Начните использовать функцию ввода времени агента по времени и расходам в качестве члена команды

Относится к: Project Operations для сценариев на основе ресурсов/нескладируемых запасов, упрощенное развертывание — от сделки до выставления счетов-фактур.

После того как администратор выполнит все шаги по включению функции ввода времени агента времени и расходов для конечных пользователей , участники группы могут начать использовать агент. Интерфейс, используемый агентом для связи с членами команды, осуществляется через Microsoft Teams в качестве приложения Teams. Чтобы начать использовать агент через Teams, каждый пользователь должен сначала выполнить следующие действия.

• Добавьте приложение Teams "Агент по записям времени (предварительная версия)".
• Дайте согласие агенту на создание ввода времени и установите определенные предпочтения.

Добавьте приложение Teams "Агент по времени и расходам"

Когда ваша организация включит агент и предоставит вам общий доступ к нему, доступ к нему можно получить как к приложению Teams, выполнив следующие действия.

1. Перейдите в приложение Teams или Teams в браузере, используя те же учетные данные, которые использовались для входа в среду Project Operations.
2. Перейдите в раздел «Приложения » в Teams.
3. Приложение Time Entry Agent (предварительная версия) можно найти в разделах Создано для вашей организации или Добавлено вашей организацией. Нажмите кнопку « Добавить » для этого приложения.
4. Может появиться всплывающее окно с более подробной информацией о приложении, перейдите к разделу «Добавить его».
5. После добавления становится доступной опция «Открыть приложение». Выберите Открыть. На этом шаге вы перейдете в чат Teams, где происходят все взаимодействия с функцией ввода времени агента по времени и расходам.

Следующий шаг включает в себя предоставление согласия на то, чтобы агент мог создавать записи времени от вашего имени.

Дайте согласие агенту и установите предпочтения

При открытии приложения Teams в идеале вы должны получить сообщение с заголовком «Регистрация времени стала проще» (см. изображение).

Дайте согласие агенту на создание записей времени

Если это сообщение не приходит автоматически при первом использовании приложения, вы можете отправить настройки агента или настройки агента в чате. На этом шаге загружается ожидаемое сообщение.

Выполните следующие действия, чтобы предоставить агенту согласие.

• Выберите «Начать» в исходном сообщении.
• Вас спросят, хотите ли вы разрешить агенту создавать записи времени от вашего имени. Выберите Да.

Настройка предпочтений оператора

Теперь вы предоставили агенту согласие на создание записей времени для вас, и вам будут показаны еще четыре настраиваемых параметра. Эти настройки необходимы для принятия решения о том, как агент будет создавать эти записи и отправлять вам оповещения.

1. Источник ввода времени: Этот параметр позволяет пользователю выбрать, какие источники должен использовать агент при создании для него записей времени. Пользователь может включить один или несколько источников, установив флажки в каждом из них.

   Замечание

   Если выбрано несколько источников, агент рассматривает приоритет следующим образом: Назначения задач, > Бронирование проекта, > Записи за прошлую неделю. Записи за прошлую неделю используются только в тех случаях, когда для этого пользователя нет информации о заданиях или бронированиях.

2. Generate External Comments: Этот параметр позволяет пользователю решать, должно ли при каждом создании записи также создаваться поле External Comment или нет. Выбор варианта «Да » подразумевает, что агент создает внешний комментарий для каждой записи времени, в которой нет заполненного комментария (даже если запись была создана пользователем вручную).
3. Использовать календарь Outlook для внешних комментариев: выбор параметра « Да » здесь подразумевает, что агент улучшает внешние комментарии, используя соответствующие сведения о собрании Outlook .

• Выбор «Нет » подразумевает, что агент просто использует детали ввода времени, такие как проект, задача, роль и т. д., для создания относительно общего внешнего комментария.

4. Часовой пояс: Этот часовой пояс используется агентом, чтобы узнать, в каком часовом поясе работает пользователь, и все оповещения отправляются с учетом этого часового пояса.

Выбрав параметры для каждого вопроса, нажмите кнопку Сохранить настройки. Вы должны получить сообщение с подтверждением, в котором будет обобщен ваш выбор.

Изменение настроек агента в более позднее время

Пользователи могут изменить свои существующие предпочтения следующим образом:

• Отправка настроек агента обновления или просто настроек агента в чате.
• На этом шаге отображается сводка ваших существующих предпочтений и вы можете изменить выбор в форме.
• После обновления настроек выберите Сохранить настройки.

Предоставление доступа к календарю Outlook пользователю агента

Этот шаг необходим, если выбран вариант Да для параметра Использование календаря Outlook для создания более качественных внешних комментариев. Пользователю агента требуется доступ к календарю Outlook участника группы, чтобы иметь возможность просматривать названия и описания совещаний для создания более качественных комментариев. Этот доступ может быть предоставлен одним из следующих лиц:

• Переход в Outlook -> Календарь
• В разделе «Мои календари» выберите значок переполнения (три точки) для используемого вами календаря.
• Выберите Общий доступ и разрешения, затем введите идентификатор электронной почты пользователя агента (возможно, вам потребуется получить этот идентификатор электронной почты у администратора).
• Выберите Поделиться.

Завершив все эти инструкции по однократной настройке, вы успешно настроили функцию учета времени в приложении для учета времени и расходов для использования в рамках команды. С этого момента опыт регистрации записей времени выглядит следующим образом:

• Агент создает предварительные записи времени для вас в начале недели.
• Вы получаете оповещение в Teams от агента с обобщением созданных записей.
• Просматривайте созданные записи времени в Teams или в веб-приложении Project Operations.
• При необходимости измените вводимые данные и нажмите кнопку Отправить на утверждение.

Узнайте больше о функции «Ввод времени» в поведении агента «Время и расходы», а также об опыте просмотра оповещений в разделе «Просмотр записей времени», созданных с помощью функции «Ввод времени» агента «Время и расходы».