Spiegare Gruppi di Microsoft 365 agli utenti

Gruppi di Microsoft 365 consentono di configurare una raccolta di risorse da condividere, tra cui una cassetta postale e un calendario condivisi, un sito di SharePoint con un blocco appunti di OneNote e un Microsoft Planner tra gli altri. Microsoft Teams può essere incluso anche quando si crea un gruppo oppure può essere aggiunto in un secondo momento. Le risorse dei gruppi di autorizzazioni vengono gestite tramite il gruppo.

I gruppi possono essere creati creando una qualsiasi delle risorse condivise. La creazione di un gruppo in Outlook produce lo stesso risultato della creazione di un sito del team di SharePoint connesso al gruppo o di un piano in Planner. Se gli utenti non hanno ancora Gruppi di Microsoft 365, potrebbero non rendersi conto di questo. Ciò può generare confusione per gli utenti e la possibilità di creare risorse duplicate. Ad esempio, un utente potrebbe creare un sito di SharePoint per la collaborazione dei documenti e successivamente creare un'istanza separata di Planner, senza rendersi conto che Planner era già disponibile come parte del gruppo.

Poiché i gruppi possono essere creati in diversi modi, è consigliabile formare gli utenti per usare il metodo più adatto all'organizzazione:

• Se l'organizzazione esegue la maggior parte delle comunicazioni tramite posta elettronica, indicare agli utenti di creare gruppi in Outlook.
• Se l'organizzazione usa in modo frequente SharePoint o esegue la migrazione da SharePoint locale, indicare agli utenti di creare siti del team di SharePoint per la collaborazione.
• Se l'organizzazione ha distribuito Teams, indicare agli utenti di creare un team quando hanno bisogno di uno spazio di collaborazione.

Se si esegue il training degli utenti in modo che usino sempre il metodo di creazione del gruppo più allineato al loro modo di lavorare quando hanno bisogno di uno spazio per collaborare con altri utenti, è possibile evitare confusione e duplicazione delle risorse. Man mano che gli utenti diventano più esperti, comprenderanno meglio la raccolta di servizi forniti con un gruppo e che i diversi metodi di creazione portano allo stesso risultato.

È possibile usare il modello Gruppi di Microsoft 365 for Business User - PowerPoint come punto di partenza per le presentazioni di training per gli utenti.

Come pensare e organizzare i gruppi

Gli utenti possono comunicare in modo più efficace tra loro comprendendo dove e quando usare i gruppi.

Ciclo interno - Teams

Il ciclo interno include le persone con cui si lavora regolarmente. Con il ciclo interno, è necessario eseguire riunioni e progetti efficaci. Con Teams è possibile sfruttare le funzionalità di Teams, ad esempio un calendario condiviso, riunioni, canali e chat, per coordinarsi con i collaboratori più vicini.

Ciclo esterno - Viva Engage

Il ciclo esterno include persone con cui ci si connette nell'organizzazione, ma non necessariamente con cui si lavora a stretto contatto. Con il ciclo esterno, dovrai informare e coinvolgere dipendenti e colleghi. Viva Engage offre community pubbliche in cui è possibile condividere procedure consigliate, condividere file e idee crowdsource.

Outlook, SharePoint e Stream

Outlook : usare i gruppi di posta elettronica per indirizzare le comunicazioni a gruppi specifici.

SharePoint : usare i siti di SharePoint per condividere e collaborare al contenuto con gruppi specifici.

Stream: usare Stream per condividere eventi video ed eventi live con gruppi specifici.

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