Начало работы: создание группы стратегии облака

Для достижения успеха каждый путь внедрения облачных технологий должен включать определенный уровень стратегического планирования. Это руководство по началу работы призвано помочь вам создать специальную или виртуальную команду, которая сможет разработать и реализовать надежную облачную стратегию.

Первый шаг на этом пути — решить, нужна ли вам команда разработчиков стратегии или существующие члены команды могут выполнять облачную стратегию в рамках распределенной ответственности.

Какой бы подход вы ни выбрали, вам необходимо создать команду по разработке облачной стратегии, которая определит мотивы и бизнес-результаты, а также подтвердит и поддержит согласованность между бизнес-профессионалами и усилиями по внедрению облачных технологий. Если результаты деятельности затрагивают бизнес-функции, в команду по стратегии должны входить бизнес-лидеры со всей организации. Цель команды разработчиков облачной стратегии заключается в достижении ощутимых бизнес-результатов, которые обеспечиваются облачными технологиями. Такая команда гарантирует, что внедрение облачных технологий осуществляется в соответствии с необходимыми бизнес-результатами. По возможности, бизнес-результаты и усилия команды разработчиков облачной стратегии следует определять на ранних этапах процесса.

Шаг 1. Определите, нужна ли команда разработчиков облачной стратегии

Команда разработчиков облачной стратегии обеспечивает требуемые возможности в облаке, называемые возможностями облачной стратегии. Формирование команды по разработке облачной стратегии требует наличия определенной группы целеустремленных бизнес-лидеров, заинтересованных сторон и руководителей программ, которые будут проводить регулярные встречи для продвижения стратегии, способствующей внедрению облачных технологий.

Конечные результаты.

• Определите, нужна ли вашему предприятию команда разработчиков облачной стратегии.

Руководство по поддержке готовности к завершению.

Создание группы по разработке облачной стратегии часто необходимо по следующим причинам.

Если любая из этих причин или все они отражают имеющиеся у вас деловые соображения, информация, приведенная в этой статье, поможет вам создать команду разработчиков облачной стратегии.

Учетная запись пользователя или группы

• Координатор стратегии несет ответственность за определение необходимости создания группы по облачной стратегии.

Что делать, если мне не нужна группа по облачной стратегии?

Ознакомьтесь с функциями облачной стратегии, необходимыми для реализации облачных потребностей. Не каждой организации требуется специальная команда или виртуальная команда для удовлетворения ее стратегических потребностей. В шаблоне RACI (ответственный, подотчетный, проконсультированный и информированный) перечислите основные обязанности стратегии и укажите человека в вашей команде, который будет отвечать за каждую из них. Если все эти обязанности будет выполнять один человек, замените Облачную стратегию на имя этого человека в шаблоне RACI.

Шаг 2. Создание команды по облачным стратегиям

Команда по разработке облачной стратегии служит точкой постоянного согласования между бизнес-руководителями и ИТ-руководителями. В зависимости от уровня важности, риска и поддержки руководства, которые определяют необходимость создания стратегической группы, ее состав и участники могут варьироваться.

Конечные результаты.

• Определите соответствующие организации или лиц, которые готовы разделить ответственность и обязанности за реализацию стратегии внедрения облачных технологий.

Руководство по поддержке готовности к завершению.

• Задокументируйте и поделитесь своими рассуждениями из шага 1, чтобы определить заинтересованные стороны, которые выиграют от регулярного участия и смогут помочь в реализации стратегии.
• Соображения о том, кто может быть подходящим кандидатом, см. в разделе Функции облачной стратегии.
• Чтобы проверить соответствие и возможности каждого потенциального участника, просмотрите минимальный объем и конечный результат для этой возможности.
• Чтобы установить правильную диаграмму RACI на основе текущих структур команд, просмотрите различные примеры конфигурации RACI или выберите одну из примеров вкладок в нижней части шаблона RACI.
• Задокументируйте результаты в шаблоне RACI на рабочем листе Org Alignment.

Учетная запись пользователя или группы

• Координатор стратегии отвечает за создание команды по разработке облачной стратегии.

Шаг 3. Установка ритма

На начальном этапе внедрения облачных технологий вашей команде потребуется частое взаимодействие и итеративные обзоры стратегии. По мере внедрения эта частота будет становиться все меньше, переходя в фокус на статус и подтверждение или корректировку приоритетов задач.

Шаги 4, 5 и 6 должны быть завершены в течение 4−6 недель. Остальные шаги будут выполняться на последующих встречах. Необходимо проводить встречи чаще, пока команда не приступит к шагу 7.

Конечные результаты.

Изучите предложенный график встреч и запланируйте встречи со всеми участниками команды по стратегии.

Руководство по поддержке готовности к завершению.

• Просмотрите предложенные краткосрочные и долгосрочные графики встреч для согласования с каждым из задокументированных участников.

Учетная запись пользователя или группы

• Координатор стратегии отвечает за установление надлежащей динамики работы группы по разработке облачной стратегии.

Шаг 4. Разработка стратегии, основанной на мотивации

Пути внедрения облачных технологий включают в себя подходы как к миграции, так и к инновациям. Когда технические команды определяют стратегию, обычно она определяется текущими навыками и сильными сторонами членов команды. Такая стратегия, скорее всего, будет успешной с технической точки зрения, но при этом она рискует оказать ограниченное влияние на бизнес.

Первой задачей команды разработчиков облачной стратегии является определение стратегии высокого уровня, основанной на мотивах бизнеса. Обычно это можно сделать за один час мастер-класса с участием всех членов команды по разработке облачной стратегии. Также требуется как минимум еще один час для рассмотрения бизнес-мотивов с различными техническими группами и заинтересованными сторонами.

Во время первого мастер-класса каждый член команды должен расставить приоритеты в статье понять мотивацию и поделиться своими главными приоритетами. Координатор стратегии помогает направлять один или несколько раундов обсуждений, пока не возникнет тема в направлении миграции или инноваций. Вероятно, в списке трех главных факторов будут мотивы из обеих категорий, что может потребовать от команды углубиться в их список, прежде чем будет выявлена четкая закономерность, склоняющаяся в ту или иную сторону.

Это занятие поможет найти темы для разговоров, которые могут помочь достичь согласованности между членами команды. Полученный результат поможет управлять остальной частью стратегии и итоговым планом.

Конечные результаты.

• Записывайте мотивации в шаблоне стратегии и плана.

Руководство по поддержке готовности к завершению.

• Понимание мотивов: важнейшие бизнес-события и некоторые мотивы миграции, как правило, чувствительны к затратам, что повышает важность контроля затрат для всех последующих усилий. Другие перспективные мотивы, связанные с инновациями или ростом за счет миграции, могут быть в большей степени ориентированы на получение прибыли. Понимание мотивов помогает членам команды решить, насколько приоритетным является управление затратами.

Шаг 5. Определение бизнес-результатов

Каждого члена команды облачной стратегии просят определить один или несколько бизнес-результатов, применяя конкретные метрики для измерения успеха бизнеса. Если определенный показатель можно улучшить как прямой результат усилий по внедрению облачных технологий, члена команды просят рассказать об ожидаемом эффекте. Если усилия по внедрению облака не влияют на метрику, но позволят бизнесу лучше управлять этой метрикой, это тоже должно быть задокументировано.

Многим лидерам в команде разработчиков облачной стратегии может потребоваться разбиение основных метрик, чтобы определить результат, на который можно повлиять или на который могут повлиять усилия по внедрению облачных технологий. Если это событие не может повлиять на результаты членов команды, то им будет трудно поддерживать свой интерес к программе. Координатор должен работать с каждым руководителем над разработкой согласованной метрики и пересмотреть, является ли этот член команды подходящим человеком для участия в команде по стратегии.

Воздействие на результаты бизнеса может проявиться через некоторое время. Такого рода изменения, как правило, происходят медленнее, чем технические изменения. Чтобы сохранить прозрачность, стратегическая команда должна согласовать более краткосрочные показатели обучения. В эти метрики могут входить технические и другие изменения, которые можно рассматривать на каждом собрании команды, чтобы продемонстрировать прогресс в достижении технических целей и бизнес-результатов.

Конечные результаты.

• Определите, по крайней мере, один ожидаемый бизнес-результат для каждого члена команды облачной стратегии.
• Уточните список участников, чтобы привести ожидаемые обязательства по времени в соответствие с ожидаемыми результатами.
• Определите набор краткосрочных и среднесрочных показателей для поддержки текущих отчетов о проделанной работе.

Руководство по поддержке готовности к завершению.

• Зафиксируйте результаты деятельности в шаблоне стратегии и плана.
• Результаты деятельности. Некоторые финансовые результаты, как правило, чрезвычайно чувствительны к затратам. Если желаемые результаты связаны с финансовыми показателями, может быть разумно вложиться в дисциплину управления затратами на самом раннем этапе.
• Метрики обучения помогают преодолеть разрыв между бизнес-результатами и техническими усилиями по внедрению.

Подотчетная команда:

Команда разработчиков облачной стратегии отвечает за определение бизнес-результатов. Команда может использовать конкретные метрики для измерения успешности бизнес-результатов.

Шаг 6. Решите, продолжать или отменить, основываясь на бизнес-обосновании

Ваше бизнес-обоснование может помочь в планировании, долгосрочных ожиданиях прибыли и ожиданиях относительно общей стоимости владения (TCO). На этом этапе команда разработчиков облачной стратегии должна согласовать минимальный объем анализа, необходимый для принятия решения о дальнейших действиях. Стратегическое согласование может потребовать глубокого планирования и анализа ТСО. Большинство команд, занимающихся разработкой облачной стратегии, сочтут простой анализ затрат достаточным для согласования курса.

Каждый член стратегической команды должен проанализировать распространенные мифы и подходы к обоснованию бизнеса. Это может помочь команде представить конкретный анализ, который ожидается от вспомогательных команд. После того как команда сообщит о своих ожиданиях, она сможет сократить свои временные затраты и частоту встреч. Команда будет нести ответственность за завершение стратегии до тех пор, пока не будет согласовано бизнес-обоснование и анализ цифрового имущества.

Конечные результаты.

• Начните работу по бизнес-обоснованию вместе со своими вспомогательными командами.
• Проводите встречи со вспомогательными командами ежемесячно (или по мере необходимости) до тех пор, пока команда по стратегии не сможет согласовать решение о принятии/непринятии решения о внедрении облака.

Руководство по поддержке готовности к завершению.

• Бизнес-обоснование представляет собой высокоуровневое представление общего финансового плана внедрения облака. Это может стать хорошим источником для составления первоначального бюджета.

Шаг 7. Поддерживайте внедрение с помощью регулярных действий

После согласования решения о дальнейших действиях с командой облачной стратегии команда может перейти на менее интенсивный и менее частый график встреч. В этот момент меняются и ожидания команды. После того как произошел процесс перехода от стратегического определения к усилиям по внедрению (планирование, готовность, внедрение), команда по стратегии должна сосредоточиться на определении приоритетов и стратегической поддержке.

Конечные результаты.

• Приоритизация: после рационализации существующего цифрового имущества команда разработчиков стратегии помогает установить приоритеты миграции или инноваций. Это помогает командам технического внедрения сосредоточиться на действиях, которые обеспечивают наибольшую ценность для бизнеса.
• Оценить риски: по мере распространения облачных технологий новые формы внедрения открывают новые риски. Команда по стратегии отвечает за помощь в оценке этих новых рисков. Ожидания команды по стратегии заключаются в оценке новых рисков и определении того, может ли бизнес мириться с этими рисками или ему необходима политика, устраняющая или смягчающая их.
• Пересмотрите бюджет и расходы: по мере внедрения облачных технологий увеличиваются бюджеты на различные рабочие нагрузки в портфеле. На ежемесячной основе команда разработчиков облачной стратегии должна анализировать фактические расходы в сравнении с бюджетом, чтобы выявить проблемы, которые необходимо решить. Заблаговременное выявление и устранение изменений в бюджете поможет избежать "шока от цен" на более поздних этапах жизненного цикла внедрения.
• Бизнес-планирование: когда команды по внедрению завершат свою работу по миграции или инновациям, потребуется дополнительное бизнес-планирование, чтобы максимизировать отдачу от новых технологических решений. Такое планирование может предусматривать обучение пользователей, изменение бизнес-процессов или другие мероприятия после внедрения.
• Поддержка руководителей: внедрение облачных технологий приведет к организационным изменениям. Это наиболее заметно в ИТ-организации. Иногда различным командам или членам команд может потребоваться дополнительная поддержка со стороны команды по стратегии, чтобы понять изменения, развить новые навыки и понять, как лучше работать в рамках новых моделей.

Руководство по поддержке готовности к завершению.

• Непрерывная рационализация: рассмотрите гибкий подход к рационализации, который позволяет правильно согласовывать технические решения, принимаемые на поздних стадиях.
• Пять правил рационализации: понимание различных вариантов рационализации.

Дальнейшие действия

Стратегия и планирование очень важны. Пока вы не определите, какие функции по внедрению облачных технологий необходимы вашей команде, ничего нельзя будет предпринять. Важно понять эти ключевые возможности до того, как вы начнете работу по внедрению.

Согласуйте свою стратегию с функциями внедрения облака, работая с командой внедрения или людьми, ответственными за эти функции.

Научитесь согласовывать обязанности между командами, разработав матрицу для всех команд, в которой определены стороны RACI. Скачайте и измените шаблон RACI.