Автоматизация запросов на копирование счетов с помощью Power Platform

Многие организации по-прежнему используют ручные процессы для получения и отправки копий счетов, особенно при работе с устаревшими системами, которые не имеют современных параметров интеграции. Эта зависимость часто вынуждает менеджеров по работе с клиентами переключаться между несколькими экранами, искать счета и обрабатывать запросы по отдельности, что приводит к задержкам и снижению эффективности.

В этой статье показано, как Microsoft Power Platform может автоматизировать запросы на копирование счетов. Это решение заменяет усилия вручную масштабируемым, надежным решением, которое повышает скорость обработки и обеспечивает более высокую видимость операций.

Диаграмма архитектуры

Бизнес-процесс

Microsoft Power Platform предоставляет основу для создания безопасного, масштабируемого и автоматизированного решения для управления запросами на копирование счетов с помощью приложений, автоматизации и отчетов.

1. Создайте запросы на копирование счетов в Power Apps:

   • Представители службы клиентов создают запросы на копирование счетов в приложении на основе модели Power Apps.
   • Запросы на копирование счетов стандартизированы для улучшения целостности данных и уменьшения ошибок отслеживания вручную.
   • Dataverse используется в качестве центрального репозитория для всех данных запроса на копирование счетов.

2. Обработка запросов на копирование счетов с помощью Power Automate:

   • Запланированный облачный поток Power Automate запускает потоки Power Automate для настольных компьютеров через заданные интервалы.
   • Классический поток получает доступ к запросам на копию счета в Dataverse, выполняет поиск счетов в веб-приложениях, предоставляемых банком, и автоматически обрабатывает запросы.
   • Представители службы клиентов получают уведомления в режиме реального времени, подтверждающие успешную обработку.

3. Мониторинг метрик запроса на копирование счетов с помощью Power BI:

   Построенная на базе Dataverse, панель мониторинга Power BI предоставляет руководству наглядное представление о следующем:

   • Ежедневные, еженедельные и ежемесячные объемы запросов
   • Скорость успешной обработки
   • Тенденции спроса на клиентов

   Эта видимость позволяет принимать решения на основе данных и улучшать выделение ресурсов.

Components

• Классические потоки Power Automate: поиск и обработка счетов в веб-приложениях, не имеющих API.

• Облачные потоки Power Automate: запуск классических потоков по расписанию.

• Power Apps приложения, управляемые моделями: позволяет менеджерам по работе с клиентами регистрировать запросы на получение копий счетов.

• Microsoft Dataverse: хранит запросы на копирование счетов и связанные данные.

• Power BI: обеспечивает видимость операций для руководства.

Подробности сценария

В этой архитектуре показано, как Microsoft Power Platform может модернизировать операции в энергетическом и служебном секторе, сократить затраты и повысить удовлетворенность клиентов.

Бизнес-задача

Организация в сфере энергетики и коммунальных услуг получает более 100 запросов клиентов в день на получение копий счетов, что создает узкое место в операционной деятельности.

Организация использовала веб-приложение, предоставленное банком, для поиска, поиска и отправки копий счетов. Однако процесс был ручным и мучен. Представителям по работе с клиентами приходилось переходить в каждую учетную запись, фильтровать по дате, находить счета и отправлять их по одному. Каждый запрос занимает от 10 до 30 минут в зависимости от количества участвующих счетов. Этот процесс создал неэффективность, отложенные ответы и повлиял на удовлетворенность клиентов.

Ценность для бизнеса

• После того как организация построила и развернула решение, каждый запрос завершился около 30 секунд вместо 10 до 30 минут.

• Объединив приложения на основе модели, облачные и настольные потоки Power Automate, а также Power BI, организация преобразовала трудоемкий процесс в полностью автоматизированный рабочий процесс.

• С учетом ожидаемых усовершенствований на основе искусственного интеллекта решение сможет принести еще большую пользу.

Предварительные требования

Чтобы включить это решение, используйте следующие лицензии:

• Премиум-лицензия Power Automate (на пользователя):

  • Назначьте представителям по работе с клиентами, чтобы они могли безопасно получать доступ к приложению на основе модели и использовать его.
  • Убедитесь, что они могут записывать запросы в Dataverse.

• Лицензия Power Automate премиум (учетная запись службы):

  • Используйте выделенную учетную запись службы для запуска запланированных потоков.
  • Обеспечение безопасной централизованной автоматизации без привязки выполнения к отдельным пользователям.

• Лицензия Power Automate для автономной роботизированной автоматизации процессов (RPA):

  • Включите Power Automate для компьютеров для выполнения на виртуальной машине в режиме без сопровождения.
  • Разрешите автоматизации выполняться без вмешательства человека, обеспечивая надёжную и последовательную обработку запросов.

Эта модель лицензирования балансирует эффективность затрат с масштабируемостью, обеспечивая соответствие при максимальном повышении преимуществ автоматизации.

Технические ограничения и компромиссы

1. Ограничения унаследованной системы

   Ограничение:

   • Устаревшее веб-приложение не предоставляет поддержку REST- или SOAP API, вебхуков или коннекторов.
   • Все необходимые операции, такие как чтение данных и отправка сообщений электронной почты, доступны только через пользовательский интерфейс.

   Компромисс:

   • RPA считается единственным жизнеспособным методом интеграции.
   • Автоматизация пользовательского интерфейса делает систему чувствительной к изменениям компоновки и системным задержкам, поэтому вам нужна надёжная логика повторных попыток и механизм контрольных точек.

2. Однопоточное выполнение бота

   Ограничение:

   • Боты Power Automate для компьютеров выполняют только один сеанс одновременно на одном компьютере.
   • Отсутствует встроенный параллелизм в рамках одного сеанса бота.

   Компромисс:

   • Пропускная способность ограничена последовательным выполнением.
   • Однако, поскольку ежедневный объем (100 запросов или менее) значительно ниже пропускной способности бота (около 200 в день), это ограничение не влияет на соглашения об уровне обслуживания (SLA).
   • Группы машин были доступны, но не требовались, что позволяло избежать дополнительных операционных накладных расходов.

3. Требования к безопасности учетных данных

   Ограничение:

   • Учетные данные нельзя хранить локально, внедрять их в потоки или предоставлять разработчикам.
   • Для обеспечения безопасности предприятия требуется централизованное управление секретами.

   Компромисс:

   • Используйте объекты учетных данных Azure Key Vault и Dataverse.

   • Этот подход добавляет начальную сложность конфигурации, но гарантирует:

     • Нулевое раскрытие учетных данных
     • Автоматическая смена
     • Доступ по принципу наименьших привилегий
     • Полная возможность аудита

4. Границы разрешений учетной записи службы

   Ограничение:

   • Ограничьте выделенную учетную запись службы следующим:
     • Доступ только для чтения в устаревшей системе
     • Отправка разрешений электронной почты
     • Нет прав на удаление, запись или права администратора

   Компромисс:

   • Обеспечение целостности данных и минимизация риска.
   • Требуется, чтобы автоматизация работала только по разрешённым путям интерфейса пользователя.
   • Предотвращены некоторые оптимизации, которые потребовали бы повышенных прав.

5. Чувствительность автоматизации на основе пользовательского интерфейса

   Ограничение:

   • Автоматизация пользовательского интерфейса, по сути, учитывает:
     • Задержки загрузки страниц
     • Проблемы с отрисовкой элементов
     • Обновления браузера
     • Непредвиденные всплывающие окна

   Компромисс:

   • Реализованы надежная логика повторных попыток и механизм контрольных точек на базе Dataverse.
   • Добавлена нагрузка на проектирование потока, но улучшена устойчивость.
   • Убедитесь, что неудачные или частичные запуски могут возобновиться без вмешательства вручную.

6. Dataverse как уровень состояния и логирования

   Ограничение:

   • Все состояния запросов, контрольные точки и журналы ошибок должны сохраняться в Dataverse.

   Компромисс:

   • Введены дополнительные операции чтения и записи для каждой транзакции.

   • Предоставляется надежное централизованное хранилище состояний, которое позволяет:

     • Автоматическая повторная обработка неудачных или частичных запросов
     • Идемпотентное выполнение
     • Полный путь аудита

7. Окна инфраструктуры и обслуживания

   Ограничение:

   • На компьютерах ботов требуются периодические обновления операционной системы, обновления браузера и обновления версий Power Automate desktop (PAD).

   Компромисс:

   • Немного уменьшает доступное время работы.

   • Смягчено следующими ами:

     • Планирование обновлений в нерабочие часы
     • Поддержание запаса пропускной способности (загрузка 50% или ниже)

Рекомендации

Эти соображения реализуют основы Power Platform Well-Architected — набора руководящих принципов, повышающих качество рабочей нагрузки. Дополнительные сведения см. в разделе Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

Это решение включает несколько механизмов обеспечения надежности, чтобы гарантировать стабильное и восстанавливаемое выполнение Power Automate для компьютеров без сопровождения. Эти меры обеспечивают устойчивость процесса к изменчивости пользовательского интерфейса, задержке системы и временным сбоям. Они работают в области безопасности учетных данных, мониторинга выполнения, отслеживания состояния и автоматического восстановления.

Параметры планового обслуживания и обновления

Компьютеры следуют управляемому циклу обновления.

Меры защиты:

• Применяйте исправления ОС и обновления PAD в непиковые часы
• Проверка обновлений браузера перед развертыванием
• Отслеживание критических изменений пользовательского интерфейса

Результат: Уменьшает непредвиденное время простоя и обеспечивает долгосрочную надежность.

Централизованное логирование и наблюдаемость

Решение записывает все сведения о выполнении аудита и устранения неполадок.

Меры защиты:

• Журналы Dataverse для отслеживания запросов
• Журналы PAD для пошагового выполнения
• Журналы Key Vault для доступа к учетным данным
• Журналы облачных потоков для событий оркестрации

Результат: Полная трассировка и быстрый анализ первопричин.

Операционная эффективность

Экономия времени: Сокращение времени обработки на запрос от 30 минут до 30 секунд.

Повышение эффективности: Автоматическая обработка более 100 ежедневных запросов без вмешательства вручную.

Прозрачность: Руководство может отслеживать производительность и тенденции в режиме реального времени.

Производительность сотрудников: Менеджеры по работе с клиентами освобождаются от рутинных задач, поэтому они могут сосредоточиться на более ценных взаимодействиях с клиентами.

Дальнейшие действия

Это решение можно расширить с помощью интеграции СИ с помощью AI Builder.

• Решение считывает запросы копирования счетов непосредственно из общего почтового ящика.
• AI Builder автоматически извлекает ключевые сведения, такие как номер счета, диапазон дат и тип счета.
• Решение регистрирует запросы в Dataverse без каких-либо человеческих данных.

Это улучшение устраняет запись запроса вручную для повышения эффективности и снижения затрат.

Соавторы

Корпорация Майкрософт поддерживает эту статью. Следующие авторы написали эту статью.

Основные авторы:

• Салман Махмуд, главный архитектор