Оптимизация обработки документов с помощью AI Builder

Обработка документов часто является ручной и трудоемкой задачей. С помощью Power Automate и AI Builder можно оптимизировать обработку документов и автоматизировать извлечение данных из таких документов, как формы, счета и заказы на покупку.

Схема архитектуры

Рабочий процесс

В следующих шагах описан рабочий процесс, показанный на схеме примера архитектуры:

1. Отправка входящих документов: пользователь или система отправляют документ, например счет-фактуру, заказ на покупку или форму ретробонуса, по электронной почте.

2. Обработка документов с помощью Power Automate и AI Builder: при получении сообщения электронной почты облачный поток Power Automate запускает AI Builder который извлекает ключевую информацию из документа и сохраняет ее в таблице Dataverse для структурированной обработки.

3. Автоматическая проверка: другой поток Power Automate проверяет извлеченные данные. Если требуется утверждение или дальнейшая проверка, поток помещает данные в очередь для проверки человеком.

4. Проверка человеком: человек проверяет извлеченные данные в приложении на основе холста или модели, которое позволяет рецензенту утверждать, отклонять или исправлять данные по мере необходимости. Процесс проверки может включать в себя предоставление отправителю обратной связи о том, что необходимо для будущего утверждения при повторной отправке.

5. Обратная связь для отправителя: после проверки рабочий процесс Power Automate отправляет отправителю сообщение электронной почты со статусом утверждения или отклонения отправленного документа.

6. Отчетность и аналитика: панели мониторинга Power BI предоставляют аналитику о рабочем процессе обработки документов, включая такие показатели, как время обработки, количество проверенных документов и показатели утверждения.

Компоненты

AI Builder: извлечение ключевых данных из документов с использованием предварительно созданных или пользовательских моделей.

Power Automate: координирует рабочие процессы для обработки документов.

Microsoft Dataverse: служит центральным хранилищем данных для извлеченных данных документов и отслеживает ход обработки документа по бизнес-процессу.

Power Apps: облегчает проверку человеком и исправление данных.

Power BI: предоставляет аналитику и выводы в рабочем процессе обработки документов.

Подробности сценария

Эта архитектура оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы с большим объемом документов, используя AI Builder для сокращения ручного ввода данных, минимизируя ошибки и ускоряя рабочие процессы принятия решений. Примеры использования включают автоматизацию обработки счетов, утверждение заказов на покупку и обработку форм ретробонусов.

Рекомендации

Эти соображения реализуют основы Power Platform Well-Architected — набора руководящих принципов, повышающих качество рабочей нагрузки. Дополнительные сведения см. в статье Microsoft Power Platform Well-Architected.

Надежность

• Политики повторных попыток: политики, настроенные в Power Automate, обрабатывают временные сбои в обработке документов с помощью AI Builder или SharePoint, включая подключения Dataverse.

• Мониторинг и оповещения: Application Insights настраивается для мониторинга работоспособности рабочего процесса и оповещения о сбоях.

• Устойчивость документов: пользователи могут отправить любой документ. Рабочий процесс, выполняющий извлечение данных, должен обрабатывать исключения, связанные с недействительными или непредвиденными документами.

Группа безопасности

• Управление доступом к данным: доступ на основе ролей гарантирует, что только авторизованные пользователи могут получить доступ к извлеченным данным в Dataverse.

• Шифрование: данные, передаваемые через Power Automate и хранящиеся в Dataverse, шифруются.

• Принцип наименьших привилегий: разрешения ограничены, чтобы свести к минимуму уязвимость. Потоки Power Automate обращаются к системам, используя наименее привилегированные учетные записи или субъект-службу, где это возможно. Пользователи приложения должны иметь доступ только к тем таблицам данных, которые поддерживают приложение.

Операционная эффективность

Управление жизненным циклом приложений: ресурсы решения хранятся в системе управления версиями, а решения Dataverse используются для перемещения ресурсов из разработки на тестирования и в производство.

Эффективные процессы

Использование предварительно созданных моделей: рассмотрите возможность использования готовых моделей, если они соответствуют сценарию документов. Например, для обработки счетов используйте готовую модель ИИ для обработки счетов. Предварительно созданные модели экономят время, устраняя необходимость в сборе данных для обучения и тестирования собственной модели.

Оптимизация взаимодействия

Эффективная обработка рецензирования документов: приложение, созданное с помощью Power Apps, должно быть приложением с одной целью, позволяющим пользователям выбирать документы, требующие проверки, и быстро определять, какая проверка необходима. Действия, доступные пользователю, должны быть простыми для понимания и выполненными, без возможности человеческой ошибки из-за случайного выбора неправильного результата.

Ответственное применение ИИ

• Справедливость: модели извлечения документов обучаются с использованием различных данных, чтобы свести к минимуму предвзятость.

• Надежность и безопасность: непрерывный мониторинг гарантирует, что выходные данные ИИ точны и применимы. Человек в цикле просматривает аномалии и исключения.

• Конфиденциальность и безопасность: данные, которые обрабатываются AI Builder, соответствуют применимым правилам конфиденциальности.

• Инклюзивность: система поддерживает обработку документов на нескольких языках. Человек может просмотреть документ, если у AI Builder есть проблемы с интерпретацией информации.

• Прозрачность: все выходные данные ИИ отслеживаются, а журналы доступны для аудита.

• Подотчетность: контроль человеком в цикле обеспечивает подотчетность при принятии критически важных решений.

Связанные ресурсы

• Введение в классические потоки
• Документация по Power BI
• Рекомендации по безопасности Power Platform Well-Architected