Поделиться через

Интеграция с Microsoft Dynamics 365 Field Service

  • Статья

Сервисным организациям требуется сквозное приложение, в котором финансы, запасы и закупки тесно связаны с предоставлением услуг. Они генерируют финансовые данные при каждой транзакции. Каждый заказ на работу представляет собой затраты и доходы, а каждый ресурс генерирует прибыль и убытки. Взаимодействия с клиентами добавляют записи в главную книгу. Интеграция между Business Central и Field Service упрощает сквозной процесс управления операциями обслуживания и обеспечивает плавный поток информации между двумя системами.

Вы можете легко создавать заказы на работу и управлять ими в Field Service, отслеживать ход выполнения сервисных задач, назначать ресурсы и собирать сведения о потреблении. Когда вы завершаете заказ на работу в Field Service, интеграция обеспечивает плавную передачу данных в Business Central для дальнейшей обработки.

Интеграция также упрощает выставление счетов и выполнение заказов на работу в Business Central. Вы можете генерировать точные счета на основе оказанных услуг и потребления, записанных в Field Service.

Благодаря интеграции Business Central с Field Service вам не придется вводить данные вручную или дублировать усилия. Интеграция также обеспечивает комплексное представление об операциях обслуживания и финансовых показателях, что позволяет лучше принимать решения и повышать операционную эффективность.

Предварительные требования

Поскольку Field Service построен на основе Dynamics 365 Sales, необходимо настроить подключение к Dataverse и включить интеграцию с Dynamics 365 Sales.

Вы должны скачать следующие приложения из AppSource и установить их в среде Business Central:

Заметка

Приложение Business Central Virtual Table необязательно. Она понадобится только в том случае, если необходимо просмотреть информацию о наличии товара из раздела Business Central в Field Service. Дополнительные сведения см. в разделе Просмотр наличия товара в Business Central в Field Service.

Разрешения и роли безопасности для учетных записей пользователей

При установке решения интеграции разрешения для учетной записи пользователя интеграции настраиваются. Если эти разрешения изменились, вам может потребоваться сбросить их. Для этого заново установите решение интеграции со страницы Настройка подключения Dynamics 365, выбрав Повторить развертывание решения интеграции. В следующих разделах перечислены разрешения и роли безопасности, которые решение развертывает для каждого приложения.

Продажа

  • Администратор интеграции Dynamics 365 Business Central
  • Пользователь интеграции Dynamics 365 Business Central
  • Пользователь наличия товара Dynamics 365 Business Central

Business Central

Пользователи, разносящие журналы проектов, должны иметь следующий набор разрешений:

  • Интеграция с Dynamics 365 Sales

Выездное обслуживание

Чтобы использовать интегрированные данные, пользователи должны иметь следующую роль безопасности:

  • Интеграция Business Central с Field Service

Например, пользователи должны иметь эту роль, чтобы подключать заказы на работу к Business Central для обработки.

Заметка

Убедитесь, что пользователям назначены стандартные роли и профили безопасности в Field Service.

Чтобы узнать больше о профилях безопасности столбцов в Field Service, перейдите к разделу Роли безопасности Field Service.

Администраторы должны добавить один из соответствующих профилей безопасности столбцов для пользователей в Power Platform. Чтобы узнать больше, перейдите к разделу Добавление групп или пользователей в профиль безопасности столбцов для управления доступом.

Заметка

Для использования действия Открыть в Business Central в Sales у вас должны быть следующие привилегии в отношении следующих таблиц:

  • У вас должны быть разрешения на чтение в отношении таблицы Подключение к Dynamics 365 Business Central (nav_connection).
  • У вас должны быть разрешения на чтение, запись и удаление в отношении таблицы Подключение к Dynamics 365 Business Central по умолчанию (nav_defaultconnection).

Другие настройки в Field Service

На странице Настройки Field Service внесите следующие изменения:

  • На вкладке Покупка очистите поле Использование продуктов, отсутствующих в наличии. В противном случае вы можете получить предупреждение об отсутствии на складе при выборе продукта, которого нет в наличии в Field Service, но который есть в наличии в Business Central.
  • На вкладке Заказ на работу/Резервирование отключите выключатели Рассчитать цену и Рассчитать себестоимость. В поле Создание счета по заказу на работу выберите Никогда.

Заметка

Настройка подключения к Field Service удаляет связь между ресурсами и продуктами. Чтобы сделать номенклатуры Business Central доступными в Field Service, обновите поле Тип продукта Field Service, чтобы оно соответствовало полю Тип в номенкелатурах в Business Central. Чтобы узнать больше, перейдите к разделу Создание продукта или услуги.

Настройка интеграции в Business Central

После подключения к Dataverse и Sales вы можете настроить интеграцию с Field Service.

  1. Загрузите и установите приложение интеграции Field Service из AppSource. После этого на странице Управление расширениями найдите приложение интеграции Field Service и выберите действие Настроить, чтобы запустить мастер настройки.
  2. На странице Мастер настройки в Business Central выберите Настроить интеграцию с Dynamics 365 Field Service, чтобы запустить мастер настройки.

В этом разделе описаны ключевые настройки в руководстве.

При необходимости, если вы хотите, чтобы технические специалисты могли просматривать информацию о наличии товаров из заказов на работу, выберите ссылку Установить приложение виртуальных таблиц Business Central.

Чтобы люди могли разносить потребление товаров и услуг в заказах на работу Field Service, укажите Шаблон журнала проекта и Пакет журнала проекта для разноски потребления продуктов и услуг.

Поскольку услуги выражаются в продолжительности в Field Service, укажите Единицу измерения «часы», чтобы использовать ее для преобразования длительности в количества в Business Central.

Можно также указать, когда синхронизировать строки продуктов и услуг по заказам на работу с Business Central. Например, они могут синхронизироваться при использовании строк заказа на работу или когда кто-то выполняет заказ на работу. Выберите подходящий вариант в поле Синхронизировать продукты/услуги заказа на работу.

После того как продукты и услуги заказов на работу синхронизируются с журналами проектов в Business Central, вы можете выбрать, следует ли разносить журналы проектов вручную. Выберите подходящий вариант в поле Автоматически разносить строки журналов проектов:

  • При завершении заказа на работу
  • Когда используются продукты или услуги заказов на работу

После завершения настройки запустите полную синхронизацию со страницы Настройка интеграции Dynamics 365 Field Service. Это действие синхронизирует сопоставления таблиц для таких вещей, как:

  • Задачи проекта для проектов с установленным флажком Применить связь использования. Эта синхронизация делает проекты Business Central доступными для выбора в Field Service.
  • Ресурсы, которые не заблокированы, не имеют выбранного флажка Использовать табель и имеют Часы, указанные как единица измерения, на странице Настройка интеграции Dynamics 365 Field Service.
  • Сервисные номенклатуры (требуется, чтобы вы используете премиум-версию в Business Central).

Сопоставления таблиц интеграции для синхронизации

Основой синхронизации данных является сопоставление таблиц и полей в Business Central с таблицами и столбцами в Dataverse, чтобы они могли обмениваться данными. Сопоставление происходит через таблицы интеграции. Чтобы узнать больше о сопоставлениях таблиц, перейдите к разделу Сопоставление таблиц и полей для синхронизации.

Следующие сопоставления таблиц интеграции устанавливаются, если выбран тип интеграции Проект (по умолчанию).

Сопоставление таблиц интеграции Данные, которые синхронизирует сопоставление
PJLINE-WORDERPRODUCT Сопоставляет продукты заказа на работу в Field Service со строками журнала проекта в Business Central.
PJLINE-WORDERSERVICE Сопоставляет услуги заказа на работу в Field Service со строками журнала проекта в Business Central.
PROJECTTASK Сопоставляет проекты и задачи проекта в Business Central с продуктами во внешних проектах в Field Service.
RESOURCE-BOOKABLERSC Сопоставляет ресурсы в Business Central с резервируемыми ресурсами в Field Service.
SVCITEM-CUSTASSET (Только премиум-интерфейс) сопоставляет сервисные номенклатуры в Business Central с активами клиента в Field Service.
LOCATIONS Сопоставляет местоположения в Business Central со складами в Field Service.

ПРимечание Сопоставление таблиц интеграции LOCATIONS доступно только в том случае, если переключатель Склад обязателен на странице Настройка запасов включен.

Кроме того, следующие сопоставления таблиц интеграции устанавливаются, если выбран тип интеграции Проект и сервис.

Сопоставление таблиц интеграции Данные, которые синхронизирует сопоставление
SRVORDER Сопоставление сервисных заказов в Business Central с рабочими заказами в Field Service, включая статус заказов.
SRVORDERITEMLINE Сопоставляет строки сервисных товаров в Business Central с инцидентами заказов на работу в Field Service.
SRVORDERLINE-ITEM Сопоставление товаров в строках сервисного заказа в Business Central с товарами заказа на работу в Field Service.
SRVORDERLINE-RESOURCE Сопоставляет ресурсы в сервисном заказе в Business Central с резервированием резервируемых ресурсов в Field Service.
SRVORDERLINE-SERVICE Сопоставление сервисных строк в Business Central со службами заказов на работу в Field Service.
SRVORDERTYPE Сопоставляет типы сервисных заказов в Business Central с типами заказов на работу в Field Service.
SVCITEM-CUSTASSET Сопоставление сервисных товаров в Business Central с ресурсами клиента в Field Service.

Заметка

Интеграция также сопоставляет поля, показывающие информацию о наличии товаров в Business Central в заказах на работу и продукты в Field Service. Однако сопоставление происходит через виртуальную таблицу, а не таблицу интеграции. Требуется настройка. Чтобы узнать больше о виртуальных таблицах и просмотре наличия товаров, перейдите в раздел Просмотр наличия товаров в Business Central из Field Service.

Синхронизация данных о местоположении и складе

Вы можете интегрировать склады Field Service с местоположениями в Business Central. Интеграция предоставляет техническим специалистам информацию о наличии продукта или номенклатуры в определенном месте.

Данные синхронизируются через однонаправленное (из Business Central) сопоставление таблиц интеграции между местоположениями в Business Central и складами в Field Service. Чтобы использовать сопоставление таблиц интеграции, необходимо включить переключатель Склад обязателен на странице Настройка запасов в Business Central.

Business Central синхронизирует местоположения со следующими настройками на странице Карточка склада:

  • Переключатель Транзитный склад выключен.
  • Потребление по проекту Склад Обработка отличается от складского подбора (обязательно)
  • Сборка Потребл. Склад Обработка отличается от складского подбора (обязательно)

В Business Central на странице Местоположения и Карточка местоположения вы можете использовать действие Склад, чтобы открыть связанное местоположение в Field Service, синхронизировать его, настроить и удалить связи и просмотреть журналы синхронизации.

Просмотр наличия товара в Business Central из Field Service

Когда техники готовят заказы на выполнение работ, они могут быть уверены в наличии товаров, необходимых для выполнения работы. В этом разделе описывается, как разрешить пользователям просматривать сведения о наличии товаров из Business Central в Field Service.

Первое, что нужно сделать, это установить из AppSource приложение Виртуальная таблица Business Central.

После этого в разделе Настройка интеграции Dynamics 365 Field Service или Настройка интеграции с Dynamics 365 Field Service в Business Central включите переключатель Включить наличие запасов по складам. При включении наличия запасов по складам становится доступной виртуальная таблица dyn365bc_availabilitybylocation_v2_0. Необходимо создать синтетическое отношение между следующими таблицами:

  • Собственные таблицы Продукт и Продукт рабочего заказа в Field Service и виртуальная таблица Наличие товара, в которой отображается наличие товара.

Существует руководство по дополнительной настройке, которое поможет вам создать синтетическое отношение.

Чтобы создать синтетическое отношение, выполните следующие действия.

  1. В Business Central на странице Настройка Dataverse используйте действие Синтетические отношения
  2. На странице Синтетические отношения выберите действие Создать, чтобы запустить мастер настройки Создать синтетическое отношение.
  3. В поле Собственная таблица Dataverse нажмите кнопку Значок AssistEdit., а затем выберите Продукт CRM.
  4. В поле Виртуальная таблица Dataverse нажмите кнопку Значок AssistEdit., а затем выберите Наличие запасов по складам.
  5. На странице Синтетические отношения выберите действие Создать, чтобы снова запустить мастер настройки Создать синтетическое отношение.
  6. В поле Собственная таблица Dataverse нажмите кнопку Значок AssistEdit., а затем выберите Продукт заказа на работу FS.
  7. В поле Виртуальная таблица Dataverse нажмите кнопку Значок AssistEdit., а затем выберите Наличие запасов по складам.
  8. Выберите Далее.
  9. В поле в таблице FS Продукт по заказу на работу выберите ИД продукта.
  10. В поле таблицы Наличие товара по складам выберите Номенклатурный номер.
  11. Выберите Готово для завершения.
  12. Чтобы сделать настройку доступной в Field Service, в центре администрирования Power Apps выберите представление, а затем выберите действие Сохранить и опубликовать.

Заметка

Создание синтетических отношений может занять несколько минут.

Дополнительные сведения о виртуальных таблицах и синтетических отношениях см. в статье Использование виртуальных таблиц для получения дополнительных данных.

Следующее, что необходимо сделать, — это создать и настроить связанное представление, которое люди используют в Field Service для проверки запасов продуктов.

Чтобы создать представление, выполните следующие действия:

  1. В Центре администрирования Power Apps в области навигации выберите Таблицы.

  2. Выберите таблицу Наличие товара по складам.

  3. В части Возможности работы с данными выберите Представления.

  4. Выберите действие Просмотр столбцов, а затем выберите столбцы, которые должны быть включены в представление. Наиболее часто выбираются следующие столбцы:

    • Код склада показывает, где продукт доступен.
    • Номер товара подтверждает, что вы смотрите на правильный продукт.
    • Описание товара предоставляет информацию о продукте.
    • Код единицы измерения дает представление о необходимом пространстве.
    • В поле Оставшееся кол-во указывается количество товара, имеющегося в наличии на каждом местонахождении.

Интеграция функций управления сервисом

Интеграция Business Central с Field Service позволяет управлять задачами по сервисному обслуживанию, потреблением и финансовыми транзакциями в интересах технических специалистов, менеджеров по обслуживанию и финансовых отделов. Это мощное решение для управления рабочими заказами и потреблением в Field Service, а также для эффективного выставления счетов и их выполнения в Business Central. Интеграция является двунаправленной, то есть когда вы вводите или изменяете данные в одном приложении, данные обновляются в другом.

Заметка

Если включена интеграция с функциями сервисного управления, вы также включаете интеграцию с проектами. Вы не можете включить интеграцию только с сервисным управлением.

Настройка интеграции с функциями сервисного управления

У вас должна быть действующая лицензия Премиум. На странице Информация о компании в Business Central укажите для Опыт пользователя значение Premium.

Включить интеграцию можно в поле Тип интеграции, выбрав Проект и сервис в следующих местах:

  • В мастере настройки Настройка интеграции с Dynamics 365 Field Service.
  • На странице Настройка интеграции Dynamics 365 Field Service.

Если в поле Тип интеграции выбрано Проект и сервис при включении интеграции происходит следующее:

  • Создает в Power Apps решение с именем Интеграция с Field Service Microsoft Dynamics 365 Business Central (сервис).
  • Добавление сопоставлений таблиц интеграции для типов сервисных заказов, сервисных документов, строк сервиса и строк сервисных товаров. Чтобы узнать больше о сопоставлениях таблиц, перейдите к разделу Сопоставления таблиц интеграции для синхронизации.
  • В полях заголовков сервисных заказов и рабочих заказов передаются такие сведения, как Cервисный аккаунт, Организация-плательщик и Тип заказа на работу.
  • Строки сервисных товаров и Инциденты по заказу на работу Field Service передают информацию об активах клиента, подлежащих ремонту.
  • Поля Строка сервиса и поля Продукты по заказу на работу и Услуги по заказу на работу, такие как Кол-во для отгрузки, Кол-во для выставления счета и Количество для потребления.

В разделе Business Central выполните следующие настройки на странице Настройка управления сервисом:

  • Включите переключатель Тип серв. заказа обязателен. Этот параметр необходим, так как для Field Service требуется тип заказа на работу.
  • Убедитесь, что серия номеров, используемая для сервисных заказов, настроена так, что позволяет нумерацию вручную. На странице Серия номеров установите флажок Нумерация вручную. для серии номеров. Нумерация вручную позволяет создавать рабочие заказы в приложении Field Service и синхронизировать их с сервисными заказами. Business Central использует номер заказа из Field Service.
  • Выключите переключатель Отдельная строка или заказ для сервисного товара. Этот параметр позволяет иметь несколько строк рабочего элемента.
  • Включите переключатель Отдельная строка или заказ для сервисного товара.
  • Сделайте поле Тип сервисного заказа обязательным в сервисных заказах, поскольку Тип заказа на работу является обязательным для заказов на работу Field Service.

Если вы выберете Отдельная строка или заказ для сервисного товара при настройке интеграции, вы можете просмотреть выделенное количество продукта из заказов на работу в Field Service как часть общей потребности в расчете доступности запасов Business Central. Требования, генерируемые заказами в Field Service, автоматически становятся входными данными для планирования посредством синхронизированных сервисных заказов.

По мере того, как сервисные или рабочие заказы приближаются к завершению, их статус меняется. В следующей таблице показано, как статусы соответствуют друг другу в обоих приложениях.

Статус Business Central Статус Field Service Выравнивание
Ожидает Незапланировано Двунаправленное сопоставление для учета спроса на товары.
Ожидает Запланировано Field Service в Business Central. Синхронизация количества для отгрузки и количества для выставления счета.
Выполняется Выполняется Field Service в Business Central. Синхронизация количества для отгрузки и количества для выставления счета.
Завершенные Выполненные Field Service в Business Central. Готово к учету в Business Central.
Завершенные Учтено Field Service в Business Central. При полном выставлении счета или удалении после частичной выставления счета в Business Central.
Н/Д Отмененные Не синхронизировано. Для отмененных заказов на работу требуется выравнивание вручную.

Обновите интеграцию, включив в нее функции сервисного управления

Если вы настроили интеграцию так, чтобы она включала только проекты, но позже решили добавить функции управления услугами, это легко сделать всего за несколько шагов. Однако помните, что у вас должна быть лицензия Premium.

  1. На странице Настройка интеграции Dynamics 365 Field Service выключите переключатель Включено.
  2. Выберите Проект и сервис в поле Тип интеграции.
  3. Включите переключатель Включено.

Использование данных в обоих приложениях

В следующих разделах описаны функции, в которых можно использовать данные, поступающие из Business Central и Field Service.

Field Service

Вы можете создавать заказы на работу с помощью Учетной записи службы и Учетной записи для выставления счетов из Business Central. В заказах на работу необходимо выбрать Задача проекта Business Central в поле Внешний проект. Выбор проекта позволяет синхронизировать продукты и услуги заказа на работу с соответствующей задачей проекта в Business Central.

Вы можете добавлять запасы и не относящиеся к запасам номенклатуры как Продукты заказа на работу в заказы на работу и получать количество в наличии, а также себестоимость и цены из Business Central. Чтобы узнать больше, перейдите к разделу Создание заказа на работу из формы заказа на работу и списка записей.

Вы можете добавлять товары типа «услуга» как Услуги по заказам на работу и получать себестоимость и цены из Business Central. Чтобы узнать больше, перейдите в раздел Вкладка продуктов и услуг.

Заметка

Когда статус продукта или услуги в заказе на работу меняется с Расчетные на Используемые в Field Service, продукт или услуга синхронизируются со строками журнала проекта в Business Central.

Вы можете зарезервировать ресурс и связать Резервирования с услугами заказов на работу, используя Резервируемый ресурс из Business Central.

Вы можете использовать действие Открыть в Business Central в Field Service, чтобы открыть местоположение, связанное со складом.

Используйте действие Открыть в Business Central, чтобы открыть местоположение, связанное со складом. На странице Продукты технические специалисты могут проверить, сколько конкретного продукта имеется в наличии на указанном ими складе.

На страницах Заказ на работу и Продукт можно увидеть, где и в каком количестве доступен товар. В меню Связанные выберите пункт Наличие товаров по складам.

Когда продукт или услуга по заказу на работу помечаются как Используется в заказе на работу с определенным типом, строки синхронизируются с сервисным заказом. Использование также учитывается согласно настройкам, указанным на странице Настройка интеграции Dynamics 365 Field Service.

Во время учета потребления и счета в Business Central количества обновляются в исходном заказе на работу — товаре и строках сервиса заказа на работу в Field Service.

Business Central

В зависимости от ваших настроек на странице Настройка интеграции Field Service, когда заказы на работу включают продукты и услуги, информация о потреблении переносится и разносится с использованием Журнала проекта в Business Central.

Значения Количество для выставления счета и Длительность для выставления счета копируются в поле Кол-во - для переноса в счет. На основе этих значений вы можете создавать и разносить счета-фактуры по продажам в Business Central, чтобы выставить счет клиенту. После того как счет разнесен и синхронизирован со средой Dynamics 365 Sales или потребление обработано в Business Central, выставленное в счете количество и потребленное количество отображаются на вкладке Business Central на страницах Продукт заказа на работу и Услуга заказа на работу.

Используйте страницу Строки планирования проекта, чтобы отслеживать разноски и выставление счетов за потребление по заказам на работу. На странице Строки планирования проекта можно создавать и разносить счета-фактуры по продажам в Business Central. После этого вы можете синхронизировать их с Field Service и отслеживать статус счетов.

Заметка

Услуги по заказам на работу с резервированием, использующим резервируемый ресурс, связанный с ресурсом Business Central, синхронизируются с двумя строками журнала проекта.

  • Одна строка типа Бюджет для связанного ресурса
  • Одна строка типа К оплате для товара, по которому предоставляются услуги

Продукт, выбранный в услуге заказа на работу, должен быть связан с номенклатурой типа Услуга в Business Central. Кроме того, в качестве базовой единицы измерения для товара должна быть установлена Единица измерения «часы», выбранная на странице Настройка интеграции с Dynamics 365 Field Service.

Вы можете создать счет для номенклатуры типа Услуга из строки планирования оплачиваемого проекта и использовать строку планирования бюджетного проекта для регистрации затрат в ресурсе.

Используйте действие Местоположения в Field Service на страницах Местоположения и Карточка местоположения, чтобы открыть связанное местоположение в Field Service, синхронизировать его, настроить и удалить связи и просмотреть журналы синхронизации. Вы можете просмотреть выделенное количество продукта из заказов на работу в Field Service как часть общей потребности в расчете доступности запасов Business Central. Спрос, сформированный заказами в Field Service, автоматически становится входными данными для планирования.

Интеграция с Microsoft Dataverse посредством синхронизации данных
Сопоставление таблиц и полей для синхронизации