Настройка хранилища файлов и совместного использования в Microsoft 365

Дополнительные материалы для малого бизнеса см. в статье Справка по малому бизнесу & обучения.

Один из лучших способов настроить хранилище файлов и общий доступ для вашей организации — совместно использовать OneDrive и сайт группы. Этот метод идеально подходит, если у вас есть небольшой бизнес с несколькими сотрудниками.

Смотреть: Где хранить файлы в Microsoft 365

Если вы нашли это видео полезным, проверка полный учебный цикл для малого бизнеса и для предприятий, не знакомых с Microsoft 365.

Хранение документов Microsoft 365 и управление ими

  • OneDrive предназначен для индивидуального использования с случайным обменом файлами.

  • Сайт группы предназначен для регулярного совместного использования файлов и совместной работы над ними. Сайт группы идеально подходит для хранения файлов с общей собственностью, где несколько пользователей являются владельцами файлов и могут совместно работать над ними. Создайте группу Майкрософт, чтобы добавить сайт группы. Дополнительные сведения см. в статье Создание команды в Microsoft Teams.

Как OneDrive, так и сайты групп предоставляют доступ в любом месте для вас и ваших сотрудников.

Схема, на которую показано, как продукты Microsoft 365 могут использовать OneDrive или сайты групп.

Ниже приведены рекомендации по хранению в каждом расположении при совместном использовании OneDrive и сайтов групп.

Место хранения Для чего это нужно Что следует хранить
OneDrive Хранение содержимого в OneDrive аналогично хранению файлов на компьютере; никто другой не может легко получить к ним доступ.
Дополнительные сведения см. в статье Что такое OneDrive для работы или учебы?
Бизнес-файлы, над которыми другие участники команды не должны работать совместно или регулярно получать доступ.
Сайты групп SharePoint
Совместная работа. При создании группы Microsoft 365 (например, в Центр администрирования Microsoft 365, Outlook или путем создания команды в Microsoft Teams) для этой группы создается сайт группы SharePoint. Аналогичным образом, при создании сайта группы SharePoint на домашней странице SharePoint или в Центре администрирования SharePoint также создается группа Microsoft 365. Дополнительные сведения см. в разделах Что такое сайт группы SharePoint? и Создание сайта группы в SharePoint.
Files с общей собственностью. Используйте отдельные сайты групп для каждого блока работы в организации. Например, чтобы обеспечить конфиденциальность кадровых и финансовых документов для небольшой команды, создайте отдельный сайт группы.

Примечание.

В SharePoint также есть другие типы сайтов, которые можно использовать для бизнеса. Информационные сайты в интрасети можно использовать для публикации информации для широкой аудитории. Вы также можете использовать центральные сайты для подключения сайтов в интрасети.

Рекомендации по хранению файлов и предоставлению к ним общего доступа

Ниже приведено несколько советов по эффективному использованию OneDrive или сайта группы SharePoint.

Рекомендации по использованию хранилища файлов и организации совместной работы для других типов малых компаний

  • Частные владельцы. Используйте OneDrive для хранения собственных файлов и предоставления ими клиентам в индивидуальном порядке.

  • Совместное владение. Оба владельца используют OneDrive и обмениваются файлами взад и вперед.

  • Компании с внешними клиентами или партнерами, которым требуется доступ к файлам. Создайте новый сайт группы для хранения и совместного использования документов, предназначенных для конкретного клиента. Настройте сайт, чтобы разрешить доступ только такому клиенту. После этого вам не нужно беспокоиться о том, что один клиент может случайно получить доступ к информации, предназначенной для другого клиента.

Защита конфиденциальных файлов

При хранении файла в OneDrive доступ к нему можно получить только в том случае, если вы не поделились им с другими пользователями. При совместном использовании файлов вы можете создать ссылку, которую могут пересылать другие пользователи, или предоставить общий доступ только определенным людям. Кроме того, вы можете создавать в службе OneDrive папки для разных целей, например для общедоступных и личных материалов или отдельных проектов. К каждой папке можно предоставить общий доступ другому человеку или группе или никому другому.

Дополнительные сведения о совместном использовании см. в статье Общий доступ к файлам и папкам с помощью Microsoft 365.

Отслеживание свободного места

Сведения о том, сколько дискового пространства доступно в OneDrive, см. в статье Управление хранилищем OneDrive для работы или учебного заведения.

Какие файлы можно хранить в OneDrive или на сайте группы SharePoint?

Хотя вы можете отправлять почти все типы файлов, некоторые имена файлов и символы в именах файлов запрещены. Дополнительные сведения см. в статье Ограничения и ограничения в OneDrive и SharePoint.

Включение или отключение сторонних служб хранилища

Вы можете включить стороннее хранилище для пользователей в Microsoft 365, чтобы они могли хранить документы и делиться ими с помощью таких служб, как Dropbox, в дополнение к OneDrive и сайтам групп. Включение стороннего хранилища может быть отличным способом предоставления служб, которые пользователи могут уже использовать или предпочитать использовать для бизнес-проектов. Если вы не хотите, чтобы пользователи в вашей организации, использующие Microsoft 365, открывали файлы в сторонней службе, выполните следующие действия, чтобы отключить ее.

Важно!

По умолчанию включено стороннее хранилище. Если вы не хотите, чтобы он был доступен для пользователей, выполните эти действия сразу.

  1. Войдите в центр администрирования Microsoft 365.

  2. Перейдите в раздел Параметры>Параметры Организации

  3. На вкладке Службы выберите Microsoft 365 в Интернете.

  4. Установите или снимите флажок, чтобы разрешить пользователям открывать файлы, хранящиеся в сторонних службах хранилища в Microsoft 365 в Интернете, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Дальнейшие действия

Связанные материалы

  • Last updated on