Поделиться через

Динамические подписки для каждого получателя на отчеты с разбивкой на страницы

  • Статья

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ: Служба Power BI Power BI Desktop

Динамические подписки на получателей предназначены для упрощения распространения персонализированной копии отчета каждому получателю подписки электронной почты. Вы определяете представление отчета, которое получает отдельный пользователь, указав, какие параметры применяются к их версии отчета.

Динамические подписки для получателей доступны для постраничных отчетов и для отчетов Power BI. В этой статье рассматриваются отчеты с разбивкой на страницы. Дополнительные сведения о динамических подписках для отчетов Power BI см. в статье "Динамические подписки для получателей" для отчетов Power BI.

Параметры динамической подписки хранятся в отдельной семантической модели Power BI. Семантическая модель определяет сопоставление между получателями и соответствующими параметрами. Когда пришло время отправить отчет, последние данные, доступные в семантической модели, определяют, кто получает подписку и какой параметр применяется.

Снимок экрана: отчет с разбивкой на страницы.

Предварительные условия

  • Отчет с разбивкой на страницы и параметрами для общего доступа, который сохраняется в рабочей области с обеспечением емкости (емкость Power BI Premium, пробная версия Microsoft Fabric или емкость Microsoft Fabric).
  • Настройка разрешений на создание для семантической модели Power BI, содержащей адреса электронной почты ваших получателей и значения параметров, которые необходимо применять для каждого получателя.
  • Роль носителя контента, члена или администратора в этой рабочей среде. Вы знаете, что у вас есть роль участника, члена или администратора в рабочей области, если вы сможете редактировать отчеты или панели управления в этой рабочей области. Дополнительные сведения о ролях в областях работы.
  • Семантическая модель Power BI, содержащая данные получателя. Данные получателя включают адреса электронной почты получателя и параметры, которые вы хотите назначить каждому получателю.

Создание динамической подписки

Вы хотите создать одну подписку, которая отправляет настраиваемые представления отчета подписчикам на основе заданных параметров? Возможно, вы являетесь директором по обучению и хотите отправить отчет различным менеджерам, каждый из которых заинтересован в прогрессе выполнения их задач сотрудниками. Теперь вы можете создать подписку и настроить отчет, чтобы каждый руководитель видел только данные, связанные с собственными сотрудниками. Для этого Power BI подключается к семантической модели, которая определяет сопоставление между получателями и параметрами. Когда пришло время отправить отчет, последние данные, доступные в этой семантической модели, определяют, какой менеджер получает отчет в папке "Входящие" и какие параметры применяются к этому отчету.

Для пользователей, знакомых со службами SQL Server Reporting Services (SSRS), эта функция аналогична подпискам на основе данных.

Начните с отчета с разбивкой на страницы с параметрами. Вы знаете, что отчет имеет параметры, если выбрать параметры и просмотреть параметры раскрывающегося списка в заголовке. Этот отчет имеет параметр для имени диспетчера и параметра для сотрудника.

Снимок экрана: служба Power BI с двумя параметрами.

Подключение к данным получателя

  1. Выберите " Подписаться на отчет".

    Снимок экрана: служба Power BI с кнопкой

  2. Откроется окно "Подписки" , и еще нет подписок. Выберите " Создать подписку".

    Снимок экрана сервиса Power BI, показывающий экран

  3. Выберите Dynamic для каждого получателя.

    Снимок экрана: служба Power BI с экраном

  4. Выделите семантическую модель Power BI, содержащую ваши данные получателя. Данные получателя включают столбцы для адреса электронной почты, параметры, которые могут быть разнообразными для каждого получателя, а также, при необходимости, типа вложения и темы электронной почты.

    В некоторых организациях может быть семантическая модель корпоративного сотрудника Power BI, которая соответствует цели. Кроме того, может потребоваться создать новую семантику модели, содержащую адреса электронной почты и значения параметров отчета. Критически важный фрагмент данных — это адреса электронной почты. Чтобы задать параметры на основе получателя, семантическая модель должна включать адреса электронной почты всех потенциальных получателей. Выберите Далее. В этом примере наша семантическая модель сопоставления параметров называется данными обучения.

    Снимок экрана службы Power BI, показывающий шаг мастера «Подключение к данным получателя», где данные обучения выделены красным цветом.

Выбор и фильтрация данных

В окне "Выбор и фильтрация данных " перечислены поля, которые можно задать динамически. В этом примере у нас есть поле для адреса электронной почты, и у нас есть несколько параметров. Выберите столбцы из семантической модели, которую вы хотите изменить для каждого получателя. Адрес электронной почты и параметры можно задать динамически на основе данных в семантической модели Power BI.

  1. В окне "Выбор и фильтрация данных" отображается список полей из семантической модели Обучающих данных, которые могут использоваться для динамической фильтрации вашей подписки на отчет об обучении менеджеров. В этом примере у нас есть адрес электронной почты, тема электронной почты, параметры отчета и тип файла вложения. Эти поля из семантической модели данных обучения можно связать с подпиской.

    Выберите соответствующие поля, которые вы хотите изменить для каждого получателя. Здесь у нас есть поля "Электронная почта" и два поля для параметров: имя сотрудника и имя руководителя. При необходимости добавьте фильтры и измените метод агрегирования, развернув панели фильтров и сборки. При добавлении данных Power BI создает таблицу. В этом окне сузите список пользователей, которые должны получать отчет. В нашем примере мы выбираем только тех сотрудников, которые также являются руководителями.

    Снимок экрана: служба Power BI с страницей

  2. Нажмите кнопку "Далее", когда вы удовлетворены выбранными вариантами.

Введите данные электронной почты

В окне сведений электронной почты назовите подписку, добавьте получателей, разделенных запятыми или точкой с запятой, а также тему и выберите тип вложения для использования. Многие из этих полей предлагают возможность использовать динамические параметры. В этом примере получатели динамически добавляются из семантической модели данных обучения с помощью поля "Электронная почта ". Тема электронной почты Тема динамически устанавливается с помощью параметра имени Менеджер. Иконка ссылки Изображение значка иконки динамического содержимого позволяет распознать использование динамического контента.

  1. Введите имя подписки.

  2. Вручную введите адреса электронной почты получателя или используйте раскрывающийся список, чтобы выбрать значение, которое динамически выбирает получателей из семантической модели обучающих данных .

  3. Вручную добавьте тему письма или используйте выпадающий список для динамического создания индивидуальных тем, используя поле с именем руководителя из семантической модели Учебные данные.

    Снимок экрана службы Power BI, показывающий варианты динамических параметров в окне сведений электронной почты.

  4. Добавление необязательных сведений. Введите сообщение для получателей. Используйте переключатели, чтобы добавить ссылку на отчет в Power BI и включить предварительный просмотр отчета в сообщение электронной почты. Изображение предварительного просмотра является первой страницей отчета. На рисунке предварительного просмотра показан отчет с примененными уникальными параметрами получателя.

  5. Выберите выпадающее меню «Присоединить полный отчет», чтобы отобразить список параметров. Выберите формат. Метки конфиденциальности применяются к вложениям электронной почты, а вложение учитывает все метки конфиденциальности отчета. Размер вложения ограничен менее чем 25 МБ.

  6. Нажмите кнопку Далее.

Выберите параметры

В окне "Параметры " отображаются все параметры отчета, и вы выбираете, какой параметр следует задать динамически на основе столбца в семантической модели Power BI. Отчеты с разбивкой на страницы позволяют указать вид отчета, который получат подписчики, задав параметры в окне "Параметры". Для каждого параметра определите, следует ли использовать текущее значение, значение по умолчанию или динамическое значение. В нашем сценарии отправка отчетов о завершении обучения менеджерам имеет смысл использовать динамический параметр имени руководителя и динамический параметр имени сотрудника. Но существуют и другие сценарии, в которых может потребоваться использовать сочетание статических и динамических параметров. Например, если в отчете есть данные по континенту и региону страны, может потребоваться задать континент как Южную Америку и использовать динамические параметры для стран-регионов.

Снимок экрана: служба Power BI с параметрами динамического параметра в окне

  • В настоящее время используется значение из выбранной активной версии отчета. Чтобы обновить текущие значения, повторно отрисуйте отчет с разбивкой на страницы с различными значениями, откройте мастер подписки на отчет и выберите "Current".
  • По умолчанию используется значение, заданное автором отчета. Например, если автор отчета задает параметры на основе выражений (например, значение по умолчанию всегда является датой сегодня), подписка использует это в качестве значения по умолчанию.
  • Получение из данных позволяет выбрать столбец из семантической модели, чтобы определить другой параметр для каждого получателя.

Настройка расписания

В окне задания расписания создайте расписание для динамической подписки.

  1. Выберите дату начала и при необходимости дату окончания подписки. По умолчанию дата начала — это дата создания подписки, а дата окончания — год спустя. Вы можете изменить его на любую дату в будущем в любое время до окончания подписки. Когда подписка достигнет даты окончания, она останавливается до повторного включения подписки. Вы получаете уведомления до запланированной даты окончания, чтобы узнать, хотите ли вы расширить его.

  2. Используйте раскрывающийся список "Повторить", чтобы выбрать частоту для подписки. Вы можете выбрать ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Вы также можете настроить часовой пояс.

    Совет

    Чтобы получать электронные письма подписки только в определённые дни, выберите опцию "Еженедельно" и установите флажки на днях недели. Если выбрать "Ежемесячно", введите дни месяца, которые вы хотите получить по электронной почте.

  3. Выберите запланированное время для подписки. Вы можете запустить его в начале часа, в 15, 30 или 45 минут согласно указанному часовому поясу.

    Снимок экрана: служба Power BI с окном расписания.

  4. Выключив активную подписку, вы можете активировать эту подписку вручную, а не запускать ее на повторяющейся основе.

Проверка и завершение создания динамической подписки

В окне проверки и окончания выберите заголовок, чтобы просмотреть параметры. Если все параметры выглядят правильно, нажмите кнопку Сохранить и закрыть. Если необходимы изменения, щелкните значок карандаша, чтобы внести изменения.

Снимок экрана: служба Power BI с окном проверки и окончания.

В области "Подписки" перечислены новые подписки. Иконка Изображение значка ссылки динамического содержимого. указывает на использование динамического контента.

Другой способ проверить подписку — выбрать стрелку в области "Подписки ".

Снимок экрана: служба Power BI с областью

Как и в других подписках, вы можете изменять, удалять, включать и отключать подписку.

Рекомендации и ограничения

  • Семантическая модель получателя имеет ограничение в 1000 строк получателей. Если список получателей превышает 1000 строк в любой момент, то только первые 1000 получателей получают электронную почту подписки, а создатель подписки получает сообщение об ошибке.
  • Получение электронной почты подписки не гарантирует доступ к отчету. Доступ к отчету должен быть задан отдельно.
  • Значения параметров пытаются сопоставить со значением , а не с меткой.

Связанный контент