Сведения о неактивных почтовых ящиках

Описание службы Microsoft Purview

Организации может понадобиться хранить электронную почту бывших сотрудников. В зависимости от требований организации содержимое почтового ящика может потребоваться хранить в течение несколько месяцев или лет после ухода сотрудника или бессрочно. Независимо от того, как долго вам нужно хранить электронные письма, вы можете создавать неактивные почтовые ящики для хранения почтовых ящиков бывших сотрудников.

Сведения о неактивных почтовых ящиках

Неактивный почтовый ящик — это тип почтового ящика с обратимым удалением, используемый для хранения электронной почты бывшего сотрудника после его ухода из организации.

Когда сотрудник покидает вашу организацию (или уходит в длительный отпуск), вы можете удалить его учетную запись Microsoft 365. Данные почтового ящика сотрудника хранятся в течение 30 дней после удаления учетной записи. В течение этого периода вы по-прежнему можете восстановить данные почтового ящика, удалив учетную запись. По истечении 30 дней данные удаляются без возможности восстановления.

Но если к почтовому ящику применить удержание до удаления учетной записи Microsoft 365, почтовый ящик будет преобразован в неактивный почтовый ящик. В следующих разделах содержатся сведения об удержаниях, которые можно применять с удержаниями хранения Microsoft 365 и удержаниями для обнаружения электронных данных.

Неактивные почтовые ящики полезны, если организации необходимо сохранить содержимое почтовых ящиков бывших сотрудников по нормативным или другим причинам. Хотя любой тип удержания, перечисленный в этом документе, приведет к тому, что почтовый ящик будет переведен в неактивный режим при удалении объекта пользователя, мы рекомендуем сделать это, применив политику хранения Microsoft 365 или метки хранения, подтвердив применение удержания, а затем удалить соответствующую учетную запись Microsoft 365. В этот момент содержимое неактивного почтового ящика хранится в течение срока хранения, указанного до удаления учетной записи пользователя. Учетную запись соответствующего пользователя можно восстановить в течение 30 дней, однако через 30 дней почтовый ящик будет храниться в Microsoft 365 как неактивный почтовый ящик до тех пор, пока не будут удалены политика хранения или метки хранения.

Важно!

Как упоминалось ранее, для создания неактивного почтового ящика рекомендуется использовать службу хранения Microsoft 365:

  • In-Place Ограничения на содержание в Центре администрирования Exchange теперь отменены. По состоянию на 1 июля 2020 г. в Exchange Online не удалось создать новые In-Place владения. С 1 октября 2020 года продолжительность удержания на месте больше нельзя изменить. Любой неактивный почтовый ящик, к которому применено удержание In-Place, можно удалить только путем отмены In-Place удержания. Существующие неактивные почтовые ящики, на которых наложено удержание, будут сохраняться до тех порIn-Place пока удержание не будет отменено. Дополнительные сведения о снятии с учета In-Place см. в статье Снятие с учета устаревших средств обнаружения электронных данных.

  • Удержание для судебного разбирательства по-прежнему поддерживается в качестве альтернативного метода хранения содержимого в почтовом ящике и перевода его в неактивное состояние после удаления учетной записи пользователя. Но поскольку это более старая технология, мы рекомендуем использовать хранение Microsoft 365.

Если на одно и то же содержимое наложено несколько удержаний, применяется принцип хранения , и содержимое сохраняется в течение самого длительного периода.

Подтверждение применения удержания к почтовому ящику

Независимо от того, применяете ли вы политику хранения Microsoft 365, метки хранения, удержание при обнаружении электронных данных, удержание для судебных разбирательств или уже существует удержание In-Place, вы можете подтвердить, что удержание успешно применено к почтовому ящику с помощью PowerShell. Если вы недавно настроили удержание, возможно, придется подождать, пока оно будет применено к почтовому ящику.

Чтобы предотвратить случайное или непреднамеренное удаление, рекомендуется подтвердить удержание перед удалением учетной записи пользователя. Если удержание не применяется, почтовый ящик не будет преобразован в неактивный почтовый ящик.

Инструкции см. в статье "Определение типа удержания, наложенного на почтовый ящик Exchange Online".

Удержание также может применяться автоматически: после снятия удержания из почтового ящика Microsoft 365 применяет удержание задержки , чтобы содержимое не удалялось немедленно. Почтовый ящик с отложенным удержанием по-прежнему считается находящимся на удержании, поэтому он остается неактивным до тех пор, пока оно не будет снято или не истечет его время. Дополнительные сведения см. в статьях "Управление почтовыми ящиками, включенными в режим удержания с задержкой " и "Снятие режима удержания с задержкой в неактивном почтовом ящике".

Неактивные почтовые ящики и хранение Microsoft 365

Если к почтовому ящику применена политика хранения Microsoft 365 или к одному или нескольким элементам электронной почты в почтовом ящике применена метка хранения, а затем учетная запись пользователя Microsoft 365 удаляется, почтовый ящик будет преобразован в неактивный почтовый ящик. Чтобы создать неактивный почтовый ящик:

  • Параметры хранения должны быть настроены на сохранение содержимого или на хранение и последующее удаление содержимого. Если действие хранения настроено только на удаление содержимого, почтовый ящик не станет неактивным при удалении учетной записи пользователя. Для неактивных почтовых ящиков рекомендуется сохранить и затем удалить.

  • Параметры хранения должны применяться к расположению хранения , связанному с почтовым ящиком Exchange.

    • Электронная почта Exchange
    • Группы Microsoft 365
    • Skype для бизнеса
    • Общедоступные папки Exchange
    • Сообщения из каналов Teams
    • Чаты Teams и взаимодействие с Copilot
    • Сообщения закрытого канала Teams
    • Сообщения сообщества Viva Engage
    • Сообщения пользователей Viva Engage

Дополнительные сведения о хранении Майкрософт см. в статье Сведения о политиках хранения и метках хранения.

Если для создания неактивного почтового ящика используется политика хранения Microsoft 365, параметры хранения из политики хранения или меток хранения по-прежнему применяются к неактивному почтовому ящику. Это означает, что если параметры хранения настроены на хранение и последующее удаление содержимого, элементы будут перемещены в папку "Восстановимые элементы" по истечении срока хранения, а затем удалены из неактивного почтового ящика. Если параметры хранения не настроены на удаление элементов, элементы, которые не были окончательно удалены пользователем (до того, как почтовый ящик был приведен в неактивное состояние), не будут перемещены в папку "Восстановимые элементы" и будут храниться неограниченное время после того, как почтовый ящик станет неактивным.

Совет

Свойство ComplianceTagHoldApplied можно использовать для определения наличия в почтовом ящике элементов, к которым применена одна или несколько меток хранения для хранения или последующего удаления содержимого. Дополнительные сведения см. в статье Идентификация почтовых ящиков, находящихся в состоянии ожидания из-за того, что метка хранения применена к папке или элементу.

Использование адаптивных областей политик для управления хранением неактивных почтовых ящиков

С помощью адаптивных областей политик можно применять параметры хранения специально к неактивным почтовым ящикам. Преимущества этой конфигурации:

  • Вы можете соответствовать нормативным требованиям или политикам организации, которые требуют разные периоды хранения для действующих и бывших сотрудников.

  • Вы можете настроить параметры хранения, чтобы содержимое почтового ящика хранилось ровно столько, сколько необходимо для удовлетворения требований вашей организации к бывшим сотрудникам.

  • Вы можете быстро определить политику хранения, назначенную неактивным почтовым ящикам в организации, что упрощает изменение параметров хранения при необходимости.

  • Безвозвратно удалить неактивный почтовый ящик легче, так как вы можете удалить его из политики, настроив адаптивную область на его исключение на основе атрибутов или свойств неактивного почтового ящика. В противном случае перед удалением почтового ящика необходимо использовать Exchange Online PowerShell.

Примечание.

В зависимости от конфигурации областей адаптивной политики неактивные почтовые ящики могут быть включены или не включены. Сведения о том, как настроить неактивные почтовые ящики в области адаптивной политики или исключить ее из нее, см. в разделе "Сведения о конфигурации" для электронной почты Exchange и общедоступных папок Exchange.

Использование статических областей политики и неактивных почтовых ящиков

Если вы не используете адаптивные области политик, а вместо этого используете статическую область с хранением Microsoft 365, рассмотрите следующие моменты:

  • Статические области политики включают неактивные почтовые ящики при использовании конфигурации по умолчанию "Все почтовые ящики ", но не поддерживаются для определенных включений или исключений. Однако, если вы включаете или исключаете получателя, у которого есть активный почтовый ящик на момент применения политики, а почтовый ящик позже становится неактивным, параметры хранения продолжают применяться или исключаться. В этом сценарии по-прежнему применяются определенные ограничения включения и исключения .

    Примечание.

    Это также означает, что любые новые параметры хранения Microsoft 365 с использованием статической области, которая применяется к выбору по умолчанию всех почтовых ящиков, будут автоматически включать все существующие неактивные почтовые ящики.

  • Если вы измените выбор по умолчанию для всех почтовых ящиков , чтобы включить определенных получателей, параметры хранения для политики больше не будут применяться к неактивным почтовым ящикам, которые теперь становятся доступными для автоматического удаления.

  • Если вы хотите выпустить политику хранения, применяемую к неактивному почтовому ящику, см. статью Выпуск политики хранения.

Предостережение

Если вы используете хранение Microsoft 365, чтобы сделать почтовый ящик неактивным, не изменяйте и не удаляйте имя участника-пользователя (UPN) для почтового ящика перед удалением соответствующей учетной записи пользователя. Кроме того, не изменяйте основной SMTP-адрес (полученный из имени участника-пользователя) и не удаляйте этот адрес электронной почты из списка дополнительных SMTP-адресов, связанного с почтовым ящиком, прежде чем сделать почтовый ящик неактивным.

Если изменить имя участника-пользователя или адреса электронной почты (которые были назначены почтовому ящику на момент применения параметров хранения), а затем удалить учетную запись пользователя, чтобы сделать почтовый ящик неактивным, вы не сможете удалить неактивный почтовый ящик, если он больше не нужно хранить. Это связано с тем, что вы не можете удалить неактивный почтовый ящик из политики с помощью имени участника-пользователя или адреса электронной почты (для определения неактивного почтового ящика), который отличается от тех, которые существовали при первоначальном применении параметров хранения к почтовому ящику. Дополнительные сведения об удалении неактивных почтовых ящиков см. в статье Удаление неактивных почтовых ящиков в Office 365.

Неактивные почтовые ящики и удержания, связанные с делами eDiscovery

Если удержание, связанное с делом обнаружения электронных данных , применяется к почтовому ящику, а затем почтовый ящик или учетная запись пользователя удаляется, почтовый ящик становится неактивным. Но не используйте удержания дел обнаружения электронных данных, чтобы сделать почтовый ящик неактивным. Дело в том, что дела по обнаружению электронных данных предназначены для конкретных, ограниченных по времени дел, связанных с юридическим вопросом. В какой-то момент судебное дело, вероятно, закончится, связанные с этим делом удержания, будут удалены, и дело по обнаружению электронных данных будет закрыто. Фактически, если удержание, наложенное на неактивный почтовый ящик, связано с делом обнаружения электронных данных, а затем удержание снимается или дело по обнаружению электронных данных закрывается (или удаляется), неактивный почтовый ящик удаляется без возможности восстановления. Кроме того, вы не можете создать удержание при обнаружении электронных данных на основе времени. Это условие означает, что содержимое неактивного почтового ящика хранится вечно или до тех пор, пока защитная корзина не будет снята, а неактивный почтовый ящик не удален. Поэтому для неактивных почтовых ящиков используйте службу хранения Microsoft 365.

Важно!

При удалении почтового ящика с активным удержанием при обнаружении электронных данных содержимое почтового ящика сохраняется в виде неактивного почтового ящика. Содержимое остается доступным для поиска и экспорта в Обнаружении электронных данных до тех пор, пока остается активным удержание или связанное обращение.

Дополнительные сведения о различиях между удержаниями для обнаружения электронных данных и хранением Microsoft 365 см. в статье Когда следует использовать политики хранения и метки хранения или удержания при обнаружении электронных данных.

Неактивные почтовые ящики и автоматически расширяющиеся архивы

Неактивный почтовый ящик, в котором настроен архив с автоматическим расширением, невозможно восстановить или восстановить. Если по соображениям соответствия требованиям вам необходимо восстановить данные из неактивного почтового ящика с автоматически расширяющимся архивом, экспортируйте данные из почтового ящика с помощью функции "Поиск содержимого". Это действие поддерживается только для целей обнаружения электронных данных и не может использоваться в качестве резервного решения. Инструкции по использованию поиска для восстановления данных для обнаружения электронных данных см. в разделе Создание поиска для обращения при обнаружении электронных данных

Неактивные почтовые ящики и политики хранения управления записями сообщений Exchange

При применении политики хранения Exchange (управление записями обмена сообщениями или MRM в Exchange Online) при удалении учетной записи пользователя не создается неактивный почтовый ящик.

Однако если политика хранения MRM применялась к почтовому ящику до его перевода в неактивный период, все политики удаления (теги хранения MRM, настроенные с помощью действия "Удалить ") будут по-прежнему обрабатываться в неактивном почтовом ящике. Это означает, что элементы, помеченные политикой удаления MRM, будут перемещены в папку «Восстанавливаемые элементы » по истечении срока хранения. Эти элементы окончательно удаляются из неактивного почтового ящика после окончания срока хранения. Если для неактивного почтового ящика не указан срок хранения, элементы в папке "Элементы с возможностью восстановления" будут храниться бессрочно.

И наоборот, любые политики архивирования (теги хранения MRM, настроенные с помощью действия MoveToArchive ), включенные в политику хранения MRM, назначенную неактивному почтовому ящику, игнорируются. Это означает, что после истечения срока хранения элементы в неактивном почтовом ящике, помеченные политикой архивации, остаются в основном почтовом ящике. Они не перемещаются в архивный почтовый ящик или в папку "Элементы с возможностью восстановления" в архивном почтовом ящике. Они будут храниться бессрочно.

Дальнейшие действия

Сведения о том, как сделать почтовый ящик неактивным и управлять им, например восстановить, восстановить и удалить, см. в статье "Создание неактивных почтовых ящиков и управление ими".

  • Last updated on