Поделиться через

Совместная работа с гостями в команде (ИТ-администраторы)

  • Статья

Если вам нужно совместно работать с гостями в документах, задачах и беседах, рекомендуем использовать Microsoft Teams. Teams предоставляет все функции совместной работы, доступные в Office и SharePoint, включая сохраняемый чат и настраиваемый и расширяемый набор средств совместной работы, в едином пользовательском интерфейсе.

В этой статье рассматриваются действия по настройке Microsoft 365, необходимые для настройки команды для совместной работы с гостями. После завершения настройки гостевого доступа вы сможете приглашать гостей в команды. Соответствующие инструкции см. в статье Добавление гостей в команду в Teams.

Примечание.

Общие каналы обеспечивают более удобное взаимодействие, чем гостевые учетные записи при совместной работе с другими организациями Microsoft 365. Общие каналы позволяют взаимодействовать с людьми из-за пределов вашей организации с помощью каналов Teams без необходимости входа внешних участников в вашу организацию. Рекомендуется просмотреть статью Планирование внешнего взаимодействия, чтобы узнать для любого сценария, предпочтительны ли общие каналы по сравнению с взаимодействием с гостями.

Видеодемонстрация

В этом видео показаны действия по настройке, описанные в этом документе.

Параметры внешней совместной работы с внешним идентификатором Microsoft Entra

Общий доступ в Microsoft 365 регулируется на самом высоком уровне параметрами внешней совместной работы B2B в Microsoft Entra External ID. Если гостевой общий доступ отключен или ограничен во внешнем идентификаторе Microsoft Entra, этот параметр переопределяет все параметры общего доступа, настроенные в Microsoft 365.

Проверьте параметры внешнего взаимодействия, чтобы убедиться, что общий доступ гостям не заблокирован.

Снимок экрана: страница параметров внешней совместной работы Microsoft Entra.

Чтобы настроить параметры внешней совместной работы, выполните следующее.

  1. Войдите во внешний идентификатор Microsoft Entra по адресу https://entra.microsoft.com/.
  2. В области навигации слева разверните узел Внешние удостоверения.
  3. Выберите Параметры внешнего взаимодействия.
  4. Выберите либо параметр Участники и пользователи, которым назначены определенные роли администраторов, могут приглашать гостей, в том числе с разрешениями участников, либо Любой пользователь в организации может приглашать гостевых пользователей, включая гостей и не-администраторов.
  5. При внесении каких-либо изменений нажмите Сохранить.

Обратите внимание на параметры в разделе Ограничения совместной работы. Убедитесь, что домены гостей, с которыми вы хотите сотрудничать, не заблокированы.

Если вы работаете с гостями из нескольких организаций, вы можете ограничить их возможность доступа к данным каталога. Это не позволит им увидеть, кто еще является гостем в каталоге. Для этого в разделе Ограничения доступа гостевых пользователей выберите Гостевые пользователи имеют ограниченный доступ к свойствам и членству в параметрах объектов каталога или Доступ гостевых пользователей ограничен свойствами и членством в их собственных объектах каталога.

Настройка параметров гостевого доступа в Teams

В Teams есть переключатель включения и выключения для гостевого доступа и различные параметры, доступные для управления тем, что гости могут делать в команде. Параметр Разрешить гостевой доступ в Teams должен иметь значение Включено , чтобы гостевой доступ работал в Teams.

Включите гостевой доступ в Teams и внесите любые изменения в параметры гостей в зависимости от потребностей вашей организации. Помните, что эти параметры влияют на все команды.

Снимок экрана: переключатель гостевого доступа Teams.

Настройка параметров гостевого доступа в Teams

  1. Войдите в Центр администрирования Microsoft 365 по адресу https://admin.microsoft.com.
  2. В области навигации слева выберите Показать все.
  3. В разделе Центры администрирования выберите Teams.
  4. В Центре администрирования Teams в области навигации слева выберите раздел Пользователи>Гостевой доступ.
  5. Убедитесь, что для гостевого доступазадано значение Включено.
  6. Внесите необходимые изменения в дополнительные параметры гостя и нажмите кнопку Сохранить.

После включения гостевого доступа в Teams вы можете дополнительно настроить гостевой доступ для отдельных команд и связанных с ними сайтов SharePoint с помощью меток конфиденциальности. Дополнительные сведения см. в статье Использование меток конфиденциальности для защиты контента в Microsoft Teams, в группах Microsoft 365 и на сайтах SharePoint.

Примечание.

После включения гостевых параметров Teams может потребоваться до двадцати четырех часов.

Настройка параметров гостей для групп Microsoft 365

Teams использует группы Microsoft 365 для участия в командах. Чтобы гостевой доступ в Teams работал, необходимо включить параметры гостей для групп Microsoft 365.

Снимок экрана: параметры гостей групп Microsoft 365 в Центре администрирования Microsoft 365.

Чтобы настроить параметры гостей для групп Microsoft 365, выполните следующее.

  1. В Центре администрирования Microsoft 365 в области навигации слева разверните раздел Параметры.
  2. Выберите Параметры организации.
  3. В списке выберите Группы Microsoft 365.
  4. Убедитесь, что рядом с пунктами Разрешить владельцам групп добавлять людей за пределами вашей организации в группы Microsoft 365 в качестве гостей и Разрешить гостевым участникам группы получать доступ к содержимому группы установлены флажки.
  5. Если вы внесли изменения, выберите Сохранить изменения.

Настройка параметров общего доступа для SharePoint на уровне организации

Все содержимое Teams, например файлы, папки и списки, хранится в SharePoint. Чтобы у гостей был доступ к этим элементам в Teams, параметры общего доступа SharePoint на уровне организации должны разрешать общий доступ гостям.

Параметры на уровне организации определяют доступность параметров для отдельных сайтов, включая сайты, связанные с командами. Параметры сайта не могут разрешать больше, чем параметры на уровне организации.

Если вы хотите разрешить общий доступ к файлам и папкам непроверенным пользователям выберите Все. Если вы хотите, чтобы все гости проходили проверку подлинности, выберите Новые и существующие гости. Выберите наиболее разрешительный параметр, необходимый любому сайту в вашей организации.

Снимок экрана: параметры общего доступа в SharePoint на уровне организации.

Чтобы настроить общий доступ для SharePoint на уровне организации, выполните следующее.

  1. В Центре администрирования SharePoint в области навигации слева разверните Политики и выберите Общий доступ.
  2. Убедитесь, что для параметра внешнего общего доступа SharePoint задано значение Все или Новые и существующие гости.
  3. При внесении каких-либо изменений нажмите Сохранить.

Параметры ссылки на файл и папку по умолчанию определяют параметр ссылки, который отображается пользователям по умолчанию при совместном использовании файла или папки. При желании пользователи могут изменить тип ссылки на один из доступных вариантов перед совместным использованием.

Помните, что этот параметр влияет на все команды и сайты SharePoint в организации.

Выберите любой из следующих типов ссылок, которые будут выбраны по умолчанию, когда пользователи совместно используют файлы и папки:

  • Любой пользователь, у кого есть ссылка . Выберите этот параметр, если вы планируете предоставить общий доступ к файлам и папкам без проверки подлинности. Если вы хотите разрешить тип ссылок Все, но беспокоитесь о случайном общем доступе без проверки подлинности, рассмотрите один из следующих вариантов в качестве варианта по умолчанию. Этот тип ссылки доступен, только если включен общий доступ для всех.
  • Только люди в вашей организации. Выберите этот вариант, если ожидается, что совместное использование большей части файлов и папок будет осуществляться пользователями внутри вашей организации.
  • Конкретные люди . Этот вариант рекомендуется использовать, если вы планируете совместно использовать файлы и папки с гостями. Этот тип ссылки работает с гостями и требует от них прохождения проверки подлинности.

Снимок экрана: параметры общего доступа к файлам и папкам в SharePoint на уровне организации.

Чтобы настроить ссылки по умолчанию для SharePoint на уровне организации, выполните следующее.

  1. Выберите Общий доступ в Центре администрирования SharePoint.
  2. В разделе Ссылки на файлы и папки выберите ссылку для общего доступа, которая будет использоваться по умолчанию.
  3. При внесении каких-либо изменений нажмите Сохранить.

Чтобы задать разрешение для ссылки общего доступа, в разделе Выберите разрешение, выбранное по умолчанию для ссылок общего доступа.

  1. Выберите Вид , если вы не хотите, чтобы пользователи изменяли файлы и папки.
  2. Выберите Изменить, чтобы разрешить пользователям вносить изменения в файлы и папки.

При необходимости выберите срок действия для всех ссылок.

Создание команды

Следующий этап — создание команды, которая будет использоваться для совместной работы с гостями.

Чтобы создать команду, выполните следующее.

  1. На вкладке Teams выберите Присоединиться или создать команду (+).
  2. Выберите Создать команду.
  3. Выберите С нуля.
  4. При необходимости выберите метку конфиденциальности.
  5. Выберите Частная или Общедоступная.
  6. Введите имя и описание команды, а затем нажмите кнопку Создать.
  7. Выберите Пропустить.

Инструкции по приглашению пользователей приводятся далее. На следующем этапе важно проверить параметры общего доступа на уровне сайта SharePoint, связанного с командой.

Настройка параметров общего доступа на уровне сайта SharePoint

Проверьте параметры общего доступа на уровне сайта, чтобы убедиться, что они разрешают тип доступа, необходимый для этой команды. Например, если для параметров на уровне организации установлено значение Все, но вы хотите, чтобы все гости в этой команде проходили проверку подлинности, установите для параметров общего доступа на уровне сайта значение Новые и существующие гости.

Снимок экрана: параметры внешнего общего доступа к сайту SharePoint.

Чтобы настроить параметры общего доступа на уровне сайта, выполните следующее.

  1. В Центре администрирования SharePoint в области навигации слева разверните Сайты и нажмите Активные сайты.
  2. Выберите сайт для команды, которую вы только что создали.
  3. На вкладке Параметры выберите Дополнительные параметры общего доступа.
  4. Убедитесь, что для параметра общего доступа установлено значение Все или Новые и существующие гости.
  5. При внесении каких-либо изменений нажмите Сохранить.

Приглашение пользователей

После настройки параметров гостевого общего доступа можно приступать к добавлению внутренних пользователей и гостей в свою команду.

Чтобы пригласить внутренних пользователей в команду, выполните следующее.

  1. В команде выберите Дополнительные параметры (***), а затем выберите Добавить участника.
  2. Введите имя пользователя, которого вы хотите пригласить.
  3. Нажмите кнопку Добавить, а затем — Закрыть.

Чтобы пригласить гостей в команду, выполните следующее.

  1. В команде выберите Дополнительные параметры (***), а затем выберите Добавить участника.
  2. Введите адрес электронной почты пользователя, которого вы хотите пригласить.
  3. Выберите Изменить сведения о гостях.
  4. Введите полное имя гостя и установите флажок.
  5. Нажмите кнопку Добавить, а затем — Закрыть.

Примечание.

Гостей с рабочей или учебной учетной записью можно пригласить только с помощью имени участника-пользователя (UPN) (например, [email protected]). Приглашение гостей с помощью EAS ID или других форматов электронной почты не поддерживается.

Рекомендации по предоставлению общего доступа к файлам и папкам непроверенным пользователям

Ограничение возможности случайного раскрытия файлов при предоставлении доступа гостям

Создание безопасной среды гостевого общего доступа

Создание экстрасети B2B с управляемыми гостями

Интеграция SharePoint и OneDrive с внешним идентификатором Microsoft Entra