Настройка eSignature

Это служба с оплатой по мере использования, настроенная в Центр администрирования Microsoft 365. Прежде чем приступить к работе, определите, подходит ли эта функция вашим потребностям, прочитайте раздел Перед началом работы.

Контрольный список администратора eSignature

Предварительные требования

Лицензирование

Прежде чем использовать eSignature, необходимо сначала связать подписку Azure с оплатой по мере использования. Выставление счетов зависит от типа и количества транзакций.

Разрешения

Вы должны быть администратором SharePoint или глобальным администратором, чтобы иметь доступ к Центр администрирования Microsoft 365 и настроить eSignature.

Настройка eSignature

Чтобы позволить пользователям в вашей организации использовать eSignature, выполните следующие действия.

1. В Центр администрирования Microsoft 365 выберите Параметры > Параметры. Параметры организации.

2. На странице Параметры организации выберите Службы с оплатой по мере использования.

3. На странице Службы с оплатой по мере использования выберите вкладку Параметры .

4. В разделе Документы & службы изображений выберите eSignature.

5. На панели eSignature выберите Разрешить пользователям в вашей организации использовать eSignature.

После настройки несколько фоновых процессов автоматически начинают легко интегрировать функцию в существующий клиент и службы Microsoft 365. Эти процессы включают синхронизацию данных, обновления конфигурации и оптимизацию производительности. Служба будет полностью введена в эксплуатацию в течение 24 часов после активации.

Добавление поставщиков подписей

Чтобы выбрать, какие поставщики подписей следует использовать, выполните следующие действия.

1. На панели eSignature в разделе Какие поставщики сигнатур можно использовать? выберите поставщиков, которые вы хотите использовать. Вы можете выбрать 1 поставщика, всех поставщиков или сочетание поставщиков.

   

2. Выберите Сохранить.

Разрешить запросы подписи в Microsoft Word

Чтобы разрешить пользователям использовать eSignature в Word, необходимо включить функцию Word и применить групповую политику Office.

Включение функции Word

1. На панели eSignature в разделе Какие приложения могут использовать eSignature? выберите Word (Настольный компьютер).

   

2. Выберите Сохранить.

Применение групповой политики Office

Параметр групповой политики Разрешить использование eSignature для Microsoft Word определяет, могут ли пользователи запрашивать eSignature непосредственно из Word в клиентах, в которых включена собственная служба eSignature Майкрософт. Если политика неактивна или не применяется, действие eSignature не отображается и не вызывается на ленте Вставка в Word.

1. Получите и разверните групповую политику Разрешить использование eSignature для Microsoft Word с помощью стандартных методов:

   • Облачная политика для Microsoft 365
   • Microsoft Intune
   • Диспетчер групповая политика

   Или получите политику в Центре загрузки Майкрософт: файлы административных шаблонов (ADMX/ADML) для Microsoft Office.

2. Примените параметр политики.

В качестве альтернативы применению политики используйте команду реестра, чтобы включить eSignature для Word

На устройстве с Windows можно выполнить команду reg add из командной строки с повышенными привилегиями.

Следующая команда обновляет реестр для отображения действия "поля eSignature" на ленте вставки Word рабочего стола.

reg add HKCU\software\policies\microsoft\office\16.0\word\options /v isesignenabled /t REG_DWORD /d 1 /f

Управление сайтами

Чтобы указать сайты, на которых пользователи могут использовать eSignature, выполните следующие действия.

1. На панели eSignature в разделе Где можно использовать eSignature? выберите Все сайты или Выбранные сайты (до 100). Следуйте инструкциям, чтобы выбрать сайты или отправить CSV-файл со списком не более 100 сайтов. Не забудьте добавить сайт центра содержимого, если вы хотите, чтобы он был включен. Затем вы можете управлять разрешениями на доступ к сайтам для выбранных сайтов.

2. Выберите Сохранить.

Отключение eSignature

1. На странице Службы с оплатой по мере использования выберите вкладку Параметры .

2. В разделе Документы & службы изображений выберите eSignature.

3. На панели eSignature снимите флажок Разрешить пользователям в вашей организации использовать eSignature проверка.

4. Отключите политику Разрешить использование eSignature для Microsoft Word, чтобы удалить действие eSignature из Word.

Внешние получатели

Microsoft Entra B2B

Microsoft Entra B2B обеспечивает проверку подлинности и управление новыми гостями. Внешние подписыватели или получатели считаются гостями в клиенте. Чтобы отправлять запросы новым подписывателям за пределами организации, необходимо включить интеграцию Microsoft Entra B2B для SharePoint и OneDrive. При включении eSignature определите, соответствует ли это требованиям к соответствию и безопасности.

Если гость удаляется из клиента во время выполнения запроса, он больше не сможет получить доступ к документу запроса или окончательному подписанному документу. В таких случаях необходимо повторно отправить запрос eSignature. Перед удалением гостя убедитесь, что он не участвует в текущих запросах. Этот параметр не влияет на существующие Microsoft Entra ID гостей.

Метки конфиденциальности сайта

Если подписанные Word или PDF-документы находятся на сайте с меткой конфиденциальности, метка может помешать пользователям отправлять запросы внешним пользователям. Чтобы исправить эту проблему, включите параметр Метка . Пользователи, которые используют эту метку, будут совместно использовать сайт с пользователями за пределами вашей организации или перемещать документы на сайт с включенным параметром метки.

Проверка подлинности

Внешним получателям может потребоваться пройти проверку подлинности, прежде чем они смогут получить доступ к документу для подписи. Тип проверки подлинности, необходимый внешним получателям, зависит от конфигурации гостей на уровне SharePoint или на уровне клиента. Кроме того, если гость принадлежит к организации с клиентом Microsoft 365, настройка организации может повлиять на процесс проверки подлинности при попытке подписать документ. Дополнительные сведения см. в статье Совместная работа с гостями на сайте.

Условный доступ

Определенный условный доступ может определять, могут ли внешние получатели (подписыватели за пределами вашей организации или клиента Microsoft 365) подписать документ. В зависимости от настройки администратора внешние подписыватели могут не иметь доступа к документу для подписания и его чтения. В некоторых других случаях они могут получить доступ к документу для подписи, но операция подписывания завершается неудачно. Одним из распространенных способов решения этой проблемы является добавление eSignature (официально называемой Microsoft eSignature Service) в список утвержденных приложений через Центр администрирования Microsoft Entra.

Хранение и хранение документов

Хранение документов

Служба eSignature позволяет запрашивающей стороне запустить запрос подписи из PDF-документа, сохраненного в библиотеке SharePoint, в которой включена функция eSignature. После подписания всеми необходимыми сторонами служба сохраняет копию подписанного документа в папку исходного документа (исходную папку). Отправитель получает уведомление по электронной почте, которая содержит ссылку для просмотра документа и отдельную ссылку на папку SharePoint, в которой был сохранен подписанный документ.

Перед отправкой запроса подписи и по завершении запроса выполняются определенные проверки, чтобы убедиться, что отправитель имеет разрешение на запись в документ и исходную папку. Если разрешение меняется при выполнении запроса подписи, служба может не сохранить копию подписанного документа в исходной папке. Это событие может произойти, когда:

• Отправитель запроса больше не имеет доступа к исходной папке. Например, владелец исходной папки или администратор SharePoint отозвал доступ отправителя.

• Начальное разрешение на запись отправителя в исходную папку было понижено для просмотра.

• Исходная папка удалена.

Хранение документов

При создании запроса подписи для документа в SharePoint служба создает рабочую копию документа. Это рабочая копия, которая отправляется всем получателям для подписи, и именно так отправитель может отслеживать состояние своих запросов. Рабочая копия запроса хранится в скрытой библиотеке документов в SharePoint. Подпись будет добавлена в рабочую копию документа запроса только после подписания всеми сторонами. Если какая-либо из сторон не подписала, документ отображается как неподписанный, даже если одна из сторон уже добавила свою подпись.

Рабочая копия запроса хранится и хранится в течение пяти лет или в соответствии с политикой хранения документов, установленной администратором SharePoint или клиентом. Дополнительные сведения о политиках хранения.

Срок действия URL-ссылок в сообщении электронной почты

Каждое уведомление по электронной почте, отправленное в связи с запросом подписи, содержит ссылку НА URL-адрес, которая позволяет получателю просматривать, просматривать и подписывать документ. Когда запрос достигает состояния терминала (состояние Завершено, Отменено или Отклонено), у получателя есть 30 дней для просмотра, скачивания и хранения документа в предпочтительном расположении. По истечении срока действия ссылки она больше не может использоваться для доступа к документу.

Для дополнительной защиты, когда отправитель отменяет запрос, получатели немедленно теряют доступ к документу запроса. Уведомление по электронной почте, полученное получателями, не будет содержать ССЫЛКу НА URL-адрес для просмотра запроса.

Другие поставщики электронных подписей

В конце процесса подписания, когда все необходимые стороны подписали, копия подписанного документа автоматически сохраняется в SharePoint. Подписанный документ сохраняется в папке конкретного поставщика в специальной папке Apps в SharePoint. Каждая библиотека документов имеет папку для конкретного поставщика, в которой сохраняются все документы, подписанные с помощью этого поставщика. Подписанный документ хранится в папке Путь к папке Библиотека документов\Приложения\Подписанные документы\Поставщик.

Срок хранения копии подписанного документа на платформе другого поставщика зависит исключительно от параметров хранения документов и параметров политики хранения для этой службы поставщика.