Экспорт отчета с разбивкой на страницы Power BI в Microsoft Word (Построитель отчетов Power BI)

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ: Power BI построитель отчетов Power BI Desktop

Модуль отрисовки Word отображает отчеты с разбивкой на страницы Power BI в формате Microsoft Word (.docx). Используется формат Office Open XML.

Содержимое файлов, создаваемых этим модулем подготовки, имеет тип application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document , а файлы имеют расширение DOCX.

Дополнительные сведения о экспорте отчетов (Power BI построитель отчетов) см. в статье "Экспорт отчетов" в Word.

После экспорта отчета в документ Word можно изменить содержимое отчета и спроектировать отчеты в стиле документа, такие как наклейки для почтовой рассылки, заказы на покупку или стандартные письма.

Примечание.

Вы можете создавать и изменять файлы определения отчета с разбивкой на страницы (RDL) в Power BI построитель отчетов.

Элементы отчета в программе Word

Отчеты, экспортированные в формат Word, имеют вид вложенной таблицы, представляющей текст отчета. Область данных tablix представляется в виде вложенной таблицы, отражающей структуру области данных отчета. Текстовые поля и прямоугольники выводятся как отдельные ячейки таблицы. Значение текстового поля отображается внутри ячейки.

Изображения, диаграммы, гистограммы, спарклайновые графики, карты, индикаторы и датчики отображаются как статические изображения, каждое в своей ячейке таблицы. Гиперссылки и ссылки детализации на этих элементах отчета отображаются. Карты и области, которые можно выбрать в диаграмме, не поддерживаются.

Многостолбцовые отчеты в стиле газетной верстки не подготавливаются к просмотру в формате Word. Изображения и цвета фона тела отчета и страницы не отображаются.

Разбиение на страницы

Когда отчет открывается в текстовом редакторе Word, он повторно разбивает отчет на страницы на основании размера страницы. Повторная пагинация может привести к вставке разрывов страниц в местах, где вы этого не планировали, и в некоторых случаях может вызвать появление двух последовательных разрывов страниц подряд или добавление пустых страниц в экспортируемом отчете. Можно попытаться изменить разбиение на страницы в Word, настраивая размеры полей страницы.

Этот рендерер поддерживает только логические разрывы страниц.

Размер страницы

В подготовленном для просмотра отчете высота и ширина страницы в текстовом редакторе Word определяются следующими свойствами RDL: высота и ширина листа бумаги, ширина левого, правого, верхнего и нижнего полей страницы.

Ширина страницы

В формате Word поддерживаются страницы шириной до 55,87 см. Если ширина отчета превышает 55,87 см, рендерер все равно будет рендерить отчет; однако в текстовом редакторе Word содержимое отчета не будет отображаться ни в режиме разметки страницы, ни в режиме чтения. Чтобы просмотреть данные, переключитесь на обычный режим или режим веб-страницы. В этих режимах Word сокращает объем пустого пространства, поэтому отображается большая часть содержимого отчета.

При отображении отчет расширяется настолько широко, насколько это необходимо, до 55,88 см, чтобы отобразить содержимое. Минимальная ширина отчета основана на свойстве ширины RDL на панели свойств.

Свойства документа

Модуль подготовки отчетов в формате Word записывает следующие метаданные в DOCX-файл.

Свойства элемента отчета Описание
Заголовок отчета (заголовок отчета) Заголовок
Отчет.Автор Автор
Описание отчёта Комментарии

Верхние и нижние колонтитулы страницы

Верхние и нижние колонтитулы страницы отображаются как области верхнего и нижнего колонтитула в Word. Если в верхнем или нижнем колонтитуле страницы расположен номер страницы отчета или выражение для указания общего количества страниц отчета, они преобразуются в поле документа Word, так что в подготовленном к просмотру отчете номер страницы будет выведен правильно. Текстовый редактор Word не поддерживает настройки высоты верхнего или нижнего колонтитула, заданные в отчете. Свойство PrintOnFirstPage в зависимости от условий может указывать, выводится ли на печать текст из верхнего и нижнего колонтитулов страницы на первой странице отчета. Если в готовом для просмотра отчете содержится несколько страниц и каждая страница состоит только из одного раздела, то можно присвоить свойству PrintOnFirstPage значение False, и текст на первой странице будет подавляться. В противном случае текст выводится на печать независимо от значения свойства PrintOnFirstPage.

Модуль подготовки отчетов Word пытается выполнить синтаксический анализ всех выражений в верхних и нижних колонтитулах страницы при экспорте отчетов в Word. Множество форм выражений успешно проходят синтаксический анализ, и ожидаемые значения появляются в верхних и нижних колонтитулах страницы на всех страницах отчета.

Но если нижний или верхний колонтитул страницы содержит сложное выражение, результатом которого являются различные значения на разных страницах отчета, то на всех страницах отчета может отображаться одно и то же значение. В следующих двух выражениях номера страниц не наращиваются в экспортированном отчете. Номер страницы преобразуется в одно и то же значение на всех страницах отчета.

  • ="Page: " + Globals!PageNumber.ToString + " of " + Globals!TotalPages.ToString

  • =Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales") & " Page Number " & Globals!PageNumber

Это происходит потому, что модуль подготовки отчетов Word анализирует отчет для определения наличия таких полей, относящихся к разбиению на страницы, как PageNumber и TotalPages , и обрабатывает только простые ссылки, а не вызовы функций. В данном случае в выражении вызывается функция ToString . Следующие два выражения эквивалентны и правильно отображаются при просмотре отчета в Power BI Report Builder или отображении опубликованного отчета на веб-портале Power BI Services или библиотеке SharePoint. Однако процессор Word успешно анализирует только второе выражение и правильно отображает номера страниц.

  • Сложное выражение: Выражение является ="Average Sales " & Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales") & " Page Number " & Globals!PageNumber

  • Выражение с текстовыми фрагментами: текст, средние продажи, и выражение, =Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales) и текст, номер страницы, и выражение =Globals!PageNumber

Чтобы избежать этой проблемы, используйте несколько фрагментов текста вместо одного сложного выражения при использовании выражений в колонтитулах. Следующие два выражения эквивалентны. Первое выражение является сложным, а второй использует отрезки текста. Модуль подготовки отчетов Word успешно выполняет синтаксический анализ только второго выражения.

Карта документов

Если в отчете существуют метки схемы документа, они будут отображены как метки оглавления Word на соответствующих элементах и группах отчета. Метка карты документа используется как текст метки для оглавления. Целевая ссылка будет расположена возле элемента, на котором установлена метка. Хотя toC не создается для вас в документе Word, вы можете создать собственный TOC с помощью меток карты документов, которые отображаются в отчете, выполнив следующие действия.

  1. В документе Word выберите положение, в котором должен находиться TOC.
  2. На ленте нажмите кнопку "Вставить".
  3. Выберите раскрывающееся меню Быстрые элементы.
  4. Выберите поле в раскрывающемся меню.
  5. В именах полей выберите TOC и нажмите кнопку "Оглавление" в панели свойств поля.
  6. Во всплывающем окне нажмите кнопку "Параметры" и убедитесь, что флажок "Поля записи таблицы" установлен.
  7. Нажмите ОК в обоих всплывающих окнах, чтобы завершить процесс и создать Оглавление.

Дополнительные сведения см. в статье "Создание карты документов" или оглавлений (построитель отчетов Power BI).

Интерактивность

В формате Word поддерживается ряд интерактивных элементов. Ниже приведено описание особенностей поведения.

Показать и скрыть

Модуль подготовки отчетов к просмотру в формате Word отображает элементы отчета с учетом их состояния в момент подготовки к просмотру. Если элемент отчета скрыт, он не будет отображен в документе Word. Если состояние элемента отчета показано, элемент отчета отображается в документе Word. Функция переключения не поддерживается в Word.

Гиперссылки и ссылки детализации в текстовых полях и изображениях отчета отображаются в документе формата Word как гиперссылки. При выборе гиперссылки откроется веб-браузер по умолчанию и перейдет по URL-адресу. При выборе гиперссылки детализации доступ к исходному серверу отчетов осуществляется.

Интерактивная сортировка

Содержимое отчета выводится на основе текущей сортировки области данных отчета. Формат Word не поддерживает интерактивную сортировку. После подготовки отчета можно использовать функции табличной сортировки текстового редактора Word.

Закладки

Содержащиеся в отчете закладки отображаются как закладки Word. Ссылки закладок преобразуются в гиперссылки, ведущие к пунктам назначения закладок в документе. Метки закладки должны быть меньше 40 символов. Единственный специальный символ, который можно использовать в метке закладки — символ подчеркивания (_). Неподдерживаемые специальные символы удаляются из имени метки закладки. Если имя длиннее 40 символов, оно усекается. Если имена нескольких закладок в отчете повторяются, эти закладки не будут отображены в документе Word.

Отрисовка стиля Word

Далее следует краткое описание отображения стилей в Word.

Палитра цветов

Содержащиеся в отчете цвета отображаются в документе Word.

Граница

Границы элементов отчета, отличные от границ страницы, отображаются в формате Word как границы ячеек таблицы Word.

Волнистые линии в экспортированных отчетах

При экспорте и просмотре отчетов в Word данные отчета или константы могут оказаться подчеркнутыми красной или зеленой волнистой линией. Красная волнистая линия указывает на орфографическую ошибку. Зеленая волнистая линия указывает на грамматическую ошибку. Это происходит в тех случаях, когда отчет содержит слова, не соответствующие правилам языка (орфографии и грамматики), выбранного в Word. Например, заголовки столбцов отчета на английском языке, скорее всего, будут подчеркнуты красной волнистой линией, если отчет отображается в испанской версии Word. Орфографические ошибки характернее для отчетов, чем грамматические, поскольку обычно отчеты содержат короткие фрагменты текста, а не полные предложения и абзацы.

Наличие волнистых линий в отчете заставляет предположить, что в нем содержатся ошибки, хотя на самом деле их может и не быть. Волнистые линии можно убрать, изменив язык проверки для отчета. Чтобы изменить язык проверки, выделите все содержимое отчета и задайте для него нужный язык. Можно выбрать как весь контент, так и его часть. В Word параметр Задать язык проверки находится в области Язык на вкладке "Рецензирование". После обновления содержимого необходимо заново сохранить документ.

В зависимости от языковой версии программы Office, средства проверки (например, словарь) выбранного вами языка могут быть включены в программу или предоставлены в приобретаемом вами языковом пакете Microsoft Office.

В следующих разделах приведена дополнительная информация о настройке параметров Office и Word.

Примечание.

Смена языка редактирования в языковых параметрах Microsoft Office или в диалоговом окне Параметры Word в Word отразится на всех программах Office.

Ограничения по количеству слов

Microsoft Word накладывает следующие ограничения:

  • Таблицы формата Word поддерживают не более 63 столбцов. Если в отчете содержится больше 63 столбцов, при попытке его подготовки в формате Word таблица будет разбита на несколько. Дополнительные столбцы помещаются рядом с 63 столбцами, отображаемыми в тексте отчета. Таким образом, столбцы отчета могут не выстраиваться должным образом.

  • Word поддерживает страницы максимальной шириной 55,88 см и высотой 55,88 см. Если содержимое превышает 22 дюйма, некоторые данные могут не отображаться в режиме макета печати.

  • В формате Word не учитываются настройки высоты верхнего и нижнего колонтитула.

  • После экспорта отчета Word повторно разбивает его на страницы. Это может привести к добавлению дополнительных разрывов страниц в сформированный отчет.

  • Word не повторяет строки заголовка на второй и последующих страницах, хотя вы установили для свойства RepeatOnNewPage строки статического заголовка в tablix (таблице, матрице или списке) значение True. Для того чтобы заставить строки заголовков появляться на новых страницах, в отчете можно задать явные разрывы страниц. Однако поскольку к отчету, подготовленному к просмотру и экспортированному в приложение Word, применяется собственный алгоритм разбиения на страницы, то полученные результаты могут различаться и повторение строки верхнего колонтитула не гарантируется. Статическая строка заголовка представляет собой строку, содержащую заголовки столбцов.

  • Текстовые поля, содержащие неразрывные пробелы, увеличиваются в размерах.

  • При экспорте текста в Word текст с оформлением шрифта в определенных шрифтах может привести к появлению непредвиденных или недостающих глифов в отрисованном отчете.

Преимущества использования отрисовщика Word

В дополнение к тому, что новые функции в файлах DOCX Microsoft Word стали доступны в экспортированных отчетах, файлы этих отчетов с расширением DOCX, как правило, имеют меньший размер файла. Отчеты, экспортированные с использованием модуля подготовки отчетов Word, обычно намного меньше, чем такие же отчеты, экспортированные с использованием модуля подготовки отчетов Word 2003.

Обратная совместимость экспортированных отчетов

Предусмотрена возможность выбирать режим совместимости Word и задавать параметры совместимости. Модуль подготовки отчетов Word создает документы с включенным режимом совместимости. Повторное сохранение документов с выключенным режимом совместимости может привести к нарушению макета документа.

После отключения режима совместимости и повторного сохранения отчета в макете отчета могут произойти непредвиденные изменения.

Различия между отрисовщиками Word и Word 2003

Отчеты, подготовленные к просмотру с использованием модулей подготовки Word или Word 2003, как правило, визуально неразличимы. Однако вы можете заметить незначительные различия между двумя форматами Word или Word 2003.

Настройки сведений об устройстве

Некоторые настройки по умолчанию для этого модуля подготовки отчетов можно изменить. Изменив настройки сведений об устройстве можно, например, пропустить все гиперссылки и ссылки детализации, или развернуть все элементы, которые могут быть развернуты, независимо от их состояния на момент подготовки отчета. Это делается с помощью настроек сведений об устройстве. Дополнительные сведения см. в разделе "Параметры сведений об устройстве Word".

Связанный контент

  • Last updated on