Обновление бюджетного планирования

Статья
2023-11-10

В Microsoft Dynamics AX 2012 и Dynamics 365 Finance имеются значительные различия в планировании бюджета. Некоторые компоненты не были обновлены и поэтому для них требуется изменение конфигурации. В этой статье объясняется, что требует изменения конфигурации, а также приводится описание новых возможностей, которые необходимо учесть после завершения обновления.

Планирования бюджета в Finance имеет много преимуществ, которые не были доступны в Dynamics AX 2012. В этой статье описываются изменения, которые должны сделать клиенты, выполняющие обновление. Также указаны новые функции, которые необходимо учитывать в процессе обновления. Из-за объема изменений любые существующие планы бюджета будет невозможно открыть, пока не будут сделаны изменения, описанные в этой статье. Тем не менее отчеты должны продолжать работать и не требует дополнительных изменений.

Обзор изменений

В бюджетирование для управления финансами и операциями внесено много существенных изменений. Эти изменения призваны упростить настройку и удобство работы с бюджетным планированием, уменьшить объем ежегодного обслуживания и настройки. Следующих областей из AX 2012 больше нет в Finance:

Шаблоны бюджетного плана (конфигурация планирования бюджета)
Папки бюджетного плана (конфигурация планирования бюджета)
Ограничения сценария (конфигурация планирования бюджета)
Шаблоны для правил стадий и шаблонов планирования бюджета (процесс планирования бюджета)
Поля матрицы для шаблонов листов
Мастер шаблона Microsoft Excel бюджетного плана

Обновление некоторых новых концепций непосредственно из прежних функций невозможно. Поэтому необходимо выполнить некоторые изменения конфигурации для учета этих новых концепций. В следующих разделах описаны понятия, которые заменили элементы, перечисленные в приведенном выше списке.

Столбцы

Столбцы — это новое понятие, которое заменяет части шаблона Excel, а также матричные поля. Столбцы могут представлять период, месяц, квартал, год или все время. Ссылка на время является динамической. Она указывает на относительный период или год относительно бюджетного процесса. Например, столбец Январь предыдущего года ссылается на финансовый период 1 года -1. Столбец относится только к сценарию бюджетного плана, такому как фактические значения или бюджетный запрос.

Макеты

Макеты являются новым понятием, которое заменяет шаблон Excel. Макеты содержат столбцы, которые определяют, какие данные бюджета или фактические данные и периоды должны отображаться. Макеты также являются общими между клиентом и надстройкой Excel. Таким образом, пользователю удобнее вводить или просматривать данные в клиенте для управления финансами и операциями, чем в AX 2012. При вводе данных в клиенте Finance больше нет ограничения просмотра и ввода только одного сценария в представлении проводки. Вместо этого представление сравнения позволяет легко просматривать и вводить суммы для нескольких периодов и учетных записей одновременно. Макеты также можно определить таким образом, чтобы можно было вводить и просматривать валюту, комментарии и другие необязательные данные. Макеты также позволяют определить, какие аналитики главной книги и описания аналитик должны отображаться. Макеты также включают ограничения сценария, чтобы определить, какие столбцы в шаблоне можно редактировать, и какие столбцы должны быть доступны в Excel. После определения макета для него создается шаблон. Этот шаблон, в свою очередь, создает соответствующий шаблон Excel. После этого можно редактировать шаблон Excel, чтобы включить в него дополнительные формулы и форматирование, а затем снова отправить его. Макеты затем назначаются для каждого правила этапа на странице Процесс бюджетного планирования. Таким образом, макеты заменяют шаблоны, которые назначались и использовались аналогичным образом.

Процессы планирования бюджета

Процессы бюджетного планирования в основном аналогичны процессам в AX 2012. Наиболее значительным изменением является замена шаблонов макетами. Если какие-либо процессы ранее были завершены в AX 2012, эти процессы обновляются до статуса выполняющихся, чтобы можно было внести изменения. Необходимо назначить макеты, и потребуется для каждого правила этапа определить, какие сценарии и периоды времени отображаются при открытии плана на клиентском компьютере. Макеты также определяют, какой шаблон Excel открывается вне Dynamic 365 Finance, чтобы можно было просмотреть бюджет. Структура счетов по умолчанию — это новое требуемое поле для процесса бюджетного планирования. Для каждого процесса бюджетного планирования назначьте основную структуру счетов, которая должна использоваться для бюджетирования.

Вложения

В AX 2012 документы обоснования были сохранены в папке вложений. Никакие предыдущие документы обоснования не обновляются. Теперь документы обоснования хранятся в базе данных. Если эта информация должна быть сохранена в обновленной версии, можно отправить окончательные документы обоснования для каждого плана как вложение с помощью кнопки Обоснование на панели операций. В AX 2012 листы Excel для каждого бюджетного плана создавались на основе шаблона. В Finance все планы открывают копию макета. Однако никакие изменения в файле Excel не сохраняются. Любые формулы или вспомогательные сведения, которые использовались специально для конкретного плана, должны добавляться с помощью комментариев, документа обоснования или какого-либо другого дополнительного процесса.

Настройка обновленной среды из AX 2012

Чтобы помочь определить, как требуется настроить обновленную систему, в следующем примере используется обновленный бюджетный процесс из демонстрационных данных AX 2012. Данные конфигурации по умолчанию для столбцов были созданы, чтобы облегчить процесс обновления. Можно обновить или удалить эти данные по умолчанию, если они не соответствует вашим требованиям к конфигурации. Примечание: Имеются новые обязательные поля, которые не будут установлены в системе. Если вы оказались заблокированы на странице, например на странице Конфигурация бюджетного планирования и не можете уйти с нее, можно закрыть браузер и затем снова открыть его на другой странице для ввода сведений в правильном порядке. Существуют обязательные поля, которые еще не настроены. Поэтому могут возникнуть проблемы, пока все не будет настроено и все обязательные поля не будут заданы. В этой статье объясняется, как настроить эти поля, как требуется. Ниже приведены несколько примеров таких обязательных полей:

Страница процесса бюджетного планирования: поле структуры счета по умолчанию
Страница процесса бюджетного планирования: поле макета в правилах и макетах этапа бюджетного планирования FastTab

Определение столбов и макетов

На странице Конфигурация планирования бюджета щелкните вкладку Столбцы. В процессе обновления новые столбцы создаются автоматически на основании строк вашего бюджетного плана. Теперь столбцы используют динамические даты, где время и год указываются смещением относительно финансового года, определенного в процессе планирования бюджета. Примечание: По соображениям производительности во время обновления предполагается, что все бюджетные циклы представляют календарные, а не финансовые годы. При использовании финансовых лет необходимо внести исправления, чтобы правильно сопоставить столбцы с их финансовым годом. Например, следующие элементы существовали в AX 2012:

Сценарии бюджетного плана: Фактические данные, базовый план, запрос бюджета, утвержденный бюджет
Строки бюджетного плана для всех сценариев в 2017 г. и фактические значения для 2017 и 2016 годов

В приложениях для управления финансами и операциями будут созданы следующие столбцы:

Наименование столбца	Сценарий бюджетного плана	Период времени столбца	Смещение по году
Янв сценарий 1	Фактические данные	1	0
Янв сценарий 2	Базовая	1	0
Янв сценарий 3	Запрос бюджета	1	0
Янв сценарий 4	Бюджет утвержден	1	0
Янв сценарий 5	Фактические данные	1	-1
Фев сценарий 1	Фактические данные	1	0
...	...	...	...

В данном примере, столбец с именем Янв сценарий 1 создается для самых последних данных проводки бюджетного плана, которые находятся в существующих проводках за январь. Аналогичный столбец создается для каждого сценария, который содержит данные. После столбцов, которые существуют для всех периодов в этом году, создаются столбцы за предыдущие годы.

Измените имена столбцов и описания, а также любые другие сведения, вручную в клиенте или выполнив массовое обновление через надстройку Excel, которая указывает на столбцы бюджетного плана объекта данных. Теперь все фильтры, которые ранее были заданы для матричных полей, устанавливаются в столбцах.
Создайте новый макет бюджетного плана. Макет указывает на несколько столбцов, чтобы определить представление, которое отображается в Excel и клиенте. Для макета сначала необходимо указать набор аналитик ГК для определения того, какие финансовые аналитики могут быть введены. После указания набора аналитик щелкните Описания для выбора описаний аналитики для включения в макет.
На экспресс-вкладке Элементы макета щелкните Добавить для добавления метаданных для каждой строки, таких как валюта, комментарий или класс бюджета, который определяет строки доходов и расходов. Затем добавьте столбцы для временного периода и сценарии, которые применяются для данного бюджетного цикла и этапа. Эти изменения можно внести вручную на клиентском компьютере или с помощью надстройки Excel, которая указывает на объект данных элемента макета бюджетного плана.
Для каждого элемента макета выберите, должен ли столбец быть доступен для изменения и должен ли столбец также появляться в книге Excel для данного макета. Примечание: Для наших исторических планов вы можете рассмотреть макет, в котором содержится 12 ежемесячных столбцов для любых сценариев бюджетных планов, связанных с этим процессом.

Обновления процессов бюджетного планирования для использования соответствующего макета для каждого бюджетного этапа

На странице Процесс бюджетного планирования выберите процесс для настройки.
В области действий щелкните Правка.
Укажите структуру счетов по умолчанию для этого бюджетного процесса. Структура счетов по умолчанию представляет собой новое обязательное для заполнения поле, которое должно быть установлено.
На экспресс-вкладке Правила и макеты стадий бюджетного планирования в поле Макет выберите макет, который был ранее настроен и который подходит для этого этапа.
Далее выберите этот же макет или другие макеты для различных этапов бюджетного планирования, затем сохраните свои изменения.

Дополнительные функции, которые следует учитывать в процессе составления бюджета

Рабочая область планирования бюджета

Эта рабочая область предназначена как для владельца бюджета, так и для отдельных участников бюджета. Она содержит ссылки на все документы бюджета, требующие вашего внимания. Оно также содержит отчеты и ключевые индикаторы производительности (KPI) для бюджетного процесса. Администратор бюджета может определить текущий процесс бюджетного планирования для всех пользователей на странице Параметры бюджетирования. На вкладке Параметры рабочей области экспресс-вкладка Бюджетное планирование включает в себя поле, где можно выбрать процесс планирования бюджета.

Альтернативные макеты

Альтернативные макеты — это новая возможность, которая позволяет просматривать планы в различных форматах. Один или несколько макетов могут быть предоставлены как возможные варианты. Затем можно просматривать бюджетный план в ежемесячном или ежеквартальном макете. Альтернативные макеты определяются на экспресс-вкладке Правила и макеты стадий бюджетного планирования страницы Процесс бюджетного планирования.

Этапы бюджета

Как часть бюджетного процесса, крайне важно понимать основные даты и крайние сроки. Теперь можно настроить даты так, чтобы они имели описания. Пользователи бюджетирования будут видеть эти описания при открытии бюджетов для изменения или просмотра любого назначенного им элемента.

Копирование из распределения бюджетного плана

Новый метод распределения позволяет распределять из родительского плана в дочерний план без необходимости перехода через промежуточный уровень в иерархии. Этот метод особенно полезен для клиентов, которые ранее создали финансовую аналитику исключительно для распределения и утверждения бюджета.

Создание бюджетных планов из новых источников бюджета

Следующие возможности были добавлены как периодические процессы. Эти параметры позволяют создать бюджетный план, используя в качестве отправной точки существующие данные из другого модуля:

Создание бюджетного плана из прогноза спроса
Создание бюджетного плана на основе прогноза поставки
Создание бюджетного плана на основе проекта
Создание бюджетного плана из бюджетного регистра

Более полное отслеживание сумм

В AX 2012 планирование бюджета имело одну сумму плана, которая хранилась для каждого значения. В Finance модель данных расширена. Теперь для каждого значения имеются суммы в валюте учета, валюте проводки и валюте отчетности. Во время обновления эти новые столбцы заполняются автоматически для существующих данных.

Не конвертировать валюту в агрегировании

Обычно когда дочерний план агрегируется с родительских уровнем, суммы автоматически преобразуются из валюты проводки в валюту учета для организации. Если для параметра Не конвертировать валюту при агрегировании задать значение Нет, агрегированные суммы остаются в исходной валюте. Таким образом, этот параметр обеспечивает более точные корректировки, на которые влияют колебания валютного курса.

Обратный просмотр из бюджетного плана других модулей, дающих вклад в бюджет

Бюджетные планы могут создаваться из прогнозов спроса или поставки, проекта и других областей. Запрос бюджетных планов по набору аналитик включает несколько параметров, которые позволяют выполнять запросы, чтобы идентифицировать данные, которые были источником для бюджетного плана.

Перезапись или добавление в план для графиков распределения

Если имеется несколько источников для сумм, которые нужно распределить, можно указать, что сумма должна быть аддитивной. В этом случае суммы не будут перезаписывать никакие существующие суммы. Вместо этого они добавляются к существующим суммам.

Набор финансовых аналитик по умолчанию для конфигурации планирования бюджета

Страница Конфигурации планирования бюджета теперь включает поле, в котором можно указать набор финансовых аналитик по умолчанию. Хотя это поле не обязательно, оно может быть необходимо для определенных запросов. Она также может требоваться, если требуется группировать или фильтровать отчеты, группируя по набору аналитик.

Информационные объекты

Для быстрого внедрения планирования бюджета были добавлены несколько объектов данных. Эти объекты также позволяют вносить много изменений через Excel. Таким образом, не нужно создавать по одному элементу за раз через клиент. Ниже приведен список новых объектов данных:

Имя объекта
Параметры бюджета
Параметр бюджетного плана
Сценарии бюджетного плана
Стадии бюджетного плана
Стадия workflow-процесса бюджетного плана
Графики распределения бюджетного плана
Распределения стадии бюджетного плана
Приоритеты бюджетного плана
Столбцы бюджетного плана
Элементы макета бюджетного плана