Создание организации, учитывающей структуру затрат

Как описано в разделе Причины, по которым мы переходим в облако, существует множество веских причин, по которым компании следует внедрить облако. Если главный фактор — снижение расходов, важно создать организацию, учитывающую структуру затрат.

Обеспечение учета структуры затрат —это не однократное действие. Оно, так же как и другие действия, связанные с внедрением облака, является итеративным. Этот процесс представлен на следующей схеме. Его суть в том, чтобы сосредоточиться на выполнении трех взаимозависимых действий: видимости, подотчетности и оптимизации. Эти процессы воспроизводятся на макро- и микроуровнях, что подробно описывается в данной статье.

Рис. 1. Схема организации, заботяющейся о затратах.

Общие процессы, учитывающие структуру затрат

• Видимость. Чтобы организация учитывала структуру затрат, эти затраты должны быть видимыми. Видимость в организации, учитывающей структуру затрат, требует предоставления согласованной отчетности от команд, занимающихся внедрением облака, финансовых отделов, управляющих бюджетами, и управляющих команд, ответственных за затраты. Чтобы добиться такой видимости, необходимо установить:

  • правильную область отчетности;
  • правильную организацию ресурсов (групп управления, групп ресурсов, подписок);
  • четкие стратегии расстановки тегов;
  • надлежащие элементы управления доступом (Azure RBAC).

• Отчетность. Отчетность важна не менее видимости. Подотчетность начинается с формирования конкретного бюджета на внедрение. Бюджеты необходимо четко устанавливать, ясно доводить до сведения и основывать на реалистичных ожиданиях. Для достижения правильного уровня подотчетности необходимы итеративный процесс и ориентация на развитие.

• Оптимизация. Оптимизация — это действие, направленное на сокращение затрат. При оптимизации выделение ресурсов изменяется с целью снижения затрат на поддержку различных рабочих нагрузок. Этот процесс требует итерации и проведения экспериментов. При снижении затрат снижается производительность. Обеспечение равновесия между управлением затратами и производительностью пользователей требует участия нескольких сторон.

В следующих разделах описываются роли, которые играют различные команды при разработке организации, учитывающей структуру затрат.

Группа по облачной стратегии

Учет затрат на внедрение облака начинается на уровне руководства. Для эффективной работы в долгосрочной перспективе в команду облачной стратегии необходимо включить сотрудника финансового отдела. Если финансовая структура устроена таким образом, что руководители компании несут ответственность за расходы на решение, их тоже следует пригласить в команду. Помимо основных действий, которые обычно назначают команде облачной стратегии, все участники этой команды должны также отвечать за следующее.

• Видимость. Команда облачной стратегии и команда управления облачными решениями должны быть в курсе фактических затрат на внедрение облака. Так как в эту команду входят сотрудники, занимающие руководящие должности, ей необходимо предоставить доступ к нескольким областям затрат с целью анализа решений о расходах. Как правило, руководителю требуется знать общую сумму расходов на облако. Однако они как активные участники команды облачной стратегии должны также оставаться в курсе затрат по бизнес-подразделениям или единицам измерения при выставлении счетов для проверки виртуальных счетов, возвратных платежей или других моделей облачного учета.

• Подотчетность. Бюджеты необходимо распределять между командами облачной стратегии, управления облачными решениями и внедрения облака в зависимости от ожидаемых действий по внедрению. При отклонении от бюджета команды облачной стратегии и управления облачными решениями должны совместно определить оптимальный курс действий по устранению отклонений.

• Оптимизация. При оптимизации команда облачной стратегии может представлять суммы вложений и прибыли для конкретных рабочих нагрузок. Если рабочая нагрузка имеет стратегическое значение или оказывает финансовое влияние на бизнес, необходимо тщательно отслеживать действия по оптимизации затрат. Если стратегического влияния на организацию и системных издержек за низкую производительность рабочей нагрузки нет, команда облачной стратегии может утвердить избыточную оптимизацию. Для принятия этих решений у команды должна быть возможность просматривать затраты на уровне отдельных проектов.

Группа по внедрению облака

Команда внедрения облака находится в центре всех операций внедрения. Это своего рода первая линия обороны от перерасхода. Эта команда играет активную роль на всех трех этапах учета структуры затрат.

• Видимость.

  • Осведомленность. Команде внедрения облака необходимо следить за сокращением издержек. Просто слова о том, что внедрение облака поможет снизить затраты, — путь к неудаче. Видимость определенных областей очень важна. Например, если цель состоит в уменьшении совокупной стоимости владения центра обработки данных на 3 процента или годовых эксплуатационных расходов на 7 процентов, следует заранее четко ее раскрыть.
  • Данные телеметрии. Эта команда должна видеть последствия своих решений. Во время миграции или внедрения инноваций ее решения оказывают непосредственное воздействие на затраты и производительность. Команде необходимо обеспечить равновесие этих двух конкурирующих факторов. Мониторинг производительности и отслеживание затрат входят в число активных проектов команды и важны для обеспечения необходимой степени видимости.

• Подотчетность. Команда внедрения облака должна иметь представление обо всех предварительно установленных бюджетах, связанных с ее деятельностью по внедрению. Если реальные расходы не совпадают с бюджетом, следует установить подотчетность. Подотчетность не подразумевает штрафования команды внедрения за превышение бюджета, так как это может быть связано с необходимыми решениями по производительности. Напротив, подотчетность означает информирование команды о целях и влиянии на эти цели принятых ею решений. Кроме того, подотчетность включает в себя диалог, в рамках которого команда может обсудить решения, которые привели к перерасходу средств. Если эти решения не соответствуют целям проекта, это хорошая возможность приступить к совместной работе с командой облачной стратегии в целях принятия более оптимальных решений.

• Оптимизация. Это выбор сбалансированного решения, так как оптимизация ресурсов может привести к снижению производительности поддерживаемых рабочих нагрузок. Иногда предполагаемую или заложенную в бюджет экономию не удается реализовать для рабочей нагрузки, так как при использовании заложенных в бюджет ресурсов рабочая нагрузка не справляется с поставленными задачами. В таких случаях команда внедрения облаков должна принимать взвешенные решения и докладывать об изменениях команде облачной стратегии и команде управления облачными решениями — это позволит исправить бюджеты или решения по оптимизации.

Группа по системе управления облаком

Как правило, команда управления облачными решениями отвечает за управление затратами на всю деятельность по внедрению облака. Как описано в разделе Дисциплина "Управление затратами" методологии управления Cloud Adoption Framework, управление затратами является первой из пяти дисциплин управления облаком. В этих статьях более подробно описаны обязанности команды управления облачными решениями.

Она отвечает за выполнение следующих действий, связанных с разработкой организации, учитывающей структуру затрат.

• Видимость. Команда управления облачными решениями совместно с командой облачной стратегии занимается планированием бюджетов на внедрение облака. Кроме того, эти две команды совместно выполняют регулярные проверки фактических расходов. Команда управления облачными решениями отвечает за обеспечение согласованной, надежной отчетности по затратам и телеметрии производительности.

• Подотчетность. При отклонении от бюджета команды облачной стратегии и управления облачными решениями должны совместно определить оптимальный курс действий по устранению отклонений. Как правило, команда управления облачными решениями будет эти действия осуществлять. Иногда действия представляют собой простое переобучение затронутой команды внедрения облака. Команда управления облачными решениями также может помочь с оптимизацией развернутых ресурсов, изменением вариантов предоставления скидок или даже реализацией таких вариантов автоматизированного управления затратами, как блокировка развертывания незапланированных ресурсов.

• Оптимизация. После переноса или создания ресурсов в облаке можно использовать средства мониторинга для оценки производительности и использования этих ресурсов. Надлежащие данные мониторинга и производительности позволяют определять ресурсы, требующие оптимизации. Команда управления облачными ресурсами отвечает за обеспечение согласованного развертывания средств мониторинга и отчета о затратах. Она также может помочь командам внедрения определить возможности оптимизации на основе данных телеметрии производительности и затрат.

Cloud Center of Excellence

Несмотря на то что команда CCoE обычно не отвечает за управление затратами, она может оказать значительное влияние на организации, учитывающие структуру затрат. Многие фундаментальные решения в области ИТ влияют на затраты в большом масштабе. Если команда CCoE делает свое дело, удается сократить затраты по разным направлениям деятельности по внедрению облака.

• Видимость. Все группы управления или группы ресурсов, в которых размещаются основные ИТ-активы, должны быть видны команде CCoE. Команда может использовать эти данные для формирования возможностей оптимизации.

• Подотчетность. Команда CCoE, как правило, не отвечает за затраты, однако может брать на себя ответственность за создания повторимых решений, которые сводят к минимуму затраты и повышают производительность.

• Оптимизация. С учетом того, что команде CCoE видны разные развертывания, она находится в идеальном положении для того, чтобы предлагать советы по оптимизации и упрощать настройку ресурсов в командах.

Дальнейшие действия

Потренируйтесь исполнять эти обязанности на каждом уровне бизнеса, чтобы помочь сформировать организацию, учитывающую структуру затрат. Чтобы приступить к действиям на основе информации, изложенной в этом руководстве, ознакомьтесь с общими сведениями о готовности организации и определите подходящие структуры команд.