Настройка агента по расходам

Агент расходов помогает автоматизировать процессы отслеживания расходов, обработки и утверждения в Business Central. После настройки сотрудники могут отправлять расходы по электронной почте или веб-приложению агента расходов, а агент создает отчеты о расходах и автоматически применяет настроенные правила.

Выбор пути установки

Агент расходов можно настроить двумя способами:

  • Помощь в настройке (рекомендуется): используйте Настройка агента расходов для интерактивного подключения, быстрой активации и встроенных проверок, как описано в данной статье.
  • Настройка вручную (дополнительно) — используйте страницу установки агента расходов для настройки параметров напрямую и управления подробными параметрами после начальной настройки. Дополнительные сведения см. в разделе "Настройка управления расходами на доступ".

Для большинства организаций помощь в настройке — лучший способ быстро приступить к работе.

Замечание

Помощь в настройке — лучший способ быстро начать работу, но в случае, если у вас есть сложные политики, рекомендуется просмотреть все области установки, чтобы в конечном итоге изменить параметры настройки для достижения максимума возможностей агента.

Предпосылки

Перед настройкой агента расходов убедитесь, что выполнены следующие предварительные требования:

  • Среда Business Central — это американская версия

    В настоящее время агент доступен только в том случае, если среда находится в США. Узнать больше о доступности Copilot в странах/регионах и поддерживаемых языках можно в Copilot country/region availability and supported languages.

  • Модель Anthropic включена в качестве субпроцессора в Центр администрирования Microsoft 365 для веб-служб Microsoft.

    Дополнительные сведения см. в Anthropic в качестве субпроцессора для онлайн-служб Microsoft.

  • У вашей учетной записи Business Central есть наборы разрешений AGENT ADMIN и EXPENSE MGMT. ADMIN или эквивалентные разрешения.

  • Общий почтовый ящик доступен для получения заявок на возмещение расходов от сотрудников и для связи с пользователями, отправляющими различные информационные отчеты.

    Почтовый ящик должен быть почтовым ящиком Microsoft 365 или почтовым ящиком общий доступ в организации. Узнайте больше в разделе Настройка электронной почты.

    Это важно

    Требуется разрешение на чтение и управление (полный доступ) для общего почтового ящика. Подробнее см. в статье Использование Центра администрирования Exchange для изменения делегирования общих почтовых ящиков.

  • Серии чисел, методы оплаты и учетные группы для расходов настраиваются (необязательно).

    Вы можете выбрать использование значений по умолчанию во время установки, и система автоматически создаст эти сущности для вас.

  • Выставление счетов за возможности агента настроено в панели администрирования Business Central.

    Агент расходов использует сообщения Microsoft Copilot Studio при активации, за которые вашей компании выставляется счет. Дополнительные сведения см. в разделе Управление выставлением счетов на основе потребления.

  • Функция Expense Agent включена на странице Возможности Copilot и агента.

    Возможность включена, если в правом верхнем углу центра ролей отображается значок «Агент по расходам», когда он не настроен.
    Подробнее см. в разделе Настройка возможностей Copilot и агентов.

Настройка агента затрат

Используйте страницу "Настройка агента расходов " для настройки и активации агента. Страница поможет вам выполнить настройку агента. Вы настраиваете каналы отправки, элементы управления доступом, значения по умолчанию и политики, а затем активируете агент для обработки регистрации.

  1. В правом верхнем углу центра ролей выберите значок «Агент расходов» в центре ролей, который показывается, когда агент не настроен, а затем выберите«Активировать».
  2. Следуйте инструкциям на экране, чтобы настроить поведение агента.
  3. Параметры конфигурации распределяются по нескольким страницам. Используйте стрелки «Перейти к следующей карточке» и «Перейти к предыдущей карточке» для перемещения между страницами.
  4. После завершения настройки параметров включите переключатель "Активный " для активации агента.
    Если вы еще не хотите активировать агент, оставьте переключатель отключенным. Вы можете позже вернуться на страницу, чтобы активировать программный агент.
  5. Нажмите кнопку Обновить.

После настройки значок Expense Agent указывает состояние агента:

  • Отображает значок агента расходов, когда агент настроен и активирован , указывает, что агент готов обрабатывать отправленные расходы.
  • Отображает значок агента расходов, если агент настроен, но не активирован , указывает, что агент настроен, но не активен в данный момент.

Что делает страница конфигурации

Мастер настройки Configure Expense Agent поможет вам пройти через все необходимые шаги для подготовки агента расходов к использованию в среде Business Central.

Помощник настройки конфигурирует следующие области:

  • Доступ и отправка: настройте каналы для подачи квитанций, учетную запись почтового ящика, а также определите, кто может настраивать агент или работать от имени пользователей.

Замечание

Чтобы использовать возможности агента расходов, необходимо включить доступ через веб-приложение. Включение отправки электронной почты с квитанциями является необязательным и должно быть включено, если вы используете выделенный почтовый ящик для пересылки сообщений электронной почты. Если этот параметр выбран, необходимо указать связанную учетную запись на следующем шаге.

  • Учетные настройки по умолчанию: применение серий номеров, методов оплаты, группы учёта и категорий расходов. Некоторые параметры становятся заблокированными после применения по умолчанию.
  • Управленческие настройки по умолчанию: применяются стандартные местоположения расходов и правила управления. По умолчанию правила зависят от расположений.

Замечание

Выберите ссылки для предлагаемых параметров учетной записи по умолчанию и управления, чтобы просмотреть рекомендуемую конфигурацию. В нем содержатся рекомендации по автоматическому выполнению конфигурации и указания по возможной необходимости ручных корректировок после завершения конфигурации.

  • Правила и элементы управления: настройте применение политики, например необходимый номер квитанции, обязательное имя продавца и видимость аттестации для борьбы с коррупцией.
  • Связь. Настройка поведения напоминаний с открытым отчетом и частоты уведомлений.
  • Проживание и суточные: настройка ставок за пробег и параметров расчёта суточных, включая настройки для неполного дня.

При активации агента Business Central проверяет, соблюдены ли все необходимые условия, такие как правильные разрешения, включенные возможности и допустимый почтовый ящик для отправления расходов на основе электронной почты. Если какие-либо необходимые условия не выполнены, упрощённая установка предложит вам обратиться к ним до завершения активации.

Если агент отключен позже, Business Central перестает обрабатывать входящие расходы и отключает фоновую обработку. Параметры конфигурации сохраняются, чтобы можно было повторно активировать агент без перенастройки.

Для получения полной справочной информации по каждому полю и расширенные параметры на странице Настройки агента расходов, перейдите к разделу Настройка расходов.

После завершения настройки

После того, как агент расходов станет активным:

  • Агент начинает отслеживание настроенного почтового ящика для входящих заявок на расходы.
  • Расходы, отправленные по электронной почте или через веб-приложение Expense Agent, обрабатываются в соответствии с вашей конфигурацией.
  • Отчеты о расходах создаются автоматически и направляются в соответствии с вашими правилами.
  • Уведомления о напоминаниях отправляются на основе параметров уведомлений, если они включены.
  • Руководители и утверждающие могут просматривать и утверждать отчеты о расходах в Business Central и веб-приложении агента расходов.

Вы можете вернуться на страницу "Настройка агента расходов " в любое время для обновления параметров, применения других значений по умолчанию или деактивации и повторной активации агента.

После начальной настройки: управление доступом и параметрами

В следующих разделах рассматриваются задачи, которые обычно выполняются после завершения вспомогательной настройки, например настройки разрешений пользователей или изменения параметров языка.

Управление разрешениями агента и доступом пользователей

Добавить пользователей агента

Администратор может указать, какие пользователи имеют разрешение на использование или настройку агента. Существует два способа добавления и настройки пользователей агента:

  1. Выберите значок агента расходов после настройкиАгент расходов>значок настройки для агента по оплатеНастроить.

  2. Выключите переключатель Активно.

  3. Выберите Управление доступом пользователей.

  4. На странице Выбор пользователей, которые могут управлять агентом или взаимодействовать с ним, выполните следующие действия:

    • Чтобы добавить пользователя, выделите пустую строку, выберите поле Имя пользователя, а затем выберите пользователя из списка.
    • Чтобы дать пользователю право настроить агента расходов, установите флажок Может настроить.

      Параметр Можно настраивать определяет, имеет ли пользователь доступ к обновлению конфигурации агента (например, обновление назначенного почтового ящика, активация и деактивация агента и другие настройки) или только к работе с задачами агента (например, просмотр и подтверждение шагов агента).
    • Чтобы удалить доступ пользователя к агенту, выберите Отображение значка для отображения дополнительных параметров в полеПоказать больше параметров рядом с именем пользователя, а затем выберите Удалить.

Управление разрешениями агента для объектов, данных и элементов пользовательского интерфейса

Агент расходов имеет учетную запись пользователя в Business Central, как и другие пользователи. Чтобы изменить эту учетную запись, найдите и откройте страницу "Агенты" , а затем выберите EXPENSE AGENT , чтобы открыть страницу карточки агента.

В разделе Наборы разрешений агента перечислены все наборы разрешений, назначенные в настоящее время агенту. По умолчанию агент расходов имеет набор разрешений EXPENSE AGENT . Этот набор ограничивает доступ только к объектам, данным и элементам пользовательского интерфейса (например, страницам, полям и действиям), необходимым для обработки расходов сотрудников.

Невозможно напрямую изменить набор разрешений EXPENSE AGENT , так как это набор системных разрешений. Однако вы можете создать копию, изменить копию в соответствии с вашими потребностями, а затем добавить ее в раздел "Наборы разрешений агента " вместе с другими наборами разрешений.

Прежде чем добавлять или удалять наборы разрешений, примененные к агенту, измените состояние на "Отключено". Когда вы закончите вносить изменения, установите для него снова значение Включено.

Изменение языка агента, региональных и других параметров

Агент расходов проверяется и поддерживается только на английском языке (EN-US). Хотя ее можно использовать на других языках, она может работать не так, как задумано. Качество языка может варьироваться в зависимости от взаимодействия пользователя или параметров системы, что может повлиять на точность и удобство использования. Узнать больше о доступности Copilot в странах/регионах и поддерживаемых языках можно в Copilot country/region availability and supported languages.

  1. Выполните поиск (ALT+Q) для агентов, а затем выберите EXPENSE AGENT.

  2. Выберите параметры пользователя агента и задайте следующие поля:

    Поле Description
    Profile Указывает роль, которая определяет домашнюю страницу агента со ссылками на наиболее распространенные задачи.
    Регион Указывает региональный формат, используемый агентом для дат, времени и чисел в исходящих сообщениях электронной почты и сведениях о задаче.
    Язык Указывает язык, используемый агентом для создания текста:
    • Исходящие сообщения электронной почты сотрудникам. Если у карточки сотрудника указан язык, агент использует этот язык вместо используемого по умолчанию.
    • Сведения о задачах и описаниях на странице "Задачи агента" и журнале.
    Часовой пояс Указывает часовой пояс, используемый агентом при отображении и обработке даты и времени в деталях задач.

Troubleshooting

Сведения о настройке, обработке и проблемах с пользователем см. в разделе "Устранение распространенных проблем в агенте расходов".

Дальнейшие действия

Настройка электронной почты
Использовать Центр администрирования Exchange для изменения делегирования общих почтовых ящиков
Настройка возможностей Copilot и агента
Назначение разрешений пользователям и группам

  • Last updated on