий: начальная загрузка фиксирует и применяет метаданные, что исключает необходимость вторичных ручных обновлений или повторной фоновой обработки.

• Модальный пользовательский интерфейс в контексте: пользовательская страница выполняется как модальное диалоговое окно в приложении на основе модели. Такой подход сокращает навигацию по страницам и улучшает воспринимаемую скорость реагирования.

• Асинхронная обработка: некритические действия после отправки, такие как уведомления или классификация, обрабатываются асинхронно, гарантируя, что пользователь не заблокирован.

• Оптимизированная передача данных: Файлы передаются напрямую в SharePoint с помощью встроенных коннекторов вместо временного хранения в среде Dataverse.

• Scalable platform services: SharePoint и Power Automate автоматически масштабируются для поддержки разных объемов документов без планирования емкостей вручную.

Оптимизация взаимодействия

Эта архитектура обеспечивает согласованный и интуитивно понятный пользовательский интерфейс.

• Загрузка документов с учетом контекста: пользователи загружают документы непосредственно из соответствующей бизнес-записи, и поэтому система автоматически правильно связывает документ.

• Управляемый ввод метаданных. Пользовательская страница обеспечивает обязательное заполнение метаданных, выполняет проверку и может динамически изменять поля в зависимости от типа документа или контекста записи.

• Снижение когнитивной нагрузки. Модальное взаимодействие позволяет пользователям сосредоточиться на задаче, не переходя от приложения на основе модели.

• Согласованность с пользовательским интерфейсом Power Platform: решение использует собственные элементы управления Power Apps и шаблоны, что обеспечивает доступность, адаптивность и привычный интерфейс.

• Немедленный отзыв: пользователи получают подтверждение успешного сохранения документов и метаданных, что повышает уверенность и доверие к системе.

Соавторы

Корпорация Майкрософт поддерживает эту статью. Следующие авторы написали эту статью.

Основные авторы:

• Кевин Макдональд, архитектор предприятия