Поделиться через

Объяснение Группы Microsoft 365 для пользователей

Группы Microsoft 365 позволяют настроить коллекцию ресурсов для совместного использования, включая общий почтовый ящик и календарь, сайт SharePoint с записной книжкой OneNote и Планировщик (Майкрософт), среди прочего. Microsoft Teams также можно включить при создании группы или добавить позже. Управление ресурсами групп разрешений осуществляется через группу.

Группы можно создать, создав любой из общих ресурсов. Создание группы в Outlook дает тот же результат, что и создание сайта группы SharePoint, подключенного к группе, или плана в Планировщик. Если ваши пользователи не знакомы с Группы Microsoft 365, они могут не понимать этого. Это может привести к путанице для пользователей и возможности создания дубликатов ресурсов. (Например, кто-то может создать сайт SharePoint для совместной работы с документами, а затем создать отдельный экземпляр Планировщик, не понимая, Планировщик уже доступен в составе группы.)

Так как группы можно создавать несколькими способами, рекомендуется обучение пользователей использовать метод, который лучше всего подходит вашей организации:

  • Если ваша организация выполняет большую часть общения с помощью электронной почты, попросите пользователей создавать группы в Outlook.
  • Если ваша организация активно использует SharePoint или выполняет миграцию из локальной среды SharePoint, попросите пользователей создавать сайты групп SharePoint для совместной работы.
  • Если ваша организация развернула Teams, попросите пользователей создать команду, когда им нужно пространство для совместной работы.

Если вы обучите пользователей всегда использовать метод создания групп, который в наибольшей степени соответствует их способу работы, когда им требуется пространство для совместной работы с другими пользователями, вы можете избежать путаницы и дублирования ресурсов. По мере того как пользователи становятся более опытными, они будут лучше понимать коллекцию служб, которые поставляются с группой, и что различные методы создания приводят к тому же результату.

В качестве отправной точки для обучающих презентаций для пользователей можно использовать шаблон Группы Microsoft 365 для бизнеса — PowerPoint.

Как думать о группах и упорядочивать их

Пользователи могут наиболее эффективно взаимодействовать друг с другом, понимая, где и когда следует использовать группы.

Внутренний цикл — Teams

Ваш внутренний цикл включает людей, с которыми вы регулярно работаете. Благодаря внутреннему циклу вам потребуется проводить эффективные собрания и проекты. С помощью Teams вы можете использовать такие функции команд, как общий календарь, собрания, каналы и чаты, для координации с ближайшими участниками совместной работы.

Внешний цикл — Viva Engage

Внешний цикл включает в себя людей, с которыми вы общаелись по всей организации, но не обязательно работать в тесном контакте. В своем внешнем цикле вам нужно будет информировать и привлекать сотрудников и коллег. Viva Engage предоставляет общедоступные сообщества, в которых можно поделиться рекомендациями, файлами и идеями краудсорсов.

Outlook, SharePoint и Stream

Outlook — используйте группы электронной почты для ориентации сообщений с определенными группами.

SharePoint — используйте сайты SharePoint для совместного использования содержимого и совместной работы с определенными группами.

Stream. Используйте Stream для обмена видео и трансляциями с определенными группами.

Сведения о группах Microsoft 365